Công việc của một receptionist

Công việc của một receptionist

Làm thủ tục nhận phòng cho khách – check in
-Tiếp nhận toàn bộ thông tin của khách hàng (điện thoại, web nếu có, email…)

– Lập phiếu đặt phòng cho du khách, xác nhận tình trạng phòng một cách chính xác, đồng thời chuẩn bị những điều kiện mà khách yêu cầu (nếu có)

– Đón tiếp, xác nhận một lần nữa thông tin đăng ký của du khách và bắt đầu làm các thủ tục check in cơ bản.

– Ở bước cuối cùng, nhân viên lễ tân cần chuyển phiếu đăng ký của du khách sang bộ phận thu ngân để hoàn thiện hồ sơ thanh toán khi họ rời khỏi khách sạn

Giới thiệu, bán dịch vụ cho khách
Đối với công việc này đòi hỏi receptionist phải có những kỹ năng mềm nhất định. Trong quá trình làm thủ tục check – in hoặc dẫn khách lên phòng, nhân viên lễ tân có thể khéo léo giới thiệu về những dịch vụ nổi trội mà khách sạn đang cung cấp. Tuy nhiên để mọi thứ diễn ra thật tự nhiên, receptionist cần thấu hiểu được nhu cầu thực sự của khách, tránh tình trạng khiên cưỡng, gây ức chế cho du khách.

Phục vụ khách trong thời gian lưu trú
Trong thời gian này, nhân viên lễ tân cần tiếp nhận những yêu cầu hoặc khiếu nại (nếu có) từ khách hàng để kịp thời phối hợp cùng các bộ phận khác và đưa ra phương hướng xử lý.

Thực hiện quy trình trả phòng check – out
– Nhân viên lễ tân liên hệ với bộ phận buồng phòng để xác nhận xem khách hàng sử dụng những sản phẩm gì trong phòng (nước uống, đồ ăn vặt…). Trong trường hợp khách hàng không sử dụng thì bỏ qua, trường hợp có sử dụng thì cần phải nhập vào danh sách check out và nhập giá tiền chính xác (lưu ý tránh sai sót).

– In hóa đơn cho khách, thanh toán tiền phòng.

– Chào tạm biệt

– Lưu ý quan trọng: Nên hỏi khách hàng về chất lượng dịch vụ của khách sạn cũng như lắng nghe ý kiến đóng góp (nếu có) một cách có thiện chí. Ngoài ra, hãy chủ động hỗ trợ khách tìm phương tiện di chuyển ra sân bay hoặc khu vực khác.

Công việc khác
– Giữ gìn vệ sinh khu vực lễ tân, tuân thủ đúng các quy tắc an toàn.

– Hướng dẫn khách hàng vị trí thang máy, wc, số phòng…

– Đặt mua đồ dùng văn phòng phẩm

– Theo dõi tồn kho của bộ phận lễ tân

– Phối hợp với các bộ phận khác để công việc chung được trơn tru.

Xem bài nguyên gốc tại đây: bit.ly/3kvLQVw