View difference between Paste ID: vURapBH7 and
SHOW:
|
|
- or go back to the newest paste.
1 | - | |
1 | + | Vilniaus universitetas |
2 | Matematikos ir informatikos fakultetas | |
3 | Programu sistemu katedra | |
4 | Valdas UNDZNAS | |
5 | http://www.mif.vu.lt/~valund | |
6 | PROGRAMU SISTEMU PROJEKTU | |
7 | IR KOKYBS VALDYMAS | |
8 | Mokymo medžiaga | |
9 | (metmenys) | |
10 | VILNIUS – 2010 | |
11 | 2 | |
12 | TURINYS | |
13 | 1. PS PROJEKTU VALDYMO IVADAS.......................................................5 | |
14 | Santrauka ................................................................................................................................. 5 | |
15 | 2. PROJEKTO INICIJAVIMAS ................................................................9 | |
16 | 2.1. Prašymas prad+ti projekta.............................................................................................. 9 | |
17 | 2.1.1. Reikalavimu metmenys ......................................................................................... 10 | |
18 | 2.1.2. Tiek+ju prašomos kainos poveikis ...................................................................... 10 | |
19 | 2.1.3. Reikalavimu metmenu dokumento rengimas................................................... 11 | |
20 | 2.2. Projektu atranka ............................................................................................................. 11 | |
21 | 2.2.1. Atrankos budai......................................................................................................... 11 | |
22 | 2.2.2. Projektu atrankos kriterijai ................................................................................... 11 | |
23 | 2.3. Projekto r+m+jai.............................................................................................................. 11 | |
24 | 2.4. Projekto aprašas (chart) ................................................................................................ 12 | |
25 | Reikalavimu metmenys................................................................................................ 12 | |
26 | Apie projekto grupe ...................................................................................................... 12 | |
27 | Tikslai . . . ....................................................................................................................... 12 | |
28 | Verslo variantai . . . ...................................................................................................... 12 | |
29 | Formalus patvirtinimas . . . ....................................................................................... 12 | |
30 | Santrauka ............................................................................................................................... 12 | |
31 | 3. PROJEKTO APIMTIES PLANAVIMAS ................................................. 14 | |
32 | 3.1. Projekto apimties apžvalga.......................................................................................... 14 | |
33 | 3.1.1. Projekto apimties aprašas ..................................................................................... 15 | |
34 | Projekto pagrindimas.................................................................................................... 15 | |
35 | Projekto reikalavimu metmenys................................................................................. 16 | |
36 | Pagrindiniai laukiami projekto rezultatai ................................................................ 16 | |
37 | S+km+s kriterijai............................................................................................................ 16 | |
38 | Projekto pabaigos kriterijus......................................................................................... 17 | |
39 | Projekto trukm+s ir kainos iverciai ............................................................................ 17 | |
40 | Prielaidos........................................................................................................................ 17 | |
41 | Apribojimai..................................................................................................................... 18 | |
42 | Apimties aprašo peržiura ir dalyviu sutarimas ....................................................... 18 | |
43 | 3.1.2. Projekto apimties valdymo planas....................................................................... 18 | |
44 | 3.1.3. Projekto darbu sarašas (WBS) .............................................................................. 18 | |
45 | 3.2. IT projekto apimties iverti itakojantys veiksniai..................................................... 20 | |
46 | 3.2.1. IT imon+s dydžio itaka projektui......................................................................... 20 | |
47 | 3.2.2. Projekto rezultatu apibr+žimas ............................................................................ 20 | |
48 | 3.2.3. Darbas su užsakovu................................................................................................ 21 | |
49 | 3.2.4. S+km+s kriteriju apibr+žimo sunkumas............................................................. 21 | |
50 | 3.2.5. Pašaliniai ar neišsiaiškinti elementai................................................................. 21 | |
51 | 3.2.6. Santykiai su tiek+jais ............................................................................................. 21 | |
52 | 3.2.7. Projekto grup+s nariu pasitraukimas.................................................................. 21 | |
53 | 3.2.8. Projekto darbu skaidymas keliems IT imon+s padaliniams .......................... 21 | |
54 | 3 | |
55 | 3.2.9. Elementu testavimas reikalauja gero ju apibr+žimo....................................... 22 | |
56 | Santrauka ............................................................................................................................... 22 | |
57 | 4. DARBU GRAFIKO PLANAVIMAS ....................................................... 24 | |
58 | 4.1. Darbu apibr+žimas......................................................................................................... 24 | |
59 | 4.2. Darbu eil+s tvarka.......................................................................................................... 24 | |
60 | Darbu priklausomybiu tipai ........................................................................................ 25 | |
61 | Darbu priklausomyb+s santykiai................................................................................ 25 | |
62 | Darbu išd+stymo diagrama ......................................................................................... 26 | |
63 | 4.3. Darbu trukm+s vertinimas ........................................................................................... 27 | |
64 | 4.3.1. Trukm+s apibr+žimas............................................................................................. 27 | |
65 | 4.3.2. Trukm+s vertinimo budai ...................................................................................... 27 | |
66 | 4.4. Darbu grafiko sudarymas............................................................................................. 28 | |
67 | 4.4.1. Kritinio kelio metodas (CPM – Critical Path Method) ................................... 29 | |
68 | Peržiura pirmyn (forward pass) .................................................................................. 29 | |
69 | Peržiura atgal (backward pass) .................................................................................. 30 | |
70 | Svyravimu dydis (float) ................................................................................................ 31 | |
71 | Trukm+s suspaudimas.................................................................................................. 31 | |
72 | Irankis - projektu valdymo programin+ iranga....................................................... 32 | |
73 | 4.4.2. Projekto kontrol+s taškai (milestones) ................................................................ 32 | |
74 | 4.4.3. Darbu grafiko pradiniai taškai (baselines) ........................................................ 32 | |
75 | 4.5. Projekto laiko derinimas su realybe........................................................................... 32 | |
76 | 5. PROJEKTO KAINOS PLANAVIMAS .................................................... 33 | |
77 | 5.1. Ištekliu planavimas ....................................................................................................... 33 | |
78 | 5.1.1. Ištekliu tipai ............................................................................................................. 33 | |
79 | 5.1.2. Ištekliu poreikio nustatymas ................................................................................ 34 | |
80 | 5.2. Kainu vertinimas............................................................................................................ 36 | |
81 | 5.2.1. Kainu vertinimo budai ........................................................................................... 36 | |
82 | 5.2.2. Vertinimo rekomendacijos.................................................................................... 39 | |
83 | 5.3. Projektui numatytu l+šu paskirstymas ...................................................................... 40 | |
84 | 5.3.1. Biudžeto sudarymas ............................................................................................... 41 | |
85 | 5.3.2. Biudžeto pradiniai taškai (cost baseline) ........................................................... 43 | |
86 | 5.3.3. Biudžeto kontroliniai taškai (budget targets or milestones)........................... 43 | |
87 | 5.3.4. Irankis - projektu valdymo programin+ iranga ................................................ 43 | |
88 | 6. PROJEKTO GRUPS PLANAVIMAS .................................................... 44 | |
89 | 6.1. Projekto grup+s organizacin+s strukturos planavimas.......................................... 44 | |
90 | 6.2. Projekto grup+s sudarymas.......................................................................................... 46 | |
91 | 6.3. Projekto grup+s darbo gerinimas (našumas, kt.) .................................................... 48 | |
92 | 6.4. Projekto grup+s valdymas (keitimai, kt.) .................................................................. 48 | |
93 | 7. KOKYBS PLANAVIMAS .................................................................. 49 | |
94 | 7.1. Kokyb+s planavimo priemon+s ir budai ................................................................... 49 | |
95 | 7.2. Kokyb+s valdymo planas.............................................................................................. 52 | |
96 | 4 | |
97 | 8. RIZIKOS PLANAVIMAS.................................................................... 55 | |
98 | 8.1. Rizikos veiksniu ivardinimas ...................................................................................... 56 | |
99 | 8.2. Rizikos analiz+................................................................................................................ 57 | |
100 | 8.3. Reakcija i rizika.............................................................................................................. 58 | |
101 | 9. KOMUNIKACIJU PLANAVIMAS ........................................................ 60 | |
102 | 9.1. Komunikaciju strategija................................................................................................ 60 | |
103 | 9.2. Komunikacija su projekto grup+s nariais ................................................................. 61 | |
104 | 9.3. Komunikacija su akcininkais ...................................................................................... 62 | |
105 | 10. PIRKIMU PLANAVIMAS ................................................................. 64 | |
106 | 10.1. Kurti patiems ar pirkti?............................................................................................... 64 | |
107 | 10.2. Sandoriu tipai ............................................................................................................... 65 | |
108 | 10.3. Darbo užduotis (SOW)................................................................................................ 66 | |
109 | 10.4. Prašymas tiek+jams teikti pasiulymus .................................................................... 67 | |
110 | 10.5. Tiek+ju atrankos kriterijai.......................................................................................... 67 | |
111 | 11. VISAPUSIS PROJEKTO PLANAS....................................................... 69 | |
112 | 11.1. Kas yra projekto planas? ............................................................................................ 69 | |
113 | 11.2. Projekto plano sud+tis................................................................................................. 70 | |
114 | 11.3. Plano sudarymas.......................................................................................................... 72 | |
115 | 12. PROJEKTO VYKDYMAS .................................................................. 76 | |
116 | 12.1. Projekto grup+s sudarymas ....................................................................................... 77 | |
117 | 12.2. Santykiai su projekto r+m+jais.................................................................................. 80 | |
118 | 12.3. Darbu vykdymas pagal plana ................................................................................... 83 | |
119 | 12.4. Informacijos apie projekto eiga platinimas............................................................ 84 | |
120 | 12.5. Sandoriu su tiek+jais priežiura................................................................................. 87 | |
121 | 13. PROJEKTO KONTROL................................................................... 91 | |
122 | 13.1. Integruotoji keitimu kontrol+.................................................................................... 91 | |
123 | 13.2. Kokyb+s kontrol+ ......................................................................................................... 95 | |
124 | 13.3. IT projektu kokyb+s kontrol+ .................................................................................... 99 | |
125 | 13.4. Rizikos valdymo kontrol+......................................................................................... 102 | |
126 | 13.5. Projekto eigos kontrol+ ............................................................................................. 105 | |
127 | 14. PROJEKTO UŽBAIGIMAS.............................................................. 109 | |
128 | 14.1. Projektu nutraukimo priežastys.............................................................................. 109 | |
129 | 14.2. Sandoriu užbaigimas ................................................................................................ 110 | |
130 | 14.3. Administraciniai projekto baigiamieji darbai ...................................................... 110 | |
131 | SANTRUMPOS ................................................................................. 114 | |
132 | ŠALTINIAI....................................................................................... 115 | |
133 | 5 | |
134 | 1. PS projektu valdymo ivadas | |
135 | . . . | |
136 | Santrauka | |
137 | Remiantis ivairiais žodynais (pvz., Dabartin+s lietuviu kalbos žodynas, | |
138 | Tarptautiniu žodžiu žodynas) projekto savoka aiškinama taip: | |
139 | - tai kokio nors pastato, mašinos ar irangos planas, sumanymas; | |
140 | - iš anksto numatytas ir parengtas veikimo planas; kt. | |
141 | Projektas yra veikimo planas, igyvendinant kuri sukuriama unikali iranga | |
142 | (produktas) arba pasirengiama teikti naujas paslaugas. Projekto tikslo pasiekimo | |
143 | lygis turi buti išmatuojamas, t. y. pasiekimo lygi turi buti imanoma išreikšti | |
144 | kiekybiškai. Projektas turi apibr+žta pradžios ir pabaigos laika. | |
145 | Skirtumas tarp kokios nors irangos kurimo projekto ir tolesnio jos naudojimo | |
146 | (ongoing operational work) savoku yra tas, kad projektas yra ribotos trukm+s | |
147 | pastangos irangai sukurti, o sukurtos irangos naudojimo laikas neribojamas. | |
148 | Kalbant apie projektu valdyma, skiriamos tokios keturios pagrindin+s temos: | |
149 | projekto valdymo faz+s; laukiami rezultatai (deliverables); projektu suinteresuoti | |
150 | žmon+s (sponsorius, akcininkai, klientai, projekto vykdytojai); projekta ribojantys | |
151 | veiksniai (apimtis, kaina, laikas, kokyb+). | |
152 | Projekto ir programos savokos yra artimos. Programa – tai keleto projektu | |
153 | grup+ (šiame kontekste – tai ne kompiuterio programa). Programos savoka | |
154 | dažniausiai naudojama gynybos ar dideliuose vyriausybiniuose užsakymuose. | |
155 | Projekto valdymas yra tam tikru instrumentu ir budu (metodu) naudojimas | |
156 | projekto darbams organizuoti, kad butu pasiekti projekte apibr+žti tikslai. Projekto | |
157 | vadovas valdo visus šiuos darbus. | |
158 | Projekto vadovas turi tur+ti ne vien tik techniniu žiniu apie projekte numatyta | |
159 | sukurti iranga ar parengti paslauga, bet ir bendruju vadovavimo geb+jimu: valdyti, | |
160 | bendrauti (komunikuoti), spresti problemas, der+tis, organizuoti, skirstyti laika. | |
161 | Projekto vadovas nebutinai turi buti gilus IT srities specialistas. Jis turi suburti | |
162 | žmones, kurie išmanytu projekto darbus. | |
163 | Projektai turi savo gyvavimo cikla arba, kitaip tariant, susideda iš keleto faziu | |
164 | (žiur. 1.1 lentele). Faz+ – tai procesu grup+, kuriu metu naudojami tam tikri | |
165 | instrumentai ir budai (metodai). Projektu valdymo žinyne (Guide to PMBOK – | |
166 | Project Management Body of Knowledge), viename iš pagrindiniu šios veiklos srities | |
167 | šaltiniu [PMBOK ], yra ivardintos šios penkios projektu valdymo faz+s: inicijavimas | |
168 | 6 | |
169 | (initiation), planavimas (planning), vykdymas (executing), kontrol+ (controlling) ir | |
170 | užbaigimas (closing). | |
171 | Projekto valdymo faz+s yra persidengiancios, jos skiriasi kainos ir ištekliu | |
172 | poreikio lygiu (žiur. 1.1 pav.). | |
173 | Organizaciju struktura turi itakos projektu valdymui ir darbuotoju projektams | |
174 | vykdyti parinkimui. Pagrindin+s organizaciju strukturos yra: funkcin+ (functional), | |
175 | projektin+ (projectized) ir matricin+ (matrix) (žiur. 1.2–1.4 pav.). Funkcin+s | |
176 | strukturos organizacijose projektu vadovas turi nedaug igaliojimu (projekta | |
177 | koordinuoja funkciniu padaliniu vadovai). Kitaip yra projektin+s strukturos | |
178 | organizacijoje, kur ištekliai yra paskiriami projektui ir projektu vadovams suteikiami | |
179 | visi igaliojimai vykdyti veiksmus ir priimti sprendimus, susijusius su projektu. | |
180 | Matricin+ organizacija yra viduryje tarp funkcin+s ir projektin+s organizaciju. | |
181 | Sistemu kurimo ciklas (SDLC – System Development Life Cycle) su jam | |
182 | budingomis planavimo, analiz+s, projektavimo, kurimo (gaminimo), eksploatavimo | |
183 | ir priežiuros faz+mis papildo projekto planavimo faze. Nauju programu sistemu (PS) | |
184 | kurimo projektuose naudojami ne vien tik bendrieji projektu planavimo principai, | |
185 | bet ir SDLC elementai, kad PS geriau atitiktu užsakovo poreikius. | |
186 | 1.1 lentel+. Projekto valdymo faz+s (procesu grup+s) | |
187 | Duomenys gaunami | |
188 | iš faz?s | |
189 | Procesas Rezultatai perduodami | |
190 | i faze | |
191 | Aktyvus žmon,s Inicijavimas | |
192 | (Initiating) | |
193 | Planavimas | |
194 | Inicijavimas | |
195 | Kontrol+ | |
196 | Planavimas | |
197 | (Planning) | |
198 | Vykdymas | |
199 | Inicijavimas | |
200 | Kontrol+ | |
201 | Vykdymas | |
202 | (Executing) | |
203 | Kontrol+ | |
204 | Vykdymas Kontrol? | |
205 | (Controlling) | |
206 | Planavimas | |
207 | Vykdymas | |
208 | Užbaigimas | |
209 | Kontrol+ Užbaigimas | |
210 | (Closing) | |
211 | Vartotojai | |
212 | 7 | |
213 | 1.1 pav. Projekto valdymo faziu (procesu grupiu) persidengimas, | |
214 | kainos ir ištekliu poreikio lygis | |
215 | Kontrol | |
216 | Laikas | |
217 | Kaina, | |
218 | ištekliu poreikio lygis | |
219 | Funkcinio | |
220 | padalinio | |
221 | vadovas | |
222 | Funkcinio | |
223 | padalinio | |
224 | vadovas | |
225 | Funkcinio | |
226 | padalinio | |
227 | vadovas | |
228 | Funkcinio | |
229 | padalinio | |
230 | vadovas | |
231 | Darbuotojas | |
232 | Darbuotojas | |
233 | Darbuotojas | |
234 | Darbuotojas | |
235 | Darbuotojas | |
236 | Darbuotojas | |
237 | Darbuotojas | |
238 | Darbuotojas | |
239 | Darbuotojas | |
240 | Darbuotojas | |
241 | Darbuotojas | |
242 | Darbuotojas | |
243 | 1.2 pav. Funkcinio tipo organizacija | |
244 | (paryškintas „Darbuotojas“ – projekto grup's narys) | |
245 | Organizacijos vadovas | |
246 | 8 | |
247 | Projekto | |
248 | vadovas | |
249 | Projekto | |
250 | vadovas | |
251 | Projekto | |
252 | vadovas | |
253 | Projekto | |
254 | vadovas | |
255 | Darbuotojas | |
256 | Darbuotojas | |
257 | Darbuotojas | |
258 | Darbuotojas | |
259 | Darbuotojas | |
260 | Darbuotojas | |
261 | Darbuotojas | |
262 | Darbuotojas | |
263 | Darbuotojas | |
264 | Darbuotojas | |
265 | Darbuotojas | |
266 | Darbuotojas | |
267 | 1.3 pav. Projektinio tipo organizacija | |
268 | (paryškinti „Projekto vadovas“ ir „Darbuotojas“ – projekto grup') | |
269 | Organizacijos vadovas | |
270 | Funkcinio | |
271 | padalinio | |
272 | vadovas | |
273 | Funkcinio | |
274 | padalinio | |
275 | vadovas | |
276 | Funkcinio | |
277 | padalinio | |
278 | vadovas | |
279 | Vyriausiasis | |
280 | projektu | |
281 | vadovas | |
282 | Darbuotojas | |
283 | Darbuotojas | |
284 | Darbuotojas | |
285 | Darbuotojas | |
286 | Darbuotojas | |
287 | Darbuotojas | |
288 | Darbuotojas | |
289 | Darbuotojas | |
290 | Darbuotojas | |
291 | Projekto vadovas | |
292 | Projekto vadovas | |
293 | Projekto vadovas | |
294 | 1.4 pav. Matricinio tipo organizacija | |
295 | (paryškinti „Projekto vadovas“ ir „Darbuotojas“ – projekto grup') | |
296 | Organizacijos vadovas | |
297 | 9 | |
298 | 2. Projekto inicijavimas | |
299 | Inicijavimo faz+ (procesu grup+) yra pirmoji projektu gyvavimo ciklo faz+. | |
300 | Inicijavimas apima prašymo (užsakymo) pri+mima ir projekto aprašo parengima. | |
301 | Priklausomai nuo organizacijos, šis procesas gali buti formalus arba neformalus. | |
302 | Inicijuojant projekta, drauge su prašytoju (užsakovu) organizacijos vadovyb+ | |
303 | ar jos igalioti asmenys peržiuri jo pageidavimus, išsiaiškina siekiamus rezultatus ir | |
304 | kaip turi buti matuojamas ju pasiekimo lygis, parengia projekte numatomo sukurti | |
305 | produkto (irangos, paslaugos ar kt.) apraša. Informaciniu technologiju (IT) | |
306 | projektuose toks aprašas vadinamas projekto reikalavimu metmenimis (high-level | |
307 | requirements), nes geriau atitinka šios veiklos sriti. | |
308 | Projektu atrankos procesas ir tam naudojami kriterijai gali pasitarnauti | |
309 | nutarimo prad+ti projekta pri+mimui. Šiame mokymo medžiagos skyriuje | |
310 | nagrin+jami šie pagrindiniai projektu atrankos metodai: išlaidu-naudos analiz+, | |
311 | matematiniai vertinimo modeliai, finansin+ analiz+, ekspertu nuomon+. | |
312 | Supažindinama su projektu r+m+jais: sponsoriumi, akcininkais (stakeholders) ir | |
313 | kitais asmenimis, kurie yra suinteresuoti ir turi itakos projekto rezultatu pasiekimui. | |
314 | Galutinis projektu inicijavimo faz+s rezultatas yra organizacijos vadovyb+s | |
315 | patvirtintas projekto aprašas (project charter), leidžiantis prad+ti vykdyti projekta, ir | |
316 | formalus projekto vadovo paskyrimas. | |
317 | 2.1. Prašymas prad?ti projekta | |
318 | Inicijavimo faz+ yra formali projekto pradžia, kurios metu iš tikruju tereikia | |
319 | atlikti viena darba, o ne keleta darbu (procesu grupe), kaip dažniausiai buna kitose | |
320 | projekto faz+se. | |
321 | Projektui prad+ti butinas prašymas (užsakymas). Jam parengti gali buti | |
322 | ivairios priežastys: | |
323 | - rinkos poreikis naujai irangai ar paslaugai; | |
324 | - vidiniai organizacijos poreikiai, pvz., sukurti nauja saskaitu tvarkymo | |
325 | sistema; | |
326 | - kitos (išorin+s) organizacijos užsakymas; | |
327 | - naujos technologijos; | |
328 | - teis+s aktu reikalavimai; | |
329 | - socialiniai poreikiai, pvz., šalies infrastrukturos pl+tra. | |
330 | 10 | |
331 | Organizacijoje prašymai prad+ti projektus gali buti gaunami ne tik iš jos | |
332 | vidiniu padaliniu, bet ir iš kitu (išoriniu) organizaciju. IT organizacijoje gali buti | |
333 | veiklos analitikas, kuriam pavesta rupintis kitais savo organizacijos padaliniais ir | |
334 | registruoti ju poreikius. Stambesn+se kompanijose gali vykti keleto departamentu | |
335 | atstovu pasitarimai IT projektu perspektyvoms svarstyti. Vieno departamento asmuo | |
336 | teikiantis prašyma kitam departamentui traktuojamas kaip klientas arba užsakovas. | |
337 | Taciau nemažai organizaciju klientu arba užsakovu laiko tik kitos organizacijos | |
338 | asmeni. Tod+l butina žinoti, kaip jusu organizacijoje ši savoka yra interpretuojama. | |
339 | Vidinis arba išorinis užsakovas gali teikti projekto užsakyma tiesiai organizacijos | |
340 | vadovybei. | |
341 | Nežiurint to, kas sugalvoja ir teikia prašyma prad+ti projekta, organizacijos | |
342 | vadovyb+ ar jos igalioti asmenys turi peržiur+ti prašyma ir priimti sprendima. | |
343 | Kadangi pradinis prašymas gali buti ne detalus, reikia surinkti tiek informacijos, kad | |
344 | galima butu tiksliai ivertinti prašyma. Vadovyb+s paskirtas projekto vadovas tur+tu | |
345 | susitikti su prašytoju, kad išsiaiškintu prašymo detales, tiksliau apibr+žtu numatoma | |
346 | kurti produkta, apsvarstytu funkcinius ir techninius reikalavimus, parengtu projekto | |
347 | reikalavimu metmenu dokumenta (toliau – reikalavimu metmenys). | |
348 | 2.1.1. Reikalavimu metmenys | |
349 | Reikalavimu metmenims (high-level requirements) parengti butina gerai | |
350 | suprasti problema ar organizacijos poreikius. | |
351 | Problemos apibudinimas . . . | |
352 | Reikalavimu kategorijos: | |
353 | - funkciniai reikalavimai (ka iranga turi daryti); | |
354 | - organizacijos veiklos reikalavimai (padidins pelna, pagerins darbo salygas, | |
355 | konkurentiškumas, kt.); | |
356 | - techniniai reikalavimai (naudojimo sfera, priežiuros patogumas, teisiniai | |
357 | aspektai, veikimo greicio, patikimumo ar saugumo aspektai, atitikimas | |
358 | standartams). | |
359 | 2.1.2. Tiek?ju prašomos kainos poveikis | |
360 | Kartais projektu inicijavimas priklauso nuo išor+s tiek+ju, kuriu parduodamos | |
361 | irangos ar teikiamu paslaugu gali reik+ti vykdant projekta, prašomos kainos. Taip | |
362 | buna diegiant naujas technologijas. Norint pasitelkti subrangovus, tenka skelbti | |
363 | konkursus jiems parinkti, rengti kvietimus teikti pasiulymus (RFP – Request for | |
364 | 11 | |
365 | Proposal), pasirašyti su jais sandorius. Tai pirkimu (procurement) planavimo dalis, | |
366 | apie ka rašoma v+lesniuose skyriuose. | |
367 | 2.1.3. Reikalavimu metmenu dokumento rengimas | |
368 | Kai išsiaiškinamos prašytojo problemos ir siekiai, apibr+žiami funkciniai, | |
369 | techniniai ir kt. reikalavimai. Tada rengiamas reikalavimu metmenu dokumentas. | |
370 | Reikalavimu metmenys yra formalus pagrindas vadovybei sprendimui d+l | |
371 | projekto vykdymo priimti. Jis taip pat yra pagrindas projekto apimciai, kainai, | |
372 | reikalingiems ištekliams, darbu grafikui nustatyti. | |
373 | Šiame dokumente ivardinama daug dalyku. Tai sprendžiama problema, | |
374 | poreikiai, tikslai, kaip matuoti tikslu pasiekimo lygi, strateginiai dalykai, | |
375 | reikalavimai, kalendoriniai klausimai, istoriniai (ankstesniu projektu patirtis) | |
376 | dalykai, kt. | |
377 | 2.2. Projektu atranka | |
378 | Projektu atranka apima tokius klausimus, kaip finansu projektui vykdyti | |
379 | skyrima, tinkamu specialistu parinkima, kt. Dažniausiai juos sprendžia organizacijos | |
380 | vadovyb+. Tam butina išmanyti atrankos budus (metodus). | |
381 | 2.2.1. Atrankos budai | |
382 | Projektu atrankos metu sprendžiami projektu patvirtinimo, leidimo prad+ti | |
383 | projekta ir finansavimo skyrimo klausimai. Tai daro organizacijos vadovyb+. Kai kur | |
384 | gali spresti ir departamento ar kt. padalinio vadovas. | |
385 | Sud+tingu projektu atveju rengiamos galimybiu studijos (feasibility study) ir | |
386 | tik ju pagrindu priimami sprendimai d+l projekto vykdymo. Vertinama nauda, rinkos | |
387 | dydis, rizika, alternatyvos. Ta daro žmon+s, nesusije su prašytojais vykdyti projekta. | |
388 | 2.2.2. Projektu atrankos kriterijai | |
389 | Sprendimu pri+mimo modeliai: | |
390 | - kainos-naudos analiz+; . . . | |
391 | - ribotos optimizacijos modelis. Matematinis (statistinis) modelis, naudojamas | |
392 | labai sud+tingiems projektams; . . . | |
393 | Ekspertu nuomon+. . . . | |
394 | 2.3. Projekto r?m?jai | |
395 | Projekto sponsorius. Tai pagrindinis r+m+jas. | |
396 | Kiti projekto r+m+jai. Tai akcininkai, klientai. | |
397 | 12 | |
398 | Kas yra jusu IT projekto r+m+jas? | |
399 | Nagrin+tini klausimai: | |
400 | - vienos verslo organizacijos projektas; | |
401 | - keleto verslo organizaciju projektas; | |
402 | - imon+s projektas; | |
403 | - IT projekto grup+s nariai; | |
404 | - r+m+ju matrica. Kiekvieno r+m+jo vaidmuo, poreikiai, ind+lis, kt. | |
405 | 2.4. Projekto aprašas (chart) | |
406 | Tai dokumentas leidžiantis prad+ti projekta ir igaliojantis projekto vadova | |
407 | naudoti išteklius projektui vykdyti. Jame turi buti: | |
408 | Reikalavimu metmenys | |
409 | Žr. 2.1.1 skyriu . . . | |
410 | Apie projekto grupe | |
411 | Formaliai ivardinamas projekto vadovas ir jam suteikti igaliojimai, | |
412 | reikalingu IT specialistu tipai. . . . | |
413 | Tikslai . . . . | |
414 | Verslo variantai . . . | |
415 | Formalus patvirtinimas . . . | |
416 | Santrauka | |
417 | Projekto inicijavimas yra prašymo vykdyti projekta pagrindimas ir | |
418 | organizacijos vadovyb+s sprendimo leisti vykdyti projekta pri+mimas. | |
419 | Inicijavimas yra formalus projekto aprašo pri+mimas. Projektas pradedamas | |
420 | nuo organizacijos problemu, veiklos poreikiu ivardijimo, reikalavimu parengimo, kas | |
421 | gi skatina imtis projekto. Projekto vykdymo priežastys yra rinkos poreikiai, vidiniai | |
422 | organizacijos poreikiai, teisiniai aspektai, naujos technologijos, išor+s užsakovu | |
423 | prašymas, technologiju pokyciai, socialiniai poreikiai. | |
424 | Inicijuojant projekta reikia išsiaiškinti poreikius, parengti reikalavimu | |
425 | metmenis. Reikalavimai gali buti šiu kategoriju: funkciniai reikalavimai, ka iranga | |
426 | tur+tu daryti; verslo reikalavimai, ko jis nori iš kuriamos irangos; techniniai | |
427 | reikalavimai, kaip iranga turi veikti igyvendindama funkcinius reikalavimus. | |
428 | 13 | |
429 | Reikalavimu metmenys ir su jais susijes kainos ivertis pristatomi projektu | |
430 | atrink+jams ir tvirtintojams. Ši procedura gali buti formali ar neformali ir gali buti | |
431 | vykdoma bendradarbiaujant šalims arba vykdoma atskiro dalyvio. | |
432 | Projektu atrankos budai remiasi kainos-naudos analize, ekspertu nuomone, | |
433 | kad riboti ištekliai butu skiriami svarbiausiems projektams. | |
434 | Projektu r+m+jai – tai sponsoriai, akcininkai ir kiti projektu suinteresuoti | |
435 | asmenys. Pastariesiems priskirtini ir projekto vadovas, grup+s nariai, užsakovai, | |
436 | galiniai vartotojai. | |
437 | Inicijavimo faz+s rezultatas yra projekto aprašas. Jis turi buti pasirašytas | |
438 | asmens arba keliu asmenu, turinciu igaliojimus leisti prad+ti projekta. Šis | |
439 | dokumentas yra atramos taškas (baz+) detaliam projekto planavimui. Jame turi buti | |
440 | reikalavimu metmenys, informacija apie projekto vadova ir reikalingu IT specialistu | |
441 | tipa, tikslus ir kaip ju pasiekimo laipsni reik+tu matuoti, bendrieji organizacijos | |
442 | veiklos variantai. | |
443 | 14 | |
444 | 3. Projekto apimties planavimas | |
445 | Planavimas yra vienas iš svarbesniu projekto valdymo darbu. Gavus leidima | |
446 | vykdyti projekta, naturalu, kad vykdytojams rupi prad+ti ji kuo greiciau. Taciau | |
447 | projekto vadovas gali pasteb+ti, kad organizacija n+ra numaciusi laiko planavimo | |
448 | darbams. | |
449 | Geras planavimo proceso suvokimas padeda projekto vadovui pasirengti | |
450 | pokalbiams su savo organizacija (jos vadovybe) apie laiko skyrima projekto valdymo | |
451 | klausimams apgalvoti dar iki tikruju darbu pradžios. Projekto planavimas yra | |
452 | sud+tingas procesas. Jis apima daugybe klausimu, kaip projekto apimties, darbu | |
453 | grafiko, kainos, darbuotoju kiekio, pirkimu, kokyb+s, rizikos, kt. planavima. | |
454 | Pradedant šiuo mokymo medžiagos skyriumi ir baigiant „11. Visapusis projekto | |
455 | planas“ skyriumi, nagrin+jami visi projektu planavimo klausimai. Šis skyrius skirtas | |
456 | projekto apimties planavimo klausimams. | |
457 | Projekto apimtis suprantama kaip jam ivykdyti reikalingu darbu kiekis ir | |
458 | dydis. Projekto vadovas turi žinoti, kokius darbus reik+s atlikti projekto eigoje. | |
459 | Apimties planavimas padeda apibr+žti reikiama ištekliu kieki ir nustatyti projekto | |
460 | ribas (terminus, kaina, kt.). | |
461 | Projekto apimties planavimas siejamas su šiu triju dokumentu parengimu | |
462 | (apimties plane turi buti šios trys dalys): | |
463 | - apimties aprašo; | |
464 | - apimties valdymo plano; | |
465 | - reikalingu atlikti darbu sarašo (WBS – Work Breakdown Structure). | |
466 | Apimties apraše pateikiama bendroji projekto samprata, tikslai, laukiami | |
467 | rezultatai (deliverables). Apimties valdymo plane išaiškinamos proceduros, kuriu | |
468 | reik+s laikytis norint daryti kokius nors siulomus projekto apimties pakeitimus viso | |
469 | jo gyvavimo ciklo b+gyje. Reikalingu atlikti darbu saraše projektas suskaidomas i | |
470 | smulkesnius darbus (užduotis), ko reik+s ju trukm+ms ivertinti, ištekliams skirti, | |
471 | išlaidoms ivertinti. | |
472 | 3.1. Projekto apimties apžvalga | |
473 | Projektu valdyme yra savos taisykl+s ir proceduros, kurios padeda projektu | |
474 | vadovams apibr+žti projektu ribas. Projekto apimties planas butent ir padeda | |
475 | nustatyti projekto ribas. Prastai apibr+žta projekto apimtis gali buti neteisingu | |
476 | galutiniu laiko terminu nustatymo, išlaidu viršijimo ir klientu nepasitenkinimo | |
477 | 15 | |
478 | priežastis. Geras projekto apimties planas reiškia, kad d+l projektui ivykdyti | |
479 | reikalingu darbu yra susitarta ir tai yra aiškiai dokumentuota. | |
480 | Apimties planavimo metu gimsta detal+s, kuriomis papildomas inicijavimo | |
481 | faz+je parengtas projekto aprašas. Tai darbu, reikalingu projekto apraše nurodytiems | |
482 | tikslams pasiekti, ivardinimas. | |
483 | Priklausomai nuo projekto aprašo detalumo, apimties planavimas gali apimti | |
484 | smulkia numatomo sukurti produkto ir projekto naudos/kainos santykio analize, | |
485 | siulyti alternatyvius sprendimus. Dalis apimties planavimo darbo gali buti atlikta | |
486 | projekto inicijavimo faz+je, rengiant projekto apraša. | |
487 | Projekto apimties planavimo procesas gali buti iteracinis, ne visai nuoseklus, | |
488 | žingsniai persidengiantys. Nežiurint nuoseklumo, planavimo eigoje turi buti | |
489 | sukurtas projekto apimties aprašas, apimties valdymo planas ir reikalingu atlikti | |
490 | darbu sarašas (WBS). Toliau placiau apžvelkime kiekviena iš ju. | |
491 | 3.1.1. Projekto apimties aprašas | |
492 | Projekto apimties aprašo rengimo metu dokumentuojami susitarimai tarp | |
493 | projekto vadovo ir akcininku d+l projekto rezultatu. Šis aprašas yra pagrindas | |
494 | projekto darbu sarašui apibr+žti ir yra atramos taškas nagrin+jant siulymus kažka | |
495 | keisti projekte. Bet kuris pagrindinis projekto rezultatas, savyb+ ar funkcija, kurie | |
496 | nebuvo užfiksuoti projekto apimties apraše, iššaukia projekto keitimus. Dažniausiai | |
497 | projekto apimties apraša sudaro tokios dalys: | |
498 | - projekto pagrindimas; | |
499 | - projekto reikalavimu metmenys; | |
500 | - pagrindiniai laukiami projekto rezultatai; | |
501 | - s+km+s kriterijai; | |
502 | - projekto trukm+s ir kainos iverciai; | |
503 | - prielaidos; | |
504 | - apribojimai. | |
505 | Trumpai apžvelkime kiekviena iš šiu daliu. | |
506 | Projekto pagrindimas | |
507 | Šioje projekto apimties aprašo dalyje nurodomos priežastys, d+l ko yra | |
508 | siulomas projektas ir kokius organizacijos poreikius numatoma juo patenkinti. Juk | |
509 | turi buti aiškios prašymo prad+ti projekta priežastys. Ar juo bus kuriamas naujas | |
510 | produktas išor+s užsakovui, ar bus kuriama nauja sistema vidin+ms organizacijos | |
511 | 16 | |
512 | reikm+ms patenkinti, ar yra teisinis ipareigojimas? Projekto pagrindime ivardinami | |
513 | prašymo prad+ti projekta argumentai. | |
514 | Labai svarbu, kad visi teis+s aktai, kuriais yra paremtas prašymas prad+ti | |
515 | projekta, butu išvardinti šioje projekto apimties aprašo dalyje. Tai privercia suklusti | |
516 | kiekviena apimties aprašo skaitytoja d+l projekto butinumo. | |
517 | Projekto reikalavimu metmenys | |
518 | Projekto reikalavimu metmenyse trumpai aprašomos numatomo kurti | |
519 | produkto savyb+s ir funkcijos, akcentuojama, kas naujo bus sukurtame produkte. | |
520 | Kaip žinia, produkto naujumas yra ir viso projekto aprašo dalis. Projekto reikalavimu | |
521 | metmenyse gali buti naudinga išvardinti ne vien numatomo kurti produkto savybes | |
522 | ir funkcijas, bet ir kitas, jei nuo to metmenys tampa aiškesni. Gali buti panaudoti ir | |
523 | anksciau vykdytu projektu aprašuose esantys reikalavimu metmenys, atlikus juose | |
524 | pakeitimais ar patobulinimus naujai gautos informacijos pagrindu. | |
525 | Pagrindiniai laukiami projekto rezultatai | |
526 | Projekto apimties aprašo pagrindiniu laukiamu rezultatu dalyje pateikiama | |
527 | suvestin+ lentel+ rezultatu, kurie turi buti gauti, kad butu sukurtas produktas. | |
528 | Sudaryti svarbiausiu rezultatu saraša gali buti lengva, jei tur+sime galvoje tik juos. | |
529 | Taciau vardinant drauge visus projekto rezultatus, nereik+tu pamiršti galutinio | |
530 | produkto visumos. Pvz., galutinis rezultatas gali buti organizacijos pardavimu | |
531 | agentams skirta taikomoji programa. Bet šalia taikomosios programos reikalingi ir | |
532 | programos naudojimo instrukcija (vartotojo vadovas), vartotoju apmokymas, | |
533 | pagalbos teikimo priemon+s, kt. | |
534 | S?km?s kriterijai | |
535 | Kaip s+km+s kriterijus projekto apimties apraše turi buti nurodomi projekte | |
536 | numatyto produkto kurimo veiklos rezultatai, kuriu pasiekimo laipsni galima butu | |
537 | ivertinti kiekybiškai. Šioje apimties aprašo dalyje nurodomi tokie kriterijai, kaip | |
538 | bendras pajamu padid+jimas, darbo našumo padid+jimas, atitikimas teis+s aktams, | |
539 | darbuotoju kiekio sumaž+jimas. Ši aprašo dalis yra svarbi tuo, kad ji gali buti | |
540 | panaudota kaip projekto vertinimo instrumentas pabaigus ji. Projekto akcininkai | |
541 | remdamiesi šia aprašo dalimi gali palyginti tikraji projekto poveiki ju veiklai su | |
542 | planuotu. S+km+s kriterijai tur+tu buti apibr+žiami taip, kad ju poveiki galima butu | |
543 | išmatuoti. Tokie kriterijai, kaip, pvz., „tapome pirmaujantys“ arba „teikiame aukšto | |
544 | lygio paslaugas“ skamba gražiai, bet n+ra pamatuojami. Kur kas geriau nurodyti | |
545 | pardavimu kiekio skaiciu, pajamu dydžio skaiciu arba klientu laukimo laiko trukme, | |
546 | 17 | |
547 | ka galima išmatuoti ir palyginti su tokiais pat duomenimis, buvusiais iki projekto | |
548 | ivykdymo. S+km+s kriteriju nurodymo prasm+ yra ta, kad žmon+s tur+tu matavimo | |
549 | budus vertindami, ar projektas buvo s+kmingas ar ne. | |
550 | Projekto pabaigos kriterijus | |
551 | Projekto pabaigos kriterijus reikalingas tam, kad gal+tume nuspresti, kada | |
552 | projekta laikysime užbaigtu. Pvz., projekto apimties apraše gali buti reikalaujama, | |
553 | kad pridavimo metu sistema turi veikti be jokiu priekaištu. Arba gali buti toks | |
554 | reikalavimas, kad projektas bus laikomas užbaigtu, jei bandomojo periodo (m+nesio | |
555 | ar keliu) b+gyje visi sistemos komponentai veiks be sutrikimu. | |
556 | Projekto trukm?s ir kainos iverciai | |
557 | Šiame projekto apimties aprašo skyriuje nurodomi laiko, kurio reik+s visiems | |
558 | projekto darbams atlikti, ir einamosios projekto kainos iverciai. Tai labai svarbus | |
559 | iverciai, kurie gaunami remiantis panašiems jau vykdytiems projektams realiai | |
560 | sugaištu laiku ir patirtom išlaidom arba priimami laikantis kurio nors i projekta | |
561 | itraukto ir patirti panašiuose darbuose turincio asmens nuomon+s. Tai n+ra tikslus | |
562 | iverciai. Gali buti nurodomas trukm+s ir kainos iverciu intervalas, atspindintis | |
563 | geriausia, blogiausia ir labiausiai tik+tina reikšme. | |
564 | Jeigu reikia nurodyti projekto pabaigos data, o tiksliam jos ivertinimui jus | |
565 | neturite pakankamai duomenu, nurodykite m+nesi ar metu ketvirti, bet ne tikslia | |
566 | data. Nurodydami projekto pabaigos data, visada nurodykite ir numatoma projekto | |
567 | pradžios data, nes gali atsitikti taip, kad v+luojant prad+ti projekta jo vykdymui liks | |
568 | mažiau laiko. | |
569 | Projekto trukm+s ir kainos iverciu tikslumu, gautu projekto apimties | |
570 | planavimo laikotarpiu, gali buti abejojama. Taciau projekto vadovas netur+tu sakyti, | |
571 | pvz., kad iverciais pasitiki 90%. Sponsoriai ar klientai, žinoma, nor+tu gird+ti tokius | |
572 | patikinimus. Projekto apimties planavimo laikotarpiu gauto kainos ivercio reikšm+ | |
573 | dažnai buna nukrypusi iki 75% nuo tikrosios projekto kainos jo pabaigoje. Tokia yra | |
574 | IT projektu realyb+ (kitu sriciu projektuose taip n+ra). | |
575 | Prielaidos | |
576 | Prielaida – tai veiksmas, salygos ar ivykis, kurio tikimasi. Prielaidu problema | |
577 | yra ta, kad jos n+ra vienodos visiems projekto grup+s nariams ar akcininkams. | |
578 | Prielaidos turi buti išplatintos, d+l ju susitarta ir dokumentuota. Pvz., kuriant | |
579 | kažkokia PS projekto vykdytojai gali manyti, kad ji bus diegiama pas užsakova jau | |
580 | 18 | |
581 | esanciuose kompiuteriuose, o užsakovas gali galvoti, kad ir kompiuteriai yra | |
582 | projekto dalis, kad kartu su programomis bus pateikti ir kompiuteriai. | |
583 | Apribojimai | |
584 | Yra du apribojimu tipai: taikomi visam projektui (laikas, kaina, kokyb+, | |
585 | apimtis) ir specifiniai projekto apribojimai (darbu grafiko apribojimai, darbuotoju | |
586 | pasižad+jimai, testavimo sistemos naudojimo galimyb+). | |
587 | Apimties aprašo peržiura ir dalyviu sutarimas | |
588 | Parengta apraša turi peržiur+ti projekto dalyviai, pašalinti nesutarimus ir | |
589 | priimti ji. | |
590 | 3.1.2. Projekto apimties valdymo planas | |
591 | Apimties valdymo plane pateikiamos proceduros, kuriu reik+s laikytis norint | |
592 | padaryti bet kokius projekto apimties pakeitimus viso jo gyvavimo ciklo b+gyje. | |
593 | Apimties valdymas – tai sud+tingas procesas, apimantis visu pakeitimu ivardinima, | |
594 | dokumentavima, valdyma, ivertinima, kontrole ir patvirtinima. Apimties valdymo | |
595 | plane kaip minimum tur+tu buti standartin+s formos prašymas keitimams daryti, | |
596 | prašomo keitimo poveikio kitiems projekto elementams (kainai, darbu grafikui, | |
597 | kokybei) analiz+, prašymo pri+mimo arba atmetimo procedura, akcininku | |
598 | informavimo apie keitimus planas, viso projekto plano koregavimo budas. | |
599 | 3.1.3. Projekto darbu sarašas (WBS) | |
600 | Projekto darbu saraše (WBS–Work Breakdown Structure) nurodomi | |
601 | pagrindiniai projekto darbai, suskaidyti i smulkesnius, lengviau valdomus | |
602 | komponentus. WBS skaidomas i keleta lygiu tol, kad lygio darbu ivykdymo laipsni | |
603 | galima butu išmatuoti ir butu aišku, kokio finansavimo jiems reik+tu. Kiekvieno | |
604 | žemesnio lygmens darbu rezultatai naudojami aukštesnio lygmens darbe. Žemiausia | |
605 | WBS lygmeni sudaro darbu paketas (work package). WBS turi buti visi darbai, kuriu | |
606 | reikia projektui ivykdyti. Bet koks WBS saraše nenurodytas darbas laikomas | |
607 | nereikalingu projekte. WBS yra vertingiausias planavimo rezultatas. WBS yra | |
608 | projekto trukm+s ir kainos vertinimo, reikiamu ištekliu skyrimo pagrindas. | |
609 | WBS struktura | |
610 | WBS saraše darbai turi tur+ti pavadinimus, gali buti ir numeruojami. WBS su | |
611 | numeruojamais darbais parodytas 3.1 pav.: | |
612 | 19 | |
613 | WBS sarašas skaidomas i lygius, kur 1 lygis – tai pats projektas (jo pavadinimas). 2 | |
614 | lygis atspindi pagrindinius rezultatus, kurie išvardinti projekto apimties apraše. Šis | |
615 | lygis parodo projekto gyvavimo ciklo fazes, i projekta itrauktus organizacijos | |
616 | departamentus ar geografinius dalykus. | |
617 | WBS kurimo gair?s | |
618 | WBS sudarymas kartais gali atrodyti labai sunkus, neiveikiamas darbas. | |
619 | Dauguma žmoniu, kurie susiduria su šia užduotim, imasi didesnio darbo nei jie gali | |
620 | atlikti. Kai jus pradedate siekiamus projekto rezultatus transformuoti i darbus, yra | |
621 | pagunda d+lioti darbus iš eil+s, vertinti ju trukme. Elgiantis taip dažniausiai | |
622 | pamirštami (praleidžiami) svarbus siekiami rezultatai arba sudaroma neteisinga | |
623 | darbu eil+. Kad nebutu neproduktyviai gaištamas laikas, siuloma vadovautis cia | |
624 | pateikiamomis gair+mis. | |
625 | Pasitelkite išmanancius žmones. Nesistenkite sudaryti WBS patys, siekdami | |
626 | sutaupyti laiko. | |
627 | Visus 2 lygio punktus apgalvokite kruopšciai. Turime suprasti, kad viso | |
628 | projekto siekiamu rezultatu metmenys (high-level deliverables) atspindimi šiame | |
629 | lygyje. Kol neivardinti siekiami rezultatai, tol nereik+tu prad+ti ju skaidyti i | |
630 | smulkesnius komponentus. Visa laika turi buti remiamasi projekto apimties aprašu. | |
631 | Kiekvienas žemesnio lygio punktas yra aukšciau esancio lygio komponentas. | |
632 | Surašykime visus darbus ir teskime ju skaidyma i komponentus. Isitikinkime, kad | |
633 | jau pasiek+me toki lygi, kai grup+s nariai jau yra patenkinti ir kad gali buti rengiami | |
634 | projekto trukm+s, kainos ir reikiamu ištekliu iverciai. Darbu eil+s nustatymas, | |
635 | Projektas | |
636 | 2. Darbu grup' 3. Darbu grup' | |
637 | 1.1. Darbas | |
638 | 1.2. Darbas | |
639 | 1.3. Darbas | |
640 | 2.1. Darbas | |
641 | 2.2. Darbas | |
642 | 3.1. Darbas | |
643 | 3.2. Darbas | |
644 | 3.3. Darbas | |
645 | 2.2.1. Darbelis | |
646 | 2.2.2. Darbelis | |
647 | 1 lygis | |
648 | ................ | |
649 | 2 lygis | |
650 | ................ | |
651 | 3 lygis | |
652 | ................ | |
653 | t. t. | |
654 | 1. Darbu grup' | |
655 | 3.1 pav. WBS su numeruojamais darbais | |
656 | 20 | |
657 | ištekliu numatymas ir iverciu gavimas yra atskiros veiklos, kurios vykdomos v+liau, | |
658 | kai tik užbaigiamas WBS sarašo rengimas. | |
659 | Nekurkime pernelyg smulkaus sarašo. Darbu sarašo skaidymas yra | |
660 | pakankamo lygio, kai jau lengvai galima numatyti konkreciam darbui reikalingus | |
661 | išteklius, daryti jo ivercius ir ivardinti siekiama rezultata. Kadangi WBS yra po to | |
662 | sudaromo darbu grafiko pagrindas, nenusileiskime iki tokio lygio, kad | |
663 | nebegal+tume kontroliuoti tokiu darbu. Pvz., jei projektui ivykdyti reikalingi | |
664 | kažkokiu medžiagu pirkimai, WBS saraše pakanka nurodyti darba „Medžiagu | |
665 | pirkimas“, bet nebesismulkinti iki to, kiek ir kokias pirkti. | |
666 | Kiekviena punkta skaidykime i tinkama lygiu kieki. | |
667 | Naudokime skaitinius numerius kiekvienam WBS punktui. Pvz., 1., 1.1., 1.1.1. | |
668 | WBS nauda | |
669 | WBS yra vertingiausias planavimo rezultatas. WBS yra projekto trukm+s ir | |
670 | kainos vertinimo, reikalingu ištekliu skyrimo pagrindas. Tai puikus instrumentas, | |
671 | padedantis bendrauti projekto grup+s nariams, bendrauti su užsakovu, steb+ti | |
672 | projekto eiga, skiriamus išteklius, t. t. Gerai parengtas WBS gali pasitarnauti kaip | |
673 | šablonas kitiems projektams. Detalus WBS ne tik padeda išvengti neapsižiur+jimu | |
674 | (užmiršimu), bet ir padeda kontroliuoti daromus projekto apimties keitimus. Žinoma, | |
675 | tokiais atvejais tenka koreguoti ir WBS. | |
676 | 3.2. IT projekto apimties iverti itakojantys veiksniai | |
677 | IT projekto apimties vertinimo metu svarstomi klausimai, kurie gali tur+ti | |
678 | itakos ivercio tikslumui. | |
679 | 3.2.1. IT imon?s dydžio itaka projektui | |
680 | Nedidel+se IT imon+se darbuotojai dažniausiai vykdo iš karto keleta projektu. | |
681 | Mažesnio prioriteto projektai nustumiami i antra plana. IT projektai, kuriuos vykdo | |
682 | minimalus darbuotoju kiekis, paprastai kencia d+l prastai suformuluotu reikalavimu, | |
683 | prastai parengto darbu sarašo (WBS), retai kada prisimenamas kuriamu programu | |
684 | dokumentavimo klausimas. | |
685 | 3.2.2. Projekto rezultatu apibr?žimas | |
686 | Lengviausia apibr+žti siekiamus rezultatus, kuriems gauti yra aiškus | |
687 | reikalavimai. Bet apibr+žti mažai kam suprantamus rezultatus gali buti sunku. | |
688 | 21 | |
689 | Dažnai butina matyti rezultatu visuma. Pvz., reikia ne tik sukurti PS, bet ir parengti | |
690 | naudojimo instrukcija, apmokyti vartotojus, kt. O tam reikia ir laiko, ir l+šu. | |
691 | 3.2.3. Darbas su užsakovu | |
692 | Projekto vykdytojas dažniausiai n+ra užsakovo organizacijos narys ir tik | |
693 | aptarnauja ji. Taigi, geriausia, kai užsakovas rimtai isitraukia i projekta ir nepalieka | |
694 | projekto vykdytojo vieno spresti visas iškylancias problemas. Taip projektai ivykdomi | |
695 | greiciau ir pigiau ir mažiau nukrypstama nuo iverciu. | |
696 | 3.2.4. S?km?s kriteriju apibr?žimo sunkumas | |
697 | Kartais buna labai sunku nustatyti kažkokio rezultato pasiekimo lygi. Pvz., | |
698 | sistemos transakciju perdavimo saugumas. Kaip ivertinti toki reikalavima ar irodyti, | |
699 | kad sistema yra saugi? Kas atsitinka, kai veikiancioje sistemoje pastebima klaida ir | |
700 | sistema reikia taisyti? Ar taisymai pakenks sistemos darbui? | |
701 | 3.2.5. Pašaliniai ar neišsiaiškinti elementai | |
702 | Didžiausios itakos projekto apimties ivercio tikslumui turi neišsiaiškinti | |
703 | užsakovo veiklos procesai, kai užsakovas neatskleidžia (ne iš piktos valios) visu savo | |
704 | organizacijos automatizavimo elementu, transakciju su kitomis sistemomis, turimu | |
705 | pagalbiniu duomenu baziu, programin+s irangos ar panašiai. | |
706 | 3.2.6. Santykiai su tiek?jais | |
707 | Naudojantis tiek+ju paslaugomis, nepamirškime, kad jie gali tur+ti ir kitu | |
708 | užsakymu. Tie užsakymai iš ju gali pareikalauti laiko, ir jie atid+lios jusu projekto | |
709 | darbus. D+l to gali nukent+ti jusu projekto apimties iverciai. | |
710 | 3.2.7. Projekto grup?s nariu pasitraukimas | |
711 | Pagrindinio grup+s nario pasitraukimas gali tur+ti žymu poveiki projekto | |
712 | apimciai (grup+ kažko nebesugeb+s padaryti per numatyta laika ar už sutarta | |
713 | kaina). Kai jau yra WBS (darbu sarašas), ar rasime, kas pakeistu iš+jusi darbuotoja? | |
714 | 3.2.8. Projekto darbu skaidymas keliems IT imon?s padaliniams | |
715 | Jei projekta vykdanti organizacija turi keleta IT padaliniu, aptarnaujanciu | |
716 | skirtingas veiklos sritis, kaip duomenu bazes (DB), tinklus, kurianciu PS, tai gali | |
717 | kilti sunkumu derinant ju veikla. Tai gali atsiliepti projekto apimties ivercio | |
718 | tikslumui. | |
719 | 22 | |
720 | 3.2.9. Elementu testavimas reikalauja gero ju apibr?žimo | |
721 | Projekto rezultatu testavimas atliekamas laikantis reikalavimu. Testuojama | |
722 | atskiros kuriamos sistemos dalys, taip pat jas sujungus i stambesnius mazgus. | |
723 | Projekto pabaigoje atliekamas sukurto produkto pri+mimo testavimas. Tikslesnis | |
724 | laiko ir išlaidu šiems darbams ivertinimas priklauso nuo testuojamu elementu | |
725 | apibr+žimo kokyb+s. | |
726 | Santrauka | |
727 | Projekto apimties planavimo ieities duomenys yra inicijavimo faz+je sukurtas | |
728 | projekto aprašas. Šio planavimo b+gyje parengiamas projekto apimties aprašas, | |
729 | projekto apimties valdymo planas ir reikalingu atlikti darbu sarašas (WBS). | |
730 | Projekto apimties aprašas yra pagrindas kitiems planavimo darbams. Jis taip | |
731 | pat yra pagrindas klientams ir akcininkams projekto riboms (trukmei, kainai, kt.) | |
732 | nustatyti. | |
733 | Apimties aprašo pagrindin+s dalys: | |
734 | - projekto pagrindimas; | |
735 | - projekto reikalavimu metmenys; | |
736 | - pagrindiniai projekto rezultatai; | |
737 | - s+km+s kriterijai; | |
738 | - trukm+s ir kainos iverciai; | |
739 | - prielaidos; | |
740 | - apribojimai. | |
741 | Projekto apimties valdymo plane nurodoma, kaip tur+s buti elgiamasi norint | |
742 | daryti apimties pakeitimus. | |
743 | Reikalingu atlikti darbu sarašas (WBS) rengiamas naudojant pagrindinius | |
744 | apimties aprašo rezultatus ir skaidant juos i smulkesnius lengviau valdomus | |
745 | komponentus. WBS skaidomas i keleta lygiu tol, kad darbu atlikimo lygi galima butu | |
746 | išmatuoti ir butu aišku, kokio finansavimo jiems reik+tu. Kiekvieno žemesnio | |
747 | lygmens darbu rezultatai naudojami atitinkamame aukštesnio lygmens darbe. | |
748 | Žemiausia WBS lygmeni sudaro darbu paketas (work package). WBS apima visus | |
749 | darbus, kuriu reikia projektui ivykdyti. Bet koks WBS saraše nenurodytas darbas | |
750 | laikomas nereikalingu projekte. WBS yra vertingiausias planavimo rezultatas. WBS | |
751 | yra projekto trukm+s ir kainos vertinimo, reikalingu ištekliu skyrimo pagrindas. | |
752 | 23 | |
753 | IT projektuose turi buti atsižvelgiama i kai kuriuos IT imoniu elementus. IT | |
754 | imon+s dydis neabejotinai turi itakos projekto trukm+s iverciui, nes darosi sunku | |
755 | apibr+žti darbu rezultatus. Verslo klientai gali tur+ti „paslapciu, nepakankamai | |
756 | žiniu“, ko jie nenori atskleisti, kai jus bandote išsiaiškinti procesus (pvz., kuriamos | |
757 | sistemos sasajos su kitomis sistemomis). IT projektuose gali buti ypac sunku, norint | |
758 | apibr+žti s+km+s kriterijus (tai bendras iplauku padid+jimas, darbo našumo | |
759 | padid+jimas, atitikimas teis+s aktams, darbuotoju kiekio sumaž+jimas, kt.). | |
760 | Pagrindinio grup+s nario pasitraukimas gali tur+ti žymu poveiki projekto apimciai. | |
761 | 24 | |
762 | 4. Darbu grafiko planavimas | |
763 | Turint jau parengta projekto apimties apraša, apimties valdymo plana ir darbu | |
764 | saraša (WBS), planavimo faz+je toliau reikia rengti projekto darbu grafika. Darbu | |
765 | grafike nurodoma planuojama darbu pradžia ir pabaiga. Geram darbu grafikui | |
766 | parengti sugaištama nemažai laiko. Butina suvokti, kokiu žiniu reikia, kad | |
767 | parengtume gera darbu grafika. Visi darbai turi buti ivardinti, sud+lioti reikiama | |
768 | eil+s tvarka, kažkam paskirti, ivertinti laikai jiems atlikti. Taip gimsta bendras | |
769 | projekto darbu grafikas. | |
770 | Darbu grafikas projekto vadovui yra reikalingas nuolatos, kol nebus baigtas | |
771 | projektas. Laikydamasis grafiko, vadovas reguliariai raportuoja akcininkams apie | |
772 | projekto eiga. | |
773 | Šiame skyriuje nagrin+jamas projekto darbu grafiko rengimas. | |
774 | 4.1. Darbu apibr?žimas | |
775 | Projekto darbu grafiko rengimo pagrindas yra darbai, kurie buvo apibr+žti | |
776 | darbu saraše (WBS) projekto apimties planavimo etape. Apibr+žiant darbus buvo | |
777 | remiamasi numatytais projekto galutiniais ir tarpiniais rezultatais. | |
778 | Darbu sarašo smulkinimas, pvz., vardijant net 15 min. trukm+s darbelius, | |
779 | negarantuoja s+kmingos projekto pabaigos, ir to nereik+tu daryti. Pagrindinis darbu | |
780 | apibr+žimo tikslas yra ivardinti visas užduotis tokiu lygmeniu, kad galima butu | |
781 | lengvai ivertinti ju atlikimo trukme ir kaina ir kad nesunku butu juos kontroliuoti. | |
782 | 4.2. Darbu eil?s tvarka | |
783 | Projekto vadovui butu lengva, jei visus projekto darbus butu galima vykdyti | |
784 | lygiagreciai. Reik+tu tik kiekvienam projekto grup+s nariui nurodyti darbu saraša, | |
785 | už kuri jis yra atsakingas, ir kuriuos atlikes jis gal+tu grižti prie savo ankstesniu | |
786 | pareigu organizacijoje. Kiekvienas grup+s narys tur+tu ivertinti jam pavestiems | |
787 | darbams atlikti reikalinga laika. Tuomet viso projekto pabaigos terminas priklausytu | |
788 | nuo ilgiausiai planuojancio dirbti grup+s nario. Deja, numatyti projekto pabaigos | |
789 | termina n+ra taip paprasta. Dalis projekto darbu negali buti prad+ti tol, kol nebus | |
790 | baigti kai kurie kiti darbai. Projekto grup+ turi ivardinti darbu priklausomybe ir | |
791 | aprašyti saryši tarp dvieju darbu. | |
792 | Darbu eil+s tvarkos nustatymas yra priklausomyb+s tarp projekto darbu | |
793 | nustatymo procesas. Visu pirma ivardinamas priklausomyb+s tipas, o tik po to | |
794 | 25 | |
795 | nustatoma specifin+ priklausomyb+ tarp dvieju darbu. Naudojant šiuos duomenis | |
796 | gaunamas visu priklausomybiu vaizdas. | |
797 | Pirma apžvelkime darbu priklausomybiu tipus, o po to darbu priklausomybiu | |
798 | santykius. | |
799 | Darbu priklausomybiu tipai | |
800 | Sudarant projekto darbu eil+s tvarka, susiduriama su trimis darbu | |
801 | priklausomyb+s tipais. Privalomoji priklausomyb, atsiranda d+l projekte butinu | |
802 | darbu tipo. Pvz., ryšio kabeliu tiesimo brigada negali patiesti kabelio, kol kita | |
803 | brigada nebus iškasusi griovio. Savarankiškai nustatoma priklausomyb, yra tokia, | |
804 | kuriai atsirasti itakos turi norimas gauti darbu grafikas. Pvz., tai gali buti sprendimas | |
805 | vykdyti darbus specifine eil+s tvarka, kad ji atitiktu kolektyve nusistov+jusia tvarka, | |
806 | nors ir galima kita darbu eil+s tvarka. Išorin, priklausomyb, yra priklausomyb+ tarp | |
807 | projekto darbo ir keleto išoriniu veiksniu, turinciu itakos to darbo atlikimo grafikui. | |
808 | Pvz., naujo serverio paleidimas gali priklausyti nuo to, kada pardav+jas ji pristatys. | |
809 | Priklausomybiu tipo žinojimas ateityje gali praversti ieškant keliu projekto | |
810 | trukmei sutrumpinti. | |
811 | Darbu priklausomyb?s santykiai | |
812 | Nepakanka žinoti, kad tarp dvieju darbu yra priklausomyb+. Reikia mok+ti | |
813 | atsakyti dar ir keleta kitokiu klausimu: kokia itaka priklausomyb+ daro kiekvieno | |
814 | darbo pradžiai ir pabaigai? Ar vienas iš darbu turi buti prad+tas anksciau? Ar galima | |
815 | prad+ti kita darba, kol nebaigtas pirmasis? Visi šie klausimai turi itakos visam darbu | |
816 | grafikui. | |
817 | Žinant priklausomybe tarp dvieju darbu, reikia nustatyti priklausomyb+s | |
818 | santyki (kokia itaka ji daro kiekvienam iš tu dvieju darbu), kad gal+tume sudaryti | |
819 | teisinga darbu eile. Šiems santykiams paaiškinti iveskime keleta savoku. | |
820 | Pirmuoju darbu (predecessor) vadinkime darba, kuris iš dvieju priklausomybe | |
821 | susietu darbu turi buti prad+tas pirma. Antruoju darbu (successor) vadinkime ta, | |
822 | kuris iš tu dvieju darbu yra susijes su pirmuoju. | |
823 | Yra keturi galimi pirmojo ir antrojo darbu priklausomyb+s santykiai. Teisingo | |
824 | santykio tarp priklausomu darbu nustatymas yra labai svarbus, norint sudaryti tikslu | |
825 | darbu grafika. Priklausomai nuo priklausomyb+s santykio tipo, jus galite tur+ti | |
826 | galimybe rikiuoti darbus grafike taip, kad jie butu atliekami lygiagreciai arba kad | |
827 | Pirmasis darbas Antrasis darbas | |
828 | 26 | |
829 | antrasis butu atliekamas tik po to, kai bus užbaigtas pirmasis. Klaidingas darbu | |
830 | grafikas gali sukelti liudnas pasekmes. | |
831 | Pabaigos-pradžios tipo santykyje antrasis darbas negali buti prad+tas | |
832 | anksciau, kol nebus užbaigtas pirmasis. Tai dažniausiai sutinkamas priklausomyb+s | |
833 | santykis. | |
834 | Pradžios-pradžios tipo santykyje antrojo darbo pradžia priklauso nuo pirmojo | |
835 | darbo pradžios. Tokie darbai gali buti atliekami lygiagreciai, taciau jei pirmasis | |
836 | darbas v+luoja, antrasis negali buti prad+tas. Pvz., sistemos vartotojo instrukcijos | |
837 | rengimas gali buti prad+tas tuo paciu metu, kai pradedami rengti sistemos | |
838 | reikalavimai. Jei v+luojama prad+ti rengti reikalavimus, reikia atid+ti ir vartotojo | |
839 | instrukcijos rengima. | |
840 | Pabaigos-pabaigos tipo santykis yra toks, kai antrojo darbo pabaiga priklauso | |
841 | nuo pirmojo darbo pabaigos. Pvz., naujo produkto kurimas laikomas baigtu, jei yra | |
842 | parengti ir produkto dokumentai. Jei v+luojama parengti dokumentus, produkto | |
843 | išleidimas atidedamas. | |
844 | Pradžios-pabaigos tipo santykis rodo, kad antrojo darbo pabaiga priklauso nuo | |
845 | pirmojo darbo pradžios. Tai retai sutinkamas santykis. Pvz., technin+ priežiura | |
846 | negali buti pabaigta, kol nebus prad+ta formuoti priežiuros grup+. | |
847 | Žinodama priklausomyb+s santykius, projekto grup+ gali kurti darbu | |
848 | išd+stymo diagrama. | |
849 | Darbu išd?stymo diagrama | |
850 | Darbu išd+stymo diagrama (PDM –Precedence Diagramming Method) yra | |
851 | vienas iš budu pavaizduoti darbu eil+s tvarka (žiur. 4.1 pav.). Joje staciakampiais | |
852 | vaizduojami darbai, o rodykl+mis darbu priklausomyb+s. | |
853 | Dar vienas darbu išd+stymo budas – tai rodykliu diagramos metodas (ADM – | |
854 | Arrow Diagramming Method). Jis yra kiek paprastesnis už PDM, nes naudoja tik | |
855 | pabaigos-pradžios darbu priklausomybiu santykius. | |
856 | Pradžia A darbas B darbas C darbas | |
857 | D darbas | |
858 | Pabaiga | |
859 | 4.1 pav. Darbu išd'stymo diagramos elementai | |
860 | 27 | |
861 | Kai darbai yra surikiuoti atsižvelgiant i ju priklausomybes, galima pereiti prie | |
862 | kiekvieno darbo trukm+s ivertinimo. | |
863 | 4.3. Darbu trukm?s vertinimas | |
864 | Bendriausias darbo trukm+s vertinimo apibr+žimas - tai reikalingo dienu ar | |
865 | savaiciu kiekio darbui atlikti nustatymas. Taciau visu pirma patikslinkime „trukm+s“ | |
866 | savoka. | |
867 | 4.3.1. Trukm?s apibr?žimas | |
868 | Darbo atlikimo trukm+ apima bendraji kalendorini laika (iskaitant | |
869 | laisvadienius ir švenciu dienas). Jei darbui atlikti reikia 4 darbo dienu, bet jis | |
870 | pradedamas, pvz., ketvirtadieni, tai jo pabaiga bus kitos savait+s antradienis. Taigi, | |
871 | darbo trukm+ bus šešios dienos. Pailiustruokime tai grafiškai. | |
872 | Darbo trukm+ perskirta savaitgaliu: 6 kalendorin+s dienos, 4 darbo dienos | |
873 | ketvirtadienis penktadienis šeštadienis sekmadienis pirmadienis antradienis | |
874 | Nustatant darbu atlikimo termina nereik+tu pamiršti laisvadieniu, šventiniu | |
875 | dienu ir netgi darbuotoju atostogu. | |
876 | 4.3.2. Trukm?s vertinimo budai | |
877 | Analogiškasis arba iš viršaus-žemyn (analogous or top down) vertinimo budas | |
878 | (metodas). Šis budas remiasi anksciau vykdytu projektu panašiems darbams realiai | |
879 | sugaišto laiko per+mimu. Projektu planavimo pradin+je stadijoje, kai apie projekta | |
880 | turima informacija yra ribota, tai yra dažniausiai naudojamas darbu trukm+s | |
881 | vertinimo budas. Tai mažiausio tikslumo budas, nes du projektai nebuna tiksliai | |
882 | tokie patys. Tod+l yra rizika, kad naujam projektui naudojami ankstesniu projektu | |
883 | analogišku darbu trukm+s iverciai gali buti netikslus. | |
884 | Analogiškojo vertinimo rezultatu tikslumas yra didžiausias, kai darbu trukme | |
885 | vertinantis asmuo yra gerai susipažines su dabartiniu ir ankstesniu projektu ir gali | |
886 | suvokti panašiu darbu trukm+ms turinciu poveikiu skirtumus. | |
887 | Ekspertinis budas (r+mimasis ekspertu nuomone). Šiuo atveju darbu trukmei | |
888 | nustatyti pasitelkiami projekto darbus gerai išmanantys žmon+s. Taciau gali kilti | |
889 | klausimas, kur tokius žmones rasti. Nežinant tokiu, reik+tu peržvelgti projekto darbo | |
890 | grup+s nariu dokumentus, gal kuris nors yra vykdes panašu projekta, arba | |
891 | ekspertams rasti prašyti pagalbos iš akcininku. | |
892 | 28 | |
893 | Didžiausias darbu trukm+s iverciu tikslumas ekspertinio vertinimo budu | |
894 | gaunamas tada, kai ekspertas yra projekto grup+s narys, igijes patirti anksciau. | |
895 | Pastebima, kad vyresnio amžiaus ekspertu ivertintos trukm+s buna trumpesn+s nei | |
896 | jaunesniu ekspertu. | |
897 | Kiekybiškasis trukm+s vertinimo (quantitatively based durations) budas. Šis | |
898 | budas naudojamas tuomet, kai gali buti atlikta ir išmatuota tam tikro darbu kiekio | |
899 | trukm+ ir yra formul+s viso darbo trukmei ivertinti. Tam dar butina žinoti našumo | |
900 | rodikli arba turi buti nustatytas imon+s standartas nagrin+jamam darbui. Pvz., jei 5 | |
901 | km ilgio kabeliui nutiesti tipiniu atveju skiriama 1 diena, tai 50 km reik+s 10 dienu. | |
902 | Šis vertinimo budas gali buti labai tikslus dažnai pasitaikantiems darbams ir | |
903 | kuriems yra pakankamai našumo duomenu, kad butu nustatyti standartiniai | |
904 | rodikliai. | |
905 | Daugelyje projektu naudojama min+tu trukm+s vertinimo budu kombinacija. | |
906 | Kai jau turime pasirinke projektui geriausiai tinkanti darbu trukm+s vertinimo | |
907 | buda, projekto grup+s nariams, pasi+mus jau anksciau parengta darbu išd+stymo | |
908 | diagrama, belieka ivertinti kiekvieno darbo trukme ir pasirengti darbu grafiko | |
909 | sudarymui (žiur. 4.2 pav.). | |
910 | 4.4. Darbu grafiko sudarymas | |
911 | Darbu grafiko sudarymas – tai pradžios ir pabaigos datu nustatymas | |
912 | kiekvienam projekto darbui. Grafiko sudarymas yra darbu grafiko planavimo | |
913 | pabaiga. Tikslus darbu grafikas yra toks, kuriame atsispindi visi darbai, ju atlikimo | |
914 | eil+s tvarka ir trukm+s. Jis gaunamas sujungus visus ankstesnius darbu grafiko | |
915 | planavimo rezultatus. Darbu grafikui sudaryti naudojami šie trys budai ir priemon+s: | |
916 | - kritinio kelio metodas (CPM – Critical Path Method); | |
917 | - trukm+s suspaudimas; | |
918 | - projektu valdymo programin+ iranga. | |
919 | Išnagrin+kime juos. | |
920 | Pradžia | |
921 | A darbas: | |
922 | 3 dienos | |
923 | C darbas: | |
924 | 8 dienos | |
925 | B darbas: | |
926 | 5 dienos | |
927 | D darbas: | |
928 | 12 dienu | |
929 | E darbas: | |
930 | 6 dienos | |
931 | Pabaiga | |
932 | 4.2 pav. Darbu išd'stymo diagramos pavyzdys | |
933 | 29 | |
934 | 4.4.1. Kritinio kelio metodas (CPM – Critical Path Method) | |
935 | Šis metodas yra vienas iš matematinio analizavimo budu. Kritinis kelias | |
936 | projekto darbu grafike yra ilgiausios darbu sekos kelias projekte, nuo kurio priklauso | |
937 | viso projekto pabaigos terminas. CPM metodo tikslas ir yra nustatyti ši kelia. Kritinio | |
938 | kelio darbu trukm+s negali tur+ti svyravimu. Gali svyruoti (keistis) tik darbo | |
939 | pradžios laikas arba darbui užbaigti papildomai skiriamo laiko trukm+, taciau | |
940 | nekeiciant viso projekto pabaigos termino. Jei kritinio kelio darbas nebuna atliktas | |
941 | grafike numatytu laiku ir n+ra daromi jokie kiti grafiko pakeitimai, tai gali tur+ti | |
942 | poveiki projekto pabaigos terminui. | |
943 | Be visam projektui užbaigti reikalingo laiko nustatymo CPM padeda gauti ir | |
944 | kitus naudingus duomenis. Gali prireikti nustatyti darbus, kuriuos galima butu | |
945 | prad+ti v+liau arba vykdyti ilgiau, negu numatyta grafike, bet nereik+tu keisti viso | |
946 | projekto pabaigos termino. Tokia informacija gali buti naudinga projekto vadovui, | |
947 | kad jis projekto b+gyje gal+tu daugiau d+mesio skirti tiems darbams, kurie turi | |
948 | didesne itaka visam projektui. | |
949 | CPM metodu darbu grafikas retai sudaromas rankiniu budu. Tam yra | |
950 | nemažai programin+s irangos. Kad tokia iranga gal+tume pasinaudoti, naturalu, | |
951 | turime tur+ti projektu valdymo žiniu ir suprasti, ka gi ji daro. | |
952 | Darbu išd+stymo diagrama ir darbu trukm+s iverciai, kurie gaunami | |
953 | ankstesniu planavimo etapu metu, yra pagrindiniai duomenys CPM metodui. | |
954 | Peržiura pirmyn (forward pass) | |
955 | Kritiniam keliui nustatyti turimoje darbu išd+stymo diagramoje visu pirma | |
956 | reikia rasti kelius, vedancius nuo projekto pradžios iki pabaigos. Su kiekvienu | |
957 | diagramoje ivardintu darbu tenka atlikti du skaiciavimus: anksciausiam pradžios ir | |
958 | anksciausiam pabaigos laikui nustatyti. | |
959 | Anksciausias pradžios laikas yra darbo pradžios laikas, kada jis gali buti | |
960 | prad+tas anksciausiai. Darbu išd+stymo diagramoje pirmo nurodyto darbo | |
961 | anksciausias pradžios laikas yra 0. Prie šio laiko prid+jus darbui atlikti reikalinga | |
962 | laika, gaunamas to darbo anksciausias pabaigos laikas. | |
963 | 4.2 pav. parodytos diagramos A darbo anksciausias pradžios laikas yra 0. Prie | |
964 | šio laiko prid+jus šiam darbui atlikti reikalinga trukme (3 dienos) gausime jo | |
965 | anksciausia pabaigos laika lygu 3. Pastarasis laikas tampa su A darbu | |
966 | priklausomybe susieto B darbo anksciausiu pradžios laiku. Tesiant skaiciavimus | |
967 | gaunami visu diagramos darbu anksciausi pradžios ir anksciausi pabaigos laikai | |
968 | (žiur. 4.1 lentele). | |
969 | 30 | |
970 | 4.1 lentel+. Peržiuros pirmyn iliustracija remiantis 4.2 pav. darbu diagrama | |
971 | Darbas Anksciausias pradžios laikas Anksciausias pabaigos laikas | |
972 | A 0 3 | |
973 | B 3 8 | |
974 | C 3 11 | |
975 | D 8 20 | |
976 | E 11 17 | |
977 | Šiu peržiuros pirmyn skaiciavimu rezultate gavome, kad visas projektas gali | |
978 | buti baigtas per 20 dienu. | |
979 | Peržiura atgal (backward pass) | |
980 | Kitas kritinio kelio nustatymo žingsnis yra peržiura atgal. Šiame žingsnyje | |
981 | darbu išd+stymo diagramos analiz+ pradedama nuo galo ir einama link pradžios. | |
982 | Tam reikalingi taip pat du skaiciavimai: v+liausiems darbu pradžios ir pabaigos | |
983 | laikams nustatyti. | |
984 | V,liausias pabaigos laikas yra laikas, kada darbas gali buti užbaigtas | |
985 | v+liausiai. V,liausias pradžios laikas yra laikas, kada darbas gali buti prad+tas | |
986 | v+liausiai. | |
987 | 4.2 pav. darbu išd+stymo diagramoje D darbas yra paskutinis. V+liausiai jis | |
988 | turi buti užbaigtas po 20 dienu. V+liausias šio darbo pradžios laikas gaunamas iš | |
989 | pabaigos laiko at+mus darbo trukm+s laika ir yra lygus 8 dienoms. V+liausias D | |
990 | darbo pradžios laikas yra su juo priklausomybe susieto B darbo v+liausias pabaigos | |
991 | laikas. Tesiant skaiciavimus gaunami visu diagramos darbu v+liausi pradžios ir | |
992 | v+liausi pabaigos laikai (žiur. 4.2 lentele). | |
993 | 4.2 lentel+. Peržiuros atgal iliustracija remiantis 4.2 pav. darbu diagrama | |
994 | Darbas V"liausias pradžios laikas V"liausias pabaigos laikas | |
995 | A 0 3 | |
996 | B 3 8 | |
997 | C 6 14 | |
998 | D 8 20 | |
999 | E 14 20 | |
1000 | 31 | |
1001 | Svyravimu dydis (float) | |
1002 | Paskutinis projekto darbu grafiko kritinio kelio nustatymo žingsnis yra | |
1003 | kiekvieno darbo pradžios ir pabaigos terminu svyravimu dydžio nustatymas. | |
1004 | Svyravimu dydis gaunamas radus skirtuma tarp v+liausio ir anksciausio darbo | |
1005 | pradžios laiku arba tarp v+liausio ir anksciausio darbo pabaigos laiku. Naudodami | |
1006 | 4.1 ir 4.2 lenteliu rezultatus gauname darbu pradžios ir pabaigos svyravimu dydžius, | |
1007 | kurie pateikiami 4.3 lentel+je. Pvz., A darbo anksciausias ir v+liausias pabaigos | |
1008 | laikai yra 3 dienos, tod+l šio darbo pabaigos laikas negali svyruoti, nes svyravimo | |
1009 | dydis lygus 0. | |
1010 | 4.3 lentel+. Darbu laiko svyravimo dydžio iliustracija | |
1011 | remiantis 4.2 pav. darbu diagrama | |
1012 | Darbas Laiko svyravimo dydis | |
1013 | A 0 | |
1014 | B 0 | |
1015 | C 3 | |
1016 | D 0 | |
1017 | E 3 | |
1018 | Dabar jau esame pasirenge apibr+žti kritini kelia. Prisiminkime, kad kritinio | |
1019 | kelio darbu trukm+s negali tur+ti svyravimu. 4.2 pav. pateikto pavyzdžio C ir E | |
1020 | darbu pradžios ir pabaigos laikai gali svyruoti, tod+l jie neturi buti kritiniame kelyje. | |
1021 | Kritini kelia sudaro A, B ir D darbai, nes ju pradžios ir pabaigos laiku svyravimai | |
1022 | lygus 0. Jei bet kuris kritinio kelio darbas nepradedamas laiku arba vykdomas | |
1023 | ilgiau, visas projektas gali buti nebaigtas numatytu laiku. Tod+l projekto eigoje | |
1024 | tur+tume skirti ypatinga d+mesi kritinio kelio darbams. | |
1025 | Taciau gyvenime pasitaiko atvejai, kai darbu išd+stymo diagrama, | |
1026 | apskaiciuotas kritinis kelias ir nustatyta projekto trukm+ yra nepriimtina projekto | |
1027 | akcininkams (r+m+jams) ar neatitinka teis+s aktu reikalavimu. Projekto vadovui | |
1028 | atsidurus tokioje situacijoje, tenka naudoti projektu trukm+s suspaudimo budus. | |
1029 | Trukm?s suspaudimas | |
1030 | Darbu grafiko trukm+s suspaudimas atliekamas tada, kai ji yra per ilgas ir | |
1031 | neatitinka numatytos projekto pabaigos datos. Yra du trukm+s suspaudimo budai. | |
1032 | Vienas iš ju yra toks, kai projektui papildomai skiriama daugiau ištekliu (pvz., | |
1033 | darbuotoju). Tai igalina sutrumpinti grafika, bet pareikalauja daugiau l+šu. Cia taip | |
1034 | pat reik+tu žinoti, kad padvigubinus išteklius, darbo trukm+s sutrumpinti dvigubai | |
1035 | neimanoma. | |
1036 | 32 | |
1037 | Kitas grafiko trukm+s suspaudimo budas – lygiagretus darbu atlikimas, kurie | |
1038 | normaliai butu atliekami nuosekliai. Naudojant ši buda reikia buti ypac atsargiems, | |
1039 | toki žingsni gerai apsvarstyti su projekto darbo grupe, dokumentuoti, informuoti | |
1040 | akcininkus. Gali nukent+ti projekto kokyb+. | |
1041 | Irankis - projektu valdymo programin? iranga | |
1042 | Projektu valdymui skirta PS gali pad+ti sutaupyti daug laiko. Darbu | |
1043 | apibr+žimas, darbu išd+stymas eil+s tvarka, projekto darbu grafiko sudarymas gali | |
1044 | buti atliekami naudojant projektu valdymo PS (pvz., Microsoft Project). | |
1045 | 4.4.2. Projekto kontrol?s taškai (milestones) | |
1046 | Priklausomai nuo jusu organizacijoje naudojamu metodu, egzistuojanciu | |
1047 | vidaus taisykliu, projekto darbu grafike gali reik+ti nurodyti kontrol+s taškus. | |
1048 | Kontrol+s taškai atspindi pagrindinius projekto gyvavimo ciklo ivykius. Ju datos | |
1049 | nurodo, kada turi buti gauti svarbus projekto rezultatai. | |
1050 | Kai kuriose metodologijose kontrol+s taškai atspindi vieno projekto etapo | |
1051 | (faz+s) pabaiga ir kito pradžia. | |
1052 | Projektu darbu grafikuose nustatant kontrol+s taškus labai svarbu, kad: | |
1053 | - kontrol+s tašku laikas butu gerai apgalvotas, o atliekamu darbu prasme jie | |
1054 | butu vienareikšmiai. Netur+tu likti argumentu pasiteisinimams, kad etape | |
1055 | buvo neimanoma kažko padaryti; | |
1056 | - kontrol+s taškuose darbai turi buti vertinami tik taip: atlikti arba neatlikti. | |
1057 | Visuose kontrol+s taškuose ivardyti darbai turi buti atlikti 100 proc. | |
1058 | 4.4.3. Darbu grafiko pradiniai taškai (baselines) | |
1059 | Kai projekto darbu grafike jau buna sud+lioti kontrol+s taškai, tuomet | |
1060 | apibr+žiami pradiniai taškai. Pradinis taškas yra darbu grafiko kopija prieš | |
1061 | pradedant darba, t. y. projekto busena prieš pradedant eilinio etapo darbus. Pradinis | |
1062 | taškas padeda projekto vadovui steb+ti projekto eiga (progress) ir valdyti ji. | |
1063 | Pradiniame taške kaip minimum nurodomi kontrol+s taško rezultatai. | |
1064 | Pradiniame taške atspindima tai, ka žinome apie projekta duotu laiko momentu. | |
1065 | Pradinio taško elementai (pvz., planas elementui sukurti, sukurtas elementas, | |
1066 | elemento naudojimo instrukcija) turi buti suderinti tarpusavyje. | |
1067 | 4.5. Projekto laiko derinimas su realybe | |
1068 | Projekto eigoje yra neišvengiamos ivairios korekcijos. Tenka koreguoti ir | |
1069 | darbu grafika. Kaip ta reik+tu daryti, keitimu darymo tvarka turi buti apibr+žta iš | |
1070 | anksto. | |
1071 | 33 | |
1072 | 5. Projekto kainos planavimas | |
1073 | Projekto vadovas, tur+damas projekto apimties plana, darbu saraša (WBS) ir ju | |
1074 | atlikimo grafika, turi parengti projekto biudžeta, ir, kai ji patvirtina projekto r+m+jai, | |
1075 | tvarkyti ji. | |
1076 | Pinigai, kaip žinia, dažnai buna karštu diskusiju objektas. Iš projektu | |
1077 | vykdytoju reikalaujama padaryti kuo daugiau mažesn+mis sanaudomis. Prašyti | |
1078 | daugiau pinigu projekto eigoje n+ra malonus reikalas. Tod+l projektui reikalingos | |
1079 | l+šos tur+tu buti suplanuotos kiek galima geriau. Projekto pradžioje ta padaryti yra | |
1080 | sunku, taciau yra keletas budu ir priemoniu, padedanciu geriau suplanuoti projekto | |
1081 | biudžeta. | |
1082 | Ištekliu planavimas – tai projektui ivykdyti reikalingu ištekliu tipo | |
1083 | nustatymas ir ju paskyrimas kiekvienam projekto darbui. Kainos vertinimas yra | |
1084 | projektui reikalingu ištekliu kainos nustatymo procesas. Yra trys kainos ivertinimo | |
1085 | budai: analogiškasis, parametrinio modeliavimo ir pavyzdinis. | |
1086 | L+šos numatomos kiekvienam projekto etapui. Projekto biudžeto stovis | |
1087 | kiekvieno etapo pradžioje vadinamas biudžeto pradiniu tašku (cost baseline). Min+ti | |
1088 | klausimai yra nagrin+jami šiame mokymo medžiagos skyriuje. | |
1089 | 5.1. Ištekliu planavimas | |
1090 | Pirmasis projekto kainos planavimo žingsnis yra ištekliu planavimas. Jis | |
1091 | apima darbuotojus, iranga ir medžiagas, ju kiekius (pvz., 20 žmogaus valandu, 3 | |
1092 | serveriai, kt.). | |
1093 | Ištekliu planavimo pradžioje reik+tu peržiur+ti projekto apimties apraša, | |
1094 | darbu saraša (WBS) ir pasidom+ti, kur galima butu gauti informacijos apie anksciau | |
1095 | vykdytu panašiu projektu išteklius. Tokios informacijos tur+jimas gali pad+ti | |
1096 | teisingai ir greiciau suplanuoti jusu projektui reikalingus išteklius. Taip pat gali buti | |
1097 | naudinga peržiur+ti organizacijos specifines ištekliu skyrimo projektams taisykles | |
1098 | (pvz., taisykl+s gali reikalauti vadovyb+s leidimo, norint kažkuriam laikui darbams | |
1099 | pasitelkti kito padalinio darbuotojus). | |
1100 | 5.1.1. Ištekliu tipai | |
1101 | Tai darbuotojai, iranga ir medžiagos. | |
1102 | Darbuotojai. Tai reikiamos kvalifikacijos ir sugeb+jimu žmon+s. Taciau | |
1103 | apibudinti reikiamu savybiu žmogu gali buti sunkoka. Ieškant tokiu žmoniu | |
1104 | 34 | |
1105 | prašoma nurodyti konkrecius sugeb+jimus, kokiuose ankstesniuose projektuose teko | |
1106 | dirbti, kokios trukm+s stažas, kt. | |
1107 | Iranga. Tai gali buti pati ivairiausia iranga: specializuota testavimo iranga, | |
1108 | serveriai, papildomi asmeniniai kompiuteriai programuotojams, kt. Kai kurio tipo | |
1109 | irangos pristatymo gali tekti laukti nemažai laiko nuo paraiškos iteikimo. | |
1110 | Jei kuriama nauja programin+ iranga ir ja planuojama leisti organizacijoje | |
1111 | esanciame serveryje, reik+tu pasitikrinti tokios prielaidos teisingumu. Net jeigu | |
1112 | serveryje duotu metu yra laisvos erdv+s, ji gali buti suplanuota kitai, o ne jusu | |
1113 | kuriamai programinei irangai. Arba, jei jus numatote intensyvu sukurtos irangos | |
1114 | testavima, pasitikrinkite, ar tur+site prieiga prie esamos testavimo irangos, ar jusu | |
1115 | projektui reik+s specialios irangos. | |
1116 | Kai kuriems projekto darbams, pvz., produkto kurimo, testavimo, pristatymo | |
1117 | gav+jui, atlikti reikia numatyti specialios irangos reikalinguma, ypac nesusijusios su | |
1118 | IT. Jei projekto darbu grafike numatytas sukurto produkto pri+mimo testavimas, kuri | |
1119 | atliks užsakovas, išsiaiškinkime, kaip jis bus atliekamas. Ar yra nurodyta vieta, kur | |
1120 | bus testuojama, ar toje vietoje yra testui atlikti reikalinga iranga? | |
1121 | Medžiagos. Tai labai plati savoka, apimanti darbui reikalinga pagalbine | |
1122 | programine iranga, el. energija, vandeni, kitokius projektui vykdyti reikalingus | |
1123 | išteklius ar vartojimo reikmenis (patalpos, baldai, kompiuteriu tinklas, kanceliarin+s | |
1124 | prek+s, kt.). | |
1125 | 5.1.2. Ištekliu poreikio nustatymas | |
1126 | Projektui reikiamu ištekliu dokumentas rengiamas remiantis projekto | |
1127 | apimties aprašu, darbu sarašu (WBS) ir ištekliu tipais. Ištekliu poreikio dokumente | |
1128 | aprašomi kiekvienam projekto darbui reikalingi visu triju tipu ištekliai. | |
1129 | Ištekliu planavimo eigoje nebutina žinoti vardus žmoniu, kurie vykdys | |
1130 | konkrecius darbus. Reikia tik nurodyti specialyb+s pavadinima ar darbo apraša, | |
1131 | pvz., „web programuotojas“, „serverio administratorius“ ar kt. Kaip ir kur reik+tu | |
1132 | ieškoti reikiamu žmoniu, rašoma v+liau „6. Darbuotoju grup+s planavimas“ skyriuje. | |
1133 | Pareigu aprašai | |
1134 | Sprendžiant projektui reikalingu darbuotoju klausima, gali praversti | |
1135 | organizacijoje esantis pareigu sarašas, jei nra ribojama prieiga prie jo. | |
1136 | Tokiame saraše yra trumpas pareigu aprašas ir gali buti nurodytas kiekvienos | |
1137 | specialybs darbuotoju kiekis, duotu metu dirbanciu organizacijoje. | |
1138 | 35 | |
1139 | Jei tokios informacijos jus negalite gauti, reiktu panagrinti informacija | |
1140 | apie panašiuose projektuose dalyvavusius darbuotojus. Ji gali padti jums | |
1141 | ivardinti pareigas ar specialistus, reikalingus jusu projektui. | |
1142 | Irangos ir medžiagu aprašai | |
1143 | Jusu organizacijoje tipinio irangos ir medžiagu sarašo, kaip kad pareigu | |
1144 | sarašas, gali ir nebuti. Tod+l ivardinti reikiama iranga tenka patiems projekto grup+s | |
1145 | nariams. Pradedant projekta jie dažniausiai turi asmeninius kompiuterius, telefonus, | |
1146 | kanceliarines medžiagas, kt. Kai kuriais atvejais dali projekto grup+s gali tekti | |
1147 | perkelti dirbti i kita vieta. Tod+l butina žinoti, ar organizacijos taisykl+s leidžia kartu | |
1148 | su darbuotoju perkelti ir jam skirta iranga, ar projekto vadovas taps atsakingas už ja. | |
1149 | Jei projekto grup+ turi buti perkelta i kita vieta, reikia žinoti, ar ten yra tinkamos | |
1150 | patalpos, ar projekto biudžete reikia numatyti išlaidas darbo vietoms irengti kitur. | |
1151 | Naujos PS kurimo projektuose gali reik+ti serveriu ar galingu kompiuteriu | |
1152 | (mainframes) jai idiegti. Jei yra nustatyta, kokios platformos kompiuteriuose ji tur+s | |
1153 | dirbti, tokio reikalavimo turi buti laikomasi. Gali buti taip, kad turima aparatin+ | |
1154 | iranga tinka jusu kuriamai PS, taciau gali tekti pirkti ir nauja. Jeigu projektas apima | |
1155 | ir naujos aparatin+s irangos pirkima, jus turite pagalvoti ir apie tos irangos veikimui | |
1156 | butinus dalykus, kaip el. energijos tiekima ar ventiliacija. | |
1157 | Reikiamu ištekliu matrica | |
1158 | Ištekliu poreikio apskaitai palengvinti dažnai naudojamos tam tikros | |
1159 | priemon+s ar šablonai. Šiems tikslams rekomenduojama sudaryti reikiamu ištekliu | |
1160 | matrica. 5.1 lentel+je pateikiamas tokios matricos pavyzdys, kuriame parodyti | |
1161 | projekto darbai, jiems atlikti reikalingu ištekliu pavadinimai ir ju kiekiai. | |
1162 | Kai nustatomi kiekvienam projekto darbui reikiami ištekliai, toliau vertinama | |
1163 | šiu ištekliu isigijimo kaina. | |
1164 | 5.1 lentel+. Projektui reikiamu ištekliu matricos pavyzdys | |
1165 | Darbas Programuotojai Inžinieriai Ekonomistai | |
1166 | Techn. dokumentu | |
1167 | reng'jai Serveriai | |
1168 | A 1 | |
1169 | B 2 | |
1170 | C 3 1 | |
1171 | D 4 | |
1172 | E 1 | |
1173 | 36 | |
1174 | 5.2. Kainu vertinimas | |
1175 | Ištekliu kainos ivertinimas yra ind+lis i projekto biudžeto formavima. | |
1176 | Tikslesniam ivertinimui butina pasitelkti visus prieinamus duomenis ir priemones. | |
1177 | Ištekliu kainai ivertinti yra keltas budu: | |
1178 | - analogiškasis (analogous estimates); | |
1179 | - parametrinio modeliavimo (parametric modeling); | |
1180 | - pavyzdinis (definitive estimates). | |
1181 | Toliau pateikiama keltas minciu, kurios gali praversti vertinant ištekliu kainas. | |
1182 | 5.2.1. Kainu vertinimo budai | |
1183 | Aukšciau min+ti kainu ivertinimo budai gali buti naudojami ivairiose projekto | |
1184 | planavimo faz+se. Gali buti ir taip, kad kažkuriai faz+s daliai naudojamas vienoks | |
1185 | vertinimo budas, o kitai - kitoks. | |
1186 | Ištekliu kainu ivertinimo budu tikslumas gali svyruoti ir tod+l gali buti | |
1187 | gaunami skirtingi rezultatai. Apžvelkime tuos budus. | |
1188 | Analogiškasis vertinimas (analogous estimates) | |
1189 | Analogiškasis ištekliu kainu vertinimo budas, kaip ir darbu trukm+s | |
1190 | vertinimas projekto darbu grafiko planavimo atveju, remiasi anksciau vykdytu | |
1191 | projektu patirtimi. Kitaip jis dar vadinamas iš viršaus-žemyn (top down) arba leistinu | |
1192 | ribu (order of magnitude) vertinimo budu. Šitoks vertinimo budas projekto pradžioje | |
1193 | naudojamas grindžiant projekto poreiki ir nauda, taip pat rengiant projekto apimties | |
1194 | apraša inicijavimo faz+je, kai dar n+ra tikslesniu duomenu apie projekta. | |
1195 | Analogiškasis vertinimo budas naudoja ankstesniu projektu informacija kartu su | |
1196 | ekspertu, atsakingu už vykdomam projektui reikiamu ištekliu kainu ivertinima, | |
1197 | nuomone. Analogiškasis vertinimo budas gali buti naudojamas visam projektui, | |
1198 | atskiroms jo faz+ms ar rezultatams. Taciau jis n+ra naudojamas vertinant ištekliu | |
1199 | poreiki atskiriems darbams ar ju grup+ms (work packages). | |
1200 | Neimanoma rasti anksciau vykdyto projekto, kuris tiksliai atitiktu jusu dabar | |
1201 | vykdoma. Jei jusu vykdomas projektas nebutu unikalus, jis nebutu projektas tikraja | |
1202 | to žodžio prasme (prisiminkime, kad projektas – tai veiklu grup+ arba veikimo | |
1203 | planas unikaliam produktui sukurti). Tod+l analogiškasis vertinimo budas n+ra | |
1204 | tikslus. | |
1205 | Analogiškojo vertinimo paklaidos gali svyruoti nuo -25% iki 75% tikrosios | |
1206 | projekto kainos. | |
1207 | 37 | |
1208 | Nežiurint to analogiškasis vertinimo budas projekto pradžioje, kol neturima | |
1209 | tikslesniu duomenu, gali buti geriausias. Ir labai svarbu, kad su projektu susije | |
1210 | asmenys suprastu, jog toks vertinimas negali buti tikslus. | |
1211 | Parametrinis modeliavimas (parametric modeling) | |
1212 | Parametriniame modeliavime projektui reikiamu ištekliu kainoms | |
1213 | apskaiciuoti naudojami matematiniai modeliai. Jo tinkamumas kainoms vertinti | |
1214 | priklauso nuo projekto tipo. Geriausiai parametriniai modeliai tinka statybu | |
1215 | projektuose. Naujo namo statytojai visa jo kaina ivertina parametrinio modeliavimo | |
1216 | budu, kaip viena iš parametru naudodami kvadratinio metro savikaina. | |
1217 | PS kurimo projektuose labiausiai paplites parametrinis modelis yra | |
1218 | konstruktyvusis kainos modelis (COCOMO – COnstructive COst MOdel). Jame | |
1219 | naudojami tokie parametrai, kaip PS sud+tingumas, darbo grup+s geb+jimai, PS | |
1220 | kurimo procesai, naudojami instrumentai. | |
1221 | Nemažai organizaciju turi savus parametrinius modelius. Yra ir komerciniu | |
1222 | modeliu. | |
1223 | Parametrinio modeliavimo tikslumas priklauso nuo modeliui sukurti | |
1224 | panaudotu duomenu tikslumo. Dažniausiai minimas parametrinio modelio trukumas | |
1225 | – galimyb+s keisti modelio dydi nebuvimas. | |
1226 | Informacijos apie COCOMO arba parametrinius modelius galima rasti | |
1227 | internete. | |
1228 | Pavyzdinis vertinimas (definitive estimates) | |
1229 | Pavyzdinis vertinimo budas duoda geriausia tiksluma, nes šiuo atveju | |
1230 | vertinama projekto kiekvieno darbo kaina. Pavyzdinio vertinimo paklaidos | |
1231 | dažniausiai svyruoja nuo -5% iki 10% tikrosios projekto kainos. Šis vertinimo budas | |
1232 | dar vadinamas vertinimu iš apacios i viršu (bottom up estimating). Projekto darbu | |
1233 | (WBS) ir reikiamu ištekliu sarašai yra pavyzdinio kainos vertinimo budo ieities | |
1234 | duomenys. Vertinimas pradedamas nuo žemiausio lygmens darbu ir atliekamas | |
1235 | kiekvienam darbui. Šiu visu darbu kainu suma yra viso projekto kainos ivertis. | |
1236 | Planuojant projekto darbu grafika, reik+jo ivertinti kiekvieno darbo trukme. | |
1237 | Vertinant reikiamu ištekliu kainas, butina remtis pastangu dydžiu. Tai yra ne kas | |
1238 | kita, kaip laikas, kuri žmogus turi sugaišti darbui atlikti. Šios pastangos dažniausiai | |
1239 | matuojamos žmogaus darbo valandomis. Pvz., planuojant darbu grafika buvo | |
1240 | nustatyta, kad projekto techniniu reikalavimu dokumentui parengti reikia 4 dienu. | |
1241 | Planuojant kainas reikia atsižvelgti, kiek valandu per diena žmogus skirs šiam | |
1242 | darbui. Jei skiriamos 5 val. per diena, tai pastangu dydžio min+tam darbui atlikti | |
1243 | ivertis yra 20 žmogaus darbo valandu. | |
1244 | 38 | |
1245 | Skirtumas tarp darbui atlikti reikalingo laiko ir pastangu dydžio gali atrodyti | |
1246 | painus. Taciau nereik+tu pamiršti, kad cia turime reikala su dviem iš esm+s | |
1247 | skirtingais rezultatais. Darbu trukm+s iverciai darbu grafike padeda mums nustatyti, | |
1248 | kiek gi kalendorinio laiko reik+s projektui užbaigti. Tuo tarpu pastangu dydžio | |
1249 | iverciai, kuriuos gauname projekto kainos planavimo etape, naudojami projekto | |
1250 | kainai nustatyti. Darbu grafikui sudaryti jus turite žinoti, pvz., kad kažkuriam darbui | |
1251 | atlikti reikia 2 savaiciu, o projekto kainai ivertinti jus turite žinoti, kad tam darbui | |
1252 | atlikti reikia 30 žmogaus darbo valandu. | |
1253 | 5.2 lentel+je parodytas pastangu dydžio matricos pavyzdys, atitinkantis 5.1 | |
1254 | pav. reikiamu ištekliu matrica. | |
1255 | 5.2 lentel+. Projekto pastangu dydžio matricos pavyzdys | |
1256 | Darbas Ištekliai Pastangu dydis | |
1257 | A Techn. dokumentu reng+jai (1) 20 val. | |
1258 | B Programuotojai (2) 100 val. | |
1259 | C Inžinieriai (3) 60 val. | |
1260 | C Serveriai N/A | |
1261 | D Programuotojai (4) 200 val. | |
1262 | E Ekonomistai (1) 30 val. | |
1263 | Dar vieni duomenys, kuriu reikia pavyzdiniam kainos vertinimo budui, yra | |
1264 | kiekvieno išteklio kaina (ikainiai). Darbo arba nuomojamos irangos ikainiai | |
1265 | paprastai nustatomi valandoms arba dienoms. Kitokiu ištekliu kaina gali buti | |
1266 | išreiškiama kaip mokestis (pvz., naudojimosi kokia nors sistema) ar vert+ (pvz., el. | |
1267 | energijos kilovatvaland+s, kanceliarin+s prek+s). | |
1268 | Pasirinkti teisingas kainas yra keblus uždavinys, nes medžiagu ar irangos | |
1269 | kainos laikui b+gant gali keistis. Daugelio IT projektu kainoje didžiausia dali sudaro | |
1270 | darbuotoju ar darbu kaina. Šia kaina nustatyti yra sunkiausia, nes ji svyruoja | |
1271 | priklausomai nuo darbuotoju išsilavinimo ir patirties. Jus galite tur+ti tik vidutines | |
1272 | šiu ištekliu kainas ar kainu intervala. Darbams, kuriems reikia labiau patyrusiu | |
1273 | specialistu, pasirenkami didesni ikainiai, o kur reikia mažiau patyrusiu specialistu - | |
1274 | mažesni ikainiai. | |
1275 | 5.3 lentel+je parodytas projekto kainos vertinimo pavyzdys, atitinkantis 5.1 ir | |
1276 | 5.2 lenteliu duomenis. | |
1277 | 39 | |
1278 | 5.3 lentel+. Projekto kainos vertinimo pavyzdys | |
1279 | Darbas Ištekliai Pastangu dydis Kaina, ikainis Visa kaina | |
1280 | A Techn. dokumentu | |
1281 | reng+jai (1) | |
1282 | 20 val. 30 Lt/val 600 Lt | |
1283 | B Programuotojai (2) 100 val. 50 Lt/val 5 000 Lt | |
1284 | C Inžinieriai (3) 60 val. 40 Lt/val 2 400 Lt | |
1285 | C Serveriai N/A 50 000 Lt 50 000 Lt | |
1286 | D Programuotojai (4) 200 val. 50 Lt/val 10 000 Lt | |
1287 | E Ekonomistai (1) 30 val. 60 Lt/val 1 800 Lt | |
1288 | Iš viso: 69 800 Lt | |
1289 | 5.2.2. Vertinimo rekomendacijos | |
1290 | Šaukime projekto darbo grup?s pasitarimus. Detalus projekto kainos ivertis | |
1291 | gaunamas nustatant kiekvieno darbo kaina ir sumuojant jas. Šiame vertinimo | |
1292 | procese jus galite neapsižiur+je praleisti kai kuriuos darbus. | |
1293 | Ar projekto grupei reikalingi specialus mokymai? Jei projekte kuriama PS, ar | |
1294 | reikia planuoti išvykas pas užsakova, ar sukurta PS galima bus idiegti nuotoliniu | |
1295 | budu. | |
1296 | Projekto grup+s pasitarimuose tur+tu buti aptariamos ivairios projekto | |
1297 | išlaidos, kas padeda išvengti galimu klaidu. | |
1298 | Gerai suvokime naudojama kainos vertinimo buda. Projekto kainos ivertis | |
1299 | sensta labai greitai. Kadangi nuo to apsisaugoti neimanoma, reik+tu labai aiškiai | |
1300 | suprasti naudojama vertinimo buda. | |
1301 | Jeigu projekto kaina vertinama analogiškuoju budu ir remiamasi ankstesniu | |
1302 | panašiu projektu, butina gerai išsiaiškinti, kokio dydžio paklaida galima padaryti. | |
1303 | Butina atkreipti d+mesi i kiekviena reikšmingesnio kainu skirtumo tarp jusu | |
1304 | planuojamo ir ankstesnio projekto, kuriuo remiat+s atlikdami vertinimus, priežasti. | |
1305 | Naudokime koki nors prieinama šablona. Daug organizaciju turi projektu | |
1306 | kainoms vertinti skirtus šablonus ar lenteles. Stenkim+s naudoti juos. Matydami | |
1307 | juose visus galimus l+šu šaltiniu ir išlaidu kategorijas, busime labiau tikri, kad viska | |
1308 | itrauk+me i savo projekto vertinama kaina. | |
1309 | Šablonai gali buti geras kainu ar ikainiu šaltinis. Projekto vykdytoju algos | |
1310 | varijuoja priklausomai nuo pareigu ir specifin+s patirties. Organizacijoje gali buti | |
1311 | parengtos standartin+s kainos ar ikainiai projektu kainoms vertinti. | |
1312 | 40 | |
1313 | Stenkim?s gauti ivercius iš darba atliekanciu žmoniu. Projektu kainos | |
1314 | vertinimo pavyzdiniu (definitive) arba kitaip vadinamu iš apacios i viršu (bottom up) | |
1315 | budu gero tikslumo priežastis yra ta, kad ivertinamas kiekvienam projekto darbui | |
1316 | atlikti reikalingas pastangu dydis (žmogaus valandos, kt.). Gero tikslumo nebutu, jei | |
1317 | pastangu dydžio vertinima atliktu žmon+s, gerai neišmanantys tu darbu. Jei projekte | |
1318 | reik+s darbu, kurie jusu organizacijai yra nauji, jums gali reik+ti pagalbos iš išor+s ju | |
1319 | atlikimo pastangu dydžiui ivertinti. | |
1320 | Numatykime l?šas projekto grup?s nariams skatinti. Kiekvienas projekto | |
1321 | vadovas nori paskatinti geru darbu pasižym+jusius grup+s narius, skirti premijas, | |
1322 | atšvesti projekto pabaiga. Taciau ta sunku padaryti neturint tam l+šu. Ne visos | |
1323 | organizacijos projekto grupei skatinti skiria l+šas, taciau pritarimo d+l l+šu skyrimo | |
1324 | tokiems tikslams galima kreiptis i projekto r+m+jus. | |
1325 | Dokumentuokime visas prielaidas. Jei valandiniai ikainiai buvo pagristi | |
1326 | vidiniais organizacijos ištekliais, projekto kainos ivertinimo dokumente nurodykime | |
1327 | tai. IT projektams atlikti dažnai naudojami subrangovai, kurie turi kitokius | |
1328 | valandinius ikainius. Jei projekto eigoje iškyla butinumas sudaryti sandori su | |
1329 | subrangovu, butina nedelsiant kreiptis i projekto r+m+jus d+l biudžeto | |
1330 | pakoregavimo, nes atsirado kitokie kai kuriu darbu ikainiai. | |
1331 | 5.3. Projektui numatytu l?šu paskirstymas | |
1332 | Ištekliu planavimas ir kainu vertinimas dar nepavercia projektui numatytu | |
1333 | l+šu tikraisiais pinigais. Taip yra tod+l, kad organizacijos privalo laikytis formaliu | |
1334 | proceduru, skirdamos finansus projektams. | |
1335 | Projekto vadovas ivertinta projekto kaina perduoda organizacijos biudžeto | |
1336 | tvarkytojams. Vadovyb+ patvirtina projektui vykdyti prašoma suma, ir ji tampa | |
1337 | organizacijos biudžeto dalimi. Toliau sudaromas projekto biudžetas (samata), kur | |
1338 | visam projektui patvirtintos l+šos, remiantis kainu iverciais, darbu sarašu (WBS) ir | |
1339 | darbu grafiku, paskirstomos atskiriems projekto darbams. Grupei prad+jus vykdyti | |
1340 | projekta, tikrosios išlaidos daromos laikantis biudžete nustatytu dydžiu ir numatytu | |
1341 | laiku. | |
1342 | Projekto biudžetas padeda orientuotis, kokio dydžio išlaidos gali buti daromos | |
1343 | kiekvieno tipo ištekliams numatytais laikotarpiais. Dažniausiai biudžetas | |
1344 | padalinamas m+nesiais. | |
1345 | Žinoti (apr+pti) visus su projekto biudžetu susijusius klausimus (punktus) | |
1346 | n+ra lengva, ypac kai esi atsakingas už jums patik+tus išteklius. Prieš prad+dami | |
1347 | 41 | |
1348 | projekto darbus susipažinkite su jusu organizacijoje galiojanciomis taisykl+mis. | |
1349 | Reik+tu išsiaiškinti šiuos klausimus, susijusius su projektu biudžeto tvarkymu: | |
1350 | - ar visos projekto išlaidos pateiktos tvirtinti projekto vadovui? | |
1351 | - ar projekto vadovas turi tvirtinti projekto grup+s nariu tabelius (timesheets)? | |
1352 | - ar projekto vadovas turi gauti savaitines ataskaitas apie projekto vykdymui | |
1353 | sugaištas darbo valandas? | |
1354 | - ar yra kainu ar kiekiu kategorijos, d+l kuriu reik+tu gauti projekto r+m+jo ar | |
1355 | užsakovo leidima? | |
1356 | Turint atsakymus i šiuos klausimus, v+liau galima išvengti problemu ir | |
1357 | painiavos projekte. | |
1358 | Projekto išlaidu sekimas ne visada yra projekto vadovo pareiga. Kadangi buvo | |
1359 | pateikti kainu iverciai ir sudarytas projekto biudžetas, išlaidas iš tikruju seka | |
1360 | centrinis organizacijos padalinys (buhalterija ar finansu skyrius). Kai kurios | |
1361 | organizacijos turi programu valdymo padalinius (PMO – Program Management | |
1362 | Office), kurie stebi visu tos organizacijos projektu biudžetus. | |
1363 | 5.3.1. Biudžeto sudarymas | |
1364 | Projekto biudžetas rengiamas remiantis patvirtintu kainos iverciu ir darbu | |
1365 | grafiku. Taciau prieš leisdamiesi i projekto biudžeto rengimo detales, atkreipkime | |
1366 | d+mesi i du savarankiškus fondus, kurie gali buti biudžete. | |
1367 | Specialusis fondas (nenumatytoms išlaidoms) ir vadovo rezervinis fondas yra | |
1368 | du ypatingi finansavimo šaltiniai, kurie naudojami kai kuriose organizacijose. Šie | |
1369 | fondai skiriami ne visiems projektams. Jeigu jusu organizacijoje naudojamas kuris | |
1370 | nors iš šiu fondu, jus turite žinoti ju skyrimo ir igaliojimu naudotis jais gavimo | |
1371 | taisykles. | |
1372 | Specialusis fondas. Tai pinigu kiekis, atskirai paskirtas projektui, kuriuos | |
1373 | galima naudoti nenumatytoms pradin+s apimties projekto išlaidoms, kurios nebuvo | |
1374 | ivardintos planavimo metu. N+ra taisykliu, laikantis kuriu galima butu apibr+žti | |
1375 | specialiojo fondo dydi. Taciau organizacijos, pritariancios tokio fondo buvimui, | |
1376 | perveda i ji keleto procentu nuo visos projekto kainos suma. | |
1377 | Specialiojo fondo skyrimu siekiama sudaryti geresnes galimybes projekto | |
1378 | rizikos klausimams spresti. Jie dažniausiai naudojami priešakiniuose projektuose. | |
1379 | Vertinant pastaruju kaina n+ra galimyb+s remtis ankstesniu projektu patirtimi | |
1380 | (panašiu projektu n+ra buve), tod+l paklaidos gali buti didesn+s, be to žmoniu | |
1381 | patirtis tokiose priešakin+se srityse gali buti maža. | |
1382 | 42 | |
1383 | Dažniausiai projekto vadovui suteikiami igaliojimai naudoti specialiojo fondo | |
1384 | l+šas. | |
1385 | Vadovo rezervinis fondas | |
1386 | Vadovo rezervinis fondas – tai pinigu suma, kuria skiria organizacijos | |
1387 | vadovyb+ ateities situacijoms spresti (išeinant už pradin+s apimties projekto ribu), | |
1388 | kuriu nebuvo galima numatyti rengiant projekto kainos iverti. Kaip ir specialiojo | |
1389 | fondo atveju, vadovo rezervinio fondo dydis yra kažkoks procentas nuo visos | |
1390 | projekto kainos. | |
1391 | Skirtuma tarp specialiojo fondo ir vadovo rezervinio fondo sudaro tai, kas gi | |
1392 | jais gali disponuoti. Pastaruoju fondu projekto vadovas gali pasinaudoti tik gaves | |
1393 | vadovyb+s patvirtinima. | |
1394 | Projekto biudžeta organizacijos finansu skyrius paprastai padalina i specifines | |
1395 | kategorijas: darbo užmokescio, samdomo darbo, aparatin+s irangos, programin+s | |
1396 | irangos, kelioniu, mokymo ir medžiagu. | |
1397 | Vienose organizacijose ju finansu skyriu atstovai padeda sudaryti projektu | |
1398 | biudžetus. Kitose, ypac mažesn+se organizacijose už projekto biudžeto sudaryma | |
1399 | gali buti atsakingas projekto vadovas. Bet kuriuo atveju projekto vadovui reik+tu | |
1400 | susipažinti su organizacijoje naudojamomis biudžeto daliu kategorijomis, kad žinotu | |
1401 | kaip yra klasifikuojami projekto ištekliai. | |
1402 | Dažniausiai biudžetai buna lentel+s pavidalo, padalinti m+nesiais ar metu | |
1403 | ketvirciais. | |
1404 | 5.4 lentel+je parodytas projekto biudžeto pavyzdys. Jame panaudoti 5.3 | |
1405 | lentel+s duomenys, laikant, kad projekto trukm+ yra trys m+nesiai. | |
1406 | 5.4 lentel+. Projekto biudžeto pavyzdys | |
1407 | Sausis Vasaris Kovas Suma | |
1408 | Darbo užmokestis 600 Lt 1 200 Lt 3 000 Lt 4 800 Lt | |
1409 | Samdomas darbas | |
1410 | (programuotojai) | |
1411 | 5 000 Lt 5 000 Lt 5 000 Lt 15 000 Lt | |
1412 | Aparatin+ iranga (serveris) 50 000 Lt 50 000 Lt | |
1413 | Iš viso: 69 800 Lt | |
1414 | Projekto biudžetas yra naudojamas nustatant l+šas etapu pradžiai (cost | |
1415 | baseline), kas padeda valdyti projekto eiga. | |
1416 | 43 | |
1417 | 5.3.2. Biudžeto pradiniai taškai (cost baseline) | |
1418 | Sudaryta projekto biudžeta tur+tu peržiur+ti projekto grup+. Priklausomai nuo | |
1419 | to, kas iš tikruju reng+ biudžeta, galbut geriau butu, kad biudžeta peržiur+tu | |
1420 | organizacijos finansu skyriaus atstovas. Projekto grup+ tur+tu žinoti kritinius darbu | |
1421 | grafiko ir biudžeto taškus. Visi klausimai d+l biudžeto l+šu skirstymo i kategorijas | |
1422 | (darbo užmokesciui, irangai, kt.) ir kaip l+šos yra paskirstytos laike tur+tu buti | |
1423 | žinomi grup+s nariams. | |
1424 | Kai projekto grup+ peržiuri biudžeta, nustatomos l+šos kiekvieno etapo | |
1425 | pradžiai. Tai biudžeto kopija prieš pradedant projekto darbus, kas yra labai panašu i | |
1426 | darbu grafiko pradinius taškus. L+šu etapo pradžioje žinojimas padeda projekto | |
1427 | eigoje sekti, ar daromos išlaidos atitinka planuotasias. Jos taip pat naudojamos | |
1428 | peržiurint tolesniu (likusiu etapu) projekto darbu kainas, remiantis jau padarytomis | |
1429 | išlaidomis ir likusiu darbu planuota kaina. L+šos etapo pradžioje atspindi visas l+šas, | |
1430 | kurios buvo numatytos projekto kainos vertinimo eigoje, išskyrus specialiojo fondo ir | |
1431 | vadovo rezervinio fondo l+šas. | |
1432 | Projekto vadovas turi informuoti projekto r+m+jus apie panaudotas l+šas ir | |
1433 | likusias etapu pradžioje. Vieni projekto r+m+jai gali nor+ti žinoti finansine pad+ti | |
1434 | tik viso projekto pradžioje, kiti gali nor+ti žinoti kiekviename projekto etape | |
1435 | padarytas išlaidas. Projekto etapuose išlaidos daromos laikantis biudžete numatytu | |
1436 | kontroliniu tašku (targets). | |
1437 | 5.3.3. Biudžeto kontroliniai taškai (budget targets or milestones) | |
1438 | Projektu biudžetai paprastai sudaromi taip, kad atitiktu organizacijos finansu | |
1439 | skyriaus reikalavimus. Jei biudžeto l+šu kategorijos ar m+nesin+s ataskaitos teikia | |
1440 | neblogas projekto l+šu leidimo detales, tai dar ne vienintel+s ar geriausios | |
1441 | priemon+s biudžetui valdyti. | |
1442 | Projektu vadovams gali tekti teikti ataskaitas apie išlaidas projektu etapu | |
1443 | metu. Tod+l reik+tu nusistatyti išlaidu apskaitos kontrolinius taškus, atitinkancius | |
1444 | projekto etapu pabaigas. | |
1445 | 5.3.4. Irankis - projektu valdymo programin? iranga | |
1446 | Kaip ir projekto darbu grafikui sudaryti ar projekto kainai ivertinti, taip ir | |
1447 | projekto biudžetui sudaryti gali buti naudojama speciali projektu valdymo | |
1448 | programin+ iranga, pvz., Microsoft Project. | |
1449 | 44 | |
1450 | 6. Projekto grup?s planavimas | |
1451 | Projekto kainos planavimo etape kalbant apie žmogiškuosius išteklius buvo | |
1452 | akcentuojama darbuotoju specialyb+, kokius darbus jie tur+tu mok+ti dirbti. Ten dar | |
1453 | nebuvo kalbama apie konkrecius žmones, apie ju darbo organizavima. | |
1454 | Projekto grup+s planavimas apima jos nariu pareigu ir atsakomybiu, tinkamos | |
1455 | atsiskaitymo už darbus grup+je schemos ir darbuotoju teisiu nustatyma, žmoniu | |
1456 | itraukima i projekta nustatytam laikotarpiui. Projekto grup+s planavimo rezultatas – | |
1457 | tai nustatyta grup+s organizacin+ struktura ir kur ieškosime projektui vykdyti | |
1458 | reikiamu specialistu. V+liau, laikui b+gant, kartais tenka rupintis ir darbo našumo | |
1459 | k+limo klausimais, spresti darbuotoju kaitos problemas. | |
1460 | 6.1. Projekto grup?s organizacin?s strukturos planavimas | |
1461 | Valdyti žmoniu grupe, kuriai pavesta sukurti unikalu produkta per nustatyta | |
1462 | laika (prisiminkime projekto savokos apibr+žima), n+ra lengva užduotis. Kiekvienas | |
1463 | grup+s narys turi aiškiai suvokti savo pareigas ir žinoti, kam ir kaip jis turi | |
1464 | atsiskaityti už savo darba. Taip pat grup+s nariai ir projekto akcininkai turi žinoti, | |
1465 | kokia bus grup+s organizacin+ struktura. Jei jus turite maža, pvz., 10 IT specialistu | |
1466 | dydžio grupe, jos nariu atsiskaitymo už darba struktura, be abejo, smarkiai skiriasi | |
1467 | nuo strukturos, kai grupe sudaro 200 žmoniu ir kurie dirba skirtingose | |
1468 | organizacijose, isikurusiose keliuose miestuose. | |
1469 | Kitas svarbus klausimas, turintis itakos projektui, yra reikiamu specialistu | |
1470 | (kadru, personalo) suradimas. Cia tenka atsižvelgti i darbuotoju sajungu | |
1471 | susitarimus, organizaciju vidaus taisykles, projekto grup+s prioritetus, grup+s nariu | |
1472 | žinias. | |
1473 | Projekto grup+s organizacin+s strukturos planavimo metu nagrin+jamos | |
1474 | ivairios sasajos, kurios gali tur+ti itakos grup+s valdymui, nustatomos nariu pareigos | |
1475 | ir atsakomyb+s, organizacin+ grup+s struktura, parengiamas darbuotoju | |
1476 | komplektavimo valdymo planas. | |
1477 | Projekto sasajos | |
1478 | Ivairiu projekto sasaju žinojimas labai pravercia formuojant projekto darbo | |
1479 | grupe ir ateityje valdant ja. | |
1480 | Organizacin,s sasajos. Tai i projekta itrauktu organizacijos departamentu | |
1481 | savitarpio santykiai, kuriuos butina valdyti. Yra ivairus budai projekto grup+s | |
1482 | 45 | |
1483 | susirinkimams organizuoti, grižtamajam ryšiui su grup+s nariais palaikyti, | |
1484 | informuoti apie projekto sriciu stovi, ypac jei jos valdomos skirtingai. | |
1485 | Technin,s sasajos. Šios sasajos – tai nuorodos, kaip turi buti atlikti | |
1486 | techniškieji darbai. Pvz., nauja PS kuriantys žmon+s turi suprasti ir realizuoti sasajas | |
1487 | su egzistuojanciomis sistemomis arba darbine platforma, kurioje turi veikti sukurta | |
1488 | PS. | |
1489 | Sasajos tarp darbuotoju. Tai atsiskaitymo už darbus santykiai tarp projekto | |
1490 | grup+s nariu (kas ir kam turi teikti ataskaitas). Idealus atvejis, kai darbe nekyla | |
1491 | konfliktu ar nesutarimu. Realiai gyvenime projekto vadovas turi buti pasirenges | |
1492 | šalinti nesutarimus tarp grup+s nariu. Žinios apie žmogaus ankstesnius konfliktus | |
1493 | gali tur+ti itakos sudarant projekto darbo grupe. | |
1494 | Projekto grup+s organizacin+s strukturos planavimo pagrindiniai ieities | |
1495 | duomenys yra ištekliu planavimo dokumentai, kurie buvo parengti projekto kainos | |
1496 | planavimo metu. Ištekliu poreikio matrica arba kiti ištekliu planavimo dokumentai | |
1497 | gali buti naudojami nustatant projekto grup+s nariu pareigas ir atsakomybes. | |
1498 | Pareigos ir atsakomyb?s | |
1499 | Pareigu ir atsakomybiu dokumente surašomos kiekvienos grupel+s ar | |
1500 | kiekvieno grup+s nario pareigos ir atsakomyb+. I tokio dokumento rengima kartais | |
1501 | itraukiamas ir projekto pagrindinis r+m+jas (sponsorius). Šio darbo metu | |
1502 | išsiaiškinami r+m+ju suteikiami igaliojimai projekto vadovui. | |
1503 | Tokio dokumento pavidalas gali buti ivairus: lentel+, sarašas, kt. | |
1504 | Laikui b+gant pareigos ir atsakomyb+ gali keistis. Nepamirškime laiku | |
1505 | atnaujinti šio dokumento. | |
1506 | Projekto grup?s organizacin?s strukturos schema | |
1507 | Tokia schema ne tik suteikia vaizdumo, bet joje galima ižiur+ti ir tai, kas kam | |
1508 | tur+tu teikti ataskaitas. Mažose projektu grup+se ataskaitos dažnai teikiamos tiesiai | |
1509 | projekto vadovui. 6.1 pav. parodytas projekto organizacin+s schemos pavyzdys. | |
1510 | Darbuotoju grup?s komplektavimo valdymo planas | |
1511 | Šiame plane surašoma visa projektui reikalingu darbuotoju rinkimo | |
1512 | informacija. Nurodoma, kada žmon+s bus priimti ir kada bus atleisti, taip pat ka | |
1513 | veiks, ypac jei jie bus priimti ne visam projekto laikui. Projektu vadovas turi žinoti | |
1514 | savo organizacijos taisykles, susijusias su darbuotoju pri+mimu ir atleidimu. | |
1515 | Jei jusu projekte numatomos sud+tingos sasajos, nesvarbu, organizacin+s, | |
1516 | technin+s ar tarp darbuotoju, reikia dokumentuoti, kaip numatote jas valdyti. | |
1517 | 46 | |
1518 | Darbuotoju komplektavimo valdymo planas gali buti ivairaus sud+tingumo. | |
1519 | Reik+tu pasidom+ti, ar jusu organizacijoje n+ra šios srities standartu ar šablonu. | |
1520 | 6.2. Projekto grup?s sudarymas | |
1521 | Projektui reikiamu darbuotoju atrankos budai, kuriuos naudoja projektu | |
1522 | vadovai, yra labai ivairus. Geriausia, kai projektu vadovas apklausia | |
1523 | pageidaujancius dirbti projekto grup+je ir turi igaliojimus priimti tinkancius. Taciau | |
1524 | dažnai projektu vadovas turi tartis su savo organizacijos funkciniu padaliniu | |
1525 | (technikos, ekonomikos, teis+s, kt.) vadovais, prašydamas skirti atitinkamos | |
1526 | specialyb+s darbuotoja i projekto grupe. | |
1527 | Pretendentu i projekto grupe apklausa | |
1528 | Projekto vadovo galimyb+s ar itaka atrenkant reikiamus darbuotojus priklauso | |
1529 | nuo organizacijoje esanciu taisykliu. Jei jusu organizacija yra matricinio arba | |
1530 | projektinio tipo, projekto vadovas turi daugiau galiu pasirenkant darbuotojus. Jei | |
1531 | numatomi pokalbiai su kiekvienu pretendentu i projekto grupe, tai reik+tu parengti | |
1532 | jiems klausimus ir numatyti veiksnius, kuriais remiantis bus priimami sprendimai. | |
1533 | Rekomenduojamos klausimu grup+s ir klausimai yra tokie: | |
1534 | a) darbo igudžiu grup+: | |
1535 | - ar asmuo yra apmokytas ir turi patirties reikiamiems darbams atlikti; | |
1536 | - ar turimos patirties lygis yra pakankamas tiems darbams atlikti; | |
1537 | b) darbo projektuose patirtis: | |
1538 | - ar asmuo anksciau yra dirbes projektu grup+se; | |
1539 | - kokio tipo projektuose teko dirbti; | |
1540 | - kokias pareigas už+m+ ankstesniuose projektuose; | |
1541 | Projekto vadovas | |
1542 | Diegimo darbu | |
1543 | ved'jas | |
1544 | Testavimo darbu | |
1545 | ved'jas | |
1546 | Programavimo | |
1547 | darbu ved'jas | |
1548 | 1 programuotojas | |
1549 | 2 programuotojas | |
1550 | 3 programuotojas | |
1551 | 1 tikrintojas | |
1552 | 2 tikrintojas | |
1553 | 1 vietos dieg'jas | |
1554 | 2 vietos dieg'jas | |
1555 | 3 vietos dieg'jas | |
1556 | 6.1 pav. Projekto grup+s organizacin+s schemos pavyzdys | |
1557 | 47 | |
1558 | c) bendravimo su žmon+mis igudžiai: | |
1559 | - ar asmuo sugeba dirbti grup+je; | |
1560 | - ar geri asmens bendravimo raštu ir žodžiu igudžiai; | |
1561 | - kokios yra stipriosios ir silpnosios kandidato savyb+s. | |
1562 | Tai tik pradinis klausimu sarašas. Priklausomai nuo projekto specifikos, | |
1563 | galimi klausimai ir iš kitokiu sriciu. | |
1564 | Tarimasis su organizacijos funkciniu padaliniu vadovais | |
1565 | Tradicin+s strukturos organizacijose projektu vadovams tenka tartis su | |
1566 | organizacijos funkciniu padaliniu vadovais ieškant projektui reikiamu darbuotoju. | |
1567 | Priklausomai nuo to, kaip organizacijoje tvarkomi darbuotoju klausimai, projekto | |
1568 | vadovas gali tur+ti arba netur+ti galimyb+s apklausti potencialiu kandidatu i | |
1569 | projekto grupe. Bet netgi tuo atveju, kai kandidatai apklausiami, tenka tartis su | |
1570 | funkciniu padaliniu vadovais, priimant galutini sprendima d+l ju skyrimo i projekto | |
1571 | grupe. | |
1572 | Funkciniu padaliniu vadovai nori žinoti, ar ju darbuotojas projekte reikalingas | |
1573 | visam ar tik daliai etato. Jeigu projekto vykdymui priimamas žmogus, kuris turi | |
1574 | isipareigojimu kituose darbuose, butina išsiaiškinti, kiek valandu per diena jis gal+s | |
1575 | skirti jusu projektui. | |
1576 | Matricinio tipo organizacijose, kur projekto grup+s nariai gali tur+ti keleta | |
1577 | viršininku (pvz., funkcinio padalinio, kuriam jis priklauso, vadova ir projekto | |
1578 | vadova), labai svarbu išsiaiškinti grup+s nariu atskaitomyb+s klausima. Grup+s | |
1579 | narys už tam tikrus rezultatus turi buti atskaitingas tik vienam vadovui. | |
1580 | Darbo našumo ivertinimas yra dar viena tema, kuria, priimant darbuotojus i | |
1581 | projekto grupe, turi apsvarstyti projekto vadovas ir funkciniu padaliniu vadovai. | |
1582 | Projekto vadovas tur+tu inicijuoti pasitarimus su kiekvieno susijusio funkcinio | |
1583 | padalinio vadovu, kad aptartu darbuotoju skyrimo klausimus ir priimtu nutarimus. | |
1584 | Funkciniuose padaliniuose dažnai buna didelis darbuotoju kiekis, ir ju vadovai | |
1585 | nuolatos yra prašomi skirti žmones i projektu grupes. Projekto vadovas, eidamas i | |
1586 | tokius pasitarimus, turi buti aiškiai apsibr+žes savo poreikius ir tur+ti derybu su | |
1587 | funkciniu padaliniu vadovais plana. Keletas patarimu, kad šie procesai butu | |
1588 | sklandesni: | |
1589 | a) pasitarimus su kiekvieno funkcinio padalinio vadovu reik+tu rengti | |
1590 | skirtingu laiku. Kalb+damasis su funkciniu padaliniu vadovais atskirai, projekto | |
1591 | vadovas gali geriau susifokusuoti ties savo projekto atitinkamais poreikiais ir geriau | |
1592 | išnaudoti padalinio vadovo laika. Svarstomi klausimai turi buti aiškiai suformuluoti | |
1593 | ir jiem aptarti turi buti skirta pakankamai laiko; | |
1594 | 48 | |
1595 | b) žinokite asmenis, kurie gal+tu pad+ti jums formuojant projekto grupe. | |
1596 | Gerai atlikite savo namu darbus ir susipažinkite su žmon+mis, kurie pristato | |
1597 | medžiaga kiekvieno funkcinio padalinio vadovui. Naudokite savo parengta | |
1598 | darbuotoju komplektavimo valdymo plana, pareigu ir atsakomybiu lenteles, kt., | |
1599 | prašydami reikiamu specialistu; | |
1600 | c) numatykite asmenis, kuriu prašysite pas kiekviena funkcinio padalinio | |
1601 | vadova. Jei jums reikia specifiniu sugeb+jimu žmogaus, funkcinio padalinio vadovui | |
1602 | ivardinkite konkretu asmeni ir priežastis, kod+l jo reikia. Bukite pasirenge trumpai | |
1603 | pristatyti projekta, jo strategine svarba ir svarba žmoniu iš to funkcinio padalinio. | |
1604 | Tur+kite atsargini plana, jei negaunate jums reikiamu žmoniu, bukite pasirenge | |
1605 | deryboms; | |
1606 | d) pirmiausia prašykite labiausiai reikalingu žmoniu. | |
1607 | Laikydamiesi aukšciau išvardintu patarimu, galbut ne visada gausite norimus | |
1608 | žmones i projekto grupe, taciau tai padeda igyti pasitik+jima funkciniu padaliniu | |
1609 | vadovu tarpe, jei savo prašymus teiksime kvalifikuotu lygiu. Kokie susitikimo | |
1610 | rezultatai bebutu, išlaikykime gerus santykius su funkciniu padaliniu vadovais. Ju | |
1611 | gali prireikti ateities projektams. | |
1612 | Kiti darbuotoju grup?s komplektavimo scenarijai | |
1613 | Gali buti atveju, kai galimybiu der+tis d+l reikiamu darbuotoju n+ra. Pvz., yra | |
1614 | tik vienas jums reikiamu sugeb+jimu žmogus. Arba projekto r+m+jai gali nor+ti | |
1615 | paskirti i projekto grupe tam tikrus žmones. Toks projekto grup+s nariu paskyrimas | |
1616 | gali buti ir geras, ir blogas reikalas. | |
1617 | Dar vienas projekto grup+s formavimo budas – tai reikiamu specialistu | |
1618 | samdymas iš išor+s, jei tokiu n+ra jusu organizacijoje. | |
1619 | 6.3. Projekto grup?s darbo gerinimas (našumas, kt.) | |
1620 | 6.4. Projekto grup?s valdymas (keitimai, kt.) | |
1621 | 49 | |
1622 | 7. Kokyb?s planavimas | |
1623 | Projekto kokyb+s valdymas apima kokyb+s rodikliu ir tikslu apibr+žimo, | |
1624 | žmoniu atsakomyb+s nustatymo darbus. Tai tur+tu užtikrinti, kad sukurtas | |
1625 | produktas atitiks numatytus reikalavimus. Bendrajame projekto plane kokyb+s | |
1626 | valdymo klausimai dažnai pamirštami ar ignoruojami. Projekto grup+s geri norai | |
1627 | sukurti kokybiška produkta dar nereiškia, kad taip ir bus. Kiekvienas iš musu | |
1628 | kokybe suprantame ivairiai. Jeigu iš anksto nebusime apsibr+že kokyb+s | |
1629 | reikalavimu, tai projekto eigoje sunku bus ivertinti sukurto produkto kokybe. | |
1630 | Kokyb+s valdymas apima kartais sunkiai suprantamus dalykus. Jie | |
1631 | nagrin+jami ivairiose programose, kaip, pvz., bendrasis kokyb+s valdymas (TQM – | |
1632 | Total Quality Management), „Six Sigma“, ISO 9000 standarte. | |
1633 | Svarbiausias kokyb+s planavimo komponentas yra organizacijoje priimtos | |
1634 | kokyb+s taisykl+s (nuostatos, politika). Projekto vadovui reik+tu išsiaiškinti, ar toks | |
1635 | dokumentas yra jo organizacijoje. Jeigu yra, tai reik+tu peržiur+ti jame nurodytus | |
1636 | kokyb+s standartus ir išsiaiškinti, kaip tuos standartus reik+tu taikyti jusu projektui. | |
1637 | Jei remiat+s organizacijoje priimtomis kokyb+s taisykl+mis, peržiur+kite jas drauge | |
1638 | su grup+s nariais, projekto akcininkais ir isitikinkite, kad visi tas taisykles žino. Šias | |
1639 | taisykles butinai nurodykite jusu projekto kokyb+s valdymo plane. | |
1640 | Butu nepraktiška, jei, siekdami kokyb+s, tikrintume kiekviena projekto plane | |
1641 | numatyta darba. Yra keletas instrumentu ir budu, kurie padeda projektu vadovams | |
1642 | apsispresti, ka ir kaip reik+tu matuoti, kad sukurtas produktas butu kokybiškas. | |
1643 | Priimti sprendimai kokyb+s matavimo klausimais turi buti užfiksuoti projekto | |
1644 | kokyb+s valdymo plane. | |
1645 | 7.1. Kokyb?s planavimo priemon?s ir budai | |
1646 | Naturalu, kad projektu vadovai kelia sau klausima, kokius gi kokyb+s | |
1647 | užtikrinimo darbus reik+tu itraukti i projekta. Tam visu pirma butina apibr+žti tas | |
1648 | projekto veiklas, kuriose kokyb+s klausimai yra labiausiai aktualus ir kuriu itaka | |
1649 | galutiniam projekto rezultatui yra didžiausia. | |
1650 | Jusu organizacijoje esanciose kokyb+s taisykl+se gali buti nurodytos | |
1651 | priemon+s ir budai, darbu kryptys ir pastangu dydžiai, naudotini kokybiškam | |
1652 | produktui sukurti. Tai gali buti standartin+s priemon+s, sutinkamos daugelyje | |
1653 | projektu. | |
1654 | 50 | |
1655 | Pramoniniai standartai ar vyriausyb+s teis+s aktai yra kita sritis, kurios | |
1656 | projektu vadovai jokiu budu netur+tu pamiršti. Nesilaikymas ju reikalavimu gali | |
1657 | užtraukti baudas ar baudžiamuosius teismu nuosprendžius. Tokie reikalavimai gali | |
1658 | buti susije, pvz., su darbo salygu arba produkto sauga. | |
1659 | Jei n+ra nei jusu organizacijos kokyb+s taisykliu, nei kokybe reguliuojanciu | |
1660 | standartu ar teis+s aktu, jus galite naudoti keleta budu, spresdami savo projekto | |
1661 | kokyb+s klausimus. Apžvelkime keturis dažniausiai naudojamus: kainos-naudos | |
1662 | analize, produkto išbandyma, strukturine (blokine) schema ir proceso diagrama bei | |
1663 | kokyb+s kaina. | |
1664 | Kokyb?s-naudos analiz? | |
1665 | Šis budas yra naudingas planuojant kokyb+s valdyma. Reikia ivardinti tas | |
1666 | kokyb+s užtikrinimo veiklas, kurios duoda didžiausia nauda mažiausiomis | |
1667 | sanaudomis. | |
1668 | Kokyb+s teikiama nauda – tai patenkinti klientu poreikiai, mažesn+s | |
1669 | sanaudos perdarymams, mažesn+ bendroji projekto kaina. IT projektai dažnai turi | |
1670 | testavimo planus. Kainos-naudos analiz+s budas gali buti naudojamas kiekvienam | |
1671 | projekto taškui nustatyti, kuriame bus testuojama, taip pat paciam testavimo tipui | |
1672 | ivardinti. | |
1673 | Veikimo bandymas | |
1674 | Veikimo bandymas yra toks tikrinimo budas, kuriame lyginamos panašios | |
1675 | veiklos. Tai labai naudingas budas, kai yra daromi turimos sistemos pakeitimai ar | |
1676 | naujinimai (upgrade). Jei keiciama darbo aplinka, norisi žinoti ar naujoji aplinka yra | |
1677 | geresn+ už buvusia. | |
1678 | IT projektuose veikimo bandymu gali buti palyginami kuriamos sistemos ir | |
1679 | panašiu egzistuojanciu sistemu reakcijos i užklausas laikai arba atsakymu išdavimo | |
1680 | greiciai. Veikimo bandymai yra tinkamas budas kokybei nustatyti tik tuomet, kai yra | |
1681 | teisingi duomenys apie originalios sistemos galimybes ir yra pakankamai | |
1682 | panašumu, kad dvieju sistemu lyginimas butu prasmingas. | |
1683 | Strukturin? (blokin?) schema ir proceso diagrama | |
1684 | Strukturine schema paprastai atvaizduojami saryšiai tarp ivairiu projekto | |
1685 | elementu. Šitokia schema arba duomenu seku diagramos (DFD – Data Float | |
1686 | Diagram) padeda numatyti galimu problemu atsiradimo vieta ir laika. Jus galite | |
1687 | nustatyti kontrolinius taškus, kur reik+tu ivertinti tam tikru darbu rezultatu kokybe ir | |
1688 | tik po ju patikrinimo daryti kitus darbus. | |
1689 | 6.1 pav. parodyti strukturiniu schemu ir proceso diagramu pavidalu | |
1690 | pavyzdžiai. | |
1691 | 51 | |
1692 | 6.1 pav. Projekto strukturin+s schemos ir proceso diagramos pavidalu pavyzdžiai | |
1693 | Kokyb?s kaina | |
1694 | Kokyb+s užtikrinimas reikalauja papildomo darbo, o tai kainuoja. Kokyb+s | |
1695 | kaina yra visu darbu, kuriais užtikrinamas projekto rezultatu atitikimas standartams, | |
1696 | kaina. Yra trys kokyb+s kainos dalys: prevencin+, vertinimo ir gedimu. | |
1697 | Prevencin+ kaina. Ji siejama su veiklomis, kurios padeda išvengti kokyb+s | |
1698 | problemu. Šia kaina sudaro kokyb+s planavimo, darbuotoju mokymo ir kai kuriu | |
1699 | produktu ar procesu tikrinimo išlaidos. | |
1700 | Planuojant projekto kaina, prevencin+s išlaidos turi buti numatomos PS kodu | |
1701 | tikrinimo darbams ivairiose projekto faz+se. Tai gali buti atskiru moduliu testavimas, | |
1702 | integracinis testavimas, kai tikrinama keletas sujungtu moduliu, ir visos sistemos | |
1703 | testavimas projekto pabaigoje. Visu testu tikslas yra kiek galima anksciau projekto | |
1704 | eigoje nustatyti galimas problemas. | |
1705 | Vertinimo kaina. Tai tikrinimo išlaidos, kad produktas su defektais nepatektu | |
1706 | pas vartotojus. Jos susideda iš išlaidu produkto inspektavimo (apžiuros), bandymo ir | |
1707 | formalaus kokyb+s audito darbams. | |
1708 | Produkto pridavimo užsakovui metu bandymams išleistos l+šos yra produkto | |
1709 | ivertinimo kainos dalis. Nedidel+ vartotoju grup+, priimdama projekto eigoje sukurta | |
1710 | produkta, išbando ji. | |
1711 | Neatitikimu šalinimo kaina. Jei sukurtas produktas pridavimo užsakovui | |
1712 | bandymu metu neatitinka kažkuriu reikalavimu, projekto grup+ privalo juos | |
1713 | pašalinti. Neatitikimu šalinimo kaina sudaro baudos už prastovas (v+lavima), | |
1714 | papildoma parama vartotojams, klaidu produkte šalinimo išlaidos, kt. | |
1715 | Prisiminkime, kad kokyb+ yra vienas iš projekta ribojanciu veiksniu, tod+l | |
1716 | projekto vadovai tam turi skirti reikiama d+mesi. Iš tikruju tai yra balansavimas tarp | |
1717 | projekto kainos, sugaišto laiko ir kokyb+s. Kokybei pasiekti reikia laiko. Tod+l | |
1718 | projektu vadovai turi numatyti atitinkamus kokyb+s užtikrinimo žingsnius ir buti | |
1719 | pasirenge paaiškinti neatitikimams šalinti reikiamu l+šu poreiki. | |
1720 | Specifiniai kokyb+s užtikrinimo darbai turi buti ivardinti ir nurodyti projekto | |
1721 | kokyb+s valdymo plane. | |
1722 | Paskaitos metu nupiešti pavyzdžius | |
1723 | 52 | |
1724 | 7.2. Kokyb?s valdymo planas | |
1725 | Kokyb+s valdymo plane surašomi visi projekte kuriamo produkto kokybei | |
1726 | užtikrinti reikalingi darbai, proceduros, kaip tie darbai turi buti atliekami, ir tiems | |
1727 | darbams atlikti reikalingi ištekliai. | |
1728 | Aprašant proceduras pateikiama smulkesn+ informacija apie laukiamus | |
1729 | kokyb+s užtikrinimo darbu rezultatus ir žingsnius, kurie bus naudojami tikrinant, ar | |
1730 | projekto eigoje laikomasi kokyb+s standartu. Kokyb+s standartai ir tikrinimo budai, | |
1731 | kaip tu standartu laikomasi, plane turi buti apibr+žti aiškiai. Tikrinimo buduose savo | |
1732 | ruožtu naudojamos metrikos, kontroliniai sarašai, kriterijai. | |
1733 | Metrika yra išmatuojamas dydis, kuris projekto eigoje turi buti stebimas. Bet | |
1734 | kuriai projekto sriciai galima apsibr+žti metrikas. Pvz., kuriant kažkokia programine | |
1735 | iranga, jos kokyb+ gali buti vertinama matuojant jos dydi (kompaktiškuma), veikimo | |
1736 | greiti, tiksluma, parduotu egzemplioriu kieki (paklausa), priežiuros patoguma, kt. | |
1737 | Kontroliniai sarašai (checklists) yra priemon+, kurioje nurodomas darbui | |
1738 | atlikti butinu žingsniu rinkinys. Kai tik žingsnis atliekamas, jis išbraukiamas iš | |
1739 | sarašo. Tokia priemon+ padeda steb+ti, ar žingsnis buvo padarytas, kada jis buvo | |
1740 | padarytas, kas ji atliko. | |
1741 | Užsakovams testuojant produkta pri+mimo metu, kontroliniame kokyb+s | |
1742 | saraše gali buti tokie punktai: | |
1743 | - testavimo darbu, kuriuos atliks 10 vartotoju, tvarkaraštis; | |
1744 | - 20 testavimo variantu; | |
1745 | - testavimo variantu peržiura ir vartotoju pritarimas jiems; | |
1746 | - testavimo variantu kopiju parengimas kiekvienam testavimo dalyviui; | |
1747 | - mokymai 10-ciai vartotoju, kaip reik+tu testuoti, ir mokymo rezultatu | |
1748 | registravimas; | |
1749 | - vartotoju pastabu peržiura; | |
1750 | - testuoto produkto neatitikimu reikalavimams registravimas. | |
1751 | Testavimo darbams gali buti samdomos nepriklausomos tvirtinimo-tikrinimo | |
1752 | organizacijos (IV&V - Independent Validation and Verification Companies). Taip | |
1753 | elgiamasi dideliuose IT projektuose. | |
1754 | Kriterijai. Kalbant apie projektu kokyb+s valdyma, kaip ir projekto darbu | |
1755 | grafiko planavime, naudojama kontrolinio taško (milestone) savoka. Jei jusu projekto | |
1756 | gyvavimo ciklo metodologijoje kontroliniai taškai buvo naudojami riboms tarp | |
1757 | pagrindiniu projekto etapu (faziu) pažym+ti, tai tuose kontroliniuose taškuose gali | |
1758 | buti atspind+ti ir kokyb+s kriterijai. Tokiu atveju jusu projekto kokyb+s valdymo | |
1759 | 53 | |
1760 | plane turi buti nurodyti kriterijai, kuriais remiantis bus vertinama, ar kiekvienas | |
1761 | projekto etapas buvo užbaigtas s+kmingai. PS kurimo projektuose dažnai atliekamos | |
1762 | testu serijos, kad patvirtintume kiekvieno etapo rezultatu kokybe. | |
1763 | Kokyb+s valdymo plane taip pat turi buti nurodyta, kaip projekto sponsoriai ir | |
1764 | akcininkai tur+tu peržiur+ti kokyb+s užtikrinimo darbu rezultatus. Visa tai turi buti | |
1765 | formaliai užfiksuota. Projekte sukurtas produktas laikomas užbaigtu, kai pri+mimo | |
1766 | bandymu rezultatus patvirtina vartotojai ar užsakovo igalioti asmenys. | |
1767 | PS kokybs rodikliai (iš kitu V.Undzno konspektu) | |
1768 | PS kokybs klausimai, t.y. kokiu laipsniu PS atitinka reikalavimus, taip pat | |
1769 | turtu buti atspindti reikalavimu dokumente. Ivertinti kokybe yra žymiai sunkiau, | |
1770 | nei patikrinti PS funkcionaluma ar eksploatacines savybes. Dažnai formalus | |
1771 | testavimas PS primimo metu gali buti neigyvendinamas (netinkamas). Todl vietoje | |
1772 | jo gali buti naudojamos mažiau griežtos proceduros, kaip PS tikrinimas ar analiz | |
1773 | jos kurimo eigoje. Nežiurint to, yra ar nra galimybiu adekvaciai išmatuoti ar | |
1774 | ivertinti kokybs rodiklius, jie turi itakos i PS kurimo procesa. Išvardinkime | |
1775 | pagrindinius PS kokybs rodiklius: | |
1776 | - patikimumas (angl. reliability). Tai rodiklis, atspindintis PS gebjima veikti | |
1777 | be sutrikimu apibržta laiko tarpa. Dažniausiai jis išreiškiamas sutrikimu | |
1778 | kiekiu per laiko vieneta, bet kartais gali buti matuojamas ir PS trukumu | |
1779 | kiekiu. Taciau trukumai gali ir neiššaukti veikimo sutrikimu, pvz., klaidos | |
1780 | dokumentuose ar funkcionavimas nepakankamu lygiu, dl ko nestabdomas | |
1781 | PS darbas. Taigi, patikimumas reikalauja tikslaus sutrikimu apibržimo. Jei | |
1782 | užsakovui daugiau rupi, kad tik PS veiktu, tai jos kokybei atspindti geriau | |
1783 | tiktu veiksnumo rodiklis; | |
1784 | - veiksnumas (angl. availability). Tai rodiklis, kaip ilgai PS gali veikti be | |
1785 | pertrukiu. Jis išreiškiamas procentais ir reiškia santyki tarp nesutrinkamo PS | |
1786 | darbo laiko su visu jos veikimo laiku. Pvz., jei sistemos veiksnumas yra 95 | |
1787 | proc., tai reiškia, kad per 100 valandu ji gali neveikti 5 valandas. Kam | |
1788 | išnaudojamas PS neveiksnumo laikas, mes turtume žinoti. Ar visa laika PS | |
1789 | turi buti veiksni, ar leistini jos sustabdymai (profilaktikai, audito darbams, | |
1790 | kt.); | |
1791 | - priežiuros patogumas (angl. maintainability). Tai pastangu dydžio PS | |
1792 | gedimams ar su ja susijusioms problemoms išspresti per apibržta laika | |
1793 | 54 | |
1794 | rodiklis: kiek laiko vidutiniškai reikia gedimams pašalinti ar problemoms | |
1795 | išspresti; | |
1796 | - patogumas naudoti (angl. usability). Juo atspindimos naudotoju mokymo ar | |
1797 | ju darbo su PS santykins pastangos. Tai ypac svarbus PS kokybs rodiklis, | |
1798 | turintis ryši su sunkiai ivertinamu žmogiškuoju faktoriumi. Jis galtu buti | |
1799 | išreiškiamas, pvz., klavišu paspaudimo kiekiu, reikalingu operatoriaus | |
1800 | veiksmu kiekiu, PS reakcijos i užklausa laiku; | |
1801 | - pltros galimyb (angl. expandability). Šis rodiklis atspindi galimybe pltoti | |
1802 | ar gerinti PS. Galimyb ateityje adaptuoti patobulinimus dažniausiai buna | |
1803 | numatyta pacioje PS konstrukcijoje. Paprastai tai buna susije su sistemos | |
1804 | ištekliu, atminties pltra. PS pltros galimyb taip pat gali reikšti tai, kad PS | |
1805 | yra sukurta laikantis vidiniu ar išoriniu sasaju standartu, kas leidžia pltoti ja | |
1806 | nedarant dideliu architekturos ar diegimo pakeitimu. | |
1807 | Patikimumo, veiksnumo ir priežiuros patogumo rodikliai turi buti nustatomi | |
1808 | atsižvelgiant i personalo, kuris naudos ir prižiurs PS, kvalifikacija ir igudžius. Tai | |
1809 | labai svarbus rodikliai, i kuriuos turi buti atsižvelgiama formuluojant PS | |
1810 | reikalavimus. Esant reikalui galima naudoti dar ir kitus kokybs rodiklius, kurie yra | |
1811 | sunkiau apibržiami, ivertinami, patikrinami. Štai du iš ju: | |
1812 | - perklimo galimyb (angl. portability). Tai PS perklimo i kitokia aplinka | |
1813 | santykiniu pastangu rodiklis; | |
1814 | - tinkamumas panaudoti kitur (angl. reusability). Tai PS ar jos komponentu | |
1815 | panaudojimo kitose sistemose santykiniu pastangu rodiklis. I ši rodikli turtu | |
1816 | atsižvelgti tiekjai, norintys, kad ju PS butu konkurencinga rinkoje. Tuo | |
1817 | tarpu užsakovas, siekdamas platesniu PS galimybiu, kažkiek rizikuoja, ir | |
1818 | gali pastatyti i pavoju savo viltis ir visos isigijimo grups darba. | |
1819 | 55 | |
1820 | 8. Rizikos planavimas | |
1821 | Bet kokio projekto planavimas savo prigimtimi yra optimistin veikla, nes | |
1822 | daroma prielaida, kad viskas vyks sklandžiai. Taciau projektu metu dažnai iškyla | |
1823 | nenumatytos problemos. Todl butina valdyti rizika (ivertinti pavojus), kad | |
1824 | išvengtume netiktumu arba bent jau sumažintume problemas. Rizikos valdymas, | |
1825 | priešingai projekto planavimui, savo prigimtimi yra pesimistin veikla. Tai | |
1826 | nesibaigiantis mokymasis iš patirties, tai vertinimas, kokie reikalai gali pakrypti | |
1827 | negera linkme ir kaip to galima butu išvengti. | |
1828 | Rizika turi buti valdoma visa laika, nuo projekto pradžios iki jo pabaigos. Viso | |
1829 | to tikslas yra ivertinti rizika (pavojus) anksciau, kad ji nesukeltu problemu. Tai | |
1830 | padeda išvengti kriziu, kurioms iveikti reiktu mažinti projekto apimti, daryti | |
1831 | kitokius pakeitimus arba ilginti projekto darbu grafika. | |
1832 | Kas yra rizika? Rizika tai ne problema. Problema - tai uždavinys, reikalaujantis | |
1833 | tyrimo, sprendimo. Rizika - tai nepageidaujamas dalykas, kuris gali atsitikti, bet gali | |
1834 | ir neatsitikti. Rizika gali buti ivertinta tokiais dydžiais, kaip projekto kai kuriu | |
1835 | reikalavimu neigyvendinimas, projekto darbu grafiko terminu nuklimas, kainos | |
1836 | padidjimas. | |
1837 | IT projektuose rizikos reikšmingumas yra kur kas didesnis nei kitokio tipo | |
1838 | projektuose. Pvz., statybu projektuose išlaidu padidjimo 50% rizika yra retas atvejis | |
1839 | (jei nesukciaujama). IT projektuose rizikos poveikis išlaidoms gali siekti net kelis | |
1840 | šimtus procentu. | |
1841 | Rizikos planavimas – tai veiksmu numatymas, projekte iškilus nenumatytoms | |
1842 | aplinkyb+ms. Jos planavimas susideda iš triju pagrindiniu komponentu: potencialiu | |
1843 | rizikos veiksniu (faktoriu, priežasciu) ivardinimo, kiekvieno rizikos veiksnio | |
1844 | potencialios itakos projektui analiz+s ir reakcijos budo i kiekviena rizikos veiksni | |
1845 | numatymo. | |
1846 | Filologin+ pastaba: lietuviu kalboje žodis „rizika“ turi tik vienaskaita (pvz., | |
1847 | kaip ir „fizika“). Rizikos veiksniu (faktoriu, priežasciu) gali buti daug. Tod+l, matyt, | |
1848 | anglu kalboje naudojama ir daugiskaita „riscs“. Projektai turi tik viena rizika: ar | |
1849 | numatytos kokyb+s produktas bus sukurtas už numatyto dydžio l+šas ir per | |
1850 | numatyta laika. Kliuciu tokiam planui igyvendinti gali buti daug. | |
1851 | 56 | |
1852 | 8.1. Rizikos veiksniu ivardinimas | |
1853 | Visi projektai turi rizika (tikimybe neivykdyti projekto esant nustatytiems | |
1854 | ribojimams – kokybei, laikui, kainai). Projekto grup+s nariai gali ivardinti projekto | |
1855 | elementus, kurie kelia jiems abejones. Tai gali buti pernelyg glaustas darbu grafikas, | |
1856 | grup+s nariu patirtis arba nepasitik+jimas savo, kaip sukurto produkto pardav+jo, | |
1857 | sugeb+jimais. Deja, dar daug projektu vadovu neskiria pakankamai laiko projekto | |
1858 | rizikos veiksniams aptarti su grup+s nariais ir su akcininkais. Rizikos veiksniu | |
1859 | ivardinimas yra procesas, kurio metu nustatomi ir plane užfiksuojami rizikos | |
1860 | veiksniai, d+l kuriu gali sutrikti projektas. | |
1861 | Rizikos veiksniai gali buti globalieji, t. y. apimantys visa projekta, ir lokalieji, | |
1862 | atsirandantys projekto eigoje. Globaliesiems rizikos veiksniams priskiriami galimi | |
1863 | projekto finansavimo sutrikimai, bendrasis pagrindiniu grup+s nariu patirties lygis, | |
1864 | vadovavimo patirtis ar strategin+ projekto reikšm+. Dažniausiai projektu vadovai, | |
1865 | sponsoriai ir klientai kreipia d+mesi tik i globaliuosius rizikos veiksnius. | |
1866 | Lokaliuosius rizikos veiksnius grup+s nariai nurodo, remdamiesi darbu | |
1867 | grafiku ir užduotimis, kurias jie turi atlikti nustatytu laiku ir už numatyto dydžio | |
1868 | l+šas. Gali buti rizikos veiksniai, susije tik su tam tikromis projekto faz+mis arba su | |
1869 | tam tikrais projekto darbais. Lokaliuju rizikos veiksniu, galinciu atsirasti projekto | |
1870 | eigoje, ivardinime turi dalyvauti pagrindiniai grup+s nariai ir atitinkamu sriciu | |
1871 | ekspertai. | |
1872 | Projekto grupei gali buti užduota daug klausimu, susijusiu su ivairiomis | |
1873 | projekto faz+mis ar darbais (užduotimis). Rizikos veiksniams ivardinti grup+s | |
1874 | nariams gali buti užduodami tokio pobudžio klausimai: | |
1875 | - ar užduotis yra kritiniame projekto darbu kelyje? | |
1876 | - ar užduotis yra sud+tinga? | |
1877 | - ar užduotis susijusi su naujomis ar nežinomomis technologijomis? | |
1878 | - ar užduotis susijusi su viena ar keletu kitu užduociu? | |
1879 | - ar tur+jote problemu su panašiomis užduotimis ankstesniuose projektuose? | |
1880 | - ar užduotis priklauso nuo išor+s veiksniu (leidimu reikalingumo, kažkokiu | |
1881 | kursu išklausymo)? | |
1882 | - ar yra nepatyrusiu darbuotoju, paskirtu užduociai vykdyti? | |
1883 | - ar pakankamo dydžio ištekliai paskirti užduociai? | |
1884 | - ar užduotis susijusi su sistemu integravimu? | |
1885 | - ar jums žinoma aparatin+ ir programin+ iranga, kuria naudosite užduociai | |
1886 | vykdyti? | |
1887 | 57 | |
1888 | D+l tu užduociu, kurioms i aukšciau min+tus klausimus atsakoma taip, | |
1889 | papildomai kelkite dar šiuos klausimus: | |
1890 | - kokie gincai ar problemos gali kilti? | |
1891 | - kokios problemos panašiose užduotyse yra kile anksciau? | |
1892 | - kokios gali buti problemu priežastys? | |
1893 | Ivardinus visus galimus jusu projekto rizikos veiksnius, pereinama prie | |
1894 | veiksniu analiz+s, kad išsiaiškintume, kokia itaka projektui jie iš tikro turi. | |
1895 | 8.2. Rizikos analiz? | |
1896 | Rizikos analiz+s metu siekiama išsiaiškinti, kurie ivardinti rizikos veiksniai | |
1897 | yra pavojingiausi jusu projektui. | |
1898 | Yra sukaupta daug informacijos apie rizikos analize, ir tam gali buti | |
1899 | naudojami ivairus metodai. Rizikos analiz+ atliekama kokybiniu ir kiekybiniu | |
1900 | požiuriais. Kokybin? rizikos analiz+ nagrin+ja rizikos atsiradimo tikimybe ir jos | |
1901 | galimo poveikio projektui dydi. Kiekybin? rizikos analiz+ naudoja sud+tingus | |
1902 | matematinius metodus rizikos tikimybei apskaiciuoti, jos poveiki projekto tikslams ir | |
1903 | padarinius visam projektui. Modernesni kiekybin+s analiz+s metodai apima | |
1904 | jautrumo analize, sprendimu pri+mimo medžio analize, modeliavima Monte Karlo | |
1905 | metodu, apklausas. Organizacijos, naudojancios šiuos metodus rizikos valdymui, | |
1906 | dažniausiai turi savus ekspertus, kurie ir padeda projektu grup+ms. Apie kiekybine | |
1907 | analize placiai rašoma PMBOK‘e. Cia mes jos nenagrin+sime. | |
1908 | Kiek placiau panagrin+kime kokybine rizikos analize., kuriai atlikti nereikia | |
1909 | specialiu priemoniu ar žiniu. Naudodama šablonus arba kriteriju rinkinius, projekto | |
1910 | grup+ gali susikoncentruoti ties tais rizikos veiksniais, kurie reikalauja didžiausio | |
1911 | d+mesio. | |
1912 | Kokybin+s rizikos analizs metu ivardinti rizikos veiksniai charakterizuojami | |
1913 | tikimybe ir galimo neigiamo poveikio dydžiu projektui. Tai sunku išreikšti | |
1914 | kiekybiškai, todl tikimyb ir poveikis dažniausiai nurodomi taip: aukštas, vidutinis | |
1915 | arba žemas. Laikantis tokio vertinimo, sudaroma visu ivardintu rizikos veiksniu | |
1916 | apibudinimo lentel. Kaip parodyta 8.2 lentelje, rizikos veiksniu apibudinimas gali | |
1917 | suteikti informacijos ju prioritetui nustatyti, t. y. kokiam rizikos veiksniui bus | |
1918 | skiriamas didesnis dmesys, o kokiam mažesnis. Tai padeda sukurti projekto rizikos | |
1919 | valdymo strategija. Apskritai, aukšto poveikio ir aukštos tikimybs rizikos | |
1920 | veiksniams skiriamas didžiausias dmesys. Projektuose turi buti skiriama kažkiek | |
1921 | 58 | |
1922 | ištekliu rizikai sušvelninti arba projekto reikalavimai (apimtis), darbu grafikas ir | |
1923 | kaina turi buti atitinkamai derinami. | |
1924 | 8.2 lentel. Rizikos veiksniu apibudinimo lentel | |
1925 | Tikimyb | |
1926 | Aukšta Vidutin Žema | |
1927 | Aukštas Veiksnys Nr. 1 | |
1928 | Veiksnys Nr. 6 | |
1929 | Veiksnys Nr. 4 --- | |
1930 | Vidutinis Veiksnys Nr. 3 Veiksnys Nr. 2 | |
1931 | Veiksnys Nr. 5 | |
1932 | Veiksnys Nr. 7 | |
1933 | Poveikis | |
1934 | Žemas Veiksnys Nr.8 --- --- | |
1935 | 8.3. Reakcija i rizika | |
1936 | Rizikos analizs metu rizikos veiksniai surikiuojami prioritetu tvarka. Reakcijos | |
1937 | i rizikos veiksnius planavimas yra toks procesas, kurio metu nustatoma, kaip reiktu | |
1938 | reguoti i kiekviena rizikos veiksni. Skiriami tokie keturi reakcijos i rizikos veiksnius | |
1939 | budai: | |
1940 | - rizikos vengimas yra projekto plano keitimas, šalinant iš jo rizikingus darbus. | |
1941 | - rizikos nukreipimas kitiems. Šiuo atveju atsakomybe už rizika stengiamasi | |
1942 | perkelti treciosioms šalims; | |
1943 | - rizikos mažinimas, t. y. rizikos veiksniu tikimybs ir poveikio dydžio | |
1944 | mažinimas. Tai gali buti rizika kelianciu projekto reikalavimu švelninimas. Pvz., | |
1945 | rizika, kad sukurtas produktas nebus priimamas, jei jis neatitinka 2% reikalavimu, | |
1946 | gali buti sumažinta, padidinus ši procenta iki 5%; | |
1947 | - rizikos prisimimas. Paprastai prisiimama žemesnio prioriteto rizika arba taip | |
1948 | elgiamasi, kai nra kitos išeities. | |
1949 | Prevencin?s (apsisaugojimo) priemon?s | |
1950 | Prevencins priemons – tai potencialiu rizikos veiksniu peržiura, siekiant | |
1951 | išsiaiškinti galimus kelius problemoms išvengti arba ju atsiradimo tikimybei | |
1952 | sumažinti. Prevenciniai veiksmai yra rizikos vengimo ir rizikos mažinimo budu | |
1953 | kombinacija. Sanaudos šiems veiksmams atlikti priklauso nuo rizikos veiksniu | |
1954 | galimo neigiamo poveikio projektui laipsnio. Projekto bendrajame plane reiktu | |
1955 | numatyti tokius darbus ir lšas jiems atlikti. Todl projekto grups nariu | |
1956 | klausinjama: | |
1957 | 59 | |
1958 | - ka galima butu padaryti, kad išvengtume problemu? | |
1959 | - ka galima butu padaryti, kad sumažintume problemos atsiradimo tikimybe? | |
1960 | - ar apsimoka daryti tuos veiksmus problemoms išvengti? | |
1961 | - ar yra numatyti ištekliai tokiems veiksmams atlikti? | |
1962 | Veiksmai nenumatytais atvejais | |
1963 | Projekto s+kmingo užbaigimo rizika (kad bus sukurtas numatytos kokyb+s | |
1964 | produktas, laiku ir už sutarta kaina) apima ne tik projekto grup+s prisiimtaja, bet | |
1965 | priklauso ir nuo nenumatytu veiksniu. Jei atsiradusi problema nepriklauso projekto | |
1966 | grup+s kompetencijai (pvz., teis+s aktu pasikeitimai, streikai), veiksmu | |
1967 | nenumatytais atvejais plane tur+tu buti nurodytas labiausiai tik+tinas problemos | |
1968 | poveikis projektui ir ka reik+tu daryti tokiu atveju. Reik+tu buti pasiruošusiems | |
1969 | atsakyti i tokius klausimus: | |
1970 | - jeigu problema negali buti numatyta, koks galimas didžiausias jos poveikis | |
1971 | projektui; | |
1972 | - ka reik+tu daryti, norint sumažinti tokios problemos poveiki projektui? | |
1973 | Projekto rizikos valdymo planas gali buti 8.3 lentel+s pavidalo. | |
1974 | 8.3 lentel+. Projekto rizikos valdymo plano pavyzdys | |
1975 | Rizikos | |
1976 | veiksnys | |
1977 | Tikimyb? Poveikio | |
1978 | dydis | |
1979 | Galimos | |
1980 | pasekm?s | |
1981 | Prevencin?s | |
1982 | priemon?s | |
1983 | Veiksnys Nr.1 žemas žemas vidutinis n+ra | |
1984 | Veiksnys Nr. 2 aukštas aukštas vidutinis numatytos | |
1985 | Veiksnys Nr. 3 vidutinis aukštas žemas numatytos | |
1986 | Toks rizikos valdymo planas gali buti pateiktas projekto sponsoriams, | |
1987 | akcininkams. Jis gali buti transformuotas ir i kitoki pavidala, pvz., rizikos steb+senos | |
1988 | plana. | |
1989 | 60 | |
1990 | 9. Komunikaciju planavimas | |
1991 | Projektu vadovai didesne savo darbo laiko dali (50-80%) sugaišta | |
1992 | komunikacijoms su savo organizacijos vadovybe, darbo grup+s nariais, | |
1993 | subrangovais, tiek+jais, sponsoriais, akcininkais. Poreikis komunikuoti atsiranda jau | |
1994 | pacioje projekto pradžioje, kai tik parengiamas projekto aprašas ir jus formaliai | |
1995 | paskiriamas projekto vadovu. Projekto aprašas yra pirmas dokumentas, kuri jau | |
1996 | reikia aptarti su akcininkais. Nežiurint to, kad projektu vadovai žino, kiek daug | |
1997 | laiko tenka sugaišti ivairioms komunikacijoms, taciau retai kada projekto pradžioje | |
1998 | planuojamas tam reikalingas laikas. | |
1999 | Gera komunikacija toli gražu n+ra vien raštu (el. pašto žinuciu, popieriniu | |
2000 | dokumentu) siuntin+jimas. Reikia suplanuoti, kas ir su kuo projekto eigoje tur+tu | |
2001 | palaikyti ryši, dalintis projekto informacija. Komunikaciju planavimas yra procesas, | |
2002 | kurio metu nustatoma: | |
2003 | - asmenys ar ju grup+s, kurie turi buti informuojami apie projekta; | |
2004 | - kokia informacija jie tur+tu gauti; | |
2005 | - kaip ta informacija tur+tu buti perduodama. | |
2006 | Apžvelkime bendruosius komunikaciju principus (strategija) projekto metu ir | |
2007 | keleta specifiniu komunikavimo su projekto grup+s nariais ir akcininkais klausimu. | |
2008 | 9.1. Komunikaciju strategija | |
2009 | Kiekvienam žmogui tenka bendrauti su kitais darbo arba asmeniniais | |
2010 | reikalais. Nežiurint to, kad bendrauti tenka nuolatos, komunikaciju planavimui ar | |
2011 | organizavimui žmon+s skiria per mažai d+mesio. | |
2012 | Nesvarbu, su kuo mums tektu bendrauti, yra keletas paprastu žingsniu, kurie | |
2013 | bendravima daro efektyvesni. Iš anksto apgalvokite tokius dalykus, kaip: | |
2014 | - koki klausima norite aptarti; | |
2015 | - su kuo norite aptarti rupima klausima; | |
2016 | - pašnekovo (informacijos gav+jo) palankumas ar šališkumas svarstytinais | |
2017 | klausimais; | |
2018 | - kaip reik+tu bendrauti; | |
2019 | - žinut+s suformulavimas ir siuntimas. | |
2020 | Apgalvoti diskusiju plana iš anksto yra ypac svarbu, kai reikia svarstyti | |
2021 | jautrius arba prieštaringus klausimus. Daug lengviau buna pradžioje gerai | |
2022 | 61 | |
2023 | apsvarstyti savo siulymus ir po to juos išd+styti pašnekovui, nei v+liau atsiprašin+ti | |
2024 | ar atsisakyti savo neapgalvotu siulymu. | |
2025 | Rengiamame komunikaciju plane reik+tu nurodyti: | |
2026 | - kam reik+s informacijos apie jusu projekta; | |
2027 | - ryšiu palaikymo su asmeniu ar grupe tikslus; | |
2028 | - komunikaciju budas (susitikimai, dokumentu siuntimas, kt.); | |
2029 | - už ryšiu palaikyma atsakingus asmenis; | |
2030 | - kaip dažnai tur+tu buti kontaktuojama. | |
2031 | Komunikaciju plano pavyzdys parodytas 9.1 lentel+je. | |
2032 | 9.1 lentel+. Projekto komunikaciju plano pavyzdys | |
2033 | Su kuo | |
2034 | palaikomas ryšys | |
2035 | Komunikaciju | |
2036 | tikslai, klausimai | |
2037 | Komunikaciju | |
2038 | budas | |
2039 | Už komunikacija | |
2040 | atsakingas asmuo | |
2041 | Komunikaciju | |
2042 | dažnumas | |
2043 | Projekto grup' Sriciu funkcin' | |
2044 | priklausomyb', | |
2045 | projekto tikslai, | |
2046 | kontrolinius taškus | |
2047 | itakojantys veiksniai, | |
2048 | rizika | |
2049 | Projekto darbu | |
2050 | grafikas, | |
2051 | grup's susirinkimai, | |
2052 | kontrolinis sarašas | |
2053 | Projekto vadovas Savait' | |
2054 | Projekto eigos | |
2055 | pristatymas | |
2056 | Projekto ataskaita | |
2057 | Rizika Kontrolinis sarašas | |
2058 | Projekto Projekto sponsorius vadovas Savait' | |
2059 | Finansai Projekto apžvalga, | |
2060 | biudžeto suvestin' | |
2061 | Funkcin's grup's | |
2062 | ved'jas | |
2063 | M'nuo | |
2064 | Kontroliniai taškai, | |
2065 | finansai | |
2066 | Projekto vykdytojai Darbu ataskaita Projekto sponsorius M'nuo/ketvirtis | |
2067 | (subrangovai) | |
2068 | Darbu eiga Pokalbiai telefonu Projekto vadovas Savait'/kai reikia | |
2069 | Kiti | |
2070 | 9.2. Komunikacija su projekto grup?s nariais | |
2071 | Projekto vadovo pagrindinis darbas yra palaikyti ryši su grup+s nariais. Jo | |
2072 | pareiga yra užtikrinti, kad visi grup+s nariai žinotu projekto tikslus ir savo ind+li i | |
2073 | galutini rezultata. | |
2074 | Projekto vadovo kontaktai su grupe gali buti formalus ir neformalus. Formalus | |
2075 | kontaktai apima projekto pradžios susirinkimu, darbo grup+s planiniu susirinkimu | |
2076 | organizavima, rašytiniu ataskaitu rengima, grup+s formavima ir kitas veiklas, kurias | |
2077 | tenka vykdyti su grupe. Neformalus kontaktai – tai telefoniniai pokalbiai ar el. | |
2078 | laišku siuntimas ir gavimas iš grup+s nariu, pokalbiai susitikus koridoriuje ar | |
2079 | ekspromtu (be pasirengimo) vykstantys pasitarimai. | |
2080 | 62 | |
2081 | Projekto vadovui labai svarbu mok+ti pasirinkti bendravimo su kiekvienu | |
2082 | grup+s nariu stiliu. Iš grup+s nariu gaunama informacija gali pad+ti geresniu ryšiu | |
2083 | su jais užmezgimui. Jeigu jus rengiate darbo grup+s susirinkimo darbotvarke, | |
2084 | paklauskite nariu, ar jie neturi pasiulymu darbotvarkei. Grup+s nariai gali tur+ti | |
2085 | pasiulymu d+l susirinkimu vedimo tvarkos ir dažnumo arba susirinkimo protokolo | |
2086 | formato, pagristu savo patirtimi ankstesniuose projektuose. Projekto vadovas gali | |
2087 | nepriimti kai kuriu pasiulymu, taciau laiko skyrimas jiems išklausyti ir peržiur+ti | |
2088 | padeda suformuoti darnesne grupe. | |
2089 | Kiekvienas turime labiausiai priimtinus sau bendravimo budus. Vieni grup+s | |
2090 | nariai gali labiau m+gti el. pašta, kiti – telefoninius pokalbius. Neformaliems | |
2091 | kontaktams su grup+s nariais palaikyti projekto vadovas tur+tu naudoti kiekvienam | |
2092 | iš ju labiausiai priimtina komunikacijos buda. | |
2093 | 9.3. Komunikacija su akcininkais | |
2094 | Kad gal+tume parengti komunikaciju su akcininkais plana, visu pirma reikia | |
2095 | sužinoti kas jie yra. Šios mokymo medžiagos projekto inicijavimo skyriuje nurod+me | |
2096 | keleta tipiniu projekto akcininku (r+m+ju): projekto sponsorius, akcininkai, | |
2097 | organizacijos funkciniu padaliniu vadovai, užsakovas, galiniai vartotojai. | |
2098 | Prisiminkime, kad akcininku gali buti bet kas, vienaip ar kitaip priklausantis nuo | |
2099 | projekto rezultatu. | |
2100 | Dideliuose projektuose, apimanciuose daug funkciniu padaliniu, galime | |
2101 | pamatyti akcininku, kurie nedalyvauja projekte arba gerai nežino savo vaidmens | |
2102 | jame. Taip dažniausiai buna su didel+mis programu sistemomis arba naujais | |
2103 | produktais, kurie dislokuojami keliuose geografiškai nutolusiuose regionuose. Jeigu | |
2104 | užsakovo atsakingasis atstovas gerai nesupranta, kokia itaka projektas tur+s ju | |
2105 | organizacijai, butina su juo susisiekti ir paaiškinti visa tai. Gali buti ir taip, kad tas | |
2106 | atstovas yra labai užimtas ir tod+l nekreipia d+mesio i jusu projekta. Tod+l žinodami, | |
2107 | kad toks užsakovo atstovas gali skirti jums tik 5 minutes laiko, labai svarbu išnaudoti | |
2108 | ši laika protingai. | |
2109 | Tokiais atvejais gali buti naudinga parengti projekto pristatymo plana, | |
2110 | kuriame butu aprašyti pagrindiniai klausimai, su kuriais norite supažindinti | |
2111 | užsakovo atstova. Jame reik+tu: | |
2112 | - nurodyti tuos projekto plano aspektus, kuriuos norite pristatyti; | |
2113 | - išvardinti žinoma arba tik+tina projekto nauda akcininkui; | |
2114 | - apibr+žti pagrindine informacija, kuria butina perduoti visiems akcininkams. | |
2115 | 63 | |
2116 | 9.2 lentel+je pateiktas projekto pristatymo akcininkams planas. Joje | |
2117 | panaudotas užsakovo kažkokios veiklos scenarijus, idiegus projekte kuriama nauja | |
2118 | produkta. Šiame konkreciame pavyzdyje parodyti trys variantai, besiskiriantys | |
2119 | projekto pristatymui sugaištu laiku. Tai naudinga šiais dviem požiuriais: | |
2120 | - jus turite kruopšciai apgalvota projekto pristatymo varianta, kai pristatymo | |
2121 | laikas yra labai ribotas; | |
2122 | - jus esate pasirenge kitam susitikimui arba pratesti esama, jei akcininkas | |
2123 | staiga paprašytu platesniu paaiškinimu. | |
2124 | Komunikaciju plana jus tur+tum+te peržiur+ti su sponsoriumi. Jeigu jusu | |
2125 | projekte reikia palaikyti ryšius su darbus vykdanciosios grup+s nariais, sponsorius | |
2126 | gali pad+ti parengti komunikaciju plana, ivardindamas grupei reikiama informacija, | |
2127 | kaip ir kada reik+tu su ja kontaktuoti. Šalia informacijos perdavimo budo | |
2128 | komunikaciju plane gali buti nurodyta kaip jus rinksite ir saugosite informacija, kaip | |
2129 | ja perduosite kitiems suinteresuotiems asmenims, kaip koreguosite komunikaciju | |
2130 | plana. | |
2131 | 9.2 lentel+. Projekto pristatymo akcininkams plano pavyzdys | |
2132 | Bendroji projekto | |
2133 | apžvalga | |
2134 | (5 minut"s) | |
2135 | Pagrindiniu projekto | |
2136 | punktu pristatymas | |
2137 | (30 minuciu) | |
2138 | Detalus projekto | |
2139 | pristatymas | |
2140 | (1-2 valandos) | |
2141 | Kod"l vykdomas | |
2142 | projektas | |
2143 | Bus plati produkto pasiula Padid's užsakovo | |
2144 | pajamos | |
2145 | Skatina rinkos tyrimai | |
2146 | Ka tai duos | |
2147 | akcininkui | |
2148 | Visuose pardavimo | |
2149 | taškuose reik's vartotoju | |
2150 | mokymo | |
2151 | Produkto funkciju | |
2152 | pagerinimas. | |
2153 | Mokymo nauda | |
2154 | Produkto funkciju | |
2155 | detal's. | |
2156 | Produkto demonstracija | |
2157 | Kaip bus pasiekti | |
2158 | projekto tikslai | |
2159 | Parinktuose taškuose | |
2160 | produktas bus idiegtas iki | |
2161 | kovo 7 d. | |
2162 | Pardavimo tašku tikslai. | |
2163 | Mokymu datos | |
2164 | Pardavimo tašku veiklos | |
2165 | patirtis | |
2166 | Kada bus itrauktas | |
2167 | akcininkas | |
2168 | Tiekimo grup' prad's | |
2169 | darbus lapkricio 9 d. | |
2170 | Mokymu rengimas. | |
2171 | Mokymai | |
2172 | Sasaja su žmogiškuju | |
2173 | veiksniu grupe, | |
2174 | užsakovu aptarnavimu | |
2175 | 64 | |
2176 | 10. Pirkimu planavimas | |
2177 | Daugelyje projektu dalis darbu atliekama pasitelkus vykdytojus iš išor+s. | |
2178 | Dideliuose IT projektuose organizacijas taip elgtis vercia tos aplinkyb+s, kad | |
2179 | pasibaigus projektui nemažai žmoniu lieka be darbo ir juos reikia atleisti. | |
2180 | Naudojant išorinius išteklius reikia buti susipažinusiems su pirkimu | |
2181 | proceduromis. Pirkimu planavimas yra procesas, kurio metu ivardinamos jusu | |
2182 | projektui reikalingos prek+s ir paslaugos, kurias reikia isigyti iš išoriniu | |
2183 | organizaciju. Tokiais atvejais projekto vadovas tampa pirk+ju. Prekes ir paslaugas | |
2184 | teikiancios organizacijos vadinamos ivairiai: pardav+jais, tiek+jais, konsultantais | |
2185 | arba rangovais. | |
2186 | Pirkimo procesas yra sud+tingas, tod+l i pagalba tenka kviestis teisininkus. | |
2187 | Didel+se organizacijose yra netgi atskiri pirkimu departamentai. | |
2188 | Pirkimu planavimas prasideda nuo sprendimo pirkti prekes ar paslaugas | |
2189 | pri+mimo. Pri+mus toki sprendima, butina išsiaiškinti, kokio tipo sandoris jums butu | |
2190 | geriausias. Toliau butina parengti tikslia darbo užduoti (SOW – Statement Of Work), | |
2191 | ka atlikti prašysite išorines organizacijas. Ši užduotis dedama i kvietima teikti | |
2192 | pasiulymus (RFP – Request For Proposal) ir išplatinama tiek+jams. Gautiems | |
2193 | pasiulymams ivertinti ir išrinkti laim+jusi tiek+ja turi buti parengti kriterijai. | |
2194 | Visu pirma apžvelkime aplinkybes, kurios gali versti jus pirkti prekes ar | |
2195 | paslaugas iš išorin+s organizacijos. | |
2196 | 10.1. Kurti patiems ar pirkti? | |
2197 | Pirkimu planui parengti visu pirma reikia atlikti vadinamaja kurti ar pirkti | |
2198 | analize. Tai kompromiso tarp darysime patys arba pirksime iš kitur pasiekimas. | |
2199 | Sprendimui kurti patiems ar pirkti gatava produkta priimti itakos turi eil veiksniu. | |
2200 | Panagrinkime juos. | |
2201 | Iranga | |
2202 | Jeigu jus kuriate nauja programine iranga ar PS ir jai idiegti reikia naujos | |
2203 | aparatins irangos (AI, hardware), tokia AI jus turite pirkti iš kitos organizacijos. Yra | |
2204 | ir kita galimyb – nuomoti tokia AI. Taciau tokiu atveju reikia atsižvelgti i keleta | |
2205 | kitokiu aplinkybiu, kaip tiktina jusu sukurtos PS gyvavimo trukm, ar AI bus | |
2206 | galima dalintis su kitais, kad pasidalintume nuomos išlaidas, kt. | |
2207 | 65 | |
2208 | Darbuotoju samdymas | |
2209 | Žmon+s iš išor+s gali buti samdomi visam projektui vykdyti arba tik atskiriems | |
2210 | projekto darbams atlikti. | |
2211 | Viso projekto vykdymui žmon+s iš išor+s dažniausiai samdomi tais atvejais, | |
2212 | kai organizacija tam neturi patirties. Jeigu jusu programuotojai nemoka programuoti | |
2213 | tokia kalba, kurios reikalauja kuriamas produktas, jus galite samdyti tokia patirti | |
2214 | turincius žmones. Taciau reik+tu vengti samdyti visus programuotojus, kad | |
2215 | ivykdytum+te projekta. Reikiamu sugeb+jimu programuotoju samdymas projekto | |
2216 | darbams atlikti yra geresnis variantas. Jei naujoji sistema baigus projekta bus | |
2217 | prižiurima savo darbuotoju j+gomis, plane butina nurodyti, kaip turimi darbuotojai | |
2218 | bus mokomi arba kad priežiuros darbams bus priimami nauji darbuotojai. | |
2219 | Samdyti darbuotojus iš šalies gali tekti kritin+s trukm+s projektuose, kai per | |
2220 | numatyta laika sunku baigti projekta savo specialistu j+gomis. | |
2221 | Kitos prek?s ar paslaugos | |
2222 | Projektai gali tur+ti specifiniu tikslu, kuriuos igyvendinti geriau pasirenge yra | |
2223 | kai kurie tiek+jai. Jeigu jus diegiate nauja komercine PS, projekto darbu grafike | |
2224 | galite numatyti organizacijos darbuotoju mokymus savo j+gomis, taciau galite ir | |
2225 | pirkti mokymo paslaugas. Jei jus neturite mokymo kursu reng+ju ir ved+ju, matyt, | |
2226 | geriau butu samdyti tokiu paslaugu tiek+jus. Jums reikalingus kursus ir jiems vesti | |
2227 | reikalingas priemones kai kurie tiek+jai jau gali buti seniai parenge. | |
2228 | Projekte kuriamo produkto nepriklausomas tvirtinimas-tikrinimas (IV&V - | |
2229 | Independent Validation and Verification) ir testavimas yra geri samdomu paslaugu | |
2230 | pavyzdžiai. Kol jus isteigsite savo organizacijoje formalu testavimo departamenta, | |
2231 | galinti dirbti laikantis nustatytu proceduru, žymiai geriau yra pasamdyti testavimo | |
2232 | srityje jau seniai dirbancius specialistus. | |
2233 | 10.2. Sandoriu tipai | |
2234 | Sandoris yra teis+s dokumentas, kuriame nurodomi sutarti atlikti darbai, kaip | |
2235 | už darba turi buti atlyginama ir ivairios baudos už susitarimu netes+jima. Teis+s | |
2236 | mokyklose skaitomi ištisi sandoriu valdymo kursai. Cia mes išsiaiškinkime tik | |
2237 | sandoriu tipus, nes šiu žiniu dažnai prireikia projektu vadovams. Dažniausiai | |
2238 | sutinkami šiu triju kategoriju sandoriai: fiksuotos kainos, išlaidas padengiantieji bei | |
2239 | laiko ir medžiagu apmok+jimo. Panagrin+kime juos smulkiau. | |
2240 | Fiksuotos kainos sandoriai | |
2241 | Fiksuotos kainos sandoriuose tiek+jas pasižada atlikti darbus už fiksuota | |
2242 | kaina. Šio tipo sandorius geriausia naudoti tada, kai yra gerai apibr+žtas kuriamas | |
2243 | 66 | |
2244 | produktas ir yra nemažai informacijos iš ankstesniu panašiu projektu. Produktams | |
2245 | kurti ar paslaugoms tiekti, kurios n+ra gerai apibr+žtos ar anksciau tai dar nebuvo | |
2246 | daryta, fiksuotos kainos sandoriai yra rizikingi abiem sandorio pus+ms: pirk+jui | |
2247 | (užsakovui) ir tiek+jui. | |
2248 | Išlaidas padengiantieji sandoriai | |
2249 | Išlaidas padengianciuosiuose sandoriuose tiek+jui padengiamos visos | |
2250 | išlaidos, kurias jis patiria pristatydamas produkta, iskaitant mokesti, kuris yra tiek+jo | |
2251 | pelnas. Šio tipo sandoriai pirk+jams yra rizikingiausi, nes jie nežino galutin+s | |
2252 | kainos. Nors pirk+ju tarpe išlaidas padengiantieji sandoriai n+ra pageidaujami, jie | |
2253 | gali buti vienintel+ galimyb+ produktui isigyti, kai n+ra gero jo apibr+žimo, arba | |
2254 | prašoma pateikti kažka, ko anksciau n+ra buve. | |
2255 | Laiko ir medžiagu apmok?jimo sandoriai | |
2256 | Šio tipo sandoriai yra vidurys tarp fiksuotos kainos ir išlaidas padengianciuju | |
2257 | sandoriu. Pirk+jas ir tiek+jas susitaria d+l ikainiu, pvz., programuotojo darbo | |
2258 | valandos kainos, taciau visa kaina yra nežinoma, kuri priklausys nuo produktui | |
2259 | sukurti sugaišto laiko. Šio tipo sandoriai naudojami idarbinant papildomus žmones, | |
2260 | kai specifiniams projekto darbams atlikti prireikia specialistu. | |
2261 | Sudarant sandorius, reikiami atlikti darbai nurodomi užduotyje, kurie turi | |
2262 | itakos pasirenkant sandorio tipa. | |
2263 | 10.3. Darbo užduotis (SOW) | |
2264 | Jei projekte numatoma kviestis i pagalba tiek+jus, labai svarbu tiksliai | |
2265 | perteikti jiems, ko jus norite. Darbo užduotyje (SOW – Statement Of Work) detaliai | |
2266 | aprašomos prek+s ar paslaugos, kurias jus norite pirkti. Daugeliu aspektu ji yra | |
2267 | panaši i projekto apimties apraša. Darbo užduotyje yra projekto aprašas, | |
2268 | pagrindiniai tikslai, s+km+s kriterijai, kai kurios prielaidos ir apribojimai. Joje taip | |
2269 | pat nurodoma, kokias garantijas turi prisiimti tiek+jas ir kokios bus atsiskaitymo | |
2270 | salygos (darbu pri+mimo-perdavimo aktas). Jusu projekto apimties aprašo dalis, | |
2271 | susijusi su prašomais atlikti darbais, yra gera pradin+ medžiaga darbo užduociai | |
2272 | parengti. | |
2273 | Netgi jei darbo užduoti yra renges kitas organizacijos departamentas, projekto | |
2274 | vadovas turi užtikrinti projekto reikalavimu tiksluma. Darbo užduotis turi buti aiški | |
2275 | ir tiksli, nes tai gali tur+ti itakos tiek+jo siulomos prek+s ar paslaugos kainai. Bet | |
2276 | kokie netikslumai gali buti nepatenkinamu sandorio rezultatu priežastimi. | |
2277 | Daug kompaniju turi šablonus darbo užduotims rengti. Tai priemon+, | |
2278 | padedanti perteikti tiek+jams išsamia informacija. | |
2279 | Parengus darbo užduoti galima kreiptis i tiek+jus ir laukti ju pasiulymu. | |
2280 | 67 | |
2281 | 10.4. Prašymas tiek?jams teikti pasiulymus | |
2282 | Kai jus apsisprendžiate, kad kažkuriems projekto darbams atlikti i pagalba | |
2283 | kviesit+s tiek+jus, ir parengiate darbo užduoti (SOW), ka jie tur+s atlikti, reikia tai | |
2284 | paskelbti tiek+jams. Prašymo teikti pasiulymus (solicitation) esm+ yra gauti tiek+ju | |
2285 | pasiulymus užduotyje nurodytiems darbams atlikti. | |
2286 | Tipiškai pirkimo dokumentai rengiami tam, kad naudodami juos praneštume | |
2287 | numatomiems tiek+jams apie darbus. Šie dokumentai vadinami ivairiai: | |
2288 | - prašymas teikti pasiulymus (RFP – Request For Proposal); | |
2289 | - prašymas siulyti kaina (RFQ – Request For Quotation); | |
2290 | - kvietimas siulyti kaina (IFB – Invitation For Bid). | |
2291 | Nesvarbu kaip pirkimo dokumentai bebutu vadinami, juose turi buti darbo | |
2292 | užduotis (SOW), informacija, kaip pasiulymai tur+tu buti apipavidalinti ir pristatyti, | |
2293 | bei data, iki kada pasiulymai turi buti pateikti. Potencialiu tiek+ju gali buti prašoma | |
2294 | padaryti formalius pranešimus arba pateikti tik kaina. Priklausomai nuo to, kokioje | |
2295 | ukio srityje jus dirbate, pirkimo dokumentu detalumas gali buti ivairus. | |
2296 | Prieš siusdami pirkimo dokumentus potencialiems tiek+jams, pasitikrinkite, ar | |
2297 | jusu organizacijoje n+ra patvirtinto tiek+ju sarašo. Daug kompaniju turi nustatytas | |
2298 | proceduras patikrinti, ar tiek+jas atitinka tam tikrus reikalavimus ir ar gali buti | |
2299 | kvieciamas jusu darbams. Jei jusu kompanijoje yra tokios taisykl+s, tai darbams | |
2300 | galima kviesti tik tiek+jus iš patvirtinto sarašo. Jei tokio sarašo n+ra, projekto grup+ | |
2301 | arba pirkimu departamentas turi ieškoti potencialiu tiek+ju verslo asociacijose, | |
2302 | internete arba kituose prieinamuose informacijos šaltiniuose. | |
2303 | Kai pirkimo dokumentai išplatinami (gali buti ir anksciau), jus turite parengti | |
2304 | kriterijus gaunamiems pasiulymams ivertinti. | |
2305 | 10.5. Tiek?ju atrankos kriterijai | |
2306 | Laikas, kuri projektu vadovai sugaišta nustatydami priimtiniausia tiek+ja, | |
2307 | priklauso nuo to, ar jusu organizacijoje yra atskiras pirkimu departamentas. Jei toks | |
2308 | departamentas yra, jo darbuotojai patars jums, kokius dokumentus perkant prekes ar | |
2309 | paslaugas reikia parengti, pad+s atrinkti tiek+ja ir prižiur+ti sandorio su juo | |
2310 | vykdyma. | |
2311 | Jeigu jus esate atsakingas už tiek+jo parinkima, tuomet reikia parengti | |
2312 | kriterijus, kuriais remiantis vertinsite tiek+ju pasiulymus. Tariantis su sponsoriumi | |
2313 | ir akcininkais, iš anksto numatomi žmon+s, kurie bus itraukti i tiek+ju pasiulymu | |
2314 | 68 | |
2315 | vertinimo komisija. Butent jie turi parengti vertinimo kriterijus ir susitarti d+l | |
2316 | kriteriju svorio. | |
2317 | Remiantis nustatytais kriterijais sudaroma tiek+ju pasiulymu eil+. Kriterijai | |
2318 | gali buti objektyvus ir subjektyvus. Pvz., gali buti naudojami tokie kriterijai: | |
2319 | - visa pasiulymo kaina; | |
2320 | - kokiu lygiu tiek+jas supranta užsakovo problema; | |
2321 | - tiek+jo darbuotoju kvalifikacija vadybiniu ir techniniu požiuriais; | |
2322 | - tiek+jo patirtis dirbant su panašiais produktais; | |
2323 | - tiek+jo ir jusu organizacijos kulturin+ (dalykin+) atitiktis; | |
2324 | - tiek+jo finansin+ pad+tis. | |
2325 | 69 | |
2326 | 11. Visapusis projekto planas | |
2327 | Ankstesniuose skyriuose nagrin+jome ivairiu projekto klausimu planavima. Ju | |
2328 | metu sukaupiama daug ivairios informacijos. Ka su ja daryti ir kaip ja sekti? Tod+l | |
2329 | rengiamas visapusis (integruotasis) projekto planas, kuriame sujungiama visa | |
2330 | projekto apimties, darbu grafiko, kainos, žmogiškuju ištekliu, kokyb+s, rizikos, | |
2331 | komunikaciju ir pirkimu planavimo metu parengta informacija. | |
2332 | Tipiškas visapusis projekto planas (toliau – projekto planas) turi tokias dalis: | |
2333 | bendraja, planavimo, šablonu ir kontroliniu sarašu, šaltiniu nuorodu ir priedu. Šiame | |
2334 | mokymo medžiagos skyriuje jos aptariamos detaliau. | |
2335 | Projekto plano sudarymas n+ra vien ankstesniu planavimo dokumentu | |
2336 | surinkimas ir sujungimas. Prasmingam projekto planui sudaryti projekto grup+s | |
2337 | nariai, sponsorius, akcininkai turi sugaišti nemažai laiko ir id+ti nemažai pastangu. | |
2338 | Visa tai pradedama nuo projekto plano detalaus turinio (TOC – Table Of Contents) | |
2339 | sudarymo. | |
2340 | Baigus rengti projekto plana, jis peržiurimas, formaliai patvirtinamas. Tuo | |
2341 | projekto planavimo faz+ baigiama (apskritai, vienoks ar kitoks planavimas vyksta | |
2342 | viso projekto b+gyje) ir pereinama prie projekto vykdymo faz+s. | |
2343 | 11.1. Kas yra projekto planas? | |
2344 | Projekto planas yra dokumentas, kuriame yra sujungti visi planavimo | |
2345 | duomenys. Projekto vadovas naudos ji kaip vadova darbu eigai steb+ti, per+jus i | |
2346 | projekto vykdymo faze. Apskritai, projekto planas projekto b+gyje laikas nuo laiko | |
2347 | yra peržiurimas ir koreguojamas. | |
2348 | Kai kam gali atrodyti, kad sujungti visus planavimo duomenis i viena | |
2349 | dokumenta n+ra svarbu. Taciau, neturint jo, nuolatos tektu vartyti projekto apraša, | |
2350 | projekto apimties apraša, darbu saraša ir kitus planavimo dokumentus. O tai n+ra | |
2351 | patogu. | |
2352 | Planavimo procese sukuriama daug svarbiu duomenu. Jei ju kruopšciai | |
2353 | nesutvarkysime ir nepateiksime reikiamiems asmenims, bus mažai naudos iš ju. | |
2354 | Kokybiškas projekto planas labai padeda valdyti projekta vykdymo ir kontrol+s | |
2355 | faz+se. | |
2356 | Projekto planas yra visu darbu eigos steb+jimo ir reikiamu korekciju darymo | |
2357 | pagrindas. Tai gera priemon+ pagrindinei projekto informacijai perduoti | |
2358 | akcininkams. Projekto planas yra tas šaltinis, kuris jo skaitytojams padeda | |
2359 | 70 | |
2360 | išsiaiškinti, kokia yra projekto apimtis, kas yra pagrindiniai akcininkai, kokie tur+tu | |
2361 | buti pagrindiniai rezultatai, ir daugeli kitu klausimu. | |
2362 | Toliau išnagrin+kime projekto plano tipine sud+ti. | |
2363 | 11.2. Projekto plano sud?tis | |
2364 | Daug organizaciju naudoja standartini šablona projektu planams. Nors ju | |
2365 | formatas ir sud+tis gali varijuoti, taciau projektu planuose dažniausiai yra tokios | |
2366 | dalys: | |
2367 | - bendroji, kur pateikiama informacija apie organizacija ir pati projekto plana; | |
2368 | - planu, kurioje talpinami visu planavimo darbu rezultatai; | |
2369 | - šablonai ir kontroliniai sarašai, kurie bus naudojami projekto valdyme; | |
2370 | - šaltiniu nuorodos; | |
2371 | - priedai. | |
2372 | Bendroji dalis | |
2373 | Visapusis projekto planas gali buti labai ilgas dokumentas. Kad butu lengviau | |
2374 | ji naudoti ir nurodyti korekcijas, šioje dalyje gali buti tokie skyriai: | |
2375 | - informacija apie dokumenta. Šiame skyriuje nurodoma dokumento | |
2376 | priežiuros ir atnaujinimo informacija. Dokumento istorijoje nurodomi versiju | |
2377 | numeriai ir peržiuru datos, kontaktin+ informacija, kur galima gauti dokumento | |
2378 | kopijas; | |
2379 | - turinys. Jame, kaip ir kiekvienos knygos turinyje, atspindima dokumento | |
2380 | organizacin+ struktura – dalys, skyriai, poskyriai ir nuo kurio puslapio jie yra | |
2381 | dokumente, kad skaitytojai greiciau susirastu reikiama dali. | |
2382 | Planu dalis | |
2383 | Tai pagrindin+ projekto plano dalis. Jos pagrindiniai skyriai: | |
2384 | - santrauka (executive summary). Ji paprastai prasideda trumpu projekto | |
2385 | aprašu (verslo poreikiai, kod+l buvo prad+tas projektas, projekto tikslai). Santraukos | |
2386 | tikslas – greitai ir glaustai pristatyti projekto esme; | |
2387 | - reikalavimai. Šiame skyriuje išd+stomi projekto funkciniai, techniniai ir | |
2388 | verslo reikalavimai, kurie buvo iškelti projekto inicijavimo metu; | |
2389 | - apimtis. Cia pateikiamos projekto ribos, atitinkancios klientu sutartus | |
2390 | rezultatus; | |
2391 | - akcininkai. Tai sarašas asmenu, atsakingu už projekto rezultatus. Jame | |
2392 | nurodomas sponsorius, klientai, projekto vadovas, projekto grup+s nariai, kiti, kuriu | |
2393 | paslaugu reikia projektui s+kmingai užbaigti; | |
2394 | 71 | |
2395 | - numatomi ištekliai. Tai serveriai, programin+ iranga, kita, ka numatoma | |
2396 | naudoti vykdant projekta. Šiame skyriuje gali buti vardinami ir tiek+jai; | |
2397 | - prielaidos ir/ar apribojimai. Pvz., pardav+jas pristatys savo preke iki | |
2398 | nustatyto laiko; | |
2399 | - pagrindiniai arba darbu grafiko etapu rezultatai; | |
2400 | - biudžetas. Šis skyrius gali buti labai trumpas, nurodant tik visa projekto | |
2401 | kaina arba ja išskaidyta i išlaidu kategorijas. Visa kita – projekto plano prieduose; | |
2402 | - rizika; | |
2403 | - pareigos, steb+sena, aplinka. Aprašomi ivairus su projektu susije klausimai: | |
2404 | kas priims sprendimus, kas apibr+š pl+tros proceduras, aplinka, kurioje dirbs | |
2405 | sukurtas produktas, kt. Ju tarpe gali buti ir politiniai, geografiniai, t. t.; | |
2406 | - komunikacijos; | |
2407 | - diegimo planas; | |
2408 | - priežiuros planas; | |
2409 | - mokymu planas. | |
2410 | Šablonai ir kontroliniai sarašai | |
2411 | Jeigu jus naudojate kokius nors kontrolinius sarašus arba juos sukur+te | |
2412 | planavimo eigoje, ju kopijas galite d+ti i ši projekto plano skyriu. Kontroliniu sarašu | |
2413 | pavyzdžiai: | |
2414 | - diegimo (instaliavimo) kontrolinis sarašas; | |
2415 | - testavimo kontrolinis sarašas; | |
2416 | - kiti kokyb+s kontroliniai sarašai. | |
2417 | Šaltiniu nuorodos | |
2418 | Šaltiniu saraše nurodomos naudotos metodologijos, standartai, sektini | |
2419 | pavyzdžiai (best practices). Jame gali buti: | |
2420 | - PMBOK vadovas [PMBOK]; | |
2421 | - jusu organizacijos kokyb+s standartai; | |
2422 | - jusu organizacijos sistemu kurimo metodologija; | |
2423 | - jusu organizacijos projektu valdymo metodologija; | |
2424 | - ISO 9000 standartai; | |
2425 | - kiti tinkami reglamentai ar standartai. | |
2426 | Priedai | |
2427 | Prieduose talpinamos dokumentu kopijos, kurie paprastai nededami i projekto | |
2428 | plano teksta (dedama tik nuoroda). Tai: | |
2429 | - projekto darbu grafiko kontroliniai taškai; | |
2430 | - projekto biudžeto kontroliniai taškai. | |
2431 | 72 | |
2432 | Projekto plano rašymas gali atrodyti sunkus pradedanciajam projektu | |
2433 | vadovui. Taciau nereik+tu išsigasti, nes yra nemažai patarimu, kaip reik+tu rašyti | |
2434 | projekto plana, nurodant jame ateityje reikalingus duomenis. | |
2435 | 11.3. Plano sudarymas | |
2436 | Projekto plano rašymo žingsniai: | |
2437 | - plano rašymo organizavimas ir rašymas; | |
2438 | - plano keitimo proceduru apibr+žimas; | |
2439 | - plano peržiura; | |
2440 | - projekto planavimo faz+s užbaigimas. | |
2441 | Plano rašymo organizavimas ir rašymas | |
2442 | Prieš pradedant rašyti projekto plana reik+tu visu pirma peržiur+ti turimus | |
2443 | dokumentus ir numatyti ju pateikimo tvarka. Priešingu atveju gali atsitikti taip, kad | |
2444 | rašydami plana jus tuos pacius duomenis itrauksite daug kartu arba praleisite | |
2445 | svarbius dalykus. | |
2446 | Taip pat butina apibr+žti dokumentu tvarkymo proceduras, jei jusu | |
2447 | organizacijoje n+ra standartiniu. Kaip turi buti daromi dokumento pakeitimai, kokia | |
2448 | nauju versiju numeravimo sistema, kaip turi buti nurodomos versiju datos ir | |
2449 | numeriai – tai klausimai, kurie turi buti išspresti iki projekto plano išplatinimo. | |
2450 | Netur+dami dokumentu tvarkymo taisykliu, jus negal+site tinkamai apskaityti | |
2451 | daromu projekto plano pakeitimu. | |
2452 | Šiandienin+s bendro naudojimo failu (file-sharing) technologijos igalina | |
2453 | projektu vadovus platinti projekto duomenis elektroniniu budu. Taip išvengiama | |
2454 | daug rankinio darbo, spausdinant dokumentus, platinant ju originala, o v+liau | |
2455 | platinant pakeistus dokumento puslapius. | |
2456 | Pradedant rašyti dokumenta reikia apsispresti, kaip jis bus platinamas: | |
2457 | atspausdintas popieriuje ar elektroniškai. Prieiga prie projekto plano bendro | |
2458 | naudojimo faile turi savu ypatumu. Tenka nustatyti dokumentu saugumo lygius ir | |
2459 | sudaryti akcininkams prieigos prie serverio, kuriame saugomas projekto planas, | |
2460 | galimybes (naudojant slaptažodžius, kt.). Dokumentai serveryje turi buti apsaugoti | |
2461 | nuo nesankcionuoto pakeitimo. | |
2462 | Išsprendus aukšciau min+tus organizacinio pobudžio klausimus, pradedama | |
2463 | rašyti projekto plana. Kadangi plana skaitys daug žmoniu iš ivairiu jusu | |
2464 | organizacijos padaliniu, ištaisykite gramatines klaidas, isitikinkite, ar visi plano | |
2465 | skyriai užbaigti, ar visi duomenys teisingi. Tinkamai neperžiur+tas ir | |
2466 | 73 | |
2467 | nesuredaguotas planas kelia itarima, kad projektas n+ra kruopšciai apgalvotas ir | |
2468 | suplanuotas. | |
2469 | Plano keitimas | |
2470 | Projekto grup+s parengta, akcininku peržiur+ta ir sponsoriaus patvirtinta | |
2471 | projekto plano pradini varianta projekto vykdymo faz+je tenka ne karta koreguoti. | |
2472 | Projekto plano keitimas yra iteracinis procesas. Tai reiškia, kad projekto | |
2473 | eigoje pakeitus pagrindinius plano komponentus, butina pakoreguoti ivairius plano | |
2474 | skyrius. Pvz., gali buti keiciama projekto apimtis, gali buti itraukti nauji akcininkai, | |
2475 | gali buti prapl+stas pagrindiniu rezultatu sarašas. Planas, kuris tvarkomas | |
2476 | atsitiktinai, greitai pasidaro netikslus ir netenka projekto vykdymo kelrodžio vert+s. | |
2477 | Šiems sunkumams iveikti butinas projekto plano keitimu daryma | |
2478 | reglamentuojantis dokumentas. Tur+tu buti paskirtas asmuo, kuris butu igaliotas | |
2479 | daryti projekto plano pakeitimus ir platinti tokia informacija. | |
2480 | Bet kokie projekto plano pakeitimai turi buti daromi griežtai laikantis | |
2481 | nustatytos tvarkos. Pvz., projekto apimties pakeitimai turi buti daromi tik gavus | |
2482 | oficialu patvirtinima, išduota laikantis projekto apimties valdymo plane nustatytu | |
2483 | taisykliu. Biudžeto ar darbu grafiko pakeitimams daryti taip pat butinas oficialiai | |
2484 | patvirtintas leidimas. | |
2485 | Plano peržiura | |
2486 | I projekta itraukti dalyviai turi tur+ti galimybe dalyvauti plano rengime. | |
2487 | Projekto planas rengiamas keliais žingsniais, palaipsniui pl+tojant ji. Nuolatin+ jo | |
2488 | peržiura, dalyvaujant sponsoriui ir akcininkams, yra s+km+s prielaida. | |
2489 | Sponsoriaus peržiura. Sponsorius itraukiamas i projekto plano peržiura, kai | |
2490 | tik parengiami plano metmenys arba turinys. Taip suteikiama jam galimyb+ išd+styti | |
2491 | savo pastabas d+l plano. Jei planas rengiamas pagal patvirtinta šablona, projekto | |
2492 | vadovo pareiga isitikinti, ar sponsoriui yra žinomas to šablono turinys. | |
2493 | Sponsorius turi peržiur+ti projekto plana periodiškai, kai tik ivairios plano | |
2494 | sekcijos papildomos duomenimis. Jis turi pasirašyti projekto plana, taip suteikdamas | |
2495 | jam oficialaus dokumento statusa. Kaip einama link galutiniu rezultatu, sponsorius | |
2496 | turi matyti ivairiuose projekto etapuose. | |
2497 | Akcininku peržiura. Visapusio projekto plano rengimas suteikia projekto | |
2498 | vadovui gera galimybe suvienyti akcininku interesus ir isipareigojimus. Projekto | |
2499 | plano metmenys ar turinys turi buti pateikiami jiems. Plano duomenys jiems turi buti | |
2500 | žinomi, nes kiekvieno lukesciai gali skirtis. Atviras klausimu ar interesu aptarimas | |
2501 | padeda parengti geresni projekto plana. | |
2502 | 74 | |
2503 | Sud+tingu projektu išankstin+ plano peržiura turi buti iprastas dalykas. | |
2504 | Paprastesniais atvejais gali pakakti susitikimu tik su atskirais akcininkais, jei jiems | |
2505 | iškyla klausimai. | |
2506 | Galutin+ projekto plano peržiura yra formali procedura, kuria užbaigiama | |
2507 | projekto planavimo faz+. | |
2508 | Projekto planavimo faz?s užbaigimas | |
2509 | Kai projekto planas baigiamas kurti, jis išplatinamas akcininkams. Po to | |
2510 | pereinama prie projekto vykdymo ir kontrol+s faziu. | |
2511 | Projekto eigoje nuolat tenka steb+ti, ar projektas juda i prieki. Susirinkimas | |
2512 | planavimo proceso pabaigoje yra gera galimyb+ gauti akcininku pritarima projekto | |
2513 | tikslams. Jeigu pasikeicia verslo poreikiai, d+l kuriu pradžioje buvo imtasi projekto, | |
2514 | dabar yra pats tas laikas, kai turi buti apsispresta d+l projekto tesimo. | |
2515 | Ši peržiura padeda išsiaiškinti planavimo metu neišsprestus klausimus. | |
2516 | Tikimasi, kad visi anksciau iškile klausimai yra išspresti planavimo faz+je. Bet | |
2517 | nemanykime, kad tokiu klausimu neliko. Nesivaržydami klauskite akcininku, ar ju | |
2518 | manymu planavimo faz+je neliko neišsprestu klausimu. Yra daug lengviau išspresti | |
2519 | gincus, kol projektas dar neprad+tas. | |
2520 | Kitas svarbus plano peržiuros uždavinys yra išsiaiškinti, ar akcininku | |
2521 | lukesciai atitinka detalu projekto plana. Jei kai kurie plano elementai jiems pasirodo | |
2522 | netik+ti, išsiaiškinkite, ko akcininkai iš tikro tik+josi. Projekto vadovo pareiga yra | |
2523 | išsiaiškinti, ar visos i projekta itrauktos šalys supranta ir remia siekiamus galutinius | |
2524 | rezultatus ir pritaria tu rezultatu siekimo budui. | |
2525 | Peržiuros metu atlikus pataisymus, projekto plana formaliai patvirtina | |
2526 | sponsorius, o kai kuriais atvejais - klientai. Patvirtintas dokumentas išplatinamas | |
2527 | akcininkams. | |
2528 | Baigiamajame projekto planavimo susirinkime taip pat gali buti aptariami | |
2529 | rodikliai, kurie bus naudojami valdant ir kontroliuojant projekta jo vykdymo faz+je. | |
2530 | Projekto vykdymo rodikliai yra matuojami dydžiai, kuriuos projekto vadovas naudos | |
2531 | vertindamas projekto eiga, pvz., ar n+ra nukrypimu nuo darbu grafiko ar biudžeto | |
2532 | kontroliniu tašku (baseline). | |
2533 | Pereidami iš planavimo faz+s i vykdymo faze, visi projekto dalyviai turi aiškiai | |
2534 | žinoti savo individualu vaidmeni ir stengtis s+kmingai ivykdyti projekta. | |
2535 | 7.1 lentel+je pateikiamas projekto plano turinio pavyzdys. | |
2536 | 75 | |
2537 | 7.1 lentel+. Projekto plano turinio pavyzdys | |
2538 | TURINYS | |
2539 | 1. Santrauka | |
2540 | 2. Reikalavimai (funkciniai, techniniai, verslo) | |
2541 | 3. Apimtis | |
2542 | 4. Akcininkai | |
2543 | 5. Numatomi ištekliai | |
2544 | 6. Prielaidos ir apribojimai | |
2545 | 7. Pagrindiniai rezultatai | |
2546 | 8. Biudžetas | |
2547 | 9. Rizika | |
2548 | 10. Valdymo klausimai (pareigos, steb+sena, aplinka) | |
2549 | 11. Komunikacijos | |
2550 | 12. Diegimo planas | |
2551 | 13. Priežiuros planas | |
2552 | 14. Mokymu planas | |
2553 | Šablonai ir kontroliniai sarašai | |
2554 | Šaltiniu nuorodos | |
2555 | Priedai | |
2556 | 76 | |
2557 | 12. Projekto vykdymas | |
2558 | Pagal PMBOK‘a projekto vykdymo faz+je projekto vadovas ir grup+ turi: | |
2559 | - vykdyti darbus projekto tikslams pasiekti; | |
2560 | - d+ti pastangas ir naudoti l+šas projekto tikslams pasiekti; | |
2561 | - surinkti, apmokyti ir valdyti projekto grupe; | |
2562 | - rinkti tiek+ju pasiulymus; | |
2563 | - atrinkti laim+jusi tiek+ja iš keleto potencialiu; | |
2564 | - perimti ir naudoti patalpas, medžiagas, irankius, iranga, kuriu reik+s | |
2565 | vykdant projekta; | |
2566 | - diegti numatytus metodus ir standartus; | |
2567 | - kurti, tikrinti ir tvirtinti projekto rezultatus; | |
2568 | - valdyti rizika, reaguoti i ja; | |
2569 | - kontroliuoti tiek+jus; | |
2570 | - patvirtintus pakeitimus perkelti (adaptuoti) i projekto apimties apraša, kitus | |
2571 | planavimo dokumentus, aplinka; | |
2572 | - sukurti ir valdyti projekto grup+s vidinius ir išorinius komunikaciju kanalus; | |
2573 | - rinkti projekto duomenis ir rengti ataskaitas apie l+šu panaudojima, darbu | |
2574 | grafiko laikymasi, kokyb+s užtikrinima, kad butu lengviau prognozuoti | |
2575 | ateiti; | |
2576 | - kaupti patirti ir diegti patvirtintus pažangius darbo metodus. | |
2577 | Valdant projektus taip pat tenka daryti: | |
2578 | - patvirtintas darbu korekcijas, kad projekto eiga atitiktu projekto plana; | |
2579 | - patvirtintus prevencinius veiksmus, kad butu sumažinta potencialiu | |
2580 | neigiamu veiksniu tikimyb+; | |
2581 | - patvirtintus defektu, pasteb+tu tikrinant gautus rezultatus, šalinimo darbus. | |
2582 | ------------------------------------------------- | |
2583 | Projekto vykdymo faz+ yra tas laiko tarpsnis, kuomet atliekami realus projekto | |
2584 | darbai. Projekto vykdymo s+km+ priklauso nuo: | |
2585 | - sudarytos projekto grup+s; | |
2586 | - kaip laikomasi projekto plano; | |
2587 | - kaip platinama projekto informacija; | |
2588 | - kaip valdomi sandoriai su tiek+jais. | |
2589 | Projekto vadovui tenka palaikyti ryši su daugeliu asmenu ir projekto grupe | |
2590 | visa laika, kol vykdomas projektas. Kalbantis su sponsoriumi, grup+s nariais, | |
2591 | 77 | |
2592 | tiek+jais, klientais, išorin+mis finansin+mis ir teisin+mis organizacijomis, tenka | |
2593 | pasitelkti visus savo, kaip vadovo, sugeb+jimus. | |
2594 | Patyre projektu vadovai sako, kad projekto vykdymo s+km+ didžiaja dalimi | |
2595 | priklauso nuo sudarytos projekto grup+s. Mok+jimas sudaryti laikinas grupes, | |
2596 | organizuoti reikiamus mokymus, diegti tinkama darbuotoju skatinimo ir pripažinimo | |
2597 | sistema yra pagrindiniai darnios grup+s sudarymo veiksniai. | |
2598 | Projekto s+kmingas vykdymas neimanomas ir be geru santykiu su | |
2599 | akcininkais. Tenka palaikyti nuolatini ryši su sponsoriumi. Kad žinotume, ar | |
2600 | projektas vykdomas pagal plana, butina rinkti tam tikrus duomenis, lyginti juos su | |
2601 | tais, kurie buvo numatyti plano kontroliniuose taškuose, rengti ataskaitas apie | |
2602 | projekto eiga. | |
2603 | Sandoriu su tiek+jais valdymas irgi turi itakos s+kmingam projekto vykdymui. | |
2604 | Projekto vadovas turi sekti tiek+ju darbus, spresti projekto grup+s ir tiek+ju gincus, | |
2605 | reaguoti i tiekimu v+lavimus, tvarkyti atsiskaitymo su jais dokumentus. | |
2606 | Panagrin+kime projekto s+kmingo vykdymo svarbesnius veiksnius detaliau. | |
2607 | 12.1. Projekto grup?s sudarymas | |
2608 | Projekto grup+s (jos buna laikinos) valdymas skiriasi nuo funkcin+s darbo | |
2609 | grup+s (jos gali egzistuoti daug metu) valdymo. Kadangi projektu grup+s buna | |
2610 | laikinos, surinkti tinkamus žmones buna sunku. Dažniausiai sutinkantys dirbti | |
2611 | grup+je žmon+s yra kažkurios IT srities specialistai, bet neturi platesniu žiniu apie | |
2612 | kompiuterizuojama verslo sriti. Projekto vadovo uždavinys yra sudaryta projekto | |
2613 | grupe parengti taip, kad ji gal+tu dirbti efektingai ir ivykdytu projekta reikiamu | |
2614 | kokyb+s lygiu, laiku ir neviršydama biudžeto. Tai n+ra lengva, ypac kai viena dalis | |
2615 | žmoniu idarbinama puse etato, kita – visu etatu, kai vieni yra techninio, kiti ne | |
2616 | techninio profilio specialistai, o kai kuriais atvejais jie buna išsid+ste geografiškai | |
2617 | placioje teritorijoje. | |
2618 | Projekto vadovo uždavinys yra, panaudojus tinkama skatinimo ir pripažinimo | |
2619 | sistema, pravedus reikiamus mokymus, sudaryti darnia projekto grupe ir valdyti ja. | |
2620 | Darnios projekto grup?s sudarymas ir valdymas | |
2621 | Prieš pradedant nagrin+ti laikinu grupiu valdymo budus, naudinga prisiminti | |
2622 | grup+s pl+tros etapus: | |
2623 | - grup,s sudarymas. Šio etapo metu žmon+s susipažista su projekto tikslais, | |
2624 | projekto vadovu ir vieni su kitais; | |
2625 | - kova d,l pareigu. Tai nariu kovos už valdžia, itaka projekto grup+s | |
2626 | organizacin+je strukturoje laikotarpis; | |
2627 | 78 | |
2628 | - santykiu nusistov,jimas. Tai etapas, kai projektas ieina i normalias v+žes ir | |
2629 | grup+s nariai pradeda naudingai bendradarbiauti; | |
2630 | - našus darbas. Tai paskutinis pl+tros etapas, kai darbo grup+s nariai suvokia | |
2631 | tarpusavio santykius, pasiekia darna ir aukšta darbo produktyvuma. | |
2632 | Šiems etapams iveikti grupei reikia laiko ir gero vadovavimo. Viso to pradžia | |
2633 | gal+tu buti projekto grup+s pirmasis susirinkimas(project kickoff). | |
2634 | Projekto grup+s pirmasis susirinkimas. | |
2635 | Jei žmogus pagalvoja apie savo igyta patirti, d+l kurios buvo priimtas i | |
2636 | projekto grupe, tai visos jo mintys ko gero atsako i šiuos klausimus: | |
2637 | - kod+l aš esu projekto grup+je? | |
2638 | - kas aš ir ko iš manes tikimasi? | |
2639 | - ka aš rengiuosi daryti? | |
2640 | - kaip darysiu savo darba? | |
2641 | Projektu vadovas tur+tu priminti grup+s nariams buti pasirengusiems atsakyti | |
2642 | i min+tus klausimus. Geras pirmasis susirinkimas yra toks, kuriame atsakoma i šiuos | |
2643 | klausimus ir sukuriamas pagrindas grup+s nariams. | |
2644 | Pirmasis susirinkimas yra gera proga susipažinti grup+s nariams ir | |
2645 | akcininkams, visiems jiems išgirstant ta pati ir tuo paciu metu. Projekto vadovas | |
2646 | dažniausiai nepažista visu grup+s nariu ir neturi galimyb+s apklausti ju, kokias | |
2647 | pareigas jie gal+tu užimti. Jis turi supažindinti grupe su projekto tikslais ir sukurti | |
2648 | tokia atmosfera, kad visi grup+s nariai jaustusi jaukiai. Tai butu gera pirmo grup+s | |
2649 | pl+tros etapo – grup,s sudarymo - pradžia. | |
2650 | Projektu grupiu pirmieji susirinkimai gali buti organizuojami labai ivairiai. | |
2651 | Štai keletas tokiu susirinkimu darbotvark+s punktu: | |
2652 | - pasveikinimas; | |
2653 | - supažindinimas (pristatant asmenis, nurodoma ju funkcin+s veiklos sritis, | |
2654 | išsilavinimas, pareigos projekte); | |
2655 | - kviestu praneš+ju (sponsoriaus, kurio nors iš akcininku, klientu) kalbos; | |
2656 | - projekto apžvalga; | |
2657 | - projekto vadovo lukesciai; | |
2658 | - klausimai ir atsakymai; | |
2659 | - pasisakymai. | |
2660 | Grup+s darbo (performance) valdymas. | |
2661 | Projekto vadovas turi teise ipareigoti grup+s narius daryti darbus ir reikalauti | |
2662 | iš ju atsakomyb+s už rezultatus. Kad grup+s nariai pasitik+tu juo, vadovas turi buti | |
2663 | 79 | |
2664 | kompetentingas, gerbiamas, sažiningas ir atviras. Projekto vadovas visada turi buti | |
2665 | pasirenges geranoriškai pad+ti grup+s nariams, sprendžiant darbo problemas. | |
2666 | Valdymui svarbus yra grup+s nariu grižtamasis ryšys. Vadovui nereik+tu | |
2667 | nurodin+ti kiekvieno smulkaus darbelio ir reikalauti ataskait+liu už juos. Taciau | |
2668 | žmon+s vienus darbus moka geriau, kitus – blogiau. Tod+l, aptariant jiems pavestus | |
2669 | darbus, reik+tu koncentruotis ties tokiais klausimais: kokiu darbo rezultatu | |
2670 | laukiama, kokie galimi darbo nesklandumai, koks atpildas už labai gerai atlikta | |
2671 | darba, kokios nuobaudos už nusižengimus, kokios specifin+s vadovo sprendimo | |
2672 | pasekm+s. | |
2673 | Darbu grižtamasis ryšys turi buti savalaikis. Maža naudos, pvz., iš klaidos | |
2674 | taisymo, jei ji buvo padaryta prieš keleta savaiciu ir sp+jo persiduoti i kitus projekto | |
2675 | komponentus. Dar blogiau, jei žmogus ja pamiršta. | |
2676 | Iškilusiems konfliktams spresti galimi ivairus budai: prisiderinimas, | |
2677 | vengimas, gynimasis, kompromisas, bendradarbiavimas. Dvi konfliktin+s situacijos, | |
2678 | kurios reikalauja išskirtinio d+mesio, yra grup+s nariu gincai (jiems išspresti turi | |
2679 | isikišti trecias asmuo - projekto vadovas) ir irzliu grup+s nariu (nuodijanciu | |
2680 | kolektyvo atmosfera) valdymas. | |
2681 | Darniai projekto grupei sukurti, jos darbo našumui didinti padeda mokymai. | |
2682 | Mokymai | |
2683 | Priklausomai nuo projekto pobudžio, sudarytos projekto grup+s mokymai gali | |
2684 | buti pravedami tik kai kuriems arba visiems grup+s nariams. Kai kuriose | |
2685 | organizacijose kaip šalutinis tikslas gali buti projekto grup+s nariu igudžiu | |
2686 | padidinimas arba informacijos apie naujus produktus ar procesus surinkimas. | |
2687 | Jei jus kuriate produkta naudodami nauja ir besipl+tojancia technologija, | |
2688 | projekte gali buti numatyti grup+s mokymai. | |
2689 | Vienas iš labiausiai paplitusiu mokymu projektu grup+ms yra projektu | |
2690 | valdymo kursai. Medžiaga jiems gali buti parenges ir projekto vadovas, o patys | |
2691 | kursai gali buti vedami už organizacijos ribu. Mokymus gali rengti ir specializuotos | |
2692 | projektu valdymo organizacijos, naudodamos standartines metodologijas, irankius ir | |
2693 | šablonus. | |
2694 | Grup+s profesinio lygio k+limas, darbu grižtamojo ryšio gerinimas yra labai | |
2695 | svarbu, bet netur+tu buti pamiršti ir darbuotoju skatinimo ir pripažinimo klausimai. | |
2696 | Skatinimas ir pripažinimas | |
2697 | Kai kurie projektu vadovai (greiciau – projektu sponsoriai) gali sakyti, kad | |
2698 | grup+s nariai tik dirba savo darba ir papildomai už tai jiems nemokama. Taciau | |
2699 | daugelyje organizaciju puikus darbas pažymimas, mokamos premijos. | |
2700 | 80 | |
2701 | Projekto grup+s darbas yra sunkus ir kartais pareikalauja išradingumo, kad | |
2702 | butu pasiektas projekto tikslas. Jei jusu organizacija yra funkcin+s strukturos, tai | |
2703 | projekto darbai gali ir nesusilaukti reikiamo funkciniu padaliniu vadovu d+mesio. | |
2704 | Tod+l projekto vadovas tur+tu pasirupinti, kad projekto grupei butu taikomos | |
2705 | skatinimo priemon+s. | |
2706 | Skatinimo sistema yra susijusi su projekto biudžete numatytais pinigais, | |
2707 | kuriuos projekto vadovas gali panaudoti pasižym+jusiems darbuotojams premijuoti | |
2708 | arba projekto užbaigimo pokyliui organizuoti. Priklausomai nuo organizacijos | |
2709 | taisykliu, skatinimas gali apsiriboti garb+s raštais ar dovanomis. | |
2710 | Jeigu projekto biudžete arba organizacijos vadovyb+s specialiajame fonde yra | |
2711 | numatytos l+šos darbuotoju skatinimui, jus turite buti apibr+že nuopelnus, už | |
2712 | kuriuos žmon+s bus skatinami. Kai žmogus skatinamas, turi buti aiškiai ivardinti | |
2713 | darbai, už kuriuos jis nusipeln+ pagarbos. | |
2714 | Gali buti ir visos grup+s skatinimai. Tai iškilmingi pietus ar šventiniai | |
2715 | renginiai. | |
2716 | Ne visi projektu vadovai turi l+šu darbuotojams skatinti. Tokiais atvejais | |
2717 | reik+tu bent pad+koti jiems už puiku darba. | |
2718 | Kokia darbuotoju skatinimo ar pripažinimo forma bebutu, projekto vadovas | |
2719 | turi vienodai taikyti ja visiems grup+s nariams. Nevienodas skatinimas dažnai | |
2720 | vertinamas kaip favoritizmas. | |
2721 | 12.2. Santykiai su projekto r?m?jais | |
2722 | Be projekto grup+s sudarymo ir darbo su ja projekto vykdymo metu projekto | |
2723 | vadovui dažnai tenka tur+ti reikalus su sponsoriumi, akcininkais, klientais. | |
2724 | Panagrin+kime šiuos santykius šiek tiek placiau. | |
2725 | Santykiai su klientais (akcininkais). | |
2726 | Daugelyje organizaciju IT grup+s santykiai su kitais organizacijos | |
2727 | darbuotojais ar klientais buna savotiškai priešiški. Tai n+ra gerai nei projekto grup+s | |
2728 | nariams, nei paciam projektui. Tod+l IT projekto vadovui reik+tu išsiaiškinti tuos | |
2729 | barjerus, kurie gali trukdyti efektyviems darbo santykiams su klientais palaikyti. | |
2730 | Klientai gali nežinoti sud+tingos PS kurimo plonybiu, o projekto vadovas gali | |
2731 | ne viska žinoti apie kompiuterizuojama verslo sriti. | |
2732 | Klientu techninio išprusimo lygis gali buti labai ivairus. Santykiai su jai bus | |
2733 | geresni, jei išsiaiškinsite, kokias technologijas jie naudoja savo darbe. | |
2734 | Štai keletas pagrindiniu geru santykiu su klientais palaikymo principu: | |
2735 | 81 | |
2736 | - dažnas bendravimas. Reik+tu klientams teikti ne vien ataskaitas, bet ir laikas | |
2737 | nuo laiko paklausin+ti, ar visi projekto aspektai jiems yra aiškus; | |
2738 | - projekto grup,s darbu pristatymas. Reik+tu stengtis (pvz., kvieciant i savo | |
2739 | susirinkimus), kad klientai suprastu, jog ju aktyvus dom+jimasis projektu ir | |
2740 | reiškiamos pastabos jums yra svarbu; | |
2741 | - sutarimo siekimas. Jei su klientais buvo bendradarbiaujama projekto | |
2742 | inicijavimo faz+je derinant reikalavimus, tai juos reik+tu itraukti ir i projekto | |
2743 | problemu sprendima ir valdyma. Projekto grup+ daugiau buna susikoncentravusi | |
2744 | ties techniškaisiais klausimais. Tai gali iškreipti projekto tiksla, tod+l klientu | |
2745 | pastabos gali pad+ti išvengti nukrypimu; | |
2746 | - savalaikis nutarimu ivykdymas. Jei iš kliento reikia papildomos informacijos | |
2747 | ar nutarimo patvirtinimo, išaiškinkite jam problema ir nurodykite, kada nutarimas | |
2748 | bus ivykdytas; | |
2749 | - lukesciu valdymas. Projekto vykdymo b+gyje klientas gali pamiršti projekto | |
2750 | reikalavimu, prielaidu, ribojimu ir kita planavimo faz+je parengta informacija. | |
2751 | Nuolatinis projekto vykdymo eigoje gaunamu rezultatu ir suplanuotu dalyku | |
2752 | palyginimas padeda viska prisiminti ir stiprina klientu lukescius d+l projekto | |
2753 | rezultatu; | |
2754 | - faktu valdymas. Gincai tarp projekto vykdytojo ir klientu gali kilti grynai d+l | |
2755 | paskalu ar sp+lioniu. Jei išgirstate, kad kliento atstovas yra nepatenkintas projekto | |
2756 | rezultatais, išsiaiškinkite faktus ir nepasitenkinimo priežastis. Jeigu rezultatai | |
2757 | neatitinka projekto dokumentuose užfiksuotu reikalavimu, priimkite kliento | |
2758 | pastabas ir stenkit+s išspresti problema. Jei kliento pastabos išeina už numatytu | |
2759 | projekto apimties ir reikalavimu ribu, atmeskite kliento pastabas ir, jeigu reikia, | |
2760 | supažindinkite ji su projekto apimties keitimo procedura. | |
2761 | Santykiai su sponsoriumi iškilus abejon+ms. | |
2762 | Visokie nesklandumai gadina projekto vadovo gyvenima. Jeigu nesate | |
2763 | subures darnios projekto grup+s ir santykiai su klientais n+ra geri, gali ateiti laikas, | |
2764 | kai neteksite ir sponsoriaus paramos. Susvyravusi parama gali pasireikšti ivairiais | |
2765 | budais. Galbut bus nukeltas jusu projekto peržiuros susirinkimas arba sponsorius | |
2766 | staiga nebetur+s laiko projekto klausimams aptarti. Sponsorius gali ir permesti savo | |
2767 | su projektu susijusias pareigas projekto vadovui sakydamas, kad projekto problemu | |
2768 | sprendimas yra jusu, o ne jo reikalas. | |
2769 | Sponsorius gali prad+ti šalintis projekto d+l ivairiu priežasciu: | |
2770 | - organizacijos vadovyb+s pasikeitimas gali iššaukti strategijos pokycius; | |
2771 | - atsirade gandai gali buti impulsu šalintis projekto; | |
2772 | 82 | |
2773 | - padid+jes darbo kruvis; | |
2774 | - asmeninio gyvenimo problemos. | |
2775 | Nežiurint priežasciu, d+l kuriu pasikeit+ sponsoriaus požiuris i projekta, | |
2776 | projekto vadovas turi išsiaiškinti jas ir siekti sprendimo. Reik+tu išsiaiškinti abejones | |
2777 | sponsoriui suk+lusias priežastis, rupestingai išd+styti jam savo nuomone, pasitelkti | |
2778 | sajungininkus ar itakingus asmenis. | |
2779 | Jei sprendimo nepavyksta pasiekti, projekto vadovas tur+tu nuspresti, ar | |
2780 | ieškoti naujo sponsoriaus, ar rekomenduoti nutraukti projekta. Jei rekomenduojama | |
2781 | nutraukti, tai ta reik+tu daryti iš karto, o ne „marinti“ projekta iš l+to. | |
2782 | Ryšys su funkciniu padaliniu vadovais. | |
2783 | Projekto vadovui gali atrodyti, kad jo santykiai su organizacijos funkciniu | |
2784 | padaliniu vadovais apsiriboja tik projektui reikalingu ištekliu gavimu iš ju. Retai | |
2785 | kada atsitinka taip, kad planavimo metu numatyti projektui reikalingi ištekliai staiga | |
2786 | taptu neprieinami. Taciau jusu projekto darbams itakos gali tur+ti funkciniu | |
2787 | padaliniu vadovu pažadu suteikti projektui išteklius (darbuotojus, iranga) | |
2788 | netes+jimas arba ištekliu atsi+mimas nesp+jus projekte atlikti numatytu darbu. | |
2789 | Tokiais atvejais butina šnek+tis su funkciniu padaliniu vadovais ir ieškoti | |
2790 | visoms šalims priimtinu sprendimu. Jus turite žinoti, kod+l ištekliai nebeskiriami ar | |
2791 | atitraukiami iš jusu projekto ir kaip funkciniu padaliniu vadovai siulo spresti d+l to | |
2792 | projektui iškylancias problemas. Jei atitrauktu ištekliu pakeitimas kitais neturi | |
2793 | itakos galutiniams projekto rezultatams, tai reik+tu sutikti su tuo, pvz., naujo | |
2794 | žmogaus pri+mimu i projekto grupe. | |
2795 | Gali pasitaikyti, kad siulymas keisti darbuotoja pateikiamas kritiniu jusu | |
2796 | projekto vykdymo laikotarpiu. Jeigu organizacijos funkcinio padalinio vadovas | |
2797 | atsiima savo žmogu iš jusu projekto grup+s, kuomet darbai yra ipus+je ir tuose | |
2798 | darbuose jo vaidmuo yra svarbus, projektui tai gali tur+ti nemaža neigiama poveiki. | |
2799 | Tod+l jus, kaip projekto vadovas, siekdamas išvengti problemu, tur+tum+te | |
2800 | paaiškinti jam vedanciuju programuotoju keitimo pragaištinguma tokiose | |
2801 | situacijose. | |
2802 | Jei funkcinio padalinio vadovas nesileidžia i kalbas ir d+l naujo darbuotojo | |
2803 | paieškos teks nukelti projekto ivykdymo termina, apie susidariusia situacija jus | |
2804 | turite informuoti sponsoriu ir laukti jo sprendimo. Bukite pasirenge drauge su | |
2805 | sponsoriumi pasverti galimas problemu pasekmes ir išd+stykite vykusiu pokalbiu su | |
2806 | funkcinio padalinio vadovu rezultatus. Sponsorius gali teikti projektui aukštesni | |
2807 | prioriteta, nei funkcinio padalinio tuo metu atliekamas darbas, ir pratesti funkcinio | |
2808 | padalinio vadovo pažad+tu ištekliu naudojimo laika projekte. | |
2809 | 83 | |
2810 | Projekto vykdymo faz+s metu atliekami pagrindiniai darbai. Tod+l šalia | |
2811 | grup+s sudarymo, santykiu su akcininkais palaikymo projekto vadovui taip pat tenka | |
2812 | sekti ir viso projekto eiga. | |
2813 | 12.3. Darbu vykdymas pagal plana | |
2814 | Projekto eigoje vadovas turi užtikrinti, kad viskas vyktu pagal darbu grafika, | |
2815 | butu laikomasi biudžeto apribojimu ir kuriamo produkto kokyb+ atitiktu projekto | |
2816 | apimties apraše numatytus reikalavimus. Ta tenka daryti kiekviena savaite. Geram | |
2817 | darbu koordinavimui projekto vadovas turi rinkti duomenis apie atliktus darbus ir | |
2818 | lyginti juos su projekto plane numatytu kontroliniu tašku duomenimis. | |
2819 | Duomenu apie projekto eiga rinkimas | |
2820 | Tinkamam projekto valdymui reikia daug informacijos. Priemon+s, kuriomis | |
2821 | renkama ši informacija, yra atliktu darbu ataskaitos, iškilusiu problemu sarašai | |
2822 | (issues log), finansin+s ataskaitos. | |
2823 | Darbu ataskaitos. Dauguma ju yra susijusios su darbu grafiku. Turi buti | |
2824 | nustatytas ataskaitos formatas (žiur. 12.1 lentele) ir kaip dažnai jos turi buti | |
2825 | teikiamos (paprastai – kas savaite). | |
2826 | 12.1 lentel+. Darbu ataskaitos šablono pavyzdys | |
2827 | Užduotis Dirbta valandu | |
2828 | Liko dirbti | |
2829 | valandu | |
2830 | Atliktu darbu | |
2831 | procentas | |
2832 | Pastabos | |
2833 | Jei kai kurie grup+s nariai vangiai teikia tokias ataskaitas, reik+tu kviesti | |
2834 | susirinkimus ir ju metu aptarti ataskaitu reikalinguma ir darbu eigos klausimus. | |
2835 | Iškilusiu problemu sarašai. Kiekvieno projekto eigoje iškyla sprestinu | |
2836 | klausimu. Jiems registruoti ir sekti gali buti naudojamos atitinkamos lentel+s, | |
2837 | kuriose nurodoma iškilusi problema, jos itaka projektui, kas atsakingas už | |
2838 | problemos sprendima, esama problemos sprendimo pad+tis (žiur. 12.2 lentele). | |
2839 | 12.2 lentel+. Iškilusiu problemu sarašo šablonas | |
2840 | Problema | |
2841 | Itaka | |
2842 | projektui | |
2843 | Atsakingas | |
2844 | asmuo | |
2845 | Problemos | |
2846 | pad'tis | |
2847 | Atsiradimo | |
2848 | laikas | |
2849 | Išsprendimo | |
2850 | laikas | |
2851 | Problemu sarašai paprastai peržiurimi projekto grup+s susirinkimuose. | |
2852 | 84 | |
2853 | Finansin+s ataskaitos. Išleistu pinigu kiekis yra svarbi informacija projekto | |
2854 | vadovui. Dažnai ja tvarko organizacijos finansu padalinys, ir projektu vadovui tai | |
2855 | nekelia dideliu rupesciu. Taciau nesant tokio padalinio, projekto vadovas pats turi | |
2856 | rengti finansines ataskaitas. | |
2857 | Daugelio projektu vadovai peržiuri ir tvirtina savaitines projekto grup+s nariu | |
2858 | ataskaitas ir projektui panaudotos irangos ar medžiagu sarašus. | |
2859 | Projekto eiga pagal kontrolinius taškus | |
2860 | Darbu grafiko ir biudžeto plano kontroliniai taškai yra tas kelrodis, kurie | |
2861 | padeda vykdyti projekta taip, kaip buvo suplanuota. Min+tu dvieju dokumentu ir | |
2862 | projekto apimties aprašo duomenys nuolatos yra lyginami su tikraisiais projekto | |
2863 | eigos duomenimis. Jei pastebimi kokie nors nukrypimai nuo kontroliniu tašku, jus | |
2864 | turite imtis reikiamu priemoniu. | |
2865 | Kokius dalykus projekto vadovas tur+tu steb+ti? | |
2866 | Darbu grafiko laikymasis. | |
2867 | Biudžeto laikymasis. | |
2868 | Projekto apimties laikymasis. | |
2869 | Tvirtinami rezultatai. Specialus d+mesys turi buti skiriamas rezultatams | |
2870 | kontroliniuose taškuose, kuriuos turi peržiur+ti sponsorius ar akcininkai ir kurie turi | |
2871 | buti tvirtinami. Jei yra kokiu nors nukrypimu, rezultatu tvirtinimas gali v+luoti, o tai | |
2872 | gali iššaukti eile projekto keitimu. | |
2873 | 12.4. Informacijos apie projekto eiga platinimas | |
2874 | Projekto vadovui tenka peržiur+ti daug duomenu. Dauguma ju reikia | |
2875 | apibendrinti ir pasidalinti su kitais. Informacijos platinimas – tai akcininkams | |
2876 | reikalingos informacijos apie projekta teikimas. Tas platinimas vykdomas pagal | |
2877 | anksciau parengta komunikaciju plana ir gali buti atliekamas ivairiais budais: | |
2878 | informuojant projekto grup+s susirinkimuose, platinant ataskaitas apie projekto | |
2879 | stovi, formalias projekto apžvalgas. | |
2880 | Projekto grup?s susirinkimai | |
2881 | Tai geriausias grup+s bendravimo budas. Jiems turi buti rengiamasi | |
2882 | kruopšciai, tur+ti aiškia darbotvarke, svarstytinus klausimus. | |
2883 | Susirinkimu vedimas. Blogai, jei grup+s nariai pasibaigus susirinkimui | |
2884 | išsiskirsto nieko naujo nesužinoje. Produktyvus susirinkimas yra toks, kai projekto | |
2885 | vadovas nubr+žia tolesnes darbu gaires ir išsprendžia gincus d+l kai kuriu projekto | |
2886 | darbu. Pasirengimas jam reikalauja nemažai pastangu projekto planams ir eigos | |
2887 | rezultatams peržiur+ti ir palyginti. | |
2888 | 85 | |
2889 | Pasirengimo susirinkimui ir jo vedimo žingsniai: | |
2890 | Susirinkimo laiko paskyrimas. | |
2891 | Dalyvavimo susirinkime svarbos pabr,žimas. | |
2892 | Susirinkimo darbotvark,s parengimas ir išplatinimas. | |
2893 | Susirinkimo prad,jimas ir baigimas numatytu laiku. | |
2894 | Laikymasis susirinkimo darbotvark,s. | |
2895 | Prašymas pasisakyti visus susirinkimo dalyvius. | |
2896 | Susirinkimo minuciu paskirstymas. | |
2897 | Susirinkimo rezultatai. Projekto grup+s susirinkimuose gali buti aptariami ne | |
2898 | tik užduociu vykdymo klausimai. Gerai organizuotas susirinkimas gali pagerinti | |
2899 | grup+s nariu bendradarbiavima ir palengvinti ivairiu problemu sprendima. | |
2900 | Susirinkimai yra gera proga steb+ti grup,s nariu bendradarbiavimo lygi. | |
2901 | Tik+tina, kad grup+s nariai gali nežinoti visu užduociu niuansu, tod+l ju | |
2902 | bendradarbiavimas yra butinas. Jei reikia, projekto vadovas gali paskirti laika | |
2903 | pagrindiniu projekto rezultatu tarpusavio sasajoms aptarti. | |
2904 | Jei pastebima, kad tarp projekto grupeliu yra prastas ryšys ir tai gali tur+ti | |
2905 | itakos kritiniame kelyje esanciu užduociu atlikimui, butina imtis skubiu priemoniu, | |
2906 | kad žmon+s gautu informacija apie tas užduotis, nuo kuriu rezultatu priklauso ju | |
2907 | tolesni darbai. | |
2908 | Projekto vadovo pareiga yra skatinti grup+s nariu glaudu bendradarbiavima. | |
2909 | Užrašu ivairiais klausimais (issues log) peržiura tur+tu buti kiekvieno projekto | |
2910 | grup+s susirinkimo dalis. Tam sugaištama nedaug laiko, nes už kiekvieno užrašuose | |
2911 | pasižym+to klausimo (problemos) išsprendima iki nurodyto laiko buna nurodytas | |
2912 | atsakingas asmuo (žiur. 12.2 lentele). Atsakingam asmeniui tereikia informuoti apie | |
2913 | esama pad+ti. | |
2914 | Problemu sprendimas. Projekto grupei nuolatos tenka svarstyti rupescius | |
2915 | keliancia informacija. Projekto vadovo pareiga pad+ti grup+s nariams spresti | |
2916 | iškilusias problemas. Žmon+s dažnai yra linke skub+ti su sprendimais, tod+l butina | |
2917 | isitikinti, ar problema apibr+žta aiškiai ir ar yra sutarimas d+l jos sprendimo kelio. | |
2918 | Skyrus nedaug laiko apmastymams, gali buti rastas dideliu grup+s pastangu | |
2919 | nereikalaujantis problemos sprendimo budas. | |
2920 | Dažniausia projekto grup+s diskusiju tema buna darbu atlikimo v+lavimas. | |
2921 | Sprendžiant šias problemas reik+tu: | |
2922 | - išsiaiškinti v+lavimo priežastis; | |
2923 | - ivardinti už tai atsakinga grup+s nari; | |
2924 | - sudaryti koregavimo veiksmu plana; | |
2925 | 86 | |
2926 | - atlikti koregavimo veiksmus; | |
2927 | - steb+ti rezultatus. | |
2928 | Apie projekto eiga turi buti informuojami ne vien tik grup+s nariai, bet ir | |
2929 | akcininkai. Ataskaitos apie projekto stovi yra kitas informacijos platinimo budas. | |
2930 | Ataskaitos apie projekto stovi | |
2931 | Projekto sponsoriui, akcininkams, klientams nereikia visu detaliu apie | |
2932 | projekta, kurios reikalingos grup+s nariams. Taciau jie nori buti informuoti apie | |
2933 | projekto eiga. D+l to daugelio projektu komunikaciju planuose yra numatytas | |
2934 | reguliarus ataskaitu apie projekto stovi platinimas. | |
2935 | Ataskaitos apie projekto stovi gali buti platinamos naudojant bendro | |
2936 | naudojimo katalogus (failus), el. pašta. Specifiniai platinimo budai turi buti nurodyti | |
2937 | komunikaciju plane. Ataskaitu formatas tur+tu buti pastovus. Paprastai jose buna: | |
2938 | - projekto stovio santrauka, palyginto su darbu grafiko ir biudžeto pradiniais | |
2939 | taškais; | |
2940 | - pagrindiniu rezultatu arba plano kontroliniuose taškuose ivardintu rezultatu | |
2941 | pasiekimas; | |
2942 | - svarbiausiu klausimu stovis. | |
2943 | Projekto apžvalgos | |
2944 | Projekto apžvalgos yra daugiau formalus informacijos apie projekta platinimo | |
2945 | sponsoriui, akcininkams ir klientams budas. Jei ataskaitos apie projekto stovi | |
2946 | rengiamos beveik visuose projektuose, tai apžvalgos n+ra privalomos ir ju struktura | |
2947 | priklauso nuo organizacijoje pasirinktos. | |
2948 | Reguliarios projekto apžvalgos gali buti atliekamos kas m+nesi ar kas metu | |
2949 | ketvirti. Ju rengimas gali trukti net keleta dienu, dalyvaujant visiems su projekto | |
2950 | vykdymu susijusiems vadovams. | |
2951 | Apžvalgai reikalinga informacija gali priklausyti nuo sponsoriaus ar jusu | |
2952 | organizaciniu poreikiu. Sponsoriui skirta apžvalga parengti n+ra sunku, nes jus | |
2953 | galite žinoti jam rupimus klausimus. Jei apžvalga rengiama platesnei auditorijai, | |
2954 | reik+tu surinkti pageidavimus, apie ka klausytojai nor+tu išgirsti. | |
2955 | Apžvalgos pristatymo darbotvark+je reik+tu numatyti laiko tarpa kiekvienam | |
2956 | klausimui. Apžvelgtini klausimai: | |
2957 | - pagrindiniai pasiekimai einamosios apžiuros periode; | |
2958 | - biudžeto suvestin+; | |
2959 | - pagrindiniai klausimai; | |
2960 | - rizikos veiksniu, jos mažinimo ir reakcijos i ja planai; | |
2961 | - planuojami pasiekimai kitos apžvalgos laikotarpiui. | |
2962 | 87 | |
2963 | 12.3 lentel+je parodytas projekto apžvalgos lapo šablono pavyzdys. | |
2964 | 12.3 lentel+. Projekto apžvalgos lapo šablonas | |
2965 | Projekto apžvalga | |
2966 | Apžvalga pareng': | |
2967 | Pagrindiniai pasiekimai: | |
2968 | 1. Pasiekimas ... | |
2969 | 2. Pasiekimas ... | |
2970 | ... | |
2971 | Problemos | |
2972 | Problemos pavadinimas Esamas stovis | |
2973 | Biudžetas | |
2974 | Planuotasis Einamasis | |
2975 | Turimos l'šos | |
2976 | Išlaidos | |
2977 | Pagrindiniai rizikos veiksniai | |
2978 | Rizikos veiksniai, ju galimas poveikis Rizikos mažinimo planas | |
2979 | Galimos kliutys: | |
2980 | 1. Kliutis ... | |
2981 | 2. Kliutis ... | |
2982 | .... | |
2983 | Planuojami pasiekimai iki kitos apžvalgos: | |
2984 | 1. Pasiekimas ... | |
2985 | 2. Pasiekimas ... | |
2986 | ... | |
2987 | 12.5. Sandoriu su tiek?jais priežiura | |
2988 | Daugelyje projektu reikalinga išoriniu tiek+ju pagalba. Jei jus esate sudare | |
2989 | sandorius darbams atlikti, tai neišvengiamai tenka administruoti juos. Tai steb+jimas | |
2990 | ir tikrinimas, ar tiek+jai laiku atlieka sutartus darbus. | |
2991 | Tiek?ju atliekamu darbu ataskaitos | |
2992 | Tiek+ju darbu ataskaitos yra tiek pat svarbios, kaip ir projekto grup+s nariu | |
2993 | ataskaitos. Tiek+ju darbu rezultatai turi buti gaunami laikantis jusu projekto darbu | |
2994 | grafiko, ir grup+s nariu atliekamos užduotys gali priklausyti nuo ju. | |
2995 | 88 | |
2996 | Ataskaitu apie atliktus darbus teikimas turi buti numatytas sandorio darbu | |
2997 | užduotyje (SOW). Ryšiai su tiek+jais yra daugiau formalaus pobudžio ir turi teisine | |
2998 | potekste. | |
2999 | Netgi jei tiek+ju ataskaitu detal+s yra nurodytos darbu užduotyje (SOW), | |
3000 | projekto vadovas turi isitikinti, kad pateikiami reikiami duomenys ir reikiamo | |
3001 | pavidalo. Savaitin+se ataskaitose turi buti aiški informacija apie tiek+jo pasiektus | |
3002 | rezultatus, nurodant atliktu darbu procenta, rezultatu pristatymo datos patvirtinima, | |
3003 | problemas ir rizika, d+l ko gali buti v+luojama pateikti rezultatus. | |
3004 | Kai kurie projektu vadovai organizuoja m+nesinius ar kitokio dažnumo | |
3005 | susitikimus su tiek+jais darbu eigai apžvelgti ir problemoms apsvarstyti. | |
3006 | Nesutarimu su tiek?jais aiškinimasis | |
3007 | Projekto grup+s nariai ir tiek+jas kai kuriuos užduoties tiek+jams punktus gali | |
3008 | suprasti skirtingai. Gali buti nesutarimu d+l programavimo technologiju (pvz., | |
3009 | senuju ar objektinio programavimo) pasirinkimo. Neigiama poveiki gali tur+ti „ego | |
3010 | veiksnys“ (aš esu labai protingas, darykite kaip pasakysiu). Galimi gincai ir d+l | |
3011 | platformos. | |
3012 | Tiekimu v?lavimai | |
3013 | Kai gaunama informacija apie tiekimu v+lavimus, reik+tu v+liausia ataskaitos | |
3014 | apie projekto stovi versija išplatinti suinteresuotiems asmenims. Toliau projekto | |
3015 | vadovas tur+tu imtis tokiu veiksmu: | |
3016 | - susitikti su tiek,ju ir gauti daugiau specifin+s informacijos apie tiekimo | |
3017 | v+lavima. Gal imanoma sutrumpinti v+lavimo laika ar pateikti dali produkcijos, | |
3018 | kokiu veiksmu imasi ir kokias problemas sprendžia tiek+jas tokioje situacijoje; | |
3019 | - informuoti savo organizacijos pirkimu ir teis,s departamentus. Be ju sutikimo | |
3020 | jus netur+tum+te keisti savo darbu grafiko, nutraukti sandori ar reikalauti baudu; | |
3021 | - peržiur,ti v,lavimo itaka visam projekto planui. Bet koks tiekimo v+lavimas | |
3022 | reikalauja peržiur+ti projekto apimti, darbu grafika, biudžeta, reikalavimus | |
3023 | ištekliams. D+l tiekimo v+lavimo atsiranda nauji rizikos veiksniai ir butina peržiur+ti | |
3024 | rizikos valdymo plana; | |
3025 | - informuoti sponsoriu kaip galima greiciau ir nurodyti jam galima v+lavimu | |
3026 | itaka projekto planui. Jei ta itaka yra svari, sponsorius gali šia problema kelti i | |
3027 | aukštesni lygmeni, šnek+tis su tiek+jo vadovybe; | |
3028 | - informuoti akcininkus kaip galima greiciau. Tiekimu v+lavimai gali tapti | |
3029 | gandu apie projekto gyvybinguma priežastimi, tod+l geriau, kad akcininkai žinotu | |
3030 | tuos v+lavimo faktus. | |
3031 | 89 | |
3032 | Atsiskaitymai su tiek?jais | |
3033 | Sandoriuose su tiek+jais nurodoma, kaip su jais bus atsiskaitoma. | |
3034 | Atsiskaitymai gali buti reguliarus arba susieti su atliktu darbu pri+mimu. Netgi jei | |
3035 | organizacijos finansu departamentas tvarko atsiskaitymus, projekto vadovas yra | |
3036 | pirmasis saskaitu gav+jas. | |
3037 | Jei jus esate atsakingas už mok+jimo saskaitu patvirtinima, pasitikrinkite, kad | |
3038 | suprantate gauta saskaita ir esate dalyvaves rengiant to mok+jimo garantija. | |
3039 | Jei tiek+jui turi buti mokama remiantis darbu grafike numatytais rezultatais, | |
3040 | jus turite patvirtinti tu rezultatu gavima ir pri+mima. Tam turi buti peržiur+ta ir | |
3041 | patikrinta tiek+jo pristatytos produkcijos kokyb+ ir tik tada tvirtinamas mok+jimas. | |
3042 | Tiek+jo žmoniu išlaidoms apmok+ti turi buti pateikiami kvitai ir kokiems | |
3043 | tikslams tos išlaidos buvo padarytos. Jei nesate tikras pateiktos saskaitos | |
3044 | teisingumu, kreipkit+s i savo organizacijos finansininka, kad jis peržiur+tu ta tiek+jo | |
3045 | saskaita. | |
3046 | Jeigu jums n+ra aiški sandoryje nustatyta atsiskaitymu tvarka, kreipkit+s i | |
3047 | savo organizacijos pirkimu padalini ir prašykite paaiškinti. Jie juk yra sandoriu | |
3048 | ekspertai ir gali pad+ti jums. Jei jusu ir tiek+jo nuomon+s d+l atsiskaitymo sumos | |
3049 | skiriasi, reik+tu kviestis pirkimu eksperta gincui išspresti. | |
3050 | Reikalu su tiek?jais tvarkymas | |
3051 | Dalykiški santykiai. | |
3052 | Projekto eigoje grupei tenka tur+ti „aukšto lygio“ santykius su tiek+ju. | |
3053 | „Aukštas lygis“ reiškia, kad yra numatyti formalus susirinkimai, kuriu metu jus ir | |
3054 | tiek+jas turite galimybes kelti problemas ir siulyti sprendimus teis+s aktu ir sandorio | |
3055 | ribose. Jei nepavyksta pasiekti susitarimo d+l sandoryje numatyto, bet darbu | |
3056 | užduotyje (SOW) gerai neapibr+žto kažkokio darbo, projekto eigos svarstymo | |
3057 | susirinkime turi buti aiškiai nurodomi trukumai ir ivardinamos problemiškos sritys, | |
3058 | kuriose tiek+jas nenori toliau testi darbu, nes jie nebuvo numatyti darbu užduotyje. | |
3059 | Apskritai, tiek+jai veržiasi pad+ti projekto vykdytojams tose srityse, kur jie yra | |
3060 | kompetentingi. Bet jie tampa irzlus, kai ju prašoma padaryti tai, kas nebuvo aiškiai | |
3061 | apibr+žta sandorio užduoties rengimo metu. Tai dažniausia projektu vadovu ir | |
3062 | tiek+ju gincu priežastis. | |
3063 | Isitikinkite, kad tiek+jas gerai supranta jusu poreikius. | |
3064 | Su tiek+ju kruopšciai išnagrin+kite sandorio darbo užduoti (SOW), kad | |
3065 | ateityje nekiltu neaiškumu, ka už sutarta suma reik+jo padaryti. | |
3066 | Gerai pasirenkite pokalbiams su tiek+ju. | |
3067 | Laikykit+s griežtumo ir tikslumo derybose. | |
3068 | 90 | |
3069 | Kartais manoma, kad baigus svarstyti kažkoki klausima yra priimtas ir | |
3070 | susitarimas. Ne veltui sakoma, kad kuo didesnis sandoris, tuo didesni tiek+jo | |
3071 | pažadai. Pasistenkite raštu užfiksuoti tuos pažadus ateiciai, kai teks v+l grižti prie | |
3072 | anksciau svarstyto klausimo. Tada pokalbi jus gal+site prad+ti sakydami, kad norite | |
3073 | pasitikslinti tai, ka tiek+jas yra kažkada pažad+jes. | |
3074 | Projekto vykdymo metu tokie numatomi (tylus) susitarimai dažnai sutinkami. | |
3075 | Tarkime, pvz., jums ir tiek+jui svarstant koki nors projekto komponenta jis sako: „aš | |
3076 | kai ka pasitikrinsiu ir v+liau grišim prie to komponento. Aš manau, kad musu | |
3077 | kompanija gali ji pateikti jums veltui“. Ši klausima jus atidedate kažkuriam laikui. | |
3078 | Vykdant projekta jums prireikia to dalyko. Jei pažadas nebuvo užfiksuotas raštu, jus | |
3079 | galite tur+ti keblumu su tiek+ju d+l pažado ivykdymo. | |
3080 | 91 | |
3081 | 13. Projekto kontrol? | |
3082 | Projekto eigoje vadovas turi pastoviai steb+ti gaunamus rezultatus. | |
3083 | Nukrypimai nuo projekto plano gali buti persp+jimas, kad reikia daryti pradinio | |
3084 | (originalaus) plano korekcijas. Projekto eigoje gali atsirasti nauju reikalavimu ir/ar | |
3085 | pageidavimu pl+sti projekto apimti. Tod+l butina numatyti ir apgalvotai vykdyti | |
3086 | projekto plano keitimo proceduras. | |
3087 | Integruotoji keitimu kontrol+s sistema ivertina bendraji keitimu poveiki visam | |
3088 | projektui ir padeda padaryti juos visuose projekto plano elementuose. Pvz., jei | |
3089 | daromi projekto apimties keitimai, tai gali tekti koreguoti ir darbu grafika, biudžeta. | |
3090 | Projekto plano keitimai vercia akcininkus daryti kompromisa tarp pagrindiniu | |
3091 | projekta ribojanciu veiksniu: apimties, išlaidu, ivykdymo laiko ir kokyb+s. | |
3092 | 13.1. Integruotoji keitimu kontrol? | |
3093 | Projekto planavimo faz+je numatytus dalykus v+liau kartais tenka keisti. | |
3094 | Keitimu priežastis gali buti pasikeitusi verslo strategija, konkurencin+ gr+sm+, nauju | |
3095 | technologiju atsiradimas, kas nebuvo žinoma planavimo metu. | |
3096 | Projekto eigoje gali tekti keisti ivairius plano elementus. Kad išvengtume | |
3097 | chaoso, pakeitus kažkuri plano elementa, nepamirškime atitinkamai pakoreguoti ir | |
3098 | kitu plano elementu. Tam ir yra reikalinga integruotoji keitimu kontrol+s sistema. | |
3099 | Keitimu kontrol+ gali buti atliekama ivairiai. Tam, pvz., gali buti sudarytas | |
3100 | keitimu kontrol+s komitetas iš sponsoriaus, akcininku ir projekto vykdytoju, kurie | |
3101 | peržiuri visus prašymus ir leidžia daryti keitimus, arba keitimus gali svarstyti | |
3102 | projekto grup+. Didesniuose ir sud+tingesniuose projektuose keitimu kontrol+ | |
3103 | paprastai turi didesni formalumo laipsni. Nežiurint to, kas peržiuri ir tvirtina | |
3104 | projekto plano keitimus, apie projekto plane numatytas ribas viršijancius keitimus | |
3105 | turi buti informuojami akcininkai. Jie išd+sto savo nuomone i tokius keitimus. | |
3106 | Panagrin+kime smulkiau, ka apima projekto apimties, darbu grafiko, kainos ir | |
3107 | kitu projekto plano elementu keitimo kontrol+. | |
3108 | Projekto apimties keitimo kontrol? | |
3109 | Projekto apimties plano (žiur. 3 skyriu) viena iš daliu yra apimties valdymo | |
3110 | planas. Projekto vykdymo eigoje, prireikus keisti projekto apimti, vadovaujamasi | |
3111 | šiuo planu. Apimties keitimo kontrol+ yra bet kokiu projekto apimties keitimu | |
3112 | valdymas ir dokumentavimas. | |
3113 | 92 | |
3114 | Štai keletas priežasciu, vercianciu keisti projekto apimti: | |
3115 | - pagrindiniu projekto rezultatu peržiuros metu nustatyta, kad gauta | |
3116 | papildomu rezultatu, kurie nebuvo numatyti projekto plane; | |
3117 | - projekto grup+s nariai parodo, kad reikia keisti projekto reikalavimus; | |
3118 | - yra formalus prašymas papildyti projekto rezultatus naujais; | |
3119 | - pasikeit+ kuriamo produkto projektas (struktura, br+žiniai). | |
3120 | Idealiu atveju projekto apimtis netur+tu buti keiciama be formalaus | |
3121 | patvirtinimo (leidimo). Taciau projekto vykdytojai, pasikalb+je su vartotojais arba | |
3122 | savo nuožiura, kartais padaro tai ar taip, kas nenumatyta projekto apimties plane. | |
3123 | Jei jus pastebite, kad tapote nukrypimo nuo planuotos projekto apimties auka, o | |
3124 | pakeitimas jau yra padarytas, reik+tu siekti, kad butu išanalizuota pakeitimo itaka | |
3125 | kitoms projekto dalims ir kad pakeitimas formaliai butu patvirtintas. | |
3126 | Apžvelkime keleta projekto apimties keitimo žingsniu ir patarimu: | |
3127 | - naudokime standartin+s formos prašyma projekto apimties keitimams daryti, | |
3128 | aprašykime norima keitima, jo priežasti ir kas yra prašytojas; | |
3129 | - išanalizuokime prašomo keitimo itaka projekto biudžetui, darbu grafikui, | |
3130 | kuriamo produkto kokybei; | |
3131 | - naudokime patvirtintas proceduras prašymams priimti ar atmesti; | |
3132 | - apie prašyma keisti projekto apimti informuokime visus akcininkus; | |
3133 | - patvirtintus keitimus itraukime i projekto plana. | |
3134 | Projekto apimties keitimai gali iššaukti koregavimo veiksmus ir/ar pradiniu | |
3135 | tašku (baseline) plane keitima. | |
3136 | Koregavimo veiksmai. Jus, kaip projekto vadovas, d+l pasikeitusios projekto | |
3137 | apimties galite nebenor+ti testi projekto. Jums gali tekti imtis veiksmu, kad projektas | |
3138 | butu sugražintas i ankstesnes v+žes. Tam gali tekti sugaišti kažkiek laiko. Taip pat | |
3139 | jus galite nor+ti išsiaiškinti, kod+l buvo nukrypta nuo projekto planuotos apimties ir | |
3140 | ko reik+tu imtis, kad tai neatsitiktu ateityje, pvz., apšviesti projekto grup+s narius | |
3141 | apimties keitimo klausimais. | |
3142 | Pradiniu tašku derinimas. Bet koks planuotas ar neplanuotas projekto | |
3143 | apimties keitimas reikalauja dalies pradinio projekto plano koregavimo. Kaip | |
3144 | minimum tenka koreguoti projekto apimties apraša. Priklausomai nuo keitimu | |
3145 | dydžio, taip pat gali tekti keisti darbu grafiko ir biudžeto pradinius taškus. | |
3146 | Projekto apimties keitimas gali tur+ti žymia itaka suplanuotam darbu grafikui. | |
3147 | 93 | |
3148 | Darbu grafiko kontrol? | |
3149 | Projekto grup+s nariu darbo ataskaitu ir ju atitikimo projekto darbu grafikui | |
3150 | peržiuros tikslas yra isitikinti, ar projektas vyksta normalia vaga, ar reikalingi kokie | |
3151 | nors keitimai, galintys pagerinti kritinio kelio darbus. Darbu grafiko kontrol+ yra bet | |
3152 | kokio darbu grafiko keitimo ir tokiu keitimu dokumentavimo procesas. | |
3153 | Projektams valdyti skirta programin+ iranga yra puiki priemon+, igalinanti | |
3154 | kontroliuoti, kaip laikomasi darbu grafiko. Ji gali pateikti individualiu užduociu | |
3155 | planuota pradžios ir pabaigos laiku palyginimo su tikruoju laiku rezultata, | |
3156 | prognozuoti bet kokiu pradinio darbu grafiko pakeitimu poveiki atskiroms | |
3157 | užduotims, kritiniam darbu keliui ir projekto pabaigos terminui. Taip pat galima | |
3158 | modeliuoti ivairius „o kas, jeigu“ scenarijus, steb+ti, kokia itaka atskiroms projekto | |
3159 | faz+ms ar galutiniam terminui turi užduociu trukm+s pakeitimas arba naujos | |
3160 | papildomos užduoties prid+jimas prie patvirtinto projekto plano. | |
3161 | Projekto grup+s nariu darbo ataskaitos ir kitu ataskaitos visu pirma | |
3162 | naudojamos kritinio kelio darbu eigai ivertinti. Prisiminkime, kad kritinis kelias – | |
3163 | tai ilgiausias kelias projekto darbu diagramoje, ir bet kokios užduoties jame atlikimo | |
3164 | v+lavimas gali pailginti viso projekto laika. | |
3165 | Darbu grafiko kontrol+s rezultatai – tai grafiko atnaujinimai, kitu projekto | |
3166 | elementu korekcijos, igyta patirtis. | |
3167 | Darbu grafiko atnaujinimai – tai bet kokie projekto kalendorinio plano | |
3168 | pakeitimai. Dažniausiai jie atliekami kas savaite, remiantis projekto grup+s nariu | |
3169 | darbo ataskaitomis ir gautu rezultatu palyginamu su grafiko pradiniu tašku | |
3170 | duomenimis. | |
3171 | Kitu projekto elementu korekcijos. Prireikus keisti darbu grafika, | |
3172 | neišvengiamai tenka koreguoti ir kitus projekto elementus – išteklius, biudžeta, | |
3173 | komunikacijas, kokybe, rizika. | |
3174 | Igyta patirtis. Projekto vykdytojai sužino, d+l kokiu priežasciu teko keisti | |
3175 | darbu grafika ir ka reik+tu daryti, kad kituose projektuose tokiu keitimu butu | |
3176 | išvengta. | |
3177 | Projekto apimties ir darbu grafiko keitimai reikalauja papildomu išlaidu. | |
3178 | Išlaidu kontrol? | |
3179 | Tai procesas, kurio metu tikrinamos padarytos išlaidos, nustatomi nukrypimai | |
3180 | nuo pradiniu biudžeto tašku, imamasi reikiamu korekciju (pvz., d+l l+šu stygiaus | |
3181 | galbut bus kažko atsisakoma: funkcionalumo, kokyb+s, kt.). | |
3182 | 94 | |
3183 | Išlaidu kontrol+s rezultatas – ivertintu kainu peržiura, kitu projekto elementu | |
3184 | korekcijos, igyta patirtis. | |
3185 | Ivertintu kainu peržiura. Laikui b+gant ištekliu kainos kinta. Planavimo faz+s | |
3186 | metu jos gal+jo buti vienokios, o projekto vykdymo metu jos gali buti jau kitokios. | |
3187 | Ivertinus planuotos kainos ir einamosios kainos skirtuma, reikia imtis korekciniu | |
3188 | veiksmu. | |
3189 | Kitu projekto elementu korekcijos ir igytos patirties požiuriu samprotavimai yra | |
3190 | panašus, kaip ir darbu grafiko kontrol+s atveju. | |
3191 | Kitu projekto plano elementu keitimo kontrol? | |
3192 | Projekto apimtis, darbu grafikas, biudžetas yra pagrindiniai kontrol+s | |
3193 | taikiniai. Taciau be ju projekto plane yra ir kitos dalys, kurias taip pat gali reik+ti | |
3194 | keisti projekto eigoje. Žvilgtelkime dar i keturis elementus: ištekliu keitima, | |
3195 | reikalavimu keitima, infrastrukturos keitima ir konfiguracijos keitima. | |
3196 | Ištekliu keitimas. Kai tik projekto grup+ papildoma nauju nariu arba ja palieka | |
3197 | narys, butina užfiksuoti darbuotojo pasikeitimo priežasti, naujo nario ir iš+jusio | |
3198 | žmogaus pavarde, pasikeitimo poveiki projektui. | |
3199 | Reikalavimu keitimas. Tai sud+tinga valdymo sritis. Jei reikalavimai yra | |
3200 | papildomi naujais arba keiciami norint pagerinti ju aiškuma, butina atkreipti d+mesi | |
3201 | i tai, ar tokie pakeitimai neturi itakos projekto apimciai. Bet koks naujas | |
3202 | reikalavimas turi buti išanalizuotas keitimo kontrol+s proceso metu. | |
3203 | Infrastrukturos keitimas. Infrastruktura – tai tokie elementai, kurie ilga išlieka | |
3204 | pabaigus projekta. Pvz., projekto grup+s nariai gal+jo planuoti, kad duomenu baz+s | |
3205 | valdymo sistema leis UNIX platformoje, taciau tinklo tvarkymo grup+ papraš+ | |
3206 | pastaraja pakeisti i WINDOWS. Infrastrukturos elementai, kurie gali buti keiciami: | |
3207 | - skaiciavimo sistema; | |
3208 | - programin+s irangos kurimo aplinka; | |
3209 | - serverio operacin+ sistema; | |
3210 | - tinklo infrastruktura; | |
3211 | - tiekimo metodologijos. | |
3212 | Konfiguracijos keitimas. Dažniausiai projekto grup+ sprendimus d+l | |
3213 | programin+s ar aparatin+s irangos konfiguracijos daro tada, kai mato, jog ju | |
3214 | sukurtas produktas geriau dirbtu kitaip sukonfiguruotoje aplinkoje. Dažnai | |
3215 | sutinkamas konfiguracijos keitimo pavyzdys yra toks. Duomenu baz+s projektuotojai | |
3216 | pasirenka vienokia indeksu sistema ir naudoja ja projektuojamoje baz+je. Bet | |
3217 | programuotojai, rašantys programas darbui su tokia baze, gali manyti, kad kitokia | |
3218 | indeksu sistema yra geresn+. Taip gimsta konfiguracijos keitimo prašymas. | |
3219 | 95 | |
3220 | Konfiguracijos keitimai gali buti labai paprasti ir gana sud+tingi. Tai | |
3221 | priklauso nuo konfiguracijos prigimties ir ko tikimasi iš programin+s ar aparatin+s | |
3222 | irangos. Taciau dažniausiai konfiguracijai pakeisti nereikia daug laiko (pakanka | |
3223 | poros valandu), tod+l tai n+ra didel+ kliutis projektams. Nereik+tu pamiršti, kad kai | |
3224 | kurie konfiguracijos keitimai reikalauja iš naujo pakrauti (reboot) sistema ir tod+l | |
3225 | konfiguracijos keitimo rezultatai tampa prieinami tik po kažkurio laiko. | |
3226 | 13.2. Kokyb?s kontrol? | |
3227 | Kokyb+s klausimas dažnai susilaukia mažesnio d+mesio nei projekto | |
3228 | apimties, biudžeto ar darbu grafiko kontrol+s klausimai. Taciau kokyb+s kontrol+s | |
3229 | stoka gali skaudžiai atsiliepti projektui. Kokyb+s kontrol+ yra procesas, kurio metu | |
3230 | stebima, ar projekto rezultatai atitinka nustatytu standartu reikalavimus, ar nereikia | |
3231 | daryti atitinkamu keitimu, kad butu pašalintos neigiama poveiki kokybei darancios | |
3232 | priežastys. Kokyb+s valdymo planas (žiur. 7 skyriu) yra specifiniu kontrol+s veiklu | |
3233 | pagrindas. | |
3234 | Kokyb+ kontroliuojama visa projekto vykdymo laika. Projekto darbu grafiko | |
3235 | kontroliniai taškai žymi, kada turi buti gauti pagrindiniai rezultatai arba turi buti | |
3236 | užbaigta projekto faz+. Kokyb+s tikrinimo priemon+mis ir budais isitikinama, ar | |
3237 | gauti rezultatai yra tinkamo lygio. Kokyb+s tikrinimo veiklos yra svarbi projekto | |
3238 | faz+s užbaigimo tvirtinimo dalis. | |
3239 | Tarp ivairiu projekto darbu rezultatu kokyb+s sekimo budu bene labiausiai | |
3240 | išsiskiria tikrinimas (testavimas). Patikrinus kokybe galimi tokie tolesni žingsniai | |
3241 | projekte: užduoties atlikimas iš naujo, keitimu darymas, rezultatu pri+mimas, | |
3242 | nežiurint, kad yra defektu. | |
3243 | Tikrinimas (testavimas) | |
3244 | IT projektuose tikrinimas dažniausiai vadinamas testavimu. | |
3245 | Testavimui atlikti paprastai reikia laiko. Testavimas yra ikyrus darbas. | |
3246 | Kažkoks modulis leidžiamas dar ir dar karta, jo darbas tikrinamas ivairiais | |
3247 | požiuriais. | |
3248 | IT projektams bendros yra šios testavimu rušys: | |
3249 | Modulio testavimas. | |
3250 | Moduliu rinkinio (unit) testavimas. Tai, pvz., algoritmu rinkinys kažkokio tipo | |
3251 | uždaviniams spresti: piešti grafikams, apdoroti vaizdams, spausdinti ataskaitoms, kt. | |
3252 | Sistemos testavimas. Tai visos sistemos testavimas ir jis gali trukti ilgai. | |
3253 | Tikrinamas funkcionalumas, veikimo greitis, tikslumas, saugumas, t. t. | |
3254 | 96 | |
3255 | Tinkamumo vartotojams testavimas (UAT – User Acceptance Testing). Ta | |
3256 | atlieka nedidelis vartotoju ratas kažkuri laika. Stebima, ar n+ra klaidu (bugs), | |
3257 | greicio, loginiu ar apkrovos problemu. Sistema turi buti tokia, kokios tik+josi | |
3258 | vartotojai. | |
3259 | Tinkamumo imonei testavimas (FAT – Factory Acceptance Testing). Dideles | |
3260 | sistemas testuoti yra geriausia tose vietose, kuriose jos buvo sukurtos. Pvz., oru | |
3261 | prognoz+s radaru sistema, kuri buvo papildyta nauja aparatine ir programine iranga. | |
3262 | Visa tai išbandoma pas kur+ja (pardav+ja) ir tik po to perkeliama i pirk+ju | |
3263 | nurodomas vietas. Šitoki testavimo buda naudoja dideliu valstybiniu užsakymu | |
3264 | vykdytojai. | |
3265 | Tinkamumo konkreciai vietai testavimas(Site Acceptance Testing). Produktas | |
3266 | testuojamas pristacius ji i pirk+jo nurodyta vieta. Pvz., anksciau tur+tas radaru | |
3267 | sistemos pavyzdys. Nors ji buvo išbandyta kur+jo aplinkoje, taciau dar patikrinama, | |
3268 | kaip sistema veikia pirk+jo aplinkoje. | |
3269 | Testavimas visada yra svarbus IT projekto kokyb+s patvirtinimo žingsnis, | |
3270 | taciau kai kuriais atvejais reikia dar daugiau tikrinimu. | |
3271 | Geografiškai išsibarsciusi grup,. Projekto grup+ dažnai buna išsid+sciusi | |
3272 | keliose vietose. Programin+ iranga gali susid+ti iš keleto moduliu, kuriuos kuria | |
3273 | skirtingos programuotoju grup+s. Nors ryšys tarp grupiu ir yra geras, taciau | |
3274 | betarpišku asmeniniu kontaktu nebuvimas gali padidinti skirtingo supratimo rizika, | |
3275 | gali iššaukti skirtumus moduliuose, kas tur+tu itakos visam programu paketui. | |
3276 | Tokiais atvejais reik+tu detalesnio kiekvieno modulio testavimo. | |
3277 | Tiek,ju pristatomi produktai. Tiek+ju pristatomu produktu testavimas turi | |
3278 | ypatinga reikšme. Ypatumas yra tame, kad testavimo budas ir laikas turi buti | |
3279 | numatyti sandoryje. Tiek+jo pristatyto produkto ir visos likusios sistemos | |
3280 | integruotasis testavimas duoda atsakyma, ar pristatytas produktas yra priimtinas. | |
3281 | Tiek+jo produkto pri+mimas reiškia, kad jam už darba turi buti apmok+ta. Taigi šiais | |
3282 | testais turi buti patikrintas visu sandorio darbams keltu reikalavimu igyvendinimas. | |
3283 | Nors testavimas yra dažniausiai naudojamas IT projektu kokyb+s kontrol+s | |
3284 | budas, taciau jis n+ra vienintelis. | |
3285 | Kiti kokyb?s kontrol?s budai ir priemon?s | |
3286 | Pareto diagrama. Ji naudojama laike atsirandanciu problemu svarbai ir | |
3287 | dažniui pavaizduoti. Pareto (Vilfredo Pareto) diagramos pagrindas yra vadinamoji | |
3288 | 80/20 taisykl+. Šis mokslininkas pasteb+jo, kad 80% turto Italijoje priklauso 20% jos | |
3289 | gyventoju. Šis principas buvo perkeltas i daugeli disciplinu (pvz., manoma, kad 80% | |
3290 | projekto darbu padaro 20% darbuotoju). Taikant ši principa kokyb+s kontrol+je, | |
3291 | 97 | |
3292 | sakoma, kad didžiosios projekto defektu dalies priežastis yra nedidelis problemu | |
3293 | rinkinys. Pareto diagrama padeda atskirti, kurios problemos yra svarbiausios ir turi | |
3294 | didžiausia poveiki projektui. Problemos atvaizduojamos staciakampiais, išd+stytais | |
3295 | maž+jimo tvarka. Kuo problema dažnesn+, tuo didesnis staciakampis, ir jai išspresti | |
3296 | tur+tu buti skiriama daugiau d+mesio (žiur. 13.1 pav.). | |
3297 | Pareto diagramos tikslas yra dvejopas: | |
3298 | - pavaizduoti defektu reliatyvia svarba; | |
3299 | - nurodyti problemas, kurioms išspresti turi buti dedama daugiausia pastangu | |
3300 | ir kurios daro didžiausia poveiki projektui. | |
3301 | 13.1 pav. dažniausiai iškylancios problemos yra A ir B. Išsprendus vien tik jas | |
3302 | butu atsikratyta 60-70% visu problemu. Tod+l joms tur+tu buti skiriamas pagrindinis | |
3303 | d+mesys. | |
3304 | Kontrolin,s diagramos yra naudojamos kontroliuojamo parametro | |
3305 | svyravimams laike pavaizduoti. Jos dažniausiai naudojamos apdirbamojoje | |
3306 | pramon+je. Tokiose diagramose svarbios yra vidutin+, viršutin+ ir apatin+ leistinos | |
3307 | reikšm+s (žiur. 13.2 pav.). Pvz., reikia ištekinti tam tikro diametro detales. Realiai jos | |
3308 | bus kažkiek didesn+s ar mažesn+s. Jei kontrolierius nustato, kad ju diametras yra | |
3309 | tarp viršutin+s ir apatin+s leistinu ribu, tokios detal+s yra tinkamos. Geriausia, kai ju | |
3310 | diametras buna artimas vidutinei reikšmei. | |
3311 | Statistin, atranka. Jeigu jus turite daugelio darbu rezultatus (pvz., daug | |
3312 | ištekintu detaliu), visu ju tinkamumui ivertinti reik+tu atlikti daug matavimu. Tai | |
3313 | užimtu daug laiko ir butu brangu. Pasitelkus statistin+s atrankos metoda, atsitiktinai | |
3314 | paimami tik keliu darbu rezultatai, jie išmatuojami ir sprendžiama apie visu darbu | |
3315 | rezultatu (visos detaliu partijos) kokybe. | |
3316 | Problemos | |
3317 | dažnumas | |
3318 | 1000 | |
3319 | 750 | |
3320 | 500 | |
3321 | 250 | |
3322 | A B C D E problema | |
3323 | Suvestinis | |
3324 | procentas | |
3325 | 100% | |
3326 | 75% | |
3327 | 50% | |
3328 | 25% | |
3329 | 13.1 pav. Pareto diagrama | |
3330 | 98 | |
3331 | Projekto strukturin, (blokin,) schema ir proceso diagrama. Apie jas | |
3332 | rašyta 7 skyriuje, nagrin+jant kokyb+s planavimo klausimus. Strukturine schema | |
3333 | paprastai atvaizduojami saryšiai tarp ivairiu projekto elementu. Šitokia schema arba | |
3334 | duomenu seku diagramu (DFD – Data Float Diagram) serijos padeda numatyti | |
3335 | galimu problemu atsiradimo vieta ir laika. Tod+l tokios diagramos gali buti labai | |
3336 | naudingos ir projekto rezultatu kontrol+s metu, nustatant problemos atsiradimo | |
3337 | priežasti. | |
3338 | Tendenciju analiz,. Tai matematiniai metodai, igalinantys prognozuoti | |
3339 | defektu atsiradima, remiantis anksciau sukauptais rezultatais. | |
3340 | Testavimas ar kitokie kontrol+s budai naudojami tam, kad nustatytume, ar | |
3341 | nereikia imtis priemoniu prastos kokyb+s rezultatams pagerinti. | |
3342 | Veiksmai kokyb?s neatitikimo atvejais | |
3343 | Aptikus projekto rezultatu (tarpiniu ar galutiniu) kokyb+s neatitikimu, | |
3344 | sprendžiama, kokiu veiksmu reik+tu imtis trukumams šalinti. Dažniausiai imamasi | |
3345 | tokiu veiksmu: perdarymo, projekto vykdymo proceso pareguliavimo, susitaikymo su | |
3346 | atsiradusia blogybe. | |
3347 | Perdarymas. Tai bet kuri defektu šalinimo veikla. Pvz., patikrintame | |
3348 | programin+s irangos modulyje aptikus neatitikimus, perrašoma jo programa. | |
3349 | Perdarymams reikia laiko ir l+šu, tod+l gali tekti daryti projekto darbu grafiko | |
3350 | ir biudžeto pakeitimus. | |
3351 | Sprendimas d+l produkto perdarymo priklauso nuo aptikto defekto sunkumo | |
3352 | ir jo itakos galimybei naudoti produkta. Apie defekta reik+tu informuoti sponsoriu, | |
3353 | akcininkus, klientus ir itraukti juos i sprendimo pri+mima. | |
3354 | Projekto vykdymo proceso pareguliavimas. Bet kurio proceso pareguliavimas | |
3355 | gali atsiliepti visam projektui. Jeigu neaišku, ar proceso pareguliavimas palies tik | |
3356 | nedidele darbuotoju grupele ir netur+s platesniu pasekmiu, geriausia išanalizuoti | |
3357 | proceso pareguliavimo pasekmes ir gauti formalu leidima daryti tai. | |
3358 | 5,06 | |
3359 | 5,00 | |
3360 | 4,94 | |
3361 | Viršutin' riba | |
3362 | Vidutin' reikšm' | |
3363 | Apatin' riba | |
3364 | 13.2 pav. Kontrolin+ diagrama | |
3365 | 99 | |
3366 | Susitaikymas su atsiradusia blogybe. Jei projekte sukurto produkto išleidimas | |
3367 | numatytu laiku yra daug svarbesnis už neatitikimu ištaisyma, tuomet tenka sutikti | |
3368 | su žemesne produkto kokybe. Neištaisytu trukumu (defektu) bendroji itaka turi buti | |
3369 | išanalizuota, su tuo turi buti supažindinami projekto akcininkai ir gautas ju | |
3370 | sutikimas išleisti ne visai kokybiška produkta. V+liau pasteb+ti produkto trukumai | |
3371 | bus šalinami, leidžiant patobulinimus (upgrade). | |
3372 | Dar vienas svarbus kokyb+s kontrol+s aspektas yra dokumentu kokyb+. | |
3373 | Dokumentu kokyb? | |
3374 | IT projektuose sukuriami techninio ir netechninio pobudžio dokumentai. Ju | |
3375 | kokybe (turiniu, kalbos taisyklingumu, aiškumu, kt.) taip pat turi buti rupinamasi. | |
3376 | Tai produkto dokumentai vartotojams, vartotoju mokymo medžiaga, pagalbos | |
3377 | teikimo (help-desk) medžiaga, dokumentai priežiuros grup+ms. | |
3378 | Dokumentai vartotojams. Tai instrukcijos, kt. | |
3379 | Vartotoju mokymo medžiaga. | |
3380 | Pagalbos teikimo (help-desk) medžiaga. Projekto vykdytojai dažnai | |
3381 | pasirupina, kad butu sukurta grup+ žmoniu, kurie vartotojams teiktu konsultacijas, | |
3382 | pagalba neaiškumu atvejais, dirbant su projekte išleistu produktu. | |
3383 | Dokumentai priežiuros grup,ms. Prie projekto rezultatu kokyb+s prisideda | |
3384 | tikslus ir patogus dokumentai sukurto produkto prižiur+tojams. | |
3385 | Serveriu administratoriai turi žinoti, kokia itaka serveriams gali tur+ti naujai | |
3386 | idiegtas produktas. Tas pat taikytina ir asmeniniu kompiuteriu (PC) prižiur+tojams, | |
3387 | nes idiegta nauja sistema gali tur+ti poveiki ir klientu kompiuteriams. Tod+l tur+tu | |
3388 | buti parengti atitinkami dokumentai priežiuros klausimais. | |
3389 | Projekte sukurto produkto priežiuros dokumentu taip pat gali reik+ti | |
3390 | duomenu baziu administratoriams, kompiuteriu tinklo ir kitiems specialistams. | |
3391 | 13.3. IT projektu kokyb?s kontrol? | |
3392 | IT projektuose kokyb+s kontrol+ pradedama žiurint: | |
3393 | - ar laikomasi gerai žinomu ir placiai paplitusiu standartu; | |
3394 | - ar projekto pradžioje sukurta tokia aplinka (teisin+, organizacin+, | |
3395 | technologin+), kuri garantuotu s+kme. | |
3396 | Pasirengimui spresti min+tus klausimus projekto grup+ sugaišta daug laiko. | |
3397 | Tam reikia supirkti ivairius dalykus ir buti pasišventusiems projektui. | |
3398 | Panagrin+kime kiekviena iš šiu klausimu atskirai. | |
3399 | 100 | |
3400 | Standartai | |
3401 | IT imon+s, kurios laikosi standartu, pasiekia geresniu rezultatu. Pvz., kuriant | |
3402 | programine iranga laikomasi tokiu standartu: | |
3403 | - naujos programos rašomos taip, kad joms leisti pakaktu XML naršyl+s; | |
3404 | - naujose programose naudojamos Web funkcijos, kaip J2EE, o ne lokalios; | |
3405 | - naujose programose perduodant duomenis klientui naudojamas SOAP | |
3406 | (Simple Object Access Protocol) protokolas (prisiminkime, kad tai OSI modelio | |
3407 | transporto lygmens standartu rinkinys). | |
3408 | Min+ti standartai greiciausiai n+ra visa apimantys, ir IT imon+ gali jais | |
3409 | nesivadovauti. Bet sutikime, kad jie yra pagrindiniai, daugumai suprantami, remiasi | |
3410 | visuotinai pripažintais protokolais kaip rišamaja medžiaga. Diegiant šiuos | |
3411 | standartus igyjamas tvirtas pagrindas naujai programinei irangai kontroliuoti | |
3412 | placiame vartotoju rate. | |
3413 | IT projektu vadovai tur+tu sukviesti visus akcininkus ir išsiaiškinti, ar visiems | |
3414 | priimtini standartai, kuriuos numatoma diegti. Tai gal+tu buti šie standartai: | |
3415 | - dokumentai, kaip turi buti irengiami serveriai; | |
3416 | - darbo vietu irengimo standartai, apimantys operacine sistema, kontoros | |
3417 | automatine iranga, naršykles, valdymo pulto (panel) nustatymus, kt.; | |
3418 | - programin+s irangos kurimo standartai; | |
3419 | - kompiuteriu tinklo irengimo standartai, iskaitant tinklo veikimo protokolus. | |
3420 | Standartu organizacijos | |
3421 | Standartu organizacijos rengia pacius ivairiausius standartus. Viena iš ju yra | |
3422 | Tarptautin+ standartu organizacija (ISO – International Standards Organization). | |
3423 | Kokyb+s kontrolei imon+s naudoja ISO 9000 standarta. Kadangi ISO 9000 yra | |
3424 | didelis standartas, tikriausiai internete galima po truputi surinkti informacija apie ji | |
3425 | bei kaip gimsta ISO standartai ir kokie standartai yra prieinami. | |
3426 | DMTF (Distributed Management Task Force) standartu organizacija rengia | |
3427 | sistemu valdymo budu ir sasaju standartus. Pvz., Microsoft savo leidžiamuose | |
3428 | Windows naudoja WBEM (Web-Based Enterprise Management) standarta, kuri yra | |
3429 | parengusi min+ta standartu organizacija. | |
3430 | IEEE (Institute of Electronic and Electric Engineers) yra parengusi placiai | |
3431 | žinomus tinklu protokolus (protokolas – tai standartu rinkinys). Pvz., IEEE 802.11 | |
3432 | yra bevielio vietinio tinklo (WLAN) standartas. | |
3433 | ITIL (Information Technology Infrastructure Library) yra dar viena naudinga ir | |
3434 | idomi standartu organizacija, kuri specializuojasi darbin+s aplinkos (serveriu, tinklo | |
3435 | infrastrukturos, mainfreim‘u, kt.) valdymo gerinimu srityje. ITIL organizacijai | |
3436 | 101 | |
3437 | priskiriamas posakis, kad visu pirma reikia suprasti verslo procesus ir tik po to | |
3438 | taikyti technologijas. | |
3439 | ANSI (American National Standards Institute) – tai standartu organizacija, | |
3440 | kuri projektu valdymo kontekste idomi tuo, kad Guide to the PMBOK yra jos | |
3441 | standartas. | |
3442 | Standartu organizacijos yra id+je daug pastangu kurdamos standartus, kad | |
3443 | skaiciavimu sistemos gal+tu sklandžiai saveikauti tarpusavyje. Projektu vadovai | |
3444 | tur+tu žinoti standartus ir laikytis ju. | |
3445 | Projektu valdymo kokyb?s gerinimas | |
3446 | Yra daug budu projektu kokybei gerinti. Visu pirma reik+tu ivertinti savo | |
3447 | organizacijos galimybes vykdyti projektus aukštu lygiu. Tam gal+tu pasitarnauti | |
3448 | CMM (Capability Maturity Model) modelis [CMM]. | |
3449 | CMM modelyje skiriami penki organizaciju gebjimo lygiai, kur aukštesnieji | |
3450 | yra paremti žemesniaisiais. Dauguma organizaciju pirmuosius savo projektus atlieka | |
3451 | žemiausiu, 1-uoju gebjimu lygiu. Šie penki gebjimu (igudžiu) lygiai CMM | |
3452 | modelyje charakterizuojami taip: | |
3453 | 1 lygis – pradinis (initial). Šis gebjimu lygis rodo, kad kiekvienas projektas | |
3454 | organizacijoje vykdomas kaip specialus vienkartinis procesas. Dažnai tai daroma | |
3455 | chaotiškai, neorganizuotai, neturint jokiu formaliu planu ar taisykliu. Veiklos yra | |
3456 | neapibržtos ir nekontroliuojamos. | |
3457 | 2 lygis – kartojamasis (repeatable). Organizacijoje yra numatyta tam tikra | |
3458 | projektu vykdymo tvarka, padedanti vertinti kaina, rengti darbu grafika, vertinti | |
3459 | rezultatus. Taciau tvarka dar yra tobulintina, todl kiekviename naujame projekte | |
3460 | daromi žingsniai projektu vykdymui gerinti. | |
3461 | 3 lygis – apibržtasis (defined). Projektu vykdymo procesas yra apibržtas ir | |
3462 | standartizuotas. Visi projektai organizacijoje atliekami nustatyta tvarka, naudojami | |
3463 | standartiniai dokumentai, reikalavimai, tvirtinimai ir kiti veiksmai projekto | |
3464 | rezultatams pasiekti. Taciau informacija apie nustatytos tvarkos ir atliekamu veiklu | |
3465 | efektyvuma nra renkama. | |
3466 | 4 lygis – kiekybiškasis (quantitative, managed). Projekto vykdymo metu | |
3467 | organizacija renka ivairius rodiklius. Projektas yra valdomas stebint kiekybinius ir | |
3468 | kokybinius rodiklius. Veiklos yra ne tik apibržtos, bet ir ju efektyvumas | |
3469 | kontroliuojamas naudojant ivairius rodiklius. | |
3470 | 5 lygis – opimizuojantysis (optimizing). Projektu vykdymo procesas yra | |
3471 | nuolatos tobulinamas, išnaudojant matuojamus kiekybinius rodiklius kaip grižtamaji | |
3472 | ryši. | |
3473 | 102 | |
3474 | Bet kokiu IT technologiju diegimo skm priklauso nuo projekta vykdancios | |
3475 | IT organizacijos gebjimo greitai ir protingai diegti projektu valdymo metodologijas | |
3476 | ir nuosekliai laikytis ju. Tik suprasdami savo organizacijos galimybes imtis projektu | |
3477 | gerinimo veiksmu, diegti placiai žinomus standartus, galime tiktis projektu | |
3478 | ivykdymo reikiamu kokybs lygiu. | |
3479 | 13.4. Rizikos valdymo kontrol? | |
3480 | Projekto planavimo fazje buvo ivardinti rizikos veiksniai (nepageidaujami | |
3481 | ivykiai, pvz., sumažjo finansavimas, sugedo iranga, iš darbo išjo žmogus, kt.) ir | |
3482 | parengtas reagavimo i juos planas. Rizikos valdymas – tai procesas, kurio metu | |
3483 | atliekami reakcijos i rizikos veiksnius veiksmai. Šis procesas nra vien plane | |
3484 | ivardintu rizikos veiksniu stebsena. Jo metu taip pat vertinamas atliekamu | |
3485 | reakcijos veiksmu efektyvumas. | |
3486 | Rizikos valdymas apima ir nauju rizikos veiksniu ivardijima, kurie gali | |
3487 | atsirasti bet kuriuo projekto vykdymo metu. Nepaisant rizikos veiksniu ivardijimo | |
3488 | detalumo pradiniame plane, pasikeitusios projekto salygos, verslo pokyciai ir kiti | |
3489 | projekto plano komponentu keitimai gali sukelti naujus rizikos veiksnius, i kuriuos | |
3490 | taip pat turtu buti atsižvelgiama. | |
3491 | Rizikos valdymas turi glaudu ryši su projekte iškylanciu problemu valdymu. | |
3492 | Iškilusios problemos turi buti sprendžiamos, vertinama ju sprendimo eiga, keliamos | |
3493 | naujos problemos. | |
3494 | Rizikos valdymo nagrinjima pradkime nuo reakcijos i projekto plane | |
3495 | numatytus rizikos veiksnius rezultatu. | |
3496 | Reakcijos i rizikos veiksnius rezultatu valdymas | |
3497 | Rizikos planavimo metu buvo ivardinti projekto rizikos veiksniai ir, remiantis | |
3498 | ju pasirodymo tikimybe ir galimo poveikio projektui laipsniu, surikiuoti prioriteto | |
3499 | tvarka. Reakcijos i kiekviena didesnio prioriteto rizikos veiksni plane buvo numatyti | |
3500 | veiksmai, kurie pad+tu sumažinti rizikos veiksnio itaka projektui. | |
3501 | Prevencin+s (apsisaugojimo) priemon+s. Rizikos veiksniams, kuriu galima | |
3502 | butu išvengti ar sušvelninti ju itaka projektui, valdyti yra specifiniai budai, kaip, | |
3503 | pvz., nauju užduociu itraukimas i darbu grafika. | |
3504 | Tokiais atvejais tur+tu buti atliekami plane numatyti veiksmai ir vertinama, | |
3505 | kaip tie veiksmai padeda pašalinti arba sumažinti rizikos veiksnio itaka projektui. | |
3506 | Jei atliekami veiksmai nesumažina rizikos, reik+tu peržiur+ti reakcijos i rizikos | |
3507 | veiksni buda ir arba prisiimti rizika, arba imtis naujo reakcijos budo. | |
3508 | Peržiurint veiksmus (reakcijos buda), kurie neduoda laukiamu rezultatu, | |
3509 | butina isitikinti ar rizikos veiksnys n+ra pakites d+l kokiu nors aplinkybiu. Jei | |
3510 | 103 | |
3511 | pastebite, kad turite reikala su pakitusiu rizikos veiksniu, gali reik+ti visai kitokio | |
3512 | reakcijos i ji budo. | |
3513 | Veiksmai nenumatytais atvejais. Kai susiduriama su projekto plane | |
3514 | nenumatytais atvejais, naudojamas kitoks reakcijos i rizikos veiksnius budas. Tokiais | |
3515 | atvejais ir rizika yra valdoma kitaip. Rizikos planas nenumatytiems atvejams | |
3516 | pradedamas naudoti tik tada, kai iš tikro atsitinka nepageidaujamas ivykis (pasikeit+ | |
3517 | istatymai, ivyko streikas, kt.). Tuomet susiduriama su rizikos suk+l+jais (risk trigger), | |
3518 | kas signalizuoja apie art+janti pavoju projektui. | |
3519 | Projekto eigoje reikia buti pasirengusiems bet kokiems pavojaus signalams | |
3520 | apie rizikos veiksniu ar rizikos suk+l+ju pasikeitimus. Reakcijos i rizika, | |
3521 | atsirandancia d+l nenumatytu priežasciu, veiksmu plano sudarymo pagrindin+ | |
3522 | s+km+ slypi žinojime (neignoravime), kad gali atsirasti ir nauji rizikos veiksniai. | |
3523 | Nauju rizikos veiksniu ivardijimas | |
3524 | Reakcijos i rizika planas pl+tojamas visa projekto laika. Kai kurie planavimo | |
3525 | metu ivardinti rizikos veiksniai nepasireiškia (neivyksta), taciau gali atsirasti nauju, | |
3526 | kuriu n+ra pradiniame projekto plane. Kai projektas baigiamas, ateiciai tur+tume | |
3527 | gerai isid+m+ti kiekviena naujai atsiradusi neplanuota rizikos veiksni. | |
3528 | Nauji rizikos veiksniai gali tur+ti itakos saraše išd+stytu rizikos veiksniu | |
3529 | prioritetu tvarkai. Nauju rizikos veiksniu pasirodymo tikimyb+ ir itakos projektui | |
3530 | lygis gali buti aukštesnis už anksciau ivardintus rizikos veiksnius. Projekto plano | |
3531 | pakeitimai taip gali pareikalauti keisti rizikos veiksniu prioritetus. Pvz., projekto | |
3532 | eigoje gali tekti keisti kritini darbu kelia, kas savo ruožtu gali pareikalauti | |
3533 | neatid+liotino kai kuriu rizikos veiksniu prioriteto keitimo. | |
3534 | Kai daromi veiksmu, plane numatytu atlikti reaguojant i rizika, pakeitimai | |
3535 | arba ivardijami nauji rizikos veiksniai, gali iškilti butinumas keisti ir visa projekto | |
3536 | plana. Reakcijos i rizika veiksmai gali apimti projekto apimties, darbu grafiko ir | |
3537 | biudžeto keitima. Tokiu atveju reakcijos i rizika keitimo procedura turi buti panaši, | |
3538 | kaip ir darant kitokius projekto pakeitimus. | |
3539 | Problemu registravimo žurnalas yra kitas svarbus dokumentas, kuris projekto | |
3540 | b+gyje turi buti tvarkomas ir atnaujinamas. | |
3541 | Problemu sprendimo valdymas | |
3542 | Problemu sprendimo eigos valdymas yra labai panašus i rizikos valdyma, nes | |
3543 | taip pat turi buti imamasi atitinkamu veiksmu. Nerupestingas problemu sarašo | |
3544 | tvarkymas (iškilusiu problemu itraukimas, atsakingo asmens nurodymas, atžymos | |
3545 | apie išsprestas problemas, kt.) gali atvesti prie nauju problemu atsiradimo kiekviena | |
3546 | savaite arba kad problemos iš viso nebus išsprestos. | |
3547 | 104 | |
3548 | Aptariant problemas projekto grup+s susirinkimuose, reik+tu išsiaiškinti, kaip | |
3549 | sekasi už problemu išsprendima atsakingiems asmenims. Kartais problemos lieka | |
3550 | neišsprestos savaites ar net m+nesius. Tod+l saraše visada reik+tu registruoti | |
3551 | problemos sprendimo plana ir numatoma išsprendimo data. Jei problema | |
3552 | sprendžiama l+tai, galbut už ja atsakingam asmeniui reikia pagalbos arba jis | |
3553 | nesupranta problemos. D+l to gali tekti netgi kreiptis i sponsoriu, kad pad+tu iveikti | |
3554 | kliutis. | |
3555 | Visas problemas reik+tu išspresti kaip galima greiciau, taciau kai kuriais | |
3556 | atvejais problemos gali buti sprendžiamos ju prioriteto tvarka. Problemu prioritetui | |
3557 | nustatyti gali buti naudojami tie patys budai, kurie buvo naudoti planuojant rizika. | |
3558 | Jeigu keletui problemu spesti reikalingi tie patys žmon+s, peržiur+kime problemu | |
3559 | poveikio projektui dydi, problemu prioritetus ir tik tada nutarkime, kurios imsim+s | |
3560 | visu pirma. | |
3561 | Projektas pavojuje | |
3562 | Kartais projekto grup+s nariu reakcijos i rizika veiksmai ar problemu | |
3563 | sprendimo veiksmai gali vesti link projekto sužlugdymo. Jeigu jie neduoda norimu | |
3564 | rezultatu arba atsiranda nauji, sunkiai suvaldomi rizikos veiksniai, reikia kreiptis i | |
3565 | sponsoriu ir tartis, ka gi reik+tu daryti. | |
3566 | Kreipimasis i sponsoriu d+l pagalbos projekto problemoms spresti yra | |
3567 | delikatus reikalas. Projektu vadovai nenori užsitarnauti panikuotojo reputacijos, vos | |
3568 | tik iškyla problema ir nesiseka išspresti jos griežtais sprendimais. Kita vertus, jei | |
3569 | padar+te viska, ka jus galite, ir matote, kad reikalai neger+ja, nedelskite ir kreipkit+s | |
3570 | i sponsoriu. Laiku neinformavus apie projekto sunkia pad+ti, sponsorius taip pat gali | |
3571 | nebetur+ti galimybiu pagelb+ti. | |
3572 | Prieš einant pas sponsoriu butina pasirengti aiškiai išd+styti problema ar | |
3573 | rizika, veiksmus, kuriu +m+t+s, ir jeigu toliau niekas nesikeis, kokia itaka tai tur+s | |
3574 | projektui. Pokalbis su sponsoriumi turi buti trumpas, aukšto lygio. Jam n+ra butina | |
3575 | žinoti visu smulkiu žingsniu. | |
3576 | Reik+tu prašyti, kad sponsorius imtusi specifiniu veiksmu. Jeigu turite | |
3577 | problemu su jusu organizacijos kažkuriuo kitu departamentu ir reikalingas | |
3578 | atitinkamo lygio sprendimas, informuokite sponsoriu apie tai ir ko jums reikia, kad | |
3579 | projektas grižtu i normalias v+žes. | |
3580 | Kartais pakeisti situacijos buna neimanoma. Gal but d+l nauju teis+s aktu jusu | |
3581 | projekto pagrindin+s prielaidos tapo negaliojancios arba nauja organizacijos | |
3582 | vadovyb+ pasirinko strategija, kuri nebepateisina jusu projekto. Tokiais atvejais | |
3583 | reik+tu rekomenduoti sponsoriui nutraukti projekta. | |
3584 | 105 | |
3585 | 13.5. Projekto eigos kontrol? | |
3586 | Projekto eigoje kontrol+ padeda atskleisti daug svarbios informacijos, kuri | |
3587 | rupi ir akcininkams. Darbu ataskaitose atspindima esama projekto pad+tis ir | |
3588 | prognoz+s d+l projekto apimties, darbu grafiko, biudžeto ir kokyb+s. Rizika ir | |
3589 | projektui pavoju keliancios problemos turi buti žinomos ir akcininkams. | |
3590 | Darbu eigos rezultatai turi buti platinami akcininkams laikantis planavimo | |
3591 | faz+je parengto komunikaciju plano. Ataskaitose turi buti informacija apie nuveiktus | |
3592 | darbus iki tam tikro laiko ir kas dar liko padaryti. | |
3593 | Informacijai apie projekto eiga rinkti yra nemažai analitiniu priemoniu. | |
3594 | Darbu ataskaitu rengimas (budai, priemon?s) | |
3595 | Darbu ataskaitose tur+tu buti daugiau specifin+ informacija, o ne vien tik | |
3596 | konstatavimas, ar n+ra nukrypimu nuo planuotos projekto apimties, darbu grafiko ar | |
3597 | biudžeto. Nukrypimai gali tur+ti labai ivairu poveiki visam projektui. Tod+l dalis | |
3598 | ataskaitos turi buti skiriama problemu analizei ir ju itakos projektui ivertinimui. | |
3599 | Nukrypimu nuo projekto plano poveikio dydžiui ivertinti naudojami šie budai: | |
3600 | nukrypimu analiz+, tendenciju analiz+, viso projekto kainos vertinimas, atliktu | |
3601 | darbu kainos (earned value) vertinimas. | |
3602 | Nukrypimu analiz+ – tai einamuju projekto rezultatu palyginimas su projekto | |
3603 | plane numatytais rezultatais. Ji dažniausiai naudojama projekto darbu grafikui ir | |
3604 | biudžetui. | |
3605 | Projektu valdymo tikslams skirta programin+ iranga dažniausiai turi funkcija | |
3606 | projekto eigos nukrypimams nuo planuoto darbu grafiko sekti. Ji igalina | |
3607 | apskaiciuoti nauja galutini projekto ivykdymo termina, jei v+luojama atlikti | |
3608 | kažkuriuos darbus. | |
3609 | Projekto biudžeto ataskaitose palyginamos atitinkamo laikotarpio pradiniame | |
3610 | taške numatytos l+šos ir iš tikro padarytos išlaidos. | |
3611 | Kiekybiškai nukrypimo dydis ataskaitoje gali buti nurodomas procentais, pvz., | |
3612 | kad atlikta 50% numatytu darbu ir išleista 35% numatytu l+šu. Negerai, kai darbai | |
3613 | padaromi laiku, bet išleidžiama daugiau l+šu nei buvo numatyta. Taciau yra visiškai | |
3614 | blogai, kai darbai nepadaromi laiku ir išleidžiama daugiau l+šu nei numatyta. | |
3615 | Tendenciju analiz+. Jau nuveikti darbai gali inešti aiškumo, ko galima tik+tis | |
3616 | atliekant busimus darbus. Tendenciju analiz+ yra pagrista matematiniais | |
3617 | skaiciavimais ir naudojama prognozuoti, ar darbu atlikimas ger+s ar blog+s. | |
3618 | Viso projekto kainos vertinimas. Kadangi projekto eigoje rengiamos biudžeto | |
3619 | ataskaitos, iš jusu gali buti prašoma pateikti prognozuojama viso projekto kaina. | |
3620 | 106 | |
3621 | Atlikus dali projekto darbu ir igijus patirties, atsiranda galimyb+ tiksliau ivertinti | |
3622 | viso projekto kaina, nei projekto pradžioje. Viso projekto kainos ivertis (EAC – | |
3623 | estimate at completion) duotu projekto momentu gaunamas remiantis jau atliktu ir | |
3624 | likusiu darbu informacija. Kad geriau suprastume toki prognozavima, pravartu žinoti | |
3625 | dar keleta savoku: | |
3626 | - iki duoto momento projekte padarytos išlaidos (AC – actual cost); | |
3627 | - nuo duoto momento likusiu projekto darbu prognozuojama kaina (ETC – | |
3628 | estimate to compleat); | |
3629 | - projekto pradžioje gautas viso projekto kainos ivertis (BAC – Budget at | |
3630 | completion); | |
3631 | EAC = AC + ETC | |
3632 | Skirtumas tarp EAC ir BAC yra duotu momentu prognozuojamo biudžeto | |
3633 | dydžio nukrypimas nuo planuoto biudžeto. | |
3634 | Atliktu darbu kainos vertinimas. Tai susije su ivairiu finansiniu rodikliu | |
3635 | tvarkymu, pvz., kainu nukrypimai ir indeksai (realios ir planuotos kainu santykis), | |
3636 | nukrypimu nuo darbu grafiko finansinis vertinimas, kt. | |
3637 | Akcininku valdymas | |
3638 | Projektu valdymo metu kartais tenka priimti sunkius sprendimus d+l tolesn+s | |
3639 | projekto eigos. Projekto vadovas yra atsakingas ne tik už projekto eigos nukrypimu | |
3640 | nuo plano pobudžio, bet ir už nukrypimu poveikio projektui ir rekomendaciju, ka | |
3641 | reik+tu daryti, išplatinima akcininkams. Gali tekti daryti kompromisus, norint | |
3642 | rezultatyviai užbaigti projekta. Kai kuriais atvejais nelieka prasm+s testi projekta, ir | |
3643 | d+l jo nutraukimo gali reik+ti oficialaus akcininku sutikimo. | |
3644 | Pranešimas apie projekto nukrypimus. Analizuojant projekto eiga butina | |
3645 | informuoti akcininkus apie bet kokius nukrypimus, kurie gali tur+ti itakos projekto | |
3646 | rezultatams. Projekto stoviui pristatyti jus galite rengti papildomas diagramas ar | |
3647 | lenteles, kas pad+tu aiškiau pristatyti jusu analiz+s rezultatus. Kai kurios diagramos | |
3648 | ir ataskaitos gali buti parengtos naudojant projektu valdymui skirta programine | |
3649 | iranga, pvz., Microsoft Project. | |
3650 | Kompromisu valdymas. Prisiminkime, kad visi projektai turi apimties, darbu | |
3651 | grafiko, kainos ir kokyb+s apribojimus. Jei kuris nors iš ju yra keiciamas projekto | |
3652 | eigoje, tai kaip minimum tenka keisti dar viena iš likusiu triju. Keitimus tenka daryti | |
3653 | beveik visuose projektuose. | |
3654 | Jei keiciamas bent vienas projekto apribojimas, projekto vadovas turi ieškoti | |
3655 | kompromiso su akcininkais. Pažiur+kime, kaip vienos srities keitimai itakoja kitas | |
3656 | sritis. | |
3657 | 107 | |
3658 | Kompromisas d,l projekto apimties. Prašymai keisti projekto apimti yra vieni iš | |
3659 | lengvesniu, nes šiu keitimu valdymo procesas yra susijes su keitimo poveikio | |
3660 | projektui analize ir reikalauja akcininku patvirtinimo. | |
3661 | Jei patvirtintam projektui keliami nauji papildomi reikalavimai, tur+tu buti | |
3662 | nurodomos ir reikiamos papildomos l+šos ir laikas tiems reikalavimams igyvendinti. | |
3663 | Tam gali reik+ti ir papildomu ištekliu ar didesn+s projekto grup+s. Akcininkai | |
3664 | dažnai reiškia nora, kad tie papildomi reikalavimai butu igyvendinti per anksciau | |
3665 | suplanuota projekto laika ir už buvusia projekto kaina. Tod+l jiems reik+tu | |
3666 | paaiškinti, kad daugiau darbu padaryti per toki pat laika ir už tokia pat kaina galima | |
3667 | tik darbu kokyb+s saskaita, trumpinant arba iš viso atsisakant darbu rezultatu | |
3668 | testavimo. | |
3669 | Iškilus butinybei keisti projekto apimti, reik+tu ieškoti akcininkams priimtinu | |
3670 | alternatyviu sprendimu. Jei nauji reikalavimai negali buti igyvendinti nekeiciant | |
3671 | darbu grafiko, tai gal juos galima butu igyvendinti ateityje, naujinant (upgrade) | |
3672 | projekte sukurta produkta. Galbut yra ir kiti keliai papildomiems reikalavimams | |
3673 | igyvendinti, tod+l visada reik+tu išklausin+ti akcininkus, kad išsiaiškintume, ko jie | |
3674 | siekia prašydami keisti projekto apimti. | |
3675 | Kompromisas d,l darbu grafiko. Darbu atlikimo v+lavimo priežastys gali buti | |
3676 | ivairios nelaim+s, irangos gedimai, padarytos klaidos. Tod+l ypac svarbu gerai žinoti | |
3677 | darbu grafiko svarba jusu projektui. Tarkime, jus esate nustatytos apimties ir | |
3678 | biudžeto 10 m+nesiu trukm+s projekto vadovas ir prašote akcininku atid+ti projekto | |
3679 | baigimo termina 3 savait+mis. Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti kaip pagristas | |
3680 | prašymas, nes visi žino, kad projekto planavimo faz+je nustatoma tik apytikr+ | |
3681 | projekto trukm+. Daugeliu atveju logiškiau butu atid+ti baigimo termina, nei didinti | |
3682 | projekto sužlugdymo rizika d+l skub+jimo. Taciau jeigu buvo numatytas privalomas | |
3683 | projekto užbaigimo terminas, tokia rekomendacija gali sumažinti pasitik+jima jusu | |
3684 | organizacija, gali užtraukti baudas arba teisines sankcijas. Tod+l visada, prieš | |
3685 | rekomenduojant atid+ti projekto pabaigos termina, reikia but pasv+rus, kas yra | |
3686 | geriau. | |
3687 | Jeigu jus atsiliekate nuo darbu grafiko ir nematote perspektyvaus budo, kaip | |
3688 | gal+tum+te išbristi iš šios b+dos turimais ištekliais, informuokite akcininkus apie | |
3689 | susidariusia pad+ti. Laikant, kad projekto užbaigimas laiku turi aukšciausia | |
3690 | prioriteta, jus turite ivertinti, kaip galima butu ta padaryti. Jei rupesti kelia | |
3691 | nepakankami ištekliai, paaiškinkite tai akcininkams ir nurodykite reikiamas | |
3692 | papildomas l+šas ištekliams padidinti. Jei ištekliu didinimas nepadeda laiku baigti | |
3693 | 108 | |
3694 | projekto arba n+ra garantiju d+l l+šu padidinimo, reikia buti pasirengusiems aptarti, | |
3695 | kokiu projekte kuriamo produkto funkciju galima butu atsisakyti. | |
3696 | Kartais gali buti neimanoma laiku baigti projekta. Jeigu pradiniai | |
3697 | reikalavimai nebuvo aiškus arba reikiami elementai buvo praleisti, išsiaiškinus tai | |
3698 | gali pasirodyti, kad projektas yra daug sud+tingesnis nei buvo tik+tasi. Darbai gali | |
3699 | buti pagreitinti sumažinus kuriamo produkto funkcionaluma, kai d+l to nereikia | |
3700 | kartoti anksciau atliktu darbu. Jeigu ir tai nepadeda išvengti darbu grafiko | |
3701 | pažeidimo, o projektas vis dar išlieka gyvybingas, jus turite buti tikri, kad atid+tame | |
3702 | projekto užbaigimo termine yra ivertinti visi daryti projekto plano pakeitimai. | |
3703 | Kompromisas d,l išlaidu. Išlaidu viršijimo priežastis gali buti netiksli samata, | |
3704 | darbu grafiko v+lavimai, projekto apimties nukrypimai, biudžeto kritiniu straipsniu | |
3705 | nepaisymas. Kadangi išlaidos daromos ivairiose srityse, butina steb+ti, kad butu | |
3706 | mokama tik už atliktus darbus. Jeigu pagal biudžeto plana kažkuriame projekto | |
3707 | etape išleidžiate daugiau l+šu nei buvo atlikta darbu, galite tur+ti rimtu problemu. | |
3708 | Jeigu reikalaujama griežtai laikytis nustatyto biudžeto, o jus matote, kad | |
3709 | išlaidu viršijimas yra neišvengiamas, atsiradusiam skirtumui panaikinti tenka | |
3710 | siaurinti (mažinti) projekta. Geriausias budas padaryti tai yra susitikti su akcininkais | |
3711 | ir sponsoriumi ir prašyti leidimo sumažinti projekto apimti tiek, kad nebutu viršytas | |
3712 | biudžetas. | |
3713 | Sponsorius ar akcininkai gali reikalauti išlaikyti senaja projekto apimti, o kad | |
3714 | biudžetas nebutu viršytas išlaidas taupyti trumpinant ar atsisakant testavimo darbu, | |
3715 | t. y. kuriamo produkto kokyb+s saskaita. Galimi produkto defektai ateityje bus | |
3716 | šalinami atliekant naujinimus (upgrade). | |
3717 | Kompromisu darymas (bendru sutarimu ieškojimas) ne visada padeda. Jei | |
3718 | nerandama protingos alternatyvos, reik+tu rekomenduoti nutraukti projekta. | |
3719 | Projekto nutraukimas. Kai kuriais atvejais projekto nutraukimas gali buti | |
3720 | geriausias sprendimas, kai nukrypstama nuo plano. Esant nepakankamam | |
3721 | finansavimui ar trukstant darbuotoju geriau nutraukti projekta, nei testi ji ir patirti | |
3722 | fiasko. Jei projektas buvo patvirtintas neturint tinkamai parengto plano, gali | |
3723 | susidaryti situacijos, kurioms išvengti n+ra tinkamu sprendimu. Taip gali atsitikti d+l | |
3724 | dažno reikalavimu keitimo arba kai akcininku lukesciai nebuna suderinti su | |
3725 | projekto planu. Tokiais atvejais reik+tu klausti sponsoriaus ir akcininku, ar yra | |
3726 | prasm+ testi projekta. Galbut pasikeit+ verslo strategija, projekte reikia keisti daug | |
3727 | ka ir tod+l der+tu ji nutraukti. | |
3728 | Rekomendacija nutraukti projekta nereiškia, kad projekto vadovas yra | |
3729 | netikes. Tai reiškia raginima sponsoriui ir akcininkams peržiur+ti pradinius projekto | |
3730 | tikslus ir nuspresti, ar šis projektas vis dar turi prasme. | |
3731 | 109 | |
3732 | 14. Projekto užbaigimas | |
3733 | Projekto užbaigimas – tai formalus visu projekto arba projekto faz+s darbu | |
3734 | nutraukimas, užbaigto produkto perdavimas kitiems arba nutraukto projekto | |
3735 | baigimas. Pagrindiniai baigiamosios faz+s valdymo darbai yra šie: viso projekto | |
3736 | užbaigimas ir sandoriu užbaigimai. | |
3737 | Administracinis projekto užbaigimas | |
3738 | Tai viso projekto arba projekto faz+s darbu užbaigimas. | |
3739 | Ieities duomenys (inputs) Rezultatai (outputs) | |
3740 | 1. Projekto valdymo planas. | |
3741 | 2. Sandoriu dokumentai. | |
3742 | 3. Imon+s aplinkos duomenys. | |
3743 | 4. Imon+s organizaciniai dokumentai. | |
3744 | 5. Informacija apie atliktus darbus. | |
3745 | 6. Projekto rezultatai. | |
3746 | 1. Atliktos administracin+s baigimo | |
3747 | proceduros. | |
3748 | 2. Atliktos sandoriu baigimo | |
3749 | proceduros. | |
3750 | 3. Galutinis projekto produktas. | |
3751 | 4. Atnaujinti istaigos organizaciniai | |
3752 | dokumentai. | |
3753 | Sandoriu užbaigimas | |
3754 | Tai kiekvieno sudaryto sandorio užbaigimas ir atsiskaitymas su vykdytoju. | |
3755 | Ieities duomenys (inputs) Rezultatai (outputs) | |
3756 | 1. Isigijimo (pirkimo) valdymo planas. | |
3757 | 2. Sandorio valdymo planas. | |
3758 | 3. Sandorio dokumentai. | |
3759 | 4. Sandorio baigimo procedura. | |
3760 | 1. Užbaigti sandoriai. | |
3761 | 2. Atnaujinti istaigos organizaciniai | |
3762 | dokumentai. | |
3763 | Projekto baigimas taip lakoniškai yra aprašytas [PMBOK] šaltinyje. | |
3764 | Apibudinkime projekto baigiamuosius darbus kiek smulkiau [HC04]. | |
3765 | 14.1. Projektu nutraukimo priežastys | |
3766 | Projekto baigiamoji faz+ dažniausiai apima formalu projekto pri+mima. Taciau | |
3767 | ne visi projektai buna s+kmingi. Ju baigimo (nutraukimo) priežastys gali buti | |
3768 | ivairios: | |
3769 | - rezultatu stoka. Projektas gali buti nutrauktas ar atid+tas neribotam laikui | |
3770 | nelaukiant jo pabaigos. Projekta, kuris niekur neveda, jo vykdytojams gali buti | |
3771 | sunku nutraukti, bet vadovyb+ turi imtis tokio žingsnio. Projektai, kurie atidedami | |
3772 | 110 | |
3773 | d+l technologiju nebuvimo ar finansavimo trukumo, taip pat priklauso niekur | |
3774 | nevedanciuju kategorijai; | |
3775 | - nepatvirtintas projekto planas. Jei planas n+ra pagristas, naturalu, kad | |
3776 | organizacijos vadovyb+ tokius projektus atmeta; | |
3777 | - ištekliu stoka. Tai gali buti l+šu, aparaturos, žmoniu ar kitokiu dalyku | |
3778 | trukumas. Tokia situacija gali susidaryti d+l netinkamu iverciu planavimo faz+je | |
3779 | arba jusu projektui skirti ištekliai perkeliami kitam, aukštesni prioriteta turinciam | |
3780 | projektui. Nežiurint ištekliu nepakankamumo priežasties, projekta tenka nutraukti. | |
3781 | 14.2. Sandoriu užbaigimas | |
3782 | Kai tiek+jas baigia kuri nors jusu projekto darbu etapa, reikia užbaigti sandori | |
3783 | su juo. Sandorio užbaigimas – tai sandorio salygu ivykdymas ir gautu rezultatu | |
3784 | pri+mimo apiforminimas. Netgi jei sandorius tvarko organizacijos pirkimu | |
3785 | departamentas, projekto vadovas turi pateikti jam informacija apie tiek+jo darbo | |
3786 | rezultatu pri+mima. Tam turi buti patikrinta gautu rezultatu kokyb+. Reikalavimas | |
3787 | tiek+jams pašalinti pasteb+tus trukumus netur+tu ju stebinti. | |
3788 | Pirkimu departamentas turi išduoti tiek+jui oficialu rašta apie jo atliktu darbu | |
3789 | pri+mima. Užbaigus sandori jus, kaip projekto vadovas jau nebetenkate ištekliu | |
3790 | praleistiems darbams atlikti ar nepasteb+tiems defektams ištaisyti. Tod+l tiek+jo | |
3791 | pristatomu rezultatu kokybe reikia kruopšciai patikrinti ir tik po to oficialiai su juo | |
3792 | atsiskaityti. | |
3793 | Visu užbaigtu sandoriu dokumentu kopijas reik+tu d+ti i archyva ir saugoti | |
3794 | ateiciai. | |
3795 | Ne visuose projektuose sudaromi sandoriai, tod+l su ju užbaigimu susiduria | |
3796 | ne visu projektu vadovai. Taciau kiekvienam projektu vadovui tenka susidurti su | |
3797 | administracin+mis viso projekto užbaigimo proceduromis. | |
3798 | 14.3. Administraciniai projekto baigiamieji darbai | |
3799 | Kai tik projektas baigiamas, kiekvienas projekto vadovas kaip galima greiciau | |
3800 | dairosi naujo projekto. Taciau užbaigtam projektui reikia atlikti dar keleta svarbiu | |
3801 | darbu. Tai atlikto projekto dokumentu surinkimas ir apibendrinimas (sutvarkymas), | |
3802 | parašu surinkimas, suinteresuotu šaliu informavimas apie projekto baigti. | |
3803 | Kai kurie administraciniai darbai yra nuobodus, taciau ju rezultatai, igyta | |
3804 | patirtis gali praversti ateityje vykdant naujus projektus. | |
3805 | Panagrin+kime keleta administraciniu darbu: projektu archyvo tvarkymas, | |
3806 | formalus projekto rezultatu pri+mimas, visapusiška projekto peržiura (išmoktos | |
3807 | 111 | |
3808 | pamokos), projekto rezultatu perdavimas vartotojams, projekto grup+s nariu | |
3809 | atleidimas. | |
3810 | Projektu archyvo tvarkymas | |
3811 | Projekto eigoje jo priežiurai sukaupiama daug dokumentu. Ju nauda yra ta, | |
3812 | kad jie gali praversti ateityje vykdant naujus projektus. Ivykdyto projekto planavimo | |
3813 | dokumentai ir ju šablonai gali suteikti informacijos ir buti reikalingi vertinant naujo | |
3814 | panašaus projekto kaina, darbu grafika. | |
3815 | Projektu archyvo kurimo keliai yra ivairus. Kai kuriose organizacijose gali buti | |
3816 | atskiros patalpos, kuriose, kaip mažose bibliotekose, laikomi projektu dokumentai, | |
3817 | arba gali buti centralizuoti projektu archyvai. Prieš atiduodant savo projekto | |
3818 | dokumentus i biblioteka ar archyva, reikia pasidom+ti, kaip dokumentai tur+tu buti | |
3819 | sutvarkyti. | |
3820 | Naturalu, kad plinta elektroniniai archyvai. Organizacijose gali buti serveriai, | |
3821 | kur saugomi projektu dokumentai. | |
3822 | Formalus projekto rezultatu pri?mimas | |
3823 | Jei projekte, einant nuo vienos faz+s prie kitos, drauge su akcininkais buvo | |
3824 | kruopšciai atliekamos gautu rezultatu peržiuros, tai galutiniu projekto rezultatu | |
3825 | formalus pri+mimas netur+tu kelti dideliu rupesciu. | |
3826 | Galutiniu projekto rezultatu peržiuros tikslas yra gauti akcininku pritarima ir | |
3827 | parašus bei oficialiai paskelbti projekto pabaiga. | |
3828 | Priklausomai nuo jusu organizacijoje esanciu taisykliu gali buti projekto | |
3829 | užbaigimo dokumento specialus šablonas parašams surinkti. Projekto vadovas turi | |
3830 | išsiaiškinti, kieno parašu reik+s. Vienu projektu baigimo dokumentuose gali reik+ti | |
3831 | sponsoriaus ir akcininku parašu, o kitu – kiekvienos projekte dalyvavusios grup+s | |
3832 | parašo. | |
3833 | Formalaus pri+mimo metu butina išsiaiškinti visus neatsakytus klausimus ir | |
3834 | problemas. Iš tokios peržiuros visi dalyviai turi skirstytis isitikine, kad projekto | |
3835 | rezultatai atitinka keltus reikalavimus. | |
3836 | Nors projekto eigoje akcininkai ir buvo informuojami d+l projekto plano | |
3837 | keitimo, kai kurie dalyviai gali neprisiminti visu keitimu. Tod+l formalaus pri+mimo | |
3838 | metu butina išsiaiškinti, ar visi vienodai supranta, ko nor+ta pasiekti projektu. Tai | |
3839 | ypac svarbu, jei buvo atsisakyta kai kuriu reikalavimu ar funkciju, numatytu | |
3840 | pradiniame projekto plane. | |
3841 | Kartais akcininkai, projektui einant i pabaiga, prašo ji papildyti ivairiais | |
3842 | dalykais. Jei projekto pabaiga butu atid+liojama, kol nebus padaryta viskas, ko jie | |
3843 | nor+tu, dauguma projektu niekada nesibaigtu. Tod+l yra labai svarbu, kad projekto | |
3844 | 112 | |
3845 | eigoje visiems prašomiems keitimams butu gautas patvirtinimas. Geriausia gynyba | |
3846 | prieš prašymus papildyti projekta paskutine minute yra akcentavimas to, ko | |
3847 | akcininkai pageidavo ir ka patvirtino projekto plane. | |
3848 | Akcininkai taip pat nori žinoti, kuri grup+ yra atsakinga už sukurtos sistemos | |
3849 | paleidima i darba. Apie tai rašoma truputi v+liau (žiur. Projekto rezultatu | |
3850 | perdavimas vartotojams). | |
3851 | Vienas iš paskutiniu projekto vadovo ir grup+s nariu baigiamuju darbu yra | |
3852 | visapusiška projekto peržiura ir gautu pamoku isid+m+jimas. | |
3853 | Visapusiška projekto peržiura (gautos pamokos) | |
3854 | Projekto pabaigoje visapusiška projekto peržiura atlikti reik+tu tam, kad | |
3855 | ivertintume, kas projekte buvo gerai ir kas sek+si prasciau. Šio proceso metu | |
3856 | ivertinama kiekviena projekto faz+. Šios rušies peržiuros suteikia galimybe gerinti | |
3857 | busimu projektu valdyma (prisiminkime CMM modelio brandos lygius). Užbaigto | |
3858 | projekto vertinimas tur+tu pad+ti atskleisti dalykus, kuriu mes išmokome, kokias | |
3859 | pamokas gavome. Galbut tai pad+s geriau valdyti kitus projektus. | |
3860 | Jeigu jus buvote keleta sriciu apimancio (cross-functional) projekto vadovas, | |
3861 | peržiuroje susidursite su techniniais ir netechniniais projekto komponentais. Keleta | |
3862 | ivairiu sriciu (disciplinu) apimanciu projektu vadovavimas yra sud+tingas. Nors jus | |
3863 | galbut labiau domina, kaip projekte buvo kuriama ir testuojama sistema, taciau | |
3864 | informacija apie rinkodara ir pardavimus taip pat yra svarbi. | |
3865 | Popierinio ar elektroninio pavidalo projekto dokumentai yra visapusiškos | |
3866 | peržiuros duomenys. Apibendrinus juos, projektas ivertinamas ir parengiama | |
3867 | ataskaita. | |
3868 | Visapusiškos peržiuros metu nagrin+jamos: | |
3869 | - planavimo pamokos. | |
3870 | - organizacin,s pamokos. | |
3871 | - projekto vykdymo pamokos. | |
3872 | - projekto vadovavimo (directing) pamokos. | |
3873 | - projekto kontrol,s (controlling) pamokos. | |
3874 | - biudžeto tvarkymo pamokos. | |
3875 | - projekto ivertinimas (teigiamos ir neigiamos pus,s). | |
3876 | Projekto rezultatu perdavimas vartotojams (turnover) | |
3877 | Pasibaigus projektui, sukurta sistema dažniausiai eksploatuoja ir prižiuri kiti | |
3878 | žmon+s. Tod+l projekto grup+ turi perduoti ja busimiems vartotojams. Tai n+ra | |
3879 | paprastas uždavinys. | |
3880 | 113 | |
3881 | Dauguma sistemu turi vadinamasias pagalbos (help desk) funkcijas. Tod+l | |
3882 | projekto darbu grafike turi buti numatyti darbai mokymo medžiagai parengti ir | |
3883 | pagalbos grup+s nariams apmokyti. Pagalbos grup+ turi buti jau pasirengusi teikti | |
3884 | paslaugas, kai sukurta sistema idiegiama pas naudotojus. | |
3885 | Sukurtos sistemos naudotojams taip pat turi buti parengti sistemos priežiuros | |
3886 | dokumentai ir irankiai. Ju atnaujinimas yra priežiuros grup+s nariu atsakomyb+. | |
3887 | Sistemos priežiura – tai jos darbingumo išlaikymas visa jos naudojimo | |
3888 | laikotarpi. Poreikiai modifikuoti sistema yra registruojami ir sekami, nustatoma | |
3889 | siulomu pakeitimu itaka, keiciamos programos ir kiti sistemos elementai (pvz., | |
3890 | dokumentai), atliekamas testavimas, išleidžiamos naujos sistemos versijos. Taip pat | |
3891 | naudotojai yra mokomi ir jiems teikiama kasdienin+ pagalba. Manoma, kad sistemu | |
3892 | priežiura yra platesn+ veiklos sritis nei projektavimas. | |
3893 | Prižiur+tojai gali pasimokyti iš projekto grup+s. Ju kontaktai tur+tu užsimegzti | |
3894 | kiek galima anksciau ir tai gali sumažinti priežiurai prireiksianciu pastangu lygi. | |
3895 | Kai kuriais atvejais projekto vykdytojai netur+tu buti verciami vykdyti užduociu, | |
3896 | kurios sukeltu papildomus rupescius sistemos prižiur+tojams. Sistemos priežiurai | |
3897 | turi buti sukurti atitinkami produktai, programos ar dokumentai, ir visa tai taip pat | |
3898 | turi buti pl+tojama ir prižiurima sistemos gyvavimo kelyje. | |
3899 | Projekto grup?s nariu atleidimas | |
3900 | Dar projekto planavimo faz+s metu turi buti parengtas projekto vykdytoju | |
3901 | valdymo planas. Jame numatomos darbuotoju atleidimo proceduros pasibaigus | |
3902 | projektui. | |
3903 | Bent m+nesi iki projekto pabaigos reik+tu prad+ti pokalbius su jusu | |
3904 | organizacijos funkciniu padaliniu vadovais ir informuoti juos apie iš tu padaliniu | |
3905 | projektui vykdyti paimtu darbuotoju tolesni likima: ar jie bus traukiami i nauja | |
3906 | projekta, ar bus gražinami i funkcini padalini. | |
3907 | Projekto grup+s nariai gali buti sunerime d+l savo ateities, ypac jei jie | |
3908 | atleidžiami skirtingu projekto vykdymo metu. Tokiais atvejais reik+tu paaiškinti, kad | |
3909 | užbaigus projekto darbus, d+l kuriu jie buvo itraukti i projekto grupe, jie bus | |
3910 | atleidžiami. Kadangi jus turite laikytis darbo sutarties terminu ir žmogiškuju ištekliu | |
3911 | taisykliu, suteikite projekto grup+s nariams kiek galima daugiau informacijos apie | |
3912 | galima atleidimo data. | |
3913 | 114 | |
3914 | Santrumpos | |
3915 | AI - aparatin+ iranga; | |
3916 | ADM - darbu išd+stymo vaizdavimas rodykl+mis (Arrow Diagramming | |
3917 | Method); kitas vaizdavimo budas – PDM; | |
3918 | AC - iki duoto momento projekte padarytos išlaidos (Actual Cost); | |
3919 | BAC - projekto pradžioje gautas viso projekto kainos ivertis (Budget At | |
3920 | Completion); | |
3921 | CMM - organizacijos geb+jimu modelis (Capability Maturity Model); | |
3922 | COCOMO - konstruktyvusis kainos modelis (COnstructive COst MOdel). | |
3923 | CPM - kritinio kelio metodas (Critical Path Method); | |
3924 | DB - duomenu baz+; | |
3925 | DFD - duomenu seku diagrama (Data Float Diagram); | |
3926 | EAC - viso projekto kainos ivertis duotu projekto momentu (Estimate At | |
3927 | Completion); | |
3928 | ETC - nuo duoto momento likusiu projekto darbu prognozuojama kaina | |
3929 | (Estimate To Compleat); | |
3930 | IT - informacin+s technologijos; | |
3931 | PDM - darbu išd+stymo vaizdavimas diagrama (Precedence Diagramming | |
3932 | Method); kitas vaizdavimo budas – ADM; | |
3933 | PI - programin+ iranga; | |
3934 | PMBOK - projektu valdymo žinynas (Project Management Body Of Knowledge). | |
3935 | PMO - programu valdymo padalinys (Program Management Office); | |
3936 | PS - programu sistema; | |
3937 | RFP - kvietimus teikti pasiulymus (Request for Proposal;. | |
3938 | SDLC - sistemu kurimo ciklas (System Development Life Cycle); | |
3939 | SOW - sandoriu darbo užduotis (Statement Of Work); | |
3940 | TQM - bendrasis kokyb+s valdymas (Total Quality Management); | |
3941 | WBS - projekto darbu sarašas (Work Breakdown Structure). | |
3942 | 115 | |
3943 | Šaltiniai | |
3944 | [HC04] W. Heldman, L. Cram. PROJECT+Study guide. Wiley Publishing, Inc., | |
3945 | Indianapolis, Indiana, 434 p., 2004. | |
3946 | [PMBOK] A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Third edition. | |
3947 | 2004. | |
3948 | kt. |