1. Mitä valmisteluja on tehtävä ennen kokousta ?

Kokouksen valmistelu vaikuttaa kokouksen onnistumiseen ja kokouksessa viihtymiseen. Valmisteluvaiheeseen kuuluu seuraavia asioita:
•kokouksesta tiedottaminen
•kokousasiakirjojen ja päätösasioiden valmistelu •kokouskutsu
•esityslista
•päätettäviksi tulevien asioiden taustoittaminen
•erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen pohtiminen

•käytännön järjestelyistä huolehtiminen •kokoustilan varaus
•tarvittavien kokousvälineiden (nuija, äänestysliput, uurna) ja materiaalin (yhdistyksen säännöt, yhdistyslaki) huolehtiminen kokoukseen
•tarvittavien esitys- ja havaintovälineiden (fläppitaulu, datatykki yms.) varaaminen

•kokouksen viihtyvyyteen liittyvät asiat •mahdollinen tarjoilu
•aikataulusuunnittelu (tauot tarvittaessa)
•kokoustilan tuuletus tarvittaessa
•yms.

2. Millä ehdoilla kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi?

Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteamisen kannalta oleellista on se, mitä yhdistyksen säännöissä sanotaan kokousten koollekutsumisesta ja päätösvaltaisuudesta. Kokouksen puheenjohtaja selvittää laillisuuden ja päätösvaltaisuuden kertomalla ensin laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot ko. yhdistyksessä. Tämän jälkeen hän toteaa ovatko ehdot tulleet täytettyä. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen etenee siis seuraavasti:

* Puheenjohtaja toteaa: "Yhdistyksemme sääntöjen 5 §:n mukaan kokouskutsu on julkaistava Maakuntalehdessä X vähintään 14 päivää ennen kokousta. Muita ehtoja päätösvaltaisuudelle ei ole."

*) Puheenjohtaja jatkaa: "Kutsu kokoukseen on julkaistu x/x ilmestyneessä Maakuntalehdessä X.

*) Todetaan päätösvaltaisuus eli puheenjohtaja jatkaa: " Kokouskutsu on ollut sääntöjen mukainen ja koska muita ehtoja päätösvaltaisuudelle ei ole, kokousta voitaneen pitää päätösvaltaisena."

Hallituksen kokouksen osalta ainoa päätösvaltaisuuden ehto yleensä on, että sen on kutsunut koolle puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, ja kokouksessa on läsnä sääntöjen määrittelemä riittävä määrä osallistujia (esimerkiksi yli puolet).

3. luettele kokoksen vaiheet.

-Kokouksen avaus.
-Kokouksen järjestäytymisessä valitaan kokoukselle toimihenkilöt.
-Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen.
-Menettelytavoista sopiminen.
-Esityslistan hyväksyminen.
-Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen.
-Ilmoitusasiat
-Päätösasioiden käsittely ja puheenvuorot.
-Muut asiat.
-Kokouksen päättäminen.

4.selvitä, mitkä puheenvuorot kokouksissa kuuluvat asiapuheenvuoroihin ja mitkä tarkoitetaan työjärjestyspuheenvuoroilla

Asiapuheenvuoro
Asiapuheenvuoro on niin sanottu aivan tavallinen puheenvuoro, jossa tuodaan esille näkökulmia tai kysymyksiä muille jäsenille tai esittelijälle.

Työjärjestyspuheenvuoro
Työjärjestyspuheenvuoro liittyy itse kokouksen kulkuun, ei käsiteltävään asiaan ja se on myönnettävä aina viipymättä. Työjärjestyspuheenvuoroa voi pyytää, jos kokee tarvetta huomauttaa jostain kokouksen teknisestä seikasta: kokoustauosta, asian jättämisestä pöydälle, käsittelyjärjestyksen muuttamisesta, lain tai sääntöjen vastaisesta menettelystä, käsittelytavasta tai puheenjohtajan menettelytavoista.
Työjärjestyspuheenvuorolla asetetaan myös rajat puheenjohtajan vallankäytölle: sillä voidaan kyseenalaistaa puheenjohtajan ratkaisu. Tyytymätön jäsen voi kyseenalaistaa esimerkiksi puheenjohtajan tavan rajoittaa puheenvuoroja tai olla myöntämättä niitä, äänestysjärjestyksen tai -tavan tai muun kokousteknisen asian. Usein perustellun työjärjestyspuheenvuoron jälkeen puheenjohtaja korjaa itse menettelyä, mutta tarvittaessa kokous voi kumota puheenjohtajan ratkaisun enemmistöpäätöksellä.

5. miten kokouksissa tehdään päätöksiä ?
Konsensus
Äänestys
Kollegiaalinen äänestysjärjestys
Parlamentaarisia äänestysjärjestyksiä
Vaali
Avoimella äänestystavalla
Salaisella äänestystavalla
Enemmistövaali(tapa)
Suhteellinen vaali(tapa)

6. mitä hyötyä on pöytäkirjasta?
Pöytäkirjaa tarvitaan, jotta
•tilintarkastajat voivat tilejä tarkastaessaan todeta, että taloutta on hoidettu laillisten päätösten mukaisesti.
•toimintakertomusta kirjoitettaessa voidaan pöytäkirjoista tarkistaa, että on muistettu kirjata kaikki tarvittava.
•riitatilanteissa pöytäkirjasta voidaan tarkistaa, mitä kokous on päättänyt. Pöytäkirjasta myös näkyy, ketkä ovat osallistuneet päätöksentekoon.
•historiaa kirjoitettaessa pöytäkirjoja voidaan käyttää lähdemateriaaleina. Valitettavasti nykyisin yleistyneet päätöspöytäkirjat kertovat usein kovin vähän päätökseen liittyvästä prosessista ja keskustelusta, vaikka nämä taustatiedot olisivat arvokkaita historiankirjoittajille.

7.mitä asioita on mietittävä/selvitettävä ennen neubotteluun menemistä?
No mitä sieltä haetaa ja millä hinnalla.
•Jokainen osallistuja tutustuu esityslistaan etukäteen, mikäli se on toimitettu kokouskutsun yhteydessä ennalta.
•Osallistujat perehtyvät huolellisesti kaikkiin niihin päätösasioihin, joita on tarkoitus käsitellä.
•Osallistujat perehtyvät ennalta kokoustekniikkaan niin, että osaavat tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti toimia varsinaisessa kokoustilanteessa.

8. luettele neuvottelutaktiikat ja selosta ne lyhyesti.

Neuvottelussa käytetään seuraavia perusstrategioita:
•Pyritään löytämään sellainen luova ratkaisu, joka tyydyttää molempia osapuolia.
•Neuvottelukumppaniin pyritään luomaan mahdollisimman pitkälle yhteistyöhön ja luottamukseen perustuva suhde, jotta osapuolten intresseistä voitaisiin neuvotella avoimesti ja vilpittömästi.
•Painavin argumentein pyritään horjuttamaan vastapuolen näkemyksiä ja turvaamaan näin omat edut.
•Pyritään vahvistamaan ja vakiinnuttamaan omia asemia ja heikentämään vastapuolen asemia.
•Vastapuolen tahdonvoima ja puolustus pyritään murentamaan ja siten helpottamaan omien etujen ajamista.

Neuvottelutaktiikka = suunnitelmallinen menettelytapojen vallinta neuvottelutilanteessa. Erilaisten taktiikoiden avulla toteutetaan valittua strategiaa. Neuvottelutaktiikoina voidaan käyttää korkeaa alkutarjousta, myönnytyksiä, hyökkäävää asennetta, ns. viimeisen hyväksyttävän tarjouksen esittämistä, kireää aikataulua, neuvottelun keskeyttämistä jne.

Taktisten keinojen avulla pyritään edistämään neuvottelua. Oikealla hetkellä valittu oikea taktiikka voi tehostaa neuvottelua, mutta väärin valittu voi puolestaan jähmettää neuvottelua tai jopa johtaa neuvottelun lukkiutuneeseen tilaan.

Omaa asiaansa voi ajaa monilla taktiikoilla esimerkiksi:
•loogiset perustelut
• asiantuntijuus
• koalitiotaktiikka (liittoutuminen)
• valmiit tahot, joihin on etukäteen otettu yhteyttä
• mielistely, imartelu (ts. vahva tunnustus asiasta)
• vaihtokauppa (jos te nyt myönnytte, niin me tulemme ---)
•auktoriteetteihin vetoaminen (yhteisen auktoriteetin löytäminen)
• uhkaaminen
• kireä aikataulu
• uuvuttaminen (puhutaan niin paljon, että muut uupuvat)
• väsyttäminen (pitkät ja myöhään jatkuvat neuvottelut)
• palkitseminen
• vetoaminen vastapuolen moraaliin
• vaihdetaan puheenaihetta (itselle lisää ajatteluaikaa)
• kysytään myös itseltä (miksi?)
• mitätöidään toisen vaatimukset