Lebenslang in einer Datei

Sächsische Zeitung online

Montag, 27.05.2013
Lebenslang in einer Datei
Eine neue Software speichert künftig sämtliche Daten aller TU-Studenten und soll das Studieren an der Elite-Universität leichter machen. Eine große Chance mit ebenso großen Risiken.

Von Franziska Lange

Eine Software soll das Studieren an der TU Dresden leichter machen. Bisher müssen Studenten sich über viele verschiedene Programme und Portale für Prüfungen, Sprachkurse oder Lehrveranstaltungen anmelden. Wie das genau geschieht, ist auch überall unterschiedlich geregelt. Jede Fakultät macht hierbei ihre eigenen Regeln. Mit dem neuen Programm zum „Student Lifecycle Management“, kurz SLM genannt, soll das ab 2014 ein Ende haben. Es wird für alle Studenten gelten und sämtliche Daten eines Studenten an einem einzigen Ort speichern. Wer künftig also irgendetwas an die TU melden muss, wer von dort eine Bestätigung benötigt, der bekommt es mit SLM zu tun. Das macht die ganze Sache leichter und bietet viele Chancen, aber auch viele Risiken.

Warum wird das neue System überhaupt eingeführt?

Die Universität wächst und wächst und wächst. 36.900 Studenten sind es derzeit. Die TU benötigt ein einheitliches System zur Datenverwaltung. Bisher existieren allein für die Prüfungsverwaltung mehrere Varianten und Softwareversionen. Diese werden künftig auch nicht mehr aktualisiert. Schon allein das macht eine neue Software nötig. Die TU Dresden hat sich daher für das bereits an anderen Hochschulen mit Erfolg erprobte SLM-System „Campusnet“ von der Entwicklerfirma „Datenlotsen Informationssysteme“ entschieden. Neben der Lizenz hat die Universität auch die Beratungsleistung eingekauft.

Im Moment arbeiten 40 Mitarbeiter aus allen Fakultäten und der Universitätsverwaltung daran, das Programm ganz speziell für die Dresdner Universität einzurichten. Läuft alles nach Plan, soll die Software im Frühsommer 2014 starten und die bisherigen Systeme ablösen. Verteilt auf fünf Jahre stehen der Universität zwei Millionen Euro für dieses anspruchsvolle Projekt zur Verfügung.

Was ändert sich mit der neuen Software für die Studenten?

Künftig gibt es eine einheitliche Datenbasis für alles. In Campusnet ist alles vernetzt, was zu einem akademischen Leben gehört. Das reicht von der Bewerbung fürs Studium bis zum Abschlusszeugnis. Jede Note, jede Prüfung, jeder Kurs wird gespeichert. Perspektivisch ist dann sogar die Prüfungsanmeldung von unterwegs aus möglich. An einer mobilen Lösung für Tablets und Smartphones wird gearbeitet.

Leichter und vor allem übersichtlicher wird für die Studenten dann die Studienplanung. Denn schließlich befindet sich nun alles, jeder Kurs, jede Vorlesung, jedes Praktikum, in dieser Übersicht. Sämtliche Studien- und Prüfungsordnungen werden zudem hinterlegt sein.

Dahinter steckt eine komplizierte Datenmatrix. Die wacht darüber, dass alle Leistungen im Studium ihre Richtigkeit haben. In Lehrveranstaltungen kann sich dann beispielsweise nur einschreiben, wer auch wirklich in den Kurs gehört. Zu Prüfungen kann sich nur der anmelden, der alle Voraussetzungen dafür erfüllt hat. Das funktioniert, weil erstmals alle Daten gebündelt gespeichert werden und das System sie direkt abgleichen kann.

Auf diese Weise wird es für die Studenten auch leichter, sich in Kurse aus dem E-Learning-Angebot einzuschreiben, Kurse also, die nicht vor Ort, sondern über das Internet gehalten werden. Funktioniert das, wäre die TU Dresden in Sachsen Vorreiter in der Verknüpfung eines SLM-Systems mit E-Learning-Systemen.

Sind ähnliche Pannen möglich wie bei der neuen Verwaltungssoftware?

„Anders als bei der Einführung der SAP-Verwaltungssoftware haben wir keinen Termindruck“, sagt SLM-Projektleiterin Korinna Trinckauf. Wegen eines schlechten Managements missglückte die Einführung der neuen Verwaltungssoftware zum Jahresanfang gründlich. Zehntausende Rechnungen konnten nicht bezahlt werden. An den Folgen wird jetzt noch gearbeitet. Doch das Team will aus den Fehlern der anderen gelernt haben. Anders als bei der SAP-Einführung hat man diesmal die ausreichende personelle Besetzung im Blick. Zeichnet sich ab, dass Mitarbeiter fehlen, wird das Team sofort vergrößert, heißt es dazu. Zudem behält sich die Universität vor, den Start des Programms zu verschieben. „In jedem Fall wollen wir vermeiden, dass es irgendwo zu Staus in der Aufgabenbewältigung kommt“, erklärt Ursula Schaefer, Prorektorin für Bildung und Internationales .

Was passiert, wenn die neue Software trotz alledem nicht richtig läuft?

Bevor das System an den Start geht, müssen mehr als 50000 Datensätze aus den Vorgängersystemen integriert werden. Das ist heikel. Sämtliche in den alten Systemen gespeicherten Noten und Prüfungsleistungen müssen akkurat stimmen. „Das ist unsere Königsdisziplin“, sagt Software-Expertin Korinna Trinckauf. Denn eine einzige falsch übertragene Note könnte letztlich fatale Folgen für den Studienablauf haben.

Damit das System einwandfrei funktioniert, laufen vor dem Start unzählige Tests an allen einzelnen Modulen. Im Moment erfolgt beispielsweise der Test für die Einschreibung zum Studium in sieben ausgewählten Studiengängen parallel im alten und im neuen System. Dabei wird kontrolliert, ob wirklich alles passt. Die Server werden auf die Probe gestellt. Und wenn der eigentliche Start von SLM erfolgt, will die Universität diesmal auch Crash-Szenarien bereithalten. So wird ein Abbruchszenario zum geordneten Rückzug erarbeitet. Auch das gehört zur Professionalität.

So viele vertrauliche Daten an einem Ort, wie sicher ist das?

Um eine Datenpanne oder einen Hackerangriff zu vermeiden, befindet sich die neue Software in einer Hochsicherheitszone direkt auf dem Campus. Es gibt dafür zwei Standorte. Im Unterschied zur Verwaltungssoftware, die von Frankfurt aus von T-Systems betrieben wird, stehen die Server für das Studenten-System im Dresdner Zentrum für Informationsdienste und Hochleistungsrechnen (ZIH) am Zelleschen Weg. Ein Sicherheitssystem mit stark beschränkten Zugriffsrechten regelt letztlich, wer welche Daten sehen darf. Prüfungsämter können beispielsweise nur jene Studenten sehen, für die sie auch zuständig sind. Professoren und Dozenten dürfen lediglich Noten eintragen. Selbst frühere Leistungen ihrer Studenten bleiben ihnen aber im Campusnet verborgen. Und mit den Stammdaten der Studenten wie Wohnung, Familie, Alter etwa kann ausschließlich das Immatrikulationsamt hantieren. Und natürlich der Student selbst.