Samarbete en tidstjuv som gör att färre hinner arbeta

Jobb & Karriär
Samarbete en tidstjuv som gör att färre hinner arbeta

Uppdaterad Igår Publicerad Igår

Mejlen, mobilen och möten stjäl så mycket arbetstid att jobbet inte hinns med. En undersökning från USA visade nyligen att tiden för samarbete och nätverkande slukar 80 procent av arbetsdagen. Några få medarbetare blir flaskhalsar.
Anders Forsström
Rätta artikel

Under senare år har det uppmärksammats internationellt att samarbetstiden på jobbet – den tid som går åt till mejl, rapportering, samtal, statusuppdateringar, informationsöverföring, kommunikation och möten – har nått kritiska nivåer.

I en uppmärksammad artikel i Harward Business Review redogör forskarna Rob Cross, Reb Reble och Adam Grant för sina studier som omfattar 300 amerikanska företag. Undersökningarna visar att många företag lider av ”collaborative overload” och att så mycket som 80 procent av arbetsdagen förloras i samarbetstid. Följden blir att medarbetarna tvingas ta hem jobbet för att få det gjort, vilket i sin tur ökar risken för utbrändhet.

Foto: – Jag brukar kalla tillståndet för ”samarbete in i kaklet”, säger Johan Eklund, företagsrådgivare på Stardust consulting i Stockholm.

– Faktum är att arbetsuppgifterna på företag och myndigheter snarare kräver mer än mindre samarbete framöver. Vi behöver därför effektivisera sättet vi samarbetar på, åstadkomma bättre möten och utnyttja den nya tekniken för att sprida information till alla på företaget, utan att behöva dra allt på möten, säger Johan Eklund.

Artikelförfattarnas undersökning visade också att arbetsfördelningen inom företagen är snedfördelad och att nyckelpersoner, som har stora nätverk eller sitter på mycket information, blir ”flaskhalsar” i organisationen.

– Här måste organisationen tänka på sitt strukturkapital. Företag måste försöka lösa kunskaps- och erfarenhetsöverföring på andra sätt än att nyckelpersoner alltid måste delta i alla projekt.

– Vi måste också veta varför vi har grupper. Vad ska en ledningsgrupp göra till exempel, vilka ska ingå och vilket syfte har den? säger Johan Eklund.

• Läs även: Slipp ständiga avbrott på jobbet – ta kontroll över din arbetsdag

Ett av många svenska företag som på senare år har försökt vända sin organisation är fastighetsföretaget Vasakronan.

– Vi har kvar strukturen från det gamla företaget. Däremot låter vi oftare arbetsuppgifterna styra över organisationen, vilket leder till små välfungerande arbetsgrupper där personer från flera avdelningar ingår, säger Cecilia Söderström, hr-chef på Vasakronan.

Foto: – Vi har också försökt göra all information tillgänglig. De som arbetar i ett kundteam har till exempel en portal där allt som de behöver finns.

Just delaktigheten och öppenheten i företaget har lett till effektivare sätt att samarbeta och till lägre stressnivåer, menar Cecilia Söderström.

– Förr var det ledningsgruppen som åkte i väg och utformade företagets affärsplan, men nu bjuder vi alla anställda till en företagsdag där alla från drifttekniker till fastighetsjurister deltar och berättar vad som behövs förändras, hur vi kan göra vår affär bättre.

– Senaste medarbetarenkäten var ett kvitto att vi är på rätt väg. Fler medarbetare än tidigare ansåg att de kunde påverka sitt jobb nu och angav ett lägre stressvärde, fortsätter Cecilia Söderström.

Kan du säga något konkret som underlättat samarbetet?

– Att få vara med och påverka betyder mycket. Det kan tyckas som en liten sak men under den senaste företagsdagen så kom det till exempel fram att Vasakronans arbetskläder var dåliga. Driftteknikerna fick säga detta inför alla. Folk hörde. Några månader senare var det löst.
Fakta. Så hamnar du inte i ”samarbetsfällan”

• Var tydlig med möten, varför man ses och vilket syfte mötet har. Sluta med statusuppdaterande möten, där mötesdeltagarna i en runda-bordet-process berättar vad de gjort/gör. Det mesta av denna information kan bättre fångas upp i ett elektroniskt dokument, tillgängligt för alla. Schemalägg möten för tänkande arbete. Hitta en tid i veckan där du har möte med dig själv.

• Genom att ta tiden att skriva en instruktion, en artikel, göra ett webinar eller på annat sätt strukturera din kunskap kan den brukas utan att du förbrukas.

• ”Collaboration” betyder ”the situation of two or more people working together to create or achieve the same thing”.

Källa: Harward Business Review, Cambridge Dictionary, Johan Eklund, Huffington Posts ”Collaborative overload? Stop the madness”