III.4 Seguridad de acceso y transporte de documentación base:
Para aquellos casos donde la documentación base deba ser trasladada
para ser grabada en el centro de cómputo, se deben tener medidas de
seguridad informática desde el envío, el traslado, el uso y la devolución (o
destrucción o archivo):
Envío: en bolsas selladas y numeradas, con remito, agrupadas en
lotes con cabeza que contengan como mínimo: tipo de documento,
el total de documentos y el total de una cifra que sea común a todos.
Traslado: con alto nivel de seguridad, tanto en el acceso como en la
protección contra accidentes.
Uso: deben existir registros que contengan: cantidades, enumeración
y procedencia de las bolsas, los lotes, con las características de
cabeza, a quién se le entrega los lotes, y se emita un listado al final
de proceso que verifique que se ingresó el total de los documentos,
que los totales de lotes coinciden, cuáles registros fueron aceptados
y cuáles rechazados.
Devolución: si se reenvía, debe hacerse con los lotes reenumerados y
los listados de control; si se guarda en el centro de cómputo se hace
de la misma forma y si se destruyen los documentos los listados de
control deben guardarse por el tiempo que determine la Seguridad
Informática.