Advertisement
Not a member of Pastebin yet?
Sign Up,
it unlocks many cool features!
- Vilniaus universitetas
- Matematikos ir informatikos fakultetas
- Programu sistemu katedra
- Valdas UNDZNAS
- http://www.mif.vu.lt/~valund
- PROGRAMU SISTEMU PROJEKTU
- IR KOKYBS VALDYMAS
- Mokymo medžiaga
- (metmenys)
- VILNIUS – 2010
- 2
- TURINYS
- 1. PS PROJEKTU VALDYMO IVADAS.......................................................5
- Santrauka ................................................................................................................................. 5
- 2. PROJEKTO INICIJAVIMAS ................................................................9
- 2.1. Prašymas prad+ti projekta.............................................................................................. 9
- 2.1.1. Reikalavimu metmenys ......................................................................................... 10
- 2.1.2. Tiek+ju prašomos kainos poveikis ...................................................................... 10
- 2.1.3. Reikalavimu metmenu dokumento rengimas................................................... 11
- 2.2. Projektu atranka ............................................................................................................. 11
- 2.2.1. Atrankos budai......................................................................................................... 11
- 2.2.2. Projektu atrankos kriterijai ................................................................................... 11
- 2.3. Projekto r+m+jai.............................................................................................................. 11
- 2.4. Projekto aprašas (chart) ................................................................................................ 12
- Reikalavimu metmenys................................................................................................ 12
- Apie projekto grupe ...................................................................................................... 12
- Tikslai . . . ....................................................................................................................... 12
- Verslo variantai . . . ...................................................................................................... 12
- Formalus patvirtinimas . . . ....................................................................................... 12
- Santrauka ............................................................................................................................... 12
- 3. PROJEKTO APIMTIES PLANAVIMAS ................................................. 14
- 3.1. Projekto apimties apžvalga.......................................................................................... 14
- 3.1.1. Projekto apimties aprašas ..................................................................................... 15
- Projekto pagrindimas.................................................................................................... 15
- Projekto reikalavimu metmenys................................................................................. 16
- Pagrindiniai laukiami projekto rezultatai ................................................................ 16
- S+km+s kriterijai............................................................................................................ 16
- Projekto pabaigos kriterijus......................................................................................... 17
- Projekto trukm+s ir kainos iverciai ............................................................................ 17
- Prielaidos........................................................................................................................ 17
- Apribojimai..................................................................................................................... 18
- Apimties aprašo peržiura ir dalyviu sutarimas ....................................................... 18
- 3.1.2. Projekto apimties valdymo planas....................................................................... 18
- 3.1.3. Projekto darbu sarašas (WBS) .............................................................................. 18
- 3.2. IT projekto apimties iverti itakojantys veiksniai..................................................... 20
- 3.2.1. IT imon+s dydžio itaka projektui......................................................................... 20
- 3.2.2. Projekto rezultatu apibr+žimas ............................................................................ 20
- 3.2.3. Darbas su užsakovu................................................................................................ 21
- 3.2.4. S+km+s kriteriju apibr+žimo sunkumas............................................................. 21
- 3.2.5. Pašaliniai ar neišsiaiškinti elementai................................................................. 21
- 3.2.6. Santykiai su tiek+jais ............................................................................................. 21
- 3.2.7. Projekto grup+s nariu pasitraukimas.................................................................. 21
- 3.2.8. Projekto darbu skaidymas keliems IT imon+s padaliniams .......................... 21
- 3
- 3.2.9. Elementu testavimas reikalauja gero ju apibr+žimo....................................... 22
- Santrauka ............................................................................................................................... 22
- 4. DARBU GRAFIKO PLANAVIMAS ....................................................... 24
- 4.1. Darbu apibr+žimas......................................................................................................... 24
- 4.2. Darbu eil+s tvarka.......................................................................................................... 24
- Darbu priklausomybiu tipai ........................................................................................ 25
- Darbu priklausomyb+s santykiai................................................................................ 25
- Darbu išd+stymo diagrama ......................................................................................... 26
- 4.3. Darbu trukm+s vertinimas ........................................................................................... 27
- 4.3.1. Trukm+s apibr+žimas............................................................................................. 27
- 4.3.2. Trukm+s vertinimo budai ...................................................................................... 27
- 4.4. Darbu grafiko sudarymas............................................................................................. 28
- 4.4.1. Kritinio kelio metodas (CPM – Critical Path Method) ................................... 29
- Peržiura pirmyn (forward pass) .................................................................................. 29
- Peržiura atgal (backward pass) .................................................................................. 30
- Svyravimu dydis (float) ................................................................................................ 31
- Trukm+s suspaudimas.................................................................................................. 31
- Irankis - projektu valdymo programin+ iranga....................................................... 32
- 4.4.2. Projekto kontrol+s taškai (milestones) ................................................................ 32
- 4.4.3. Darbu grafiko pradiniai taškai (baselines) ........................................................ 32
- 4.5. Projekto laiko derinimas su realybe........................................................................... 32
- 5. PROJEKTO KAINOS PLANAVIMAS .................................................... 33
- 5.1. Ištekliu planavimas ....................................................................................................... 33
- 5.1.1. Ištekliu tipai ............................................................................................................. 33
- 5.1.2. Ištekliu poreikio nustatymas ................................................................................ 34
- 5.2. Kainu vertinimas............................................................................................................ 36
- 5.2.1. Kainu vertinimo budai ........................................................................................... 36
- 5.2.2. Vertinimo rekomendacijos.................................................................................... 39
- 5.3. Projektui numatytu l+šu paskirstymas ...................................................................... 40
- 5.3.1. Biudžeto sudarymas ............................................................................................... 41
- 5.3.2. Biudžeto pradiniai taškai (cost baseline) ........................................................... 43
- 5.3.3. Biudžeto kontroliniai taškai (budget targets or milestones)........................... 43
- 5.3.4. Irankis - projektu valdymo programin+ iranga ................................................ 43
- 6. PROJEKTO GRUPS PLANAVIMAS .................................................... 44
- 6.1. Projekto grup+s organizacin+s strukturos planavimas.......................................... 44
- 6.2. Projekto grup+s sudarymas.......................................................................................... 46
- 6.3. Projekto grup+s darbo gerinimas (našumas, kt.) .................................................... 48
- 6.4. Projekto grup+s valdymas (keitimai, kt.) .................................................................. 48
- 7. KOKYBS PLANAVIMAS .................................................................. 49
- 7.1. Kokyb+s planavimo priemon+s ir budai ................................................................... 49
- 7.2. Kokyb+s valdymo planas.............................................................................................. 52
- 4
- 8. RIZIKOS PLANAVIMAS.................................................................... 55
- 8.1. Rizikos veiksniu ivardinimas ...................................................................................... 56
- 8.2. Rizikos analiz+................................................................................................................ 57
- 8.3. Reakcija i rizika.............................................................................................................. 58
- 9. KOMUNIKACIJU PLANAVIMAS ........................................................ 60
- 9.1. Komunikaciju strategija................................................................................................ 60
- 9.2. Komunikacija su projekto grup+s nariais ................................................................. 61
- 9.3. Komunikacija su akcininkais ...................................................................................... 62
- 10. PIRKIMU PLANAVIMAS ................................................................. 64
- 10.1. Kurti patiems ar pirkti?............................................................................................... 64
- 10.2. Sandoriu tipai ............................................................................................................... 65
- 10.3. Darbo užduotis (SOW)................................................................................................ 66
- 10.4. Prašymas tiek+jams teikti pasiulymus .................................................................... 67
- 10.5. Tiek+ju atrankos kriterijai.......................................................................................... 67
- 11. VISAPUSIS PROJEKTO PLANAS....................................................... 69
- 11.1. Kas yra projekto planas? ............................................................................................ 69
- 11.2. Projekto plano sud+tis................................................................................................. 70
- 11.3. Plano sudarymas.......................................................................................................... 72
- 12. PROJEKTO VYKDYMAS .................................................................. 76
- 12.1. Projekto grup+s sudarymas ....................................................................................... 77
- 12.2. Santykiai su projekto r+m+jais.................................................................................. 80
- 12.3. Darbu vykdymas pagal plana ................................................................................... 83
- 12.4. Informacijos apie projekto eiga platinimas............................................................ 84
- 12.5. Sandoriu su tiek+jais priežiura................................................................................. 87
- 13. PROJEKTO KONTROL................................................................... 91
- 13.1. Integruotoji keitimu kontrol+.................................................................................... 91
- 13.2. Kokyb+s kontrol+ ......................................................................................................... 95
- 13.3. IT projektu kokyb+s kontrol+ .................................................................................... 99
- 13.4. Rizikos valdymo kontrol+......................................................................................... 102
- 13.5. Projekto eigos kontrol+ ............................................................................................. 105
- 14. PROJEKTO UŽBAIGIMAS.............................................................. 109
- 14.1. Projektu nutraukimo priežastys.............................................................................. 109
- 14.2. Sandoriu užbaigimas ................................................................................................ 110
- 14.3. Administraciniai projekto baigiamieji darbai ...................................................... 110
- SANTRUMPOS ................................................................................. 114
- ŠALTINIAI....................................................................................... 115
- 5
- 1. PS projektu valdymo ivadas
- . . .
- Santrauka
- Remiantis ivairiais žodynais (pvz., Dabartin+s lietuviu kalbos žodynas,
- Tarptautiniu žodžiu žodynas) projekto savoka aiškinama taip:
- - tai kokio nors pastato, mašinos ar irangos planas, sumanymas;
- - iš anksto numatytas ir parengtas veikimo planas; kt.
- Projektas yra veikimo planas, igyvendinant kuri sukuriama unikali iranga
- (produktas) arba pasirengiama teikti naujas paslaugas. Projekto tikslo pasiekimo
- lygis turi buti išmatuojamas, t. y. pasiekimo lygi turi buti imanoma išreikšti
- kiekybiškai. Projektas turi apibr+žta pradžios ir pabaigos laika.
- Skirtumas tarp kokios nors irangos kurimo projekto ir tolesnio jos naudojimo
- (ongoing operational work) savoku yra tas, kad projektas yra ribotos trukm+s
- pastangos irangai sukurti, o sukurtos irangos naudojimo laikas neribojamas.
- Kalbant apie projektu valdyma, skiriamos tokios keturios pagrindin+s temos:
- projekto valdymo faz+s; laukiami rezultatai (deliverables); projektu suinteresuoti
- žmon+s (sponsorius, akcininkai, klientai, projekto vykdytojai); projekta ribojantys
- veiksniai (apimtis, kaina, laikas, kokyb+).
- Projekto ir programos savokos yra artimos. Programa – tai keleto projektu
- grup+ (šiame kontekste – tai ne kompiuterio programa). Programos savoka
- dažniausiai naudojama gynybos ar dideliuose vyriausybiniuose užsakymuose.
- Projekto valdymas yra tam tikru instrumentu ir budu (metodu) naudojimas
- projekto darbams organizuoti, kad butu pasiekti projekte apibr+žti tikslai. Projekto
- vadovas valdo visus šiuos darbus.
- Projekto vadovas turi tur+ti ne vien tik techniniu žiniu apie projekte numatyta
- sukurti iranga ar parengti paslauga, bet ir bendruju vadovavimo geb+jimu: valdyti,
- bendrauti (komunikuoti), spresti problemas, der+tis, organizuoti, skirstyti laika.
- Projekto vadovas nebutinai turi buti gilus IT srities specialistas. Jis turi suburti
- žmones, kurie išmanytu projekto darbus.
- Projektai turi savo gyvavimo cikla arba, kitaip tariant, susideda iš keleto faziu
- (žiur. 1.1 lentele). Faz+ – tai procesu grup+, kuriu metu naudojami tam tikri
- instrumentai ir budai (metodai). Projektu valdymo žinyne (Guide to PMBOK –
- Project Management Body of Knowledge), viename iš pagrindiniu šios veiklos srities
- šaltiniu [PMBOK ], yra ivardintos šios penkios projektu valdymo faz+s: inicijavimas
- 6
- (initiation), planavimas (planning), vykdymas (executing), kontrol+ (controlling) ir
- užbaigimas (closing).
- Projekto valdymo faz+s yra persidengiancios, jos skiriasi kainos ir ištekliu
- poreikio lygiu (žiur. 1.1 pav.).
- Organizaciju struktura turi itakos projektu valdymui ir darbuotoju projektams
- vykdyti parinkimui. Pagrindin+s organizaciju strukturos yra: funkcin+ (functional),
- projektin+ (projectized) ir matricin+ (matrix) (žiur. 1.2–1.4 pav.). Funkcin+s
- strukturos organizacijose projektu vadovas turi nedaug igaliojimu (projekta
- koordinuoja funkciniu padaliniu vadovai). Kitaip yra projektin+s strukturos
- organizacijoje, kur ištekliai yra paskiriami projektui ir projektu vadovams suteikiami
- visi igaliojimai vykdyti veiksmus ir priimti sprendimus, susijusius su projektu.
- Matricin+ organizacija yra viduryje tarp funkcin+s ir projektin+s organizaciju.
- Sistemu kurimo ciklas (SDLC – System Development Life Cycle) su jam
- budingomis planavimo, analiz+s, projektavimo, kurimo (gaminimo), eksploatavimo
- ir priežiuros faz+mis papildo projekto planavimo faze. Nauju programu sistemu (PS)
- kurimo projektuose naudojami ne vien tik bendrieji projektu planavimo principai,
- bet ir SDLC elementai, kad PS geriau atitiktu užsakovo poreikius.
- 1.1 lentel+. Projekto valdymo faz+s (procesu grup+s)
- Duomenys gaunami
- iš faz?s
- Procesas Rezultatai perduodami
- i faze
- Aktyvus žmon,s Inicijavimas
- (Initiating)
- Planavimas
- Inicijavimas
- Kontrol+
- Planavimas
- (Planning)
- Vykdymas
- Inicijavimas
- Kontrol+
- Vykdymas
- (Executing)
- Kontrol+
- Vykdymas Kontrol?
- (Controlling)
- Planavimas
- Vykdymas
- Užbaigimas
- Kontrol+ Užbaigimas
- (Closing)
- Vartotojai
- 7
- 1.1 pav. Projekto valdymo faziu (procesu grupiu) persidengimas,
- kainos ir ištekliu poreikio lygis
- Kontrol
- Laikas
- Kaina,
- ištekliu poreikio lygis
- Funkcinio
- padalinio
- vadovas
- Funkcinio
- padalinio
- vadovas
- Funkcinio
- padalinio
- vadovas
- Funkcinio
- padalinio
- vadovas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- 1.2 pav. Funkcinio tipo organizacija
- (paryškintas „Darbuotojas“ – projekto grup's narys)
- Organizacijos vadovas
- 8
- Projekto
- vadovas
- Projekto
- vadovas
- Projekto
- vadovas
- Projekto
- vadovas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- 1.3 pav. Projektinio tipo organizacija
- (paryškinti „Projekto vadovas“ ir „Darbuotojas“ – projekto grup')
- Organizacijos vadovas
- Funkcinio
- padalinio
- vadovas
- Funkcinio
- padalinio
- vadovas
- Funkcinio
- padalinio
- vadovas
- Vyriausiasis
- projektu
- vadovas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Darbuotojas
- Projekto vadovas
- Projekto vadovas
- Projekto vadovas
- 1.4 pav. Matricinio tipo organizacija
- (paryškinti „Projekto vadovas“ ir „Darbuotojas“ – projekto grup')
- Organizacijos vadovas
- 9
- 2. Projekto inicijavimas
- Inicijavimo faz+ (procesu grup+) yra pirmoji projektu gyvavimo ciklo faz+.
- Inicijavimas apima prašymo (užsakymo) pri+mima ir projekto aprašo parengima.
- Priklausomai nuo organizacijos, šis procesas gali buti formalus arba neformalus.
- Inicijuojant projekta, drauge su prašytoju (užsakovu) organizacijos vadovyb+
- ar jos igalioti asmenys peržiuri jo pageidavimus, išsiaiškina siekiamus rezultatus ir
- kaip turi buti matuojamas ju pasiekimo lygis, parengia projekte numatomo sukurti
- produkto (irangos, paslaugos ar kt.) apraša. Informaciniu technologiju (IT)
- projektuose toks aprašas vadinamas projekto reikalavimu metmenimis (high-level
- requirements), nes geriau atitinka šios veiklos sriti.
- Projektu atrankos procesas ir tam naudojami kriterijai gali pasitarnauti
- nutarimo prad+ti projekta pri+mimui. Šiame mokymo medžiagos skyriuje
- nagrin+jami šie pagrindiniai projektu atrankos metodai: išlaidu-naudos analiz+,
- matematiniai vertinimo modeliai, finansin+ analiz+, ekspertu nuomon+.
- Supažindinama su projektu r+m+jais: sponsoriumi, akcininkais (stakeholders) ir
- kitais asmenimis, kurie yra suinteresuoti ir turi itakos projekto rezultatu pasiekimui.
- Galutinis projektu inicijavimo faz+s rezultatas yra organizacijos vadovyb+s
- patvirtintas projekto aprašas (project charter), leidžiantis prad+ti vykdyti projekta, ir
- formalus projekto vadovo paskyrimas.
- 2.1. Prašymas prad?ti projekta
- Inicijavimo faz+ yra formali projekto pradžia, kurios metu iš tikruju tereikia
- atlikti viena darba, o ne keleta darbu (procesu grupe), kaip dažniausiai buna kitose
- projekto faz+se.
- Projektui prad+ti butinas prašymas (užsakymas). Jam parengti gali buti
- ivairios priežastys:
- - rinkos poreikis naujai irangai ar paslaugai;
- - vidiniai organizacijos poreikiai, pvz., sukurti nauja saskaitu tvarkymo
- sistema;
- - kitos (išorin+s) organizacijos užsakymas;
- - naujos technologijos;
- - teis+s aktu reikalavimai;
- - socialiniai poreikiai, pvz., šalies infrastrukturos pl+tra.
- 10
- Organizacijoje prašymai prad+ti projektus gali buti gaunami ne tik iš jos
- vidiniu padaliniu, bet ir iš kitu (išoriniu) organizaciju. IT organizacijoje gali buti
- veiklos analitikas, kuriam pavesta rupintis kitais savo organizacijos padaliniais ir
- registruoti ju poreikius. Stambesn+se kompanijose gali vykti keleto departamentu
- atstovu pasitarimai IT projektu perspektyvoms svarstyti. Vieno departamento asmuo
- teikiantis prašyma kitam departamentui traktuojamas kaip klientas arba užsakovas.
- Taciau nemažai organizaciju klientu arba užsakovu laiko tik kitos organizacijos
- asmeni. Tod+l butina žinoti, kaip jusu organizacijoje ši savoka yra interpretuojama.
- Vidinis arba išorinis užsakovas gali teikti projekto užsakyma tiesiai organizacijos
- vadovybei.
- Nežiurint to, kas sugalvoja ir teikia prašyma prad+ti projekta, organizacijos
- vadovyb+ ar jos igalioti asmenys turi peržiur+ti prašyma ir priimti sprendima.
- Kadangi pradinis prašymas gali buti ne detalus, reikia surinkti tiek informacijos, kad
- galima butu tiksliai ivertinti prašyma. Vadovyb+s paskirtas projekto vadovas tur+tu
- susitikti su prašytoju, kad išsiaiškintu prašymo detales, tiksliau apibr+žtu numatoma
- kurti produkta, apsvarstytu funkcinius ir techninius reikalavimus, parengtu projekto
- reikalavimu metmenu dokumenta (toliau – reikalavimu metmenys).
- 2.1.1. Reikalavimu metmenys
- Reikalavimu metmenims (high-level requirements) parengti butina gerai
- suprasti problema ar organizacijos poreikius.
- Problemos apibudinimas . . .
- Reikalavimu kategorijos:
- - funkciniai reikalavimai (ka iranga turi daryti);
- - organizacijos veiklos reikalavimai (padidins pelna, pagerins darbo salygas,
- konkurentiškumas, kt.);
- - techniniai reikalavimai (naudojimo sfera, priežiuros patogumas, teisiniai
- aspektai, veikimo greicio, patikimumo ar saugumo aspektai, atitikimas
- standartams).
- 2.1.2. Tiek?ju prašomos kainos poveikis
- Kartais projektu inicijavimas priklauso nuo išor+s tiek+ju, kuriu parduodamos
- irangos ar teikiamu paslaugu gali reik+ti vykdant projekta, prašomos kainos. Taip
- buna diegiant naujas technologijas. Norint pasitelkti subrangovus, tenka skelbti
- konkursus jiems parinkti, rengti kvietimus teikti pasiulymus (RFP – Request for
- 11
- Proposal), pasirašyti su jais sandorius. Tai pirkimu (procurement) planavimo dalis,
- apie ka rašoma v+lesniuose skyriuose.
- 2.1.3. Reikalavimu metmenu dokumento rengimas
- Kai išsiaiškinamos prašytojo problemos ir siekiai, apibr+žiami funkciniai,
- techniniai ir kt. reikalavimai. Tada rengiamas reikalavimu metmenu dokumentas.
- Reikalavimu metmenys yra formalus pagrindas vadovybei sprendimui d+l
- projekto vykdymo priimti. Jis taip pat yra pagrindas projekto apimciai, kainai,
- reikalingiems ištekliams, darbu grafikui nustatyti.
- Šiame dokumente ivardinama daug dalyku. Tai sprendžiama problema,
- poreikiai, tikslai, kaip matuoti tikslu pasiekimo lygi, strateginiai dalykai,
- reikalavimai, kalendoriniai klausimai, istoriniai (ankstesniu projektu patirtis)
- dalykai, kt.
- 2.2. Projektu atranka
- Projektu atranka apima tokius klausimus, kaip finansu projektui vykdyti
- skyrima, tinkamu specialistu parinkima, kt. Dažniausiai juos sprendžia organizacijos
- vadovyb+. Tam butina išmanyti atrankos budus (metodus).
- 2.2.1. Atrankos budai
- Projektu atrankos metu sprendžiami projektu patvirtinimo, leidimo prad+ti
- projekta ir finansavimo skyrimo klausimai. Tai daro organizacijos vadovyb+. Kai kur
- gali spresti ir departamento ar kt. padalinio vadovas.
- Sud+tingu projektu atveju rengiamos galimybiu studijos (feasibility study) ir
- tik ju pagrindu priimami sprendimai d+l projekto vykdymo. Vertinama nauda, rinkos
- dydis, rizika, alternatyvos. Ta daro žmon+s, nesusije su prašytojais vykdyti projekta.
- 2.2.2. Projektu atrankos kriterijai
- Sprendimu pri+mimo modeliai:
- - kainos-naudos analiz+; . . .
- - ribotos optimizacijos modelis. Matematinis (statistinis) modelis, naudojamas
- labai sud+tingiems projektams; . . .
- Ekspertu nuomon+. . . .
- 2.3. Projekto r?m?jai
- Projekto sponsorius. Tai pagrindinis r+m+jas.
- Kiti projekto r+m+jai. Tai akcininkai, klientai.
- 12
- Kas yra jusu IT projekto r+m+jas?
- Nagrin+tini klausimai:
- - vienos verslo organizacijos projektas;
- - keleto verslo organizaciju projektas;
- - imon+s projektas;
- - IT projekto grup+s nariai;
- - r+m+ju matrica. Kiekvieno r+m+jo vaidmuo, poreikiai, ind+lis, kt.
- 2.4. Projekto aprašas (chart)
- Tai dokumentas leidžiantis prad+ti projekta ir igaliojantis projekto vadova
- naudoti išteklius projektui vykdyti. Jame turi buti:
- Reikalavimu metmenys
- Žr. 2.1.1 skyriu . . .
- Apie projekto grupe
- Formaliai ivardinamas projekto vadovas ir jam suteikti igaliojimai,
- reikalingu IT specialistu tipai. . . .
- Tikslai . . . .
- Verslo variantai . . .
- Formalus patvirtinimas . . .
- Santrauka
- Projekto inicijavimas yra prašymo vykdyti projekta pagrindimas ir
- organizacijos vadovyb+s sprendimo leisti vykdyti projekta pri+mimas.
- Inicijavimas yra formalus projekto aprašo pri+mimas. Projektas pradedamas
- nuo organizacijos problemu, veiklos poreikiu ivardijimo, reikalavimu parengimo, kas
- gi skatina imtis projekto. Projekto vykdymo priežastys yra rinkos poreikiai, vidiniai
- organizacijos poreikiai, teisiniai aspektai, naujos technologijos, išor+s užsakovu
- prašymas, technologiju pokyciai, socialiniai poreikiai.
- Inicijuojant projekta reikia išsiaiškinti poreikius, parengti reikalavimu
- metmenis. Reikalavimai gali buti šiu kategoriju: funkciniai reikalavimai, ka iranga
- tur+tu daryti; verslo reikalavimai, ko jis nori iš kuriamos irangos; techniniai
- reikalavimai, kaip iranga turi veikti igyvendindama funkcinius reikalavimus.
- 13
- Reikalavimu metmenys ir su jais susijes kainos ivertis pristatomi projektu
- atrink+jams ir tvirtintojams. Ši procedura gali buti formali ar neformali ir gali buti
- vykdoma bendradarbiaujant šalims arba vykdoma atskiro dalyvio.
- Projektu atrankos budai remiasi kainos-naudos analize, ekspertu nuomone,
- kad riboti ištekliai butu skiriami svarbiausiems projektams.
- Projektu r+m+jai – tai sponsoriai, akcininkai ir kiti projektu suinteresuoti
- asmenys. Pastariesiems priskirtini ir projekto vadovas, grup+s nariai, užsakovai,
- galiniai vartotojai.
- Inicijavimo faz+s rezultatas yra projekto aprašas. Jis turi buti pasirašytas
- asmens arba keliu asmenu, turinciu igaliojimus leisti prad+ti projekta. Šis
- dokumentas yra atramos taškas (baz+) detaliam projekto planavimui. Jame turi buti
- reikalavimu metmenys, informacija apie projekto vadova ir reikalingu IT specialistu
- tipa, tikslus ir kaip ju pasiekimo laipsni reik+tu matuoti, bendrieji organizacijos
- veiklos variantai.
- 14
- 3. Projekto apimties planavimas
- Planavimas yra vienas iš svarbesniu projekto valdymo darbu. Gavus leidima
- vykdyti projekta, naturalu, kad vykdytojams rupi prad+ti ji kuo greiciau. Taciau
- projekto vadovas gali pasteb+ti, kad organizacija n+ra numaciusi laiko planavimo
- darbams.
- Geras planavimo proceso suvokimas padeda projekto vadovui pasirengti
- pokalbiams su savo organizacija (jos vadovybe) apie laiko skyrima projekto valdymo
- klausimams apgalvoti dar iki tikruju darbu pradžios. Projekto planavimas yra
- sud+tingas procesas. Jis apima daugybe klausimu, kaip projekto apimties, darbu
- grafiko, kainos, darbuotoju kiekio, pirkimu, kokyb+s, rizikos, kt. planavima.
- Pradedant šiuo mokymo medžiagos skyriumi ir baigiant „11. Visapusis projekto
- planas“ skyriumi, nagrin+jami visi projektu planavimo klausimai. Šis skyrius skirtas
- projekto apimties planavimo klausimams.
- Projekto apimtis suprantama kaip jam ivykdyti reikalingu darbu kiekis ir
- dydis. Projekto vadovas turi žinoti, kokius darbus reik+s atlikti projekto eigoje.
- Apimties planavimas padeda apibr+žti reikiama ištekliu kieki ir nustatyti projekto
- ribas (terminus, kaina, kt.).
- Projekto apimties planavimas siejamas su šiu triju dokumentu parengimu
- (apimties plane turi buti šios trys dalys):
- - apimties aprašo;
- - apimties valdymo plano;
- - reikalingu atlikti darbu sarašo (WBS – Work Breakdown Structure).
- Apimties apraše pateikiama bendroji projekto samprata, tikslai, laukiami
- rezultatai (deliverables). Apimties valdymo plane išaiškinamos proceduros, kuriu
- reik+s laikytis norint daryti kokius nors siulomus projekto apimties pakeitimus viso
- jo gyvavimo ciklo b+gyje. Reikalingu atlikti darbu saraše projektas suskaidomas i
- smulkesnius darbus (užduotis), ko reik+s ju trukm+ms ivertinti, ištekliams skirti,
- išlaidoms ivertinti.
- 3.1. Projekto apimties apžvalga
- Projektu valdyme yra savos taisykl+s ir proceduros, kurios padeda projektu
- vadovams apibr+žti projektu ribas. Projekto apimties planas butent ir padeda
- nustatyti projekto ribas. Prastai apibr+žta projekto apimtis gali buti neteisingu
- galutiniu laiko terminu nustatymo, išlaidu viršijimo ir klientu nepasitenkinimo
- 15
- priežastis. Geras projekto apimties planas reiškia, kad d+l projektui ivykdyti
- reikalingu darbu yra susitarta ir tai yra aiškiai dokumentuota.
- Apimties planavimo metu gimsta detal+s, kuriomis papildomas inicijavimo
- faz+je parengtas projekto aprašas. Tai darbu, reikalingu projekto apraše nurodytiems
- tikslams pasiekti, ivardinimas.
- Priklausomai nuo projekto aprašo detalumo, apimties planavimas gali apimti
- smulkia numatomo sukurti produkto ir projekto naudos/kainos santykio analize,
- siulyti alternatyvius sprendimus. Dalis apimties planavimo darbo gali buti atlikta
- projekto inicijavimo faz+je, rengiant projekto apraša.
- Projekto apimties planavimo procesas gali buti iteracinis, ne visai nuoseklus,
- žingsniai persidengiantys. Nežiurint nuoseklumo, planavimo eigoje turi buti
- sukurtas projekto apimties aprašas, apimties valdymo planas ir reikalingu atlikti
- darbu sarašas (WBS). Toliau placiau apžvelkime kiekviena iš ju.
- 3.1.1. Projekto apimties aprašas
- Projekto apimties aprašo rengimo metu dokumentuojami susitarimai tarp
- projekto vadovo ir akcininku d+l projekto rezultatu. Šis aprašas yra pagrindas
- projekto darbu sarašui apibr+žti ir yra atramos taškas nagrin+jant siulymus kažka
- keisti projekte. Bet kuris pagrindinis projekto rezultatas, savyb+ ar funkcija, kurie
- nebuvo užfiksuoti projekto apimties apraše, iššaukia projekto keitimus. Dažniausiai
- projekto apimties apraša sudaro tokios dalys:
- - projekto pagrindimas;
- - projekto reikalavimu metmenys;
- - pagrindiniai laukiami projekto rezultatai;
- - s+km+s kriterijai;
- - projekto trukm+s ir kainos iverciai;
- - prielaidos;
- - apribojimai.
- Trumpai apžvelkime kiekviena iš šiu daliu.
- Projekto pagrindimas
- Šioje projekto apimties aprašo dalyje nurodomos priežastys, d+l ko yra
- siulomas projektas ir kokius organizacijos poreikius numatoma juo patenkinti. Juk
- turi buti aiškios prašymo prad+ti projekta priežastys. Ar juo bus kuriamas naujas
- produktas išor+s užsakovui, ar bus kuriama nauja sistema vidin+ms organizacijos
- 16
- reikm+ms patenkinti, ar yra teisinis ipareigojimas? Projekto pagrindime ivardinami
- prašymo prad+ti projekta argumentai.
- Labai svarbu, kad visi teis+s aktai, kuriais yra paremtas prašymas prad+ti
- projekta, butu išvardinti šioje projekto apimties aprašo dalyje. Tai privercia suklusti
- kiekviena apimties aprašo skaitytoja d+l projekto butinumo.
- Projekto reikalavimu metmenys
- Projekto reikalavimu metmenyse trumpai aprašomos numatomo kurti
- produkto savyb+s ir funkcijos, akcentuojama, kas naujo bus sukurtame produkte.
- Kaip žinia, produkto naujumas yra ir viso projekto aprašo dalis. Projekto reikalavimu
- metmenyse gali buti naudinga išvardinti ne vien numatomo kurti produkto savybes
- ir funkcijas, bet ir kitas, jei nuo to metmenys tampa aiškesni. Gali buti panaudoti ir
- anksciau vykdytu projektu aprašuose esantys reikalavimu metmenys, atlikus juose
- pakeitimais ar patobulinimus naujai gautos informacijos pagrindu.
- Pagrindiniai laukiami projekto rezultatai
- Projekto apimties aprašo pagrindiniu laukiamu rezultatu dalyje pateikiama
- suvestin+ lentel+ rezultatu, kurie turi buti gauti, kad butu sukurtas produktas.
- Sudaryti svarbiausiu rezultatu saraša gali buti lengva, jei tur+sime galvoje tik juos.
- Taciau vardinant drauge visus projekto rezultatus, nereik+tu pamiršti galutinio
- produkto visumos. Pvz., galutinis rezultatas gali buti organizacijos pardavimu
- agentams skirta taikomoji programa. Bet šalia taikomosios programos reikalingi ir
- programos naudojimo instrukcija (vartotojo vadovas), vartotoju apmokymas,
- pagalbos teikimo priemon+s, kt.
- S?km?s kriterijai
- Kaip s+km+s kriterijus projekto apimties apraše turi buti nurodomi projekte
- numatyto produkto kurimo veiklos rezultatai, kuriu pasiekimo laipsni galima butu
- ivertinti kiekybiškai. Šioje apimties aprašo dalyje nurodomi tokie kriterijai, kaip
- bendras pajamu padid+jimas, darbo našumo padid+jimas, atitikimas teis+s aktams,
- darbuotoju kiekio sumaž+jimas. Ši aprašo dalis yra svarbi tuo, kad ji gali buti
- panaudota kaip projekto vertinimo instrumentas pabaigus ji. Projekto akcininkai
- remdamiesi šia aprašo dalimi gali palyginti tikraji projekto poveiki ju veiklai su
- planuotu. S+km+s kriterijai tur+tu buti apibr+žiami taip, kad ju poveiki galima butu
- išmatuoti. Tokie kriterijai, kaip, pvz., „tapome pirmaujantys“ arba „teikiame aukšto
- lygio paslaugas“ skamba gražiai, bet n+ra pamatuojami. Kur kas geriau nurodyti
- pardavimu kiekio skaiciu, pajamu dydžio skaiciu arba klientu laukimo laiko trukme,
- 17
- ka galima išmatuoti ir palyginti su tokiais pat duomenimis, buvusiais iki projekto
- ivykdymo. S+km+s kriteriju nurodymo prasm+ yra ta, kad žmon+s tur+tu matavimo
- budus vertindami, ar projektas buvo s+kmingas ar ne.
- Projekto pabaigos kriterijus
- Projekto pabaigos kriterijus reikalingas tam, kad gal+tume nuspresti, kada
- projekta laikysime užbaigtu. Pvz., projekto apimties apraše gali buti reikalaujama,
- kad pridavimo metu sistema turi veikti be jokiu priekaištu. Arba gali buti toks
- reikalavimas, kad projektas bus laikomas užbaigtu, jei bandomojo periodo (m+nesio
- ar keliu) b+gyje visi sistemos komponentai veiks be sutrikimu.
- Projekto trukm?s ir kainos iverciai
- Šiame projekto apimties aprašo skyriuje nurodomi laiko, kurio reik+s visiems
- projekto darbams atlikti, ir einamosios projekto kainos iverciai. Tai labai svarbus
- iverciai, kurie gaunami remiantis panašiems jau vykdytiems projektams realiai
- sugaištu laiku ir patirtom išlaidom arba priimami laikantis kurio nors i projekta
- itraukto ir patirti panašiuose darbuose turincio asmens nuomon+s. Tai n+ra tikslus
- iverciai. Gali buti nurodomas trukm+s ir kainos iverciu intervalas, atspindintis
- geriausia, blogiausia ir labiausiai tik+tina reikšme.
- Jeigu reikia nurodyti projekto pabaigos data, o tiksliam jos ivertinimui jus
- neturite pakankamai duomenu, nurodykite m+nesi ar metu ketvirti, bet ne tikslia
- data. Nurodydami projekto pabaigos data, visada nurodykite ir numatoma projekto
- pradžios data, nes gali atsitikti taip, kad v+luojant prad+ti projekta jo vykdymui liks
- mažiau laiko.
- Projekto trukm+s ir kainos iverciu tikslumu, gautu projekto apimties
- planavimo laikotarpiu, gali buti abejojama. Taciau projekto vadovas netur+tu sakyti,
- pvz., kad iverciais pasitiki 90%. Sponsoriai ar klientai, žinoma, nor+tu gird+ti tokius
- patikinimus. Projekto apimties planavimo laikotarpiu gauto kainos ivercio reikšm+
- dažnai buna nukrypusi iki 75% nuo tikrosios projekto kainos jo pabaigoje. Tokia yra
- IT projektu realyb+ (kitu sriciu projektuose taip n+ra).
- Prielaidos
- Prielaida – tai veiksmas, salygos ar ivykis, kurio tikimasi. Prielaidu problema
- yra ta, kad jos n+ra vienodos visiems projekto grup+s nariams ar akcininkams.
- Prielaidos turi buti išplatintos, d+l ju susitarta ir dokumentuota. Pvz., kuriant
- kažkokia PS projekto vykdytojai gali manyti, kad ji bus diegiama pas užsakova jau
- 18
- esanciuose kompiuteriuose, o užsakovas gali galvoti, kad ir kompiuteriai yra
- projekto dalis, kad kartu su programomis bus pateikti ir kompiuteriai.
- Apribojimai
- Yra du apribojimu tipai: taikomi visam projektui (laikas, kaina, kokyb+,
- apimtis) ir specifiniai projekto apribojimai (darbu grafiko apribojimai, darbuotoju
- pasižad+jimai, testavimo sistemos naudojimo galimyb+).
- Apimties aprašo peržiura ir dalyviu sutarimas
- Parengta apraša turi peržiur+ti projekto dalyviai, pašalinti nesutarimus ir
- priimti ji.
- 3.1.2. Projekto apimties valdymo planas
- Apimties valdymo plane pateikiamos proceduros, kuriu reik+s laikytis norint
- padaryti bet kokius projekto apimties pakeitimus viso jo gyvavimo ciklo b+gyje.
- Apimties valdymas – tai sud+tingas procesas, apimantis visu pakeitimu ivardinima,
- dokumentavima, valdyma, ivertinima, kontrole ir patvirtinima. Apimties valdymo
- plane kaip minimum tur+tu buti standartin+s formos prašymas keitimams daryti,
- prašomo keitimo poveikio kitiems projekto elementams (kainai, darbu grafikui,
- kokybei) analiz+, prašymo pri+mimo arba atmetimo procedura, akcininku
- informavimo apie keitimus planas, viso projekto plano koregavimo budas.
- 3.1.3. Projekto darbu sarašas (WBS)
- Projekto darbu saraše (WBS–Work Breakdown Structure) nurodomi
- pagrindiniai projekto darbai, suskaidyti i smulkesnius, lengviau valdomus
- komponentus. WBS skaidomas i keleta lygiu tol, kad lygio darbu ivykdymo laipsni
- galima butu išmatuoti ir butu aišku, kokio finansavimo jiems reik+tu. Kiekvieno
- žemesnio lygmens darbu rezultatai naudojami aukštesnio lygmens darbe. Žemiausia
- WBS lygmeni sudaro darbu paketas (work package). WBS turi buti visi darbai, kuriu
- reikia projektui ivykdyti. Bet koks WBS saraše nenurodytas darbas laikomas
- nereikalingu projekte. WBS yra vertingiausias planavimo rezultatas. WBS yra
- projekto trukm+s ir kainos vertinimo, reikiamu ištekliu skyrimo pagrindas.
- WBS struktura
- WBS saraše darbai turi tur+ti pavadinimus, gali buti ir numeruojami. WBS su
- numeruojamais darbais parodytas 3.1 pav.:
- 19
- WBS sarašas skaidomas i lygius, kur 1 lygis – tai pats projektas (jo pavadinimas). 2
- lygis atspindi pagrindinius rezultatus, kurie išvardinti projekto apimties apraše. Šis
- lygis parodo projekto gyvavimo ciklo fazes, i projekta itrauktus organizacijos
- departamentus ar geografinius dalykus.
- WBS kurimo gair?s
- WBS sudarymas kartais gali atrodyti labai sunkus, neiveikiamas darbas.
- Dauguma žmoniu, kurie susiduria su šia užduotim, imasi didesnio darbo nei jie gali
- atlikti. Kai jus pradedate siekiamus projekto rezultatus transformuoti i darbus, yra
- pagunda d+lioti darbus iš eil+s, vertinti ju trukme. Elgiantis taip dažniausiai
- pamirštami (praleidžiami) svarbus siekiami rezultatai arba sudaroma neteisinga
- darbu eil+. Kad nebutu neproduktyviai gaištamas laikas, siuloma vadovautis cia
- pateikiamomis gair+mis.
- Pasitelkite išmanancius žmones. Nesistenkite sudaryti WBS patys, siekdami
- sutaupyti laiko.
- Visus 2 lygio punktus apgalvokite kruopšciai. Turime suprasti, kad viso
- projekto siekiamu rezultatu metmenys (high-level deliverables) atspindimi šiame
- lygyje. Kol neivardinti siekiami rezultatai, tol nereik+tu prad+ti ju skaidyti i
- smulkesnius komponentus. Visa laika turi buti remiamasi projekto apimties aprašu.
- Kiekvienas žemesnio lygio punktas yra aukšciau esancio lygio komponentas.
- Surašykime visus darbus ir teskime ju skaidyma i komponentus. Isitikinkime, kad
- jau pasiek+me toki lygi, kai grup+s nariai jau yra patenkinti ir kad gali buti rengiami
- projekto trukm+s, kainos ir reikiamu ištekliu iverciai. Darbu eil+s nustatymas,
- Projektas
- 2. Darbu grup' 3. Darbu grup'
- 1.1. Darbas
- 1.2. Darbas
- 1.3. Darbas
- 2.1. Darbas
- 2.2. Darbas
- 3.1. Darbas
- 3.2. Darbas
- 3.3. Darbas
- 2.2.1. Darbelis
- 2.2.2. Darbelis
- 1 lygis
- ................
- 2 lygis
- ................
- 3 lygis
- ................
- t. t.
- 1. Darbu grup'
- 3.1 pav. WBS su numeruojamais darbais
- 20
- ištekliu numatymas ir iverciu gavimas yra atskiros veiklos, kurios vykdomos v+liau,
- kai tik užbaigiamas WBS sarašo rengimas.
- Nekurkime pernelyg smulkaus sarašo. Darbu sarašo skaidymas yra
- pakankamo lygio, kai jau lengvai galima numatyti konkreciam darbui reikalingus
- išteklius, daryti jo ivercius ir ivardinti siekiama rezultata. Kadangi WBS yra po to
- sudaromo darbu grafiko pagrindas, nenusileiskime iki tokio lygio, kad
- nebegal+tume kontroliuoti tokiu darbu. Pvz., jei projektui ivykdyti reikalingi
- kažkokiu medžiagu pirkimai, WBS saraše pakanka nurodyti darba „Medžiagu
- pirkimas“, bet nebesismulkinti iki to, kiek ir kokias pirkti.
- Kiekviena punkta skaidykime i tinkama lygiu kieki.
- Naudokime skaitinius numerius kiekvienam WBS punktui. Pvz., 1., 1.1., 1.1.1.
- WBS nauda
- WBS yra vertingiausias planavimo rezultatas. WBS yra projekto trukm+s ir
- kainos vertinimo, reikalingu ištekliu skyrimo pagrindas. Tai puikus instrumentas,
- padedantis bendrauti projekto grup+s nariams, bendrauti su užsakovu, steb+ti
- projekto eiga, skiriamus išteklius, t. t. Gerai parengtas WBS gali pasitarnauti kaip
- šablonas kitiems projektams. Detalus WBS ne tik padeda išvengti neapsižiur+jimu
- (užmiršimu), bet ir padeda kontroliuoti daromus projekto apimties keitimus. Žinoma,
- tokiais atvejais tenka koreguoti ir WBS.
- 3.2. IT projekto apimties iverti itakojantys veiksniai
- IT projekto apimties vertinimo metu svarstomi klausimai, kurie gali tur+ti
- itakos ivercio tikslumui.
- 3.2.1. IT imon?s dydžio itaka projektui
- Nedidel+se IT imon+se darbuotojai dažniausiai vykdo iš karto keleta projektu.
- Mažesnio prioriteto projektai nustumiami i antra plana. IT projektai, kuriuos vykdo
- minimalus darbuotoju kiekis, paprastai kencia d+l prastai suformuluotu reikalavimu,
- prastai parengto darbu sarašo (WBS), retai kada prisimenamas kuriamu programu
- dokumentavimo klausimas.
- 3.2.2. Projekto rezultatu apibr?žimas
- Lengviausia apibr+žti siekiamus rezultatus, kuriems gauti yra aiškus
- reikalavimai. Bet apibr+žti mažai kam suprantamus rezultatus gali buti sunku.
- 21
- Dažnai butina matyti rezultatu visuma. Pvz., reikia ne tik sukurti PS, bet ir parengti
- naudojimo instrukcija, apmokyti vartotojus, kt. O tam reikia ir laiko, ir l+šu.
- 3.2.3. Darbas su užsakovu
- Projekto vykdytojas dažniausiai n+ra užsakovo organizacijos narys ir tik
- aptarnauja ji. Taigi, geriausia, kai užsakovas rimtai isitraukia i projekta ir nepalieka
- projekto vykdytojo vieno spresti visas iškylancias problemas. Taip projektai ivykdomi
- greiciau ir pigiau ir mažiau nukrypstama nuo iverciu.
- 3.2.4. S?km?s kriteriju apibr?žimo sunkumas
- Kartais buna labai sunku nustatyti kažkokio rezultato pasiekimo lygi. Pvz.,
- sistemos transakciju perdavimo saugumas. Kaip ivertinti toki reikalavima ar irodyti,
- kad sistema yra saugi? Kas atsitinka, kai veikiancioje sistemoje pastebima klaida ir
- sistema reikia taisyti? Ar taisymai pakenks sistemos darbui?
- 3.2.5. Pašaliniai ar neišsiaiškinti elementai
- Didžiausios itakos projekto apimties ivercio tikslumui turi neišsiaiškinti
- užsakovo veiklos procesai, kai užsakovas neatskleidžia (ne iš piktos valios) visu savo
- organizacijos automatizavimo elementu, transakciju su kitomis sistemomis, turimu
- pagalbiniu duomenu baziu, programin+s irangos ar panašiai.
- 3.2.6. Santykiai su tiek?jais
- Naudojantis tiek+ju paslaugomis, nepamirškime, kad jie gali tur+ti ir kitu
- užsakymu. Tie užsakymai iš ju gali pareikalauti laiko, ir jie atid+lios jusu projekto
- darbus. D+l to gali nukent+ti jusu projekto apimties iverciai.
- 3.2.7. Projekto grup?s nariu pasitraukimas
- Pagrindinio grup+s nario pasitraukimas gali tur+ti žymu poveiki projekto
- apimciai (grup+ kažko nebesugeb+s padaryti per numatyta laika ar už sutarta
- kaina). Kai jau yra WBS (darbu sarašas), ar rasime, kas pakeistu iš+jusi darbuotoja?
- 3.2.8. Projekto darbu skaidymas keliems IT imon?s padaliniams
- Jei projekta vykdanti organizacija turi keleta IT padaliniu, aptarnaujanciu
- skirtingas veiklos sritis, kaip duomenu bazes (DB), tinklus, kurianciu PS, tai gali
- kilti sunkumu derinant ju veikla. Tai gali atsiliepti projekto apimties ivercio
- tikslumui.
- 22
- 3.2.9. Elementu testavimas reikalauja gero ju apibr?žimo
- Projekto rezultatu testavimas atliekamas laikantis reikalavimu. Testuojama
- atskiros kuriamos sistemos dalys, taip pat jas sujungus i stambesnius mazgus.
- Projekto pabaigoje atliekamas sukurto produkto pri+mimo testavimas. Tikslesnis
- laiko ir išlaidu šiems darbams ivertinimas priklauso nuo testuojamu elementu
- apibr+žimo kokyb+s.
- Santrauka
- Projekto apimties planavimo ieities duomenys yra inicijavimo faz+je sukurtas
- projekto aprašas. Šio planavimo b+gyje parengiamas projekto apimties aprašas,
- projekto apimties valdymo planas ir reikalingu atlikti darbu sarašas (WBS).
- Projekto apimties aprašas yra pagrindas kitiems planavimo darbams. Jis taip
- pat yra pagrindas klientams ir akcininkams projekto riboms (trukmei, kainai, kt.)
- nustatyti.
- Apimties aprašo pagrindin+s dalys:
- - projekto pagrindimas;
- - projekto reikalavimu metmenys;
- - pagrindiniai projekto rezultatai;
- - s+km+s kriterijai;
- - trukm+s ir kainos iverciai;
- - prielaidos;
- - apribojimai.
- Projekto apimties valdymo plane nurodoma, kaip tur+s buti elgiamasi norint
- daryti apimties pakeitimus.
- Reikalingu atlikti darbu sarašas (WBS) rengiamas naudojant pagrindinius
- apimties aprašo rezultatus ir skaidant juos i smulkesnius lengviau valdomus
- komponentus. WBS skaidomas i keleta lygiu tol, kad darbu atlikimo lygi galima butu
- išmatuoti ir butu aišku, kokio finansavimo jiems reik+tu. Kiekvieno žemesnio
- lygmens darbu rezultatai naudojami atitinkamame aukštesnio lygmens darbe.
- Žemiausia WBS lygmeni sudaro darbu paketas (work package). WBS apima visus
- darbus, kuriu reikia projektui ivykdyti. Bet koks WBS saraše nenurodytas darbas
- laikomas nereikalingu projekte. WBS yra vertingiausias planavimo rezultatas. WBS
- yra projekto trukm+s ir kainos vertinimo, reikalingu ištekliu skyrimo pagrindas.
- 23
- IT projektuose turi buti atsižvelgiama i kai kuriuos IT imoniu elementus. IT
- imon+s dydis neabejotinai turi itakos projekto trukm+s iverciui, nes darosi sunku
- apibr+žti darbu rezultatus. Verslo klientai gali tur+ti „paslapciu, nepakankamai
- žiniu“, ko jie nenori atskleisti, kai jus bandote išsiaiškinti procesus (pvz., kuriamos
- sistemos sasajos su kitomis sistemomis). IT projektuose gali buti ypac sunku, norint
- apibr+žti s+km+s kriterijus (tai bendras iplauku padid+jimas, darbo našumo
- padid+jimas, atitikimas teis+s aktams, darbuotoju kiekio sumaž+jimas, kt.).
- Pagrindinio grup+s nario pasitraukimas gali tur+ti žymu poveiki projekto apimciai.
- 24
- 4. Darbu grafiko planavimas
- Turint jau parengta projekto apimties apraša, apimties valdymo plana ir darbu
- saraša (WBS), planavimo faz+je toliau reikia rengti projekto darbu grafika. Darbu
- grafike nurodoma planuojama darbu pradžia ir pabaiga. Geram darbu grafikui
- parengti sugaištama nemažai laiko. Butina suvokti, kokiu žiniu reikia, kad
- parengtume gera darbu grafika. Visi darbai turi buti ivardinti, sud+lioti reikiama
- eil+s tvarka, kažkam paskirti, ivertinti laikai jiems atlikti. Taip gimsta bendras
- projekto darbu grafikas.
- Darbu grafikas projekto vadovui yra reikalingas nuolatos, kol nebus baigtas
- projektas. Laikydamasis grafiko, vadovas reguliariai raportuoja akcininkams apie
- projekto eiga.
- Šiame skyriuje nagrin+jamas projekto darbu grafiko rengimas.
- 4.1. Darbu apibr?žimas
- Projekto darbu grafiko rengimo pagrindas yra darbai, kurie buvo apibr+žti
- darbu saraše (WBS) projekto apimties planavimo etape. Apibr+žiant darbus buvo
- remiamasi numatytais projekto galutiniais ir tarpiniais rezultatais.
- Darbu sarašo smulkinimas, pvz., vardijant net 15 min. trukm+s darbelius,
- negarantuoja s+kmingos projekto pabaigos, ir to nereik+tu daryti. Pagrindinis darbu
- apibr+žimo tikslas yra ivardinti visas užduotis tokiu lygmeniu, kad galima butu
- lengvai ivertinti ju atlikimo trukme ir kaina ir kad nesunku butu juos kontroliuoti.
- 4.2. Darbu eil?s tvarka
- Projekto vadovui butu lengva, jei visus projekto darbus butu galima vykdyti
- lygiagreciai. Reik+tu tik kiekvienam projekto grup+s nariui nurodyti darbu saraša,
- už kuri jis yra atsakingas, ir kuriuos atlikes jis gal+tu grižti prie savo ankstesniu
- pareigu organizacijoje. Kiekvienas grup+s narys tur+tu ivertinti jam pavestiems
- darbams atlikti reikalinga laika. Tuomet viso projekto pabaigos terminas priklausytu
- nuo ilgiausiai planuojancio dirbti grup+s nario. Deja, numatyti projekto pabaigos
- termina n+ra taip paprasta. Dalis projekto darbu negali buti prad+ti tol, kol nebus
- baigti kai kurie kiti darbai. Projekto grup+ turi ivardinti darbu priklausomybe ir
- aprašyti saryši tarp dvieju darbu.
- Darbu eil+s tvarkos nustatymas yra priklausomyb+s tarp projekto darbu
- nustatymo procesas. Visu pirma ivardinamas priklausomyb+s tipas, o tik po to
- 25
- nustatoma specifin+ priklausomyb+ tarp dvieju darbu. Naudojant šiuos duomenis
- gaunamas visu priklausomybiu vaizdas.
- Pirma apžvelkime darbu priklausomybiu tipus, o po to darbu priklausomybiu
- santykius.
- Darbu priklausomybiu tipai
- Sudarant projekto darbu eil+s tvarka, susiduriama su trimis darbu
- priklausomyb+s tipais. Privalomoji priklausomyb, atsiranda d+l projekte butinu
- darbu tipo. Pvz., ryšio kabeliu tiesimo brigada negali patiesti kabelio, kol kita
- brigada nebus iškasusi griovio. Savarankiškai nustatoma priklausomyb, yra tokia,
- kuriai atsirasti itakos turi norimas gauti darbu grafikas. Pvz., tai gali buti sprendimas
- vykdyti darbus specifine eil+s tvarka, kad ji atitiktu kolektyve nusistov+jusia tvarka,
- nors ir galima kita darbu eil+s tvarka. Išorin, priklausomyb, yra priklausomyb+ tarp
- projekto darbo ir keleto išoriniu veiksniu, turinciu itakos to darbo atlikimo grafikui.
- Pvz., naujo serverio paleidimas gali priklausyti nuo to, kada pardav+jas ji pristatys.
- Priklausomybiu tipo žinojimas ateityje gali praversti ieškant keliu projekto
- trukmei sutrumpinti.
- Darbu priklausomyb?s santykiai
- Nepakanka žinoti, kad tarp dvieju darbu yra priklausomyb+. Reikia mok+ti
- atsakyti dar ir keleta kitokiu klausimu: kokia itaka priklausomyb+ daro kiekvieno
- darbo pradžiai ir pabaigai? Ar vienas iš darbu turi buti prad+tas anksciau? Ar galima
- prad+ti kita darba, kol nebaigtas pirmasis? Visi šie klausimai turi itakos visam darbu
- grafikui.
- Žinant priklausomybe tarp dvieju darbu, reikia nustatyti priklausomyb+s
- santyki (kokia itaka ji daro kiekvienam iš tu dvieju darbu), kad gal+tume sudaryti
- teisinga darbu eile. Šiems santykiams paaiškinti iveskime keleta savoku.
- Pirmuoju darbu (predecessor) vadinkime darba, kuris iš dvieju priklausomybe
- susietu darbu turi buti prad+tas pirma. Antruoju darbu (successor) vadinkime ta,
- kuris iš tu dvieju darbu yra susijes su pirmuoju.
- Yra keturi galimi pirmojo ir antrojo darbu priklausomyb+s santykiai. Teisingo
- santykio tarp priklausomu darbu nustatymas yra labai svarbus, norint sudaryti tikslu
- darbu grafika. Priklausomai nuo priklausomyb+s santykio tipo, jus galite tur+ti
- galimybe rikiuoti darbus grafike taip, kad jie butu atliekami lygiagreciai arba kad
- Pirmasis darbas Antrasis darbas
- 26
- antrasis butu atliekamas tik po to, kai bus užbaigtas pirmasis. Klaidingas darbu
- grafikas gali sukelti liudnas pasekmes.
- Pabaigos-pradžios tipo santykyje antrasis darbas negali buti prad+tas
- anksciau, kol nebus užbaigtas pirmasis. Tai dažniausiai sutinkamas priklausomyb+s
- santykis.
- Pradžios-pradžios tipo santykyje antrojo darbo pradžia priklauso nuo pirmojo
- darbo pradžios. Tokie darbai gali buti atliekami lygiagreciai, taciau jei pirmasis
- darbas v+luoja, antrasis negali buti prad+tas. Pvz., sistemos vartotojo instrukcijos
- rengimas gali buti prad+tas tuo paciu metu, kai pradedami rengti sistemos
- reikalavimai. Jei v+luojama prad+ti rengti reikalavimus, reikia atid+ti ir vartotojo
- instrukcijos rengima.
- Pabaigos-pabaigos tipo santykis yra toks, kai antrojo darbo pabaiga priklauso
- nuo pirmojo darbo pabaigos. Pvz., naujo produkto kurimas laikomas baigtu, jei yra
- parengti ir produkto dokumentai. Jei v+luojama parengti dokumentus, produkto
- išleidimas atidedamas.
- Pradžios-pabaigos tipo santykis rodo, kad antrojo darbo pabaiga priklauso nuo
- pirmojo darbo pradžios. Tai retai sutinkamas santykis. Pvz., technin+ priežiura
- negali buti pabaigta, kol nebus prad+ta formuoti priežiuros grup+.
- Žinodama priklausomyb+s santykius, projekto grup+ gali kurti darbu
- išd+stymo diagrama.
- Darbu išd?stymo diagrama
- Darbu išd+stymo diagrama (PDM –Precedence Diagramming Method) yra
- vienas iš budu pavaizduoti darbu eil+s tvarka (žiur. 4.1 pav.). Joje staciakampiais
- vaizduojami darbai, o rodykl+mis darbu priklausomyb+s.
- Dar vienas darbu išd+stymo budas – tai rodykliu diagramos metodas (ADM –
- Arrow Diagramming Method). Jis yra kiek paprastesnis už PDM, nes naudoja tik
- pabaigos-pradžios darbu priklausomybiu santykius.
- Pradžia A darbas B darbas C darbas
- D darbas
- Pabaiga
- 4.1 pav. Darbu išd'stymo diagramos elementai
- 27
- Kai darbai yra surikiuoti atsižvelgiant i ju priklausomybes, galima pereiti prie
- kiekvieno darbo trukm+s ivertinimo.
- 4.3. Darbu trukm?s vertinimas
- Bendriausias darbo trukm+s vertinimo apibr+žimas - tai reikalingo dienu ar
- savaiciu kiekio darbui atlikti nustatymas. Taciau visu pirma patikslinkime „trukm+s“
- savoka.
- 4.3.1. Trukm?s apibr?žimas
- Darbo atlikimo trukm+ apima bendraji kalendorini laika (iskaitant
- laisvadienius ir švenciu dienas). Jei darbui atlikti reikia 4 darbo dienu, bet jis
- pradedamas, pvz., ketvirtadieni, tai jo pabaiga bus kitos savait+s antradienis. Taigi,
- darbo trukm+ bus šešios dienos. Pailiustruokime tai grafiškai.
- Darbo trukm+ perskirta savaitgaliu: 6 kalendorin+s dienos, 4 darbo dienos
- ketvirtadienis penktadienis šeštadienis sekmadienis pirmadienis antradienis
- Nustatant darbu atlikimo termina nereik+tu pamiršti laisvadieniu, šventiniu
- dienu ir netgi darbuotoju atostogu.
- 4.3.2. Trukm?s vertinimo budai
- Analogiškasis arba iš viršaus-žemyn (analogous or top down) vertinimo budas
- (metodas). Šis budas remiasi anksciau vykdytu projektu panašiems darbams realiai
- sugaišto laiko per+mimu. Projektu planavimo pradin+je stadijoje, kai apie projekta
- turima informacija yra ribota, tai yra dažniausiai naudojamas darbu trukm+s
- vertinimo budas. Tai mažiausio tikslumo budas, nes du projektai nebuna tiksliai
- tokie patys. Tod+l yra rizika, kad naujam projektui naudojami ankstesniu projektu
- analogišku darbu trukm+s iverciai gali buti netikslus.
- Analogiškojo vertinimo rezultatu tikslumas yra didžiausias, kai darbu trukme
- vertinantis asmuo yra gerai susipažines su dabartiniu ir ankstesniu projektu ir gali
- suvokti panašiu darbu trukm+ms turinciu poveikiu skirtumus.
- Ekspertinis budas (r+mimasis ekspertu nuomone). Šiuo atveju darbu trukmei
- nustatyti pasitelkiami projekto darbus gerai išmanantys žmon+s. Taciau gali kilti
- klausimas, kur tokius žmones rasti. Nežinant tokiu, reik+tu peržvelgti projekto darbo
- grup+s nariu dokumentus, gal kuris nors yra vykdes panašu projekta, arba
- ekspertams rasti prašyti pagalbos iš akcininku.
- 28
- Didžiausias darbu trukm+s iverciu tikslumas ekspertinio vertinimo budu
- gaunamas tada, kai ekspertas yra projekto grup+s narys, igijes patirti anksciau.
- Pastebima, kad vyresnio amžiaus ekspertu ivertintos trukm+s buna trumpesn+s nei
- jaunesniu ekspertu.
- Kiekybiškasis trukm+s vertinimo (quantitatively based durations) budas. Šis
- budas naudojamas tuomet, kai gali buti atlikta ir išmatuota tam tikro darbu kiekio
- trukm+ ir yra formul+s viso darbo trukmei ivertinti. Tam dar butina žinoti našumo
- rodikli arba turi buti nustatytas imon+s standartas nagrin+jamam darbui. Pvz., jei 5
- km ilgio kabeliui nutiesti tipiniu atveju skiriama 1 diena, tai 50 km reik+s 10 dienu.
- Šis vertinimo budas gali buti labai tikslus dažnai pasitaikantiems darbams ir
- kuriems yra pakankamai našumo duomenu, kad butu nustatyti standartiniai
- rodikliai.
- Daugelyje projektu naudojama min+tu trukm+s vertinimo budu kombinacija.
- Kai jau turime pasirinke projektui geriausiai tinkanti darbu trukm+s vertinimo
- buda, projekto grup+s nariams, pasi+mus jau anksciau parengta darbu išd+stymo
- diagrama, belieka ivertinti kiekvieno darbo trukme ir pasirengti darbu grafiko
- sudarymui (žiur. 4.2 pav.).
- 4.4. Darbu grafiko sudarymas
- Darbu grafiko sudarymas – tai pradžios ir pabaigos datu nustatymas
- kiekvienam projekto darbui. Grafiko sudarymas yra darbu grafiko planavimo
- pabaiga. Tikslus darbu grafikas yra toks, kuriame atsispindi visi darbai, ju atlikimo
- eil+s tvarka ir trukm+s. Jis gaunamas sujungus visus ankstesnius darbu grafiko
- planavimo rezultatus. Darbu grafikui sudaryti naudojami šie trys budai ir priemon+s:
- - kritinio kelio metodas (CPM – Critical Path Method);
- - trukm+s suspaudimas;
- - projektu valdymo programin+ iranga.
- Išnagrin+kime juos.
- Pradžia
- A darbas:
- 3 dienos
- C darbas:
- 8 dienos
- B darbas:
- 5 dienos
- D darbas:
- 12 dienu
- E darbas:
- 6 dienos
- Pabaiga
- 4.2 pav. Darbu išd'stymo diagramos pavyzdys
- 29
- 4.4.1. Kritinio kelio metodas (CPM – Critical Path Method)
- Šis metodas yra vienas iš matematinio analizavimo budu. Kritinis kelias
- projekto darbu grafike yra ilgiausios darbu sekos kelias projekte, nuo kurio priklauso
- viso projekto pabaigos terminas. CPM metodo tikslas ir yra nustatyti ši kelia. Kritinio
- kelio darbu trukm+s negali tur+ti svyravimu. Gali svyruoti (keistis) tik darbo
- pradžios laikas arba darbui užbaigti papildomai skiriamo laiko trukm+, taciau
- nekeiciant viso projekto pabaigos termino. Jei kritinio kelio darbas nebuna atliktas
- grafike numatytu laiku ir n+ra daromi jokie kiti grafiko pakeitimai, tai gali tur+ti
- poveiki projekto pabaigos terminui.
- Be visam projektui užbaigti reikalingo laiko nustatymo CPM padeda gauti ir
- kitus naudingus duomenis. Gali prireikti nustatyti darbus, kuriuos galima butu
- prad+ti v+liau arba vykdyti ilgiau, negu numatyta grafike, bet nereik+tu keisti viso
- projekto pabaigos termino. Tokia informacija gali buti naudinga projekto vadovui,
- kad jis projekto b+gyje gal+tu daugiau d+mesio skirti tiems darbams, kurie turi
- didesne itaka visam projektui.
- CPM metodu darbu grafikas retai sudaromas rankiniu budu. Tam yra
- nemažai programin+s irangos. Kad tokia iranga gal+tume pasinaudoti, naturalu,
- turime tur+ti projektu valdymo žiniu ir suprasti, ka gi ji daro.
- Darbu išd+stymo diagrama ir darbu trukm+s iverciai, kurie gaunami
- ankstesniu planavimo etapu metu, yra pagrindiniai duomenys CPM metodui.
- Peržiura pirmyn (forward pass)
- Kritiniam keliui nustatyti turimoje darbu išd+stymo diagramoje visu pirma
- reikia rasti kelius, vedancius nuo projekto pradžios iki pabaigos. Su kiekvienu
- diagramoje ivardintu darbu tenka atlikti du skaiciavimus: anksciausiam pradžios ir
- anksciausiam pabaigos laikui nustatyti.
- Anksciausias pradžios laikas yra darbo pradžios laikas, kada jis gali buti
- prad+tas anksciausiai. Darbu išd+stymo diagramoje pirmo nurodyto darbo
- anksciausias pradžios laikas yra 0. Prie šio laiko prid+jus darbui atlikti reikalinga
- laika, gaunamas to darbo anksciausias pabaigos laikas.
- 4.2 pav. parodytos diagramos A darbo anksciausias pradžios laikas yra 0. Prie
- šio laiko prid+jus šiam darbui atlikti reikalinga trukme (3 dienos) gausime jo
- anksciausia pabaigos laika lygu 3. Pastarasis laikas tampa su A darbu
- priklausomybe susieto B darbo anksciausiu pradžios laiku. Tesiant skaiciavimus
- gaunami visu diagramos darbu anksciausi pradžios ir anksciausi pabaigos laikai
- (žiur. 4.1 lentele).
- 30
- 4.1 lentel+. Peržiuros pirmyn iliustracija remiantis 4.2 pav. darbu diagrama
- Darbas Anksciausias pradžios laikas Anksciausias pabaigos laikas
- A 0 3
- B 3 8
- C 3 11
- D 8 20
- E 11 17
- Šiu peržiuros pirmyn skaiciavimu rezultate gavome, kad visas projektas gali
- buti baigtas per 20 dienu.
- Peržiura atgal (backward pass)
- Kitas kritinio kelio nustatymo žingsnis yra peržiura atgal. Šiame žingsnyje
- darbu išd+stymo diagramos analiz+ pradedama nuo galo ir einama link pradžios.
- Tam reikalingi taip pat du skaiciavimai: v+liausiems darbu pradžios ir pabaigos
- laikams nustatyti.
- V,liausias pabaigos laikas yra laikas, kada darbas gali buti užbaigtas
- v+liausiai. V,liausias pradžios laikas yra laikas, kada darbas gali buti prad+tas
- v+liausiai.
- 4.2 pav. darbu išd+stymo diagramoje D darbas yra paskutinis. V+liausiai jis
- turi buti užbaigtas po 20 dienu. V+liausias šio darbo pradžios laikas gaunamas iš
- pabaigos laiko at+mus darbo trukm+s laika ir yra lygus 8 dienoms. V+liausias D
- darbo pradžios laikas yra su juo priklausomybe susieto B darbo v+liausias pabaigos
- laikas. Tesiant skaiciavimus gaunami visu diagramos darbu v+liausi pradžios ir
- v+liausi pabaigos laikai (žiur. 4.2 lentele).
- 4.2 lentel+. Peržiuros atgal iliustracija remiantis 4.2 pav. darbu diagrama
- Darbas V"liausias pradžios laikas V"liausias pabaigos laikas
- A 0 3
- B 3 8
- C 6 14
- D 8 20
- E 14 20
- 31
- Svyravimu dydis (float)
- Paskutinis projekto darbu grafiko kritinio kelio nustatymo žingsnis yra
- kiekvieno darbo pradžios ir pabaigos terminu svyravimu dydžio nustatymas.
- Svyravimu dydis gaunamas radus skirtuma tarp v+liausio ir anksciausio darbo
- pradžios laiku arba tarp v+liausio ir anksciausio darbo pabaigos laiku. Naudodami
- 4.1 ir 4.2 lenteliu rezultatus gauname darbu pradžios ir pabaigos svyravimu dydžius,
- kurie pateikiami 4.3 lentel+je. Pvz., A darbo anksciausias ir v+liausias pabaigos
- laikai yra 3 dienos, tod+l šio darbo pabaigos laikas negali svyruoti, nes svyravimo
- dydis lygus 0.
- 4.3 lentel+. Darbu laiko svyravimo dydžio iliustracija
- remiantis 4.2 pav. darbu diagrama
- Darbas Laiko svyravimo dydis
- A 0
- B 0
- C 3
- D 0
- E 3
- Dabar jau esame pasirenge apibr+žti kritini kelia. Prisiminkime, kad kritinio
- kelio darbu trukm+s negali tur+ti svyravimu. 4.2 pav. pateikto pavyzdžio C ir E
- darbu pradžios ir pabaigos laikai gali svyruoti, tod+l jie neturi buti kritiniame kelyje.
- Kritini kelia sudaro A, B ir D darbai, nes ju pradžios ir pabaigos laiku svyravimai
- lygus 0. Jei bet kuris kritinio kelio darbas nepradedamas laiku arba vykdomas
- ilgiau, visas projektas gali buti nebaigtas numatytu laiku. Tod+l projekto eigoje
- tur+tume skirti ypatinga d+mesi kritinio kelio darbams.
- Taciau gyvenime pasitaiko atvejai, kai darbu išd+stymo diagrama,
- apskaiciuotas kritinis kelias ir nustatyta projekto trukm+ yra nepriimtina projekto
- akcininkams (r+m+jams) ar neatitinka teis+s aktu reikalavimu. Projekto vadovui
- atsidurus tokioje situacijoje, tenka naudoti projektu trukm+s suspaudimo budus.
- Trukm?s suspaudimas
- Darbu grafiko trukm+s suspaudimas atliekamas tada, kai ji yra per ilgas ir
- neatitinka numatytos projekto pabaigos datos. Yra du trukm+s suspaudimo budai.
- Vienas iš ju yra toks, kai projektui papildomai skiriama daugiau ištekliu (pvz.,
- darbuotoju). Tai igalina sutrumpinti grafika, bet pareikalauja daugiau l+šu. Cia taip
- pat reik+tu žinoti, kad padvigubinus išteklius, darbo trukm+s sutrumpinti dvigubai
- neimanoma.
- 32
- Kitas grafiko trukm+s suspaudimo budas – lygiagretus darbu atlikimas, kurie
- normaliai butu atliekami nuosekliai. Naudojant ši buda reikia buti ypac atsargiems,
- toki žingsni gerai apsvarstyti su projekto darbo grupe, dokumentuoti, informuoti
- akcininkus. Gali nukent+ti projekto kokyb+.
- Irankis - projektu valdymo programin? iranga
- Projektu valdymui skirta PS gali pad+ti sutaupyti daug laiko. Darbu
- apibr+žimas, darbu išd+stymas eil+s tvarka, projekto darbu grafiko sudarymas gali
- buti atliekami naudojant projektu valdymo PS (pvz., Microsoft Project).
- 4.4.2. Projekto kontrol?s taškai (milestones)
- Priklausomai nuo jusu organizacijoje naudojamu metodu, egzistuojanciu
- vidaus taisykliu, projekto darbu grafike gali reik+ti nurodyti kontrol+s taškus.
- Kontrol+s taškai atspindi pagrindinius projekto gyvavimo ciklo ivykius. Ju datos
- nurodo, kada turi buti gauti svarbus projekto rezultatai.
- Kai kuriose metodologijose kontrol+s taškai atspindi vieno projekto etapo
- (faz+s) pabaiga ir kito pradžia.
- Projektu darbu grafikuose nustatant kontrol+s taškus labai svarbu, kad:
- - kontrol+s tašku laikas butu gerai apgalvotas, o atliekamu darbu prasme jie
- butu vienareikšmiai. Netur+tu likti argumentu pasiteisinimams, kad etape
- buvo neimanoma kažko padaryti;
- - kontrol+s taškuose darbai turi buti vertinami tik taip: atlikti arba neatlikti.
- Visuose kontrol+s taškuose ivardyti darbai turi buti atlikti 100 proc.
- 4.4.3. Darbu grafiko pradiniai taškai (baselines)
- Kai projekto darbu grafike jau buna sud+lioti kontrol+s taškai, tuomet
- apibr+žiami pradiniai taškai. Pradinis taškas yra darbu grafiko kopija prieš
- pradedant darba, t. y. projekto busena prieš pradedant eilinio etapo darbus. Pradinis
- taškas padeda projekto vadovui steb+ti projekto eiga (progress) ir valdyti ji.
- Pradiniame taške kaip minimum nurodomi kontrol+s taško rezultatai.
- Pradiniame taške atspindima tai, ka žinome apie projekta duotu laiko momentu.
- Pradinio taško elementai (pvz., planas elementui sukurti, sukurtas elementas,
- elemento naudojimo instrukcija) turi buti suderinti tarpusavyje.
- 4.5. Projekto laiko derinimas su realybe
- Projekto eigoje yra neišvengiamos ivairios korekcijos. Tenka koreguoti ir
- darbu grafika. Kaip ta reik+tu daryti, keitimu darymo tvarka turi buti apibr+žta iš
- anksto.
- 33
- 5. Projekto kainos planavimas
- Projekto vadovas, tur+damas projekto apimties plana, darbu saraša (WBS) ir ju
- atlikimo grafika, turi parengti projekto biudžeta, ir, kai ji patvirtina projekto r+m+jai,
- tvarkyti ji.
- Pinigai, kaip žinia, dažnai buna karštu diskusiju objektas. Iš projektu
- vykdytoju reikalaujama padaryti kuo daugiau mažesn+mis sanaudomis. Prašyti
- daugiau pinigu projekto eigoje n+ra malonus reikalas. Tod+l projektui reikalingos
- l+šos tur+tu buti suplanuotos kiek galima geriau. Projekto pradžioje ta padaryti yra
- sunku, taciau yra keletas budu ir priemoniu, padedanciu geriau suplanuoti projekto
- biudžeta.
- Ištekliu planavimas – tai projektui ivykdyti reikalingu ištekliu tipo
- nustatymas ir ju paskyrimas kiekvienam projekto darbui. Kainos vertinimas yra
- projektui reikalingu ištekliu kainos nustatymo procesas. Yra trys kainos ivertinimo
- budai: analogiškasis, parametrinio modeliavimo ir pavyzdinis.
- L+šos numatomos kiekvienam projekto etapui. Projekto biudžeto stovis
- kiekvieno etapo pradžioje vadinamas biudžeto pradiniu tašku (cost baseline). Min+ti
- klausimai yra nagrin+jami šiame mokymo medžiagos skyriuje.
- 5.1. Ištekliu planavimas
- Pirmasis projekto kainos planavimo žingsnis yra ištekliu planavimas. Jis
- apima darbuotojus, iranga ir medžiagas, ju kiekius (pvz., 20 žmogaus valandu, 3
- serveriai, kt.).
- Ištekliu planavimo pradžioje reik+tu peržiur+ti projekto apimties apraša,
- darbu saraša (WBS) ir pasidom+ti, kur galima butu gauti informacijos apie anksciau
- vykdytu panašiu projektu išteklius. Tokios informacijos tur+jimas gali pad+ti
- teisingai ir greiciau suplanuoti jusu projektui reikalingus išteklius. Taip pat gali buti
- naudinga peržiur+ti organizacijos specifines ištekliu skyrimo projektams taisykles
- (pvz., taisykl+s gali reikalauti vadovyb+s leidimo, norint kažkuriam laikui darbams
- pasitelkti kito padalinio darbuotojus).
- 5.1.1. Ištekliu tipai
- Tai darbuotojai, iranga ir medžiagos.
- Darbuotojai. Tai reikiamos kvalifikacijos ir sugeb+jimu žmon+s. Taciau
- apibudinti reikiamu savybiu žmogu gali buti sunkoka. Ieškant tokiu žmoniu
- 34
- prašoma nurodyti konkrecius sugeb+jimus, kokiuose ankstesniuose projektuose teko
- dirbti, kokios trukm+s stažas, kt.
- Iranga. Tai gali buti pati ivairiausia iranga: specializuota testavimo iranga,
- serveriai, papildomi asmeniniai kompiuteriai programuotojams, kt. Kai kurio tipo
- irangos pristatymo gali tekti laukti nemažai laiko nuo paraiškos iteikimo.
- Jei kuriama nauja programin+ iranga ir ja planuojama leisti organizacijoje
- esanciame serveryje, reik+tu pasitikrinti tokios prielaidos teisingumu. Net jeigu
- serveryje duotu metu yra laisvos erdv+s, ji gali buti suplanuota kitai, o ne jusu
- kuriamai programinei irangai. Arba, jei jus numatote intensyvu sukurtos irangos
- testavima, pasitikrinkite, ar tur+site prieiga prie esamos testavimo irangos, ar jusu
- projektui reik+s specialios irangos.
- Kai kuriems projekto darbams, pvz., produkto kurimo, testavimo, pristatymo
- gav+jui, atlikti reikia numatyti specialios irangos reikalinguma, ypac nesusijusios su
- IT. Jei projekto darbu grafike numatytas sukurto produkto pri+mimo testavimas, kuri
- atliks užsakovas, išsiaiškinkime, kaip jis bus atliekamas. Ar yra nurodyta vieta, kur
- bus testuojama, ar toje vietoje yra testui atlikti reikalinga iranga?
- Medžiagos. Tai labai plati savoka, apimanti darbui reikalinga pagalbine
- programine iranga, el. energija, vandeni, kitokius projektui vykdyti reikalingus
- išteklius ar vartojimo reikmenis (patalpos, baldai, kompiuteriu tinklas, kanceliarin+s
- prek+s, kt.).
- 5.1.2. Ištekliu poreikio nustatymas
- Projektui reikiamu ištekliu dokumentas rengiamas remiantis projekto
- apimties aprašu, darbu sarašu (WBS) ir ištekliu tipais. Ištekliu poreikio dokumente
- aprašomi kiekvienam projekto darbui reikalingi visu triju tipu ištekliai.
- Ištekliu planavimo eigoje nebutina žinoti vardus žmoniu, kurie vykdys
- konkrecius darbus. Reikia tik nurodyti specialyb+s pavadinima ar darbo apraša,
- pvz., „web programuotojas“, „serverio administratorius“ ar kt. Kaip ir kur reik+tu
- ieškoti reikiamu žmoniu, rašoma v+liau „6. Darbuotoju grup+s planavimas“ skyriuje.
- Pareigu aprašai
- Sprendžiant projektui reikalingu darbuotoju klausima, gali praversti
- organizacijoje esantis pareigu sarašas, jei nra ribojama prieiga prie jo.
- Tokiame saraše yra trumpas pareigu aprašas ir gali buti nurodytas kiekvienos
- specialybs darbuotoju kiekis, duotu metu dirbanciu organizacijoje.
- 35
- Jei tokios informacijos jus negalite gauti, reiktu panagrinti informacija
- apie panašiuose projektuose dalyvavusius darbuotojus. Ji gali padti jums
- ivardinti pareigas ar specialistus, reikalingus jusu projektui.
- Irangos ir medžiagu aprašai
- Jusu organizacijoje tipinio irangos ir medžiagu sarašo, kaip kad pareigu
- sarašas, gali ir nebuti. Tod+l ivardinti reikiama iranga tenka patiems projekto grup+s
- nariams. Pradedant projekta jie dažniausiai turi asmeninius kompiuterius, telefonus,
- kanceliarines medžiagas, kt. Kai kuriais atvejais dali projekto grup+s gali tekti
- perkelti dirbti i kita vieta. Tod+l butina žinoti, ar organizacijos taisykl+s leidžia kartu
- su darbuotoju perkelti ir jam skirta iranga, ar projekto vadovas taps atsakingas už ja.
- Jei projekto grup+ turi buti perkelta i kita vieta, reikia žinoti, ar ten yra tinkamos
- patalpos, ar projekto biudžete reikia numatyti išlaidas darbo vietoms irengti kitur.
- Naujos PS kurimo projektuose gali reik+ti serveriu ar galingu kompiuteriu
- (mainframes) jai idiegti. Jei yra nustatyta, kokios platformos kompiuteriuose ji tur+s
- dirbti, tokio reikalavimo turi buti laikomasi. Gali buti taip, kad turima aparatin+
- iranga tinka jusu kuriamai PS, taciau gali tekti pirkti ir nauja. Jeigu projektas apima
- ir naujos aparatin+s irangos pirkima, jus turite pagalvoti ir apie tos irangos veikimui
- butinus dalykus, kaip el. energijos tiekima ar ventiliacija.
- Reikiamu ištekliu matrica
- Ištekliu poreikio apskaitai palengvinti dažnai naudojamos tam tikros
- priemon+s ar šablonai. Šiems tikslams rekomenduojama sudaryti reikiamu ištekliu
- matrica. 5.1 lentel+je pateikiamas tokios matricos pavyzdys, kuriame parodyti
- projekto darbai, jiems atlikti reikalingu ištekliu pavadinimai ir ju kiekiai.
- Kai nustatomi kiekvienam projekto darbui reikiami ištekliai, toliau vertinama
- šiu ištekliu isigijimo kaina.
- 5.1 lentel+. Projektui reikiamu ištekliu matricos pavyzdys
- Darbas Programuotojai Inžinieriai Ekonomistai
- Techn. dokumentu
- reng'jai Serveriai
- A 1
- B 2
- C 3 1
- D 4
- E 1
- 36
- 5.2. Kainu vertinimas
- Ištekliu kainos ivertinimas yra ind+lis i projekto biudžeto formavima.
- Tikslesniam ivertinimui butina pasitelkti visus prieinamus duomenis ir priemones.
- Ištekliu kainai ivertinti yra keltas budu:
- - analogiškasis (analogous estimates);
- - parametrinio modeliavimo (parametric modeling);
- - pavyzdinis (definitive estimates).
- Toliau pateikiama keltas minciu, kurios gali praversti vertinant ištekliu kainas.
- 5.2.1. Kainu vertinimo budai
- Aukšciau min+ti kainu ivertinimo budai gali buti naudojami ivairiose projekto
- planavimo faz+se. Gali buti ir taip, kad kažkuriai faz+s daliai naudojamas vienoks
- vertinimo budas, o kitai - kitoks.
- Ištekliu kainu ivertinimo budu tikslumas gali svyruoti ir tod+l gali buti
- gaunami skirtingi rezultatai. Apžvelkime tuos budus.
- Analogiškasis vertinimas (analogous estimates)
- Analogiškasis ištekliu kainu vertinimo budas, kaip ir darbu trukm+s
- vertinimas projekto darbu grafiko planavimo atveju, remiasi anksciau vykdytu
- projektu patirtimi. Kitaip jis dar vadinamas iš viršaus-žemyn (top down) arba leistinu
- ribu (order of magnitude) vertinimo budu. Šitoks vertinimo budas projekto pradžioje
- naudojamas grindžiant projekto poreiki ir nauda, taip pat rengiant projekto apimties
- apraša inicijavimo faz+je, kai dar n+ra tikslesniu duomenu apie projekta.
- Analogiškasis vertinimo budas naudoja ankstesniu projektu informacija kartu su
- ekspertu, atsakingu už vykdomam projektui reikiamu ištekliu kainu ivertinima,
- nuomone. Analogiškasis vertinimo budas gali buti naudojamas visam projektui,
- atskiroms jo faz+ms ar rezultatams. Taciau jis n+ra naudojamas vertinant ištekliu
- poreiki atskiriems darbams ar ju grup+ms (work packages).
- Neimanoma rasti anksciau vykdyto projekto, kuris tiksliai atitiktu jusu dabar
- vykdoma. Jei jusu vykdomas projektas nebutu unikalus, jis nebutu projektas tikraja
- to žodžio prasme (prisiminkime, kad projektas – tai veiklu grup+ arba veikimo
- planas unikaliam produktui sukurti). Tod+l analogiškasis vertinimo budas n+ra
- tikslus.
- Analogiškojo vertinimo paklaidos gali svyruoti nuo -25% iki 75% tikrosios
- projekto kainos.
- 37
- Nežiurint to analogiškasis vertinimo budas projekto pradžioje, kol neturima
- tikslesniu duomenu, gali buti geriausias. Ir labai svarbu, kad su projektu susije
- asmenys suprastu, jog toks vertinimas negali buti tikslus.
- Parametrinis modeliavimas (parametric modeling)
- Parametriniame modeliavime projektui reikiamu ištekliu kainoms
- apskaiciuoti naudojami matematiniai modeliai. Jo tinkamumas kainoms vertinti
- priklauso nuo projekto tipo. Geriausiai parametriniai modeliai tinka statybu
- projektuose. Naujo namo statytojai visa jo kaina ivertina parametrinio modeliavimo
- budu, kaip viena iš parametru naudodami kvadratinio metro savikaina.
- PS kurimo projektuose labiausiai paplites parametrinis modelis yra
- konstruktyvusis kainos modelis (COCOMO – COnstructive COst MOdel). Jame
- naudojami tokie parametrai, kaip PS sud+tingumas, darbo grup+s geb+jimai, PS
- kurimo procesai, naudojami instrumentai.
- Nemažai organizaciju turi savus parametrinius modelius. Yra ir komerciniu
- modeliu.
- Parametrinio modeliavimo tikslumas priklauso nuo modeliui sukurti
- panaudotu duomenu tikslumo. Dažniausiai minimas parametrinio modelio trukumas
- – galimyb+s keisti modelio dydi nebuvimas.
- Informacijos apie COCOMO arba parametrinius modelius galima rasti
- internete.
- Pavyzdinis vertinimas (definitive estimates)
- Pavyzdinis vertinimo budas duoda geriausia tiksluma, nes šiuo atveju
- vertinama projekto kiekvieno darbo kaina. Pavyzdinio vertinimo paklaidos
- dažniausiai svyruoja nuo -5% iki 10% tikrosios projekto kainos. Šis vertinimo budas
- dar vadinamas vertinimu iš apacios i viršu (bottom up estimating). Projekto darbu
- (WBS) ir reikiamu ištekliu sarašai yra pavyzdinio kainos vertinimo budo ieities
- duomenys. Vertinimas pradedamas nuo žemiausio lygmens darbu ir atliekamas
- kiekvienam darbui. Šiu visu darbu kainu suma yra viso projekto kainos ivertis.
- Planuojant projekto darbu grafika, reik+jo ivertinti kiekvieno darbo trukme.
- Vertinant reikiamu ištekliu kainas, butina remtis pastangu dydžiu. Tai yra ne kas
- kita, kaip laikas, kuri žmogus turi sugaišti darbui atlikti. Šios pastangos dažniausiai
- matuojamos žmogaus darbo valandomis. Pvz., planuojant darbu grafika buvo
- nustatyta, kad projekto techniniu reikalavimu dokumentui parengti reikia 4 dienu.
- Planuojant kainas reikia atsižvelgti, kiek valandu per diena žmogus skirs šiam
- darbui. Jei skiriamos 5 val. per diena, tai pastangu dydžio min+tam darbui atlikti
- ivertis yra 20 žmogaus darbo valandu.
- 38
- Skirtumas tarp darbui atlikti reikalingo laiko ir pastangu dydžio gali atrodyti
- painus. Taciau nereik+tu pamiršti, kad cia turime reikala su dviem iš esm+s
- skirtingais rezultatais. Darbu trukm+s iverciai darbu grafike padeda mums nustatyti,
- kiek gi kalendorinio laiko reik+s projektui užbaigti. Tuo tarpu pastangu dydžio
- iverciai, kuriuos gauname projekto kainos planavimo etape, naudojami projekto
- kainai nustatyti. Darbu grafikui sudaryti jus turite žinoti, pvz., kad kažkuriam darbui
- atlikti reikia 2 savaiciu, o projekto kainai ivertinti jus turite žinoti, kad tam darbui
- atlikti reikia 30 žmogaus darbo valandu.
- 5.2 lentel+je parodytas pastangu dydžio matricos pavyzdys, atitinkantis 5.1
- pav. reikiamu ištekliu matrica.
- 5.2 lentel+. Projekto pastangu dydžio matricos pavyzdys
- Darbas Ištekliai Pastangu dydis
- A Techn. dokumentu reng+jai (1) 20 val.
- B Programuotojai (2) 100 val.
- C Inžinieriai (3) 60 val.
- C Serveriai N/A
- D Programuotojai (4) 200 val.
- E Ekonomistai (1) 30 val.
- Dar vieni duomenys, kuriu reikia pavyzdiniam kainos vertinimo budui, yra
- kiekvieno išteklio kaina (ikainiai). Darbo arba nuomojamos irangos ikainiai
- paprastai nustatomi valandoms arba dienoms. Kitokiu ištekliu kaina gali buti
- išreiškiama kaip mokestis (pvz., naudojimosi kokia nors sistema) ar vert+ (pvz., el.
- energijos kilovatvaland+s, kanceliarin+s prek+s).
- Pasirinkti teisingas kainas yra keblus uždavinys, nes medžiagu ar irangos
- kainos laikui b+gant gali keistis. Daugelio IT projektu kainoje didžiausia dali sudaro
- darbuotoju ar darbu kaina. Šia kaina nustatyti yra sunkiausia, nes ji svyruoja
- priklausomai nuo darbuotoju išsilavinimo ir patirties. Jus galite tur+ti tik vidutines
- šiu ištekliu kainas ar kainu intervala. Darbams, kuriems reikia labiau patyrusiu
- specialistu, pasirenkami didesni ikainiai, o kur reikia mažiau patyrusiu specialistu -
- mažesni ikainiai.
- 5.3 lentel+je parodytas projekto kainos vertinimo pavyzdys, atitinkantis 5.1 ir
- 5.2 lenteliu duomenis.
- 39
- 5.3 lentel+. Projekto kainos vertinimo pavyzdys
- Darbas Ištekliai Pastangu dydis Kaina, ikainis Visa kaina
- A Techn. dokumentu
- reng+jai (1)
- 20 val. 30 Lt/val 600 Lt
- B Programuotojai (2) 100 val. 50 Lt/val 5 000 Lt
- C Inžinieriai (3) 60 val. 40 Lt/val 2 400 Lt
- C Serveriai N/A 50 000 Lt 50 000 Lt
- D Programuotojai (4) 200 val. 50 Lt/val 10 000 Lt
- E Ekonomistai (1) 30 val. 60 Lt/val 1 800 Lt
- Iš viso: 69 800 Lt
- 5.2.2. Vertinimo rekomendacijos
- Šaukime projekto darbo grup?s pasitarimus. Detalus projekto kainos ivertis
- gaunamas nustatant kiekvieno darbo kaina ir sumuojant jas. Šiame vertinimo
- procese jus galite neapsižiur+je praleisti kai kuriuos darbus.
- Ar projekto grupei reikalingi specialus mokymai? Jei projekte kuriama PS, ar
- reikia planuoti išvykas pas užsakova, ar sukurta PS galima bus idiegti nuotoliniu
- budu.
- Projekto grup+s pasitarimuose tur+tu buti aptariamos ivairios projekto
- išlaidos, kas padeda išvengti galimu klaidu.
- Gerai suvokime naudojama kainos vertinimo buda. Projekto kainos ivertis
- sensta labai greitai. Kadangi nuo to apsisaugoti neimanoma, reik+tu labai aiškiai
- suprasti naudojama vertinimo buda.
- Jeigu projekto kaina vertinama analogiškuoju budu ir remiamasi ankstesniu
- panašiu projektu, butina gerai išsiaiškinti, kokio dydžio paklaida galima padaryti.
- Butina atkreipti d+mesi i kiekviena reikšmingesnio kainu skirtumo tarp jusu
- planuojamo ir ankstesnio projekto, kuriuo remiat+s atlikdami vertinimus, priežasti.
- Naudokime koki nors prieinama šablona. Daug organizaciju turi projektu
- kainoms vertinti skirtus šablonus ar lenteles. Stenkim+s naudoti juos. Matydami
- juose visus galimus l+šu šaltiniu ir išlaidu kategorijas, busime labiau tikri, kad viska
- itrauk+me i savo projekto vertinama kaina.
- Šablonai gali buti geras kainu ar ikainiu šaltinis. Projekto vykdytoju algos
- varijuoja priklausomai nuo pareigu ir specifin+s patirties. Organizacijoje gali buti
- parengtos standartin+s kainos ar ikainiai projektu kainoms vertinti.
- 40
- Stenkim?s gauti ivercius iš darba atliekanciu žmoniu. Projektu kainos
- vertinimo pavyzdiniu (definitive) arba kitaip vadinamu iš apacios i viršu (bottom up)
- budu gero tikslumo priežastis yra ta, kad ivertinamas kiekvienam projekto darbui
- atlikti reikalingas pastangu dydis (žmogaus valandos, kt.). Gero tikslumo nebutu, jei
- pastangu dydžio vertinima atliktu žmon+s, gerai neišmanantys tu darbu. Jei projekte
- reik+s darbu, kurie jusu organizacijai yra nauji, jums gali reik+ti pagalbos iš išor+s ju
- atlikimo pastangu dydžiui ivertinti.
- Numatykime l?šas projekto grup?s nariams skatinti. Kiekvienas projekto
- vadovas nori paskatinti geru darbu pasižym+jusius grup+s narius, skirti premijas,
- atšvesti projekto pabaiga. Taciau ta sunku padaryti neturint tam l+šu. Ne visos
- organizacijos projekto grupei skatinti skiria l+šas, taciau pritarimo d+l l+šu skyrimo
- tokiems tikslams galima kreiptis i projekto r+m+jus.
- Dokumentuokime visas prielaidas. Jei valandiniai ikainiai buvo pagristi
- vidiniais organizacijos ištekliais, projekto kainos ivertinimo dokumente nurodykime
- tai. IT projektams atlikti dažnai naudojami subrangovai, kurie turi kitokius
- valandinius ikainius. Jei projekto eigoje iškyla butinumas sudaryti sandori su
- subrangovu, butina nedelsiant kreiptis i projekto r+m+jus d+l biudžeto
- pakoregavimo, nes atsirado kitokie kai kuriu darbu ikainiai.
- 5.3. Projektui numatytu l?šu paskirstymas
- Ištekliu planavimas ir kainu vertinimas dar nepavercia projektui numatytu
- l+šu tikraisiais pinigais. Taip yra tod+l, kad organizacijos privalo laikytis formaliu
- proceduru, skirdamos finansus projektams.
- Projekto vadovas ivertinta projekto kaina perduoda organizacijos biudžeto
- tvarkytojams. Vadovyb+ patvirtina projektui vykdyti prašoma suma, ir ji tampa
- organizacijos biudžeto dalimi. Toliau sudaromas projekto biudžetas (samata), kur
- visam projektui patvirtintos l+šos, remiantis kainu iverciais, darbu sarašu (WBS) ir
- darbu grafiku, paskirstomos atskiriems projekto darbams. Grupei prad+jus vykdyti
- projekta, tikrosios išlaidos daromos laikantis biudžete nustatytu dydžiu ir numatytu
- laiku.
- Projekto biudžetas padeda orientuotis, kokio dydžio išlaidos gali buti daromos
- kiekvieno tipo ištekliams numatytais laikotarpiais. Dažniausiai biudžetas
- padalinamas m+nesiais.
- Žinoti (apr+pti) visus su projekto biudžetu susijusius klausimus (punktus)
- n+ra lengva, ypac kai esi atsakingas už jums patik+tus išteklius. Prieš prad+dami
- 41
- projekto darbus susipažinkite su jusu organizacijoje galiojanciomis taisykl+mis.
- Reik+tu išsiaiškinti šiuos klausimus, susijusius su projektu biudžeto tvarkymu:
- - ar visos projekto išlaidos pateiktos tvirtinti projekto vadovui?
- - ar projekto vadovas turi tvirtinti projekto grup+s nariu tabelius (timesheets)?
- - ar projekto vadovas turi gauti savaitines ataskaitas apie projekto vykdymui
- sugaištas darbo valandas?
- - ar yra kainu ar kiekiu kategorijos, d+l kuriu reik+tu gauti projekto r+m+jo ar
- užsakovo leidima?
- Turint atsakymus i šiuos klausimus, v+liau galima išvengti problemu ir
- painiavos projekte.
- Projekto išlaidu sekimas ne visada yra projekto vadovo pareiga. Kadangi buvo
- pateikti kainu iverciai ir sudarytas projekto biudžetas, išlaidas iš tikruju seka
- centrinis organizacijos padalinys (buhalterija ar finansu skyrius). Kai kurios
- organizacijos turi programu valdymo padalinius (PMO – Program Management
- Office), kurie stebi visu tos organizacijos projektu biudžetus.
- 5.3.1. Biudžeto sudarymas
- Projekto biudžetas rengiamas remiantis patvirtintu kainos iverciu ir darbu
- grafiku. Taciau prieš leisdamiesi i projekto biudžeto rengimo detales, atkreipkime
- d+mesi i du savarankiškus fondus, kurie gali buti biudžete.
- Specialusis fondas (nenumatytoms išlaidoms) ir vadovo rezervinis fondas yra
- du ypatingi finansavimo šaltiniai, kurie naudojami kai kuriose organizacijose. Šie
- fondai skiriami ne visiems projektams. Jeigu jusu organizacijoje naudojamas kuris
- nors iš šiu fondu, jus turite žinoti ju skyrimo ir igaliojimu naudotis jais gavimo
- taisykles.
- Specialusis fondas. Tai pinigu kiekis, atskirai paskirtas projektui, kuriuos
- galima naudoti nenumatytoms pradin+s apimties projekto išlaidoms, kurios nebuvo
- ivardintos planavimo metu. N+ra taisykliu, laikantis kuriu galima butu apibr+žti
- specialiojo fondo dydi. Taciau organizacijos, pritariancios tokio fondo buvimui,
- perveda i ji keleto procentu nuo visos projekto kainos suma.
- Specialiojo fondo skyrimu siekiama sudaryti geresnes galimybes projekto
- rizikos klausimams spresti. Jie dažniausiai naudojami priešakiniuose projektuose.
- Vertinant pastaruju kaina n+ra galimyb+s remtis ankstesniu projektu patirtimi
- (panašiu projektu n+ra buve), tod+l paklaidos gali buti didesn+s, be to žmoniu
- patirtis tokiose priešakin+se srityse gali buti maža.
- 42
- Dažniausiai projekto vadovui suteikiami igaliojimai naudoti specialiojo fondo
- l+šas.
- Vadovo rezervinis fondas
- Vadovo rezervinis fondas – tai pinigu suma, kuria skiria organizacijos
- vadovyb+ ateities situacijoms spresti (išeinant už pradin+s apimties projekto ribu),
- kuriu nebuvo galima numatyti rengiant projekto kainos iverti. Kaip ir specialiojo
- fondo atveju, vadovo rezervinio fondo dydis yra kažkoks procentas nuo visos
- projekto kainos.
- Skirtuma tarp specialiojo fondo ir vadovo rezervinio fondo sudaro tai, kas gi
- jais gali disponuoti. Pastaruoju fondu projekto vadovas gali pasinaudoti tik gaves
- vadovyb+s patvirtinima.
- Projekto biudžeta organizacijos finansu skyrius paprastai padalina i specifines
- kategorijas: darbo užmokescio, samdomo darbo, aparatin+s irangos, programin+s
- irangos, kelioniu, mokymo ir medžiagu.
- Vienose organizacijose ju finansu skyriu atstovai padeda sudaryti projektu
- biudžetus. Kitose, ypac mažesn+se organizacijose už projekto biudžeto sudaryma
- gali buti atsakingas projekto vadovas. Bet kuriuo atveju projekto vadovui reik+tu
- susipažinti su organizacijoje naudojamomis biudžeto daliu kategorijomis, kad žinotu
- kaip yra klasifikuojami projekto ištekliai.
- Dažniausiai biudžetai buna lentel+s pavidalo, padalinti m+nesiais ar metu
- ketvirciais.
- 5.4 lentel+je parodytas projekto biudžeto pavyzdys. Jame panaudoti 5.3
- lentel+s duomenys, laikant, kad projekto trukm+ yra trys m+nesiai.
- 5.4 lentel+. Projekto biudžeto pavyzdys
- Sausis Vasaris Kovas Suma
- Darbo užmokestis 600 Lt 1 200 Lt 3 000 Lt 4 800 Lt
- Samdomas darbas
- (programuotojai)
- 5 000 Lt 5 000 Lt 5 000 Lt 15 000 Lt
- Aparatin+ iranga (serveris) 50 000 Lt 50 000 Lt
- Iš viso: 69 800 Lt
- Projekto biudžetas yra naudojamas nustatant l+šas etapu pradžiai (cost
- baseline), kas padeda valdyti projekto eiga.
- 43
- 5.3.2. Biudžeto pradiniai taškai (cost baseline)
- Sudaryta projekto biudžeta tur+tu peržiur+ti projekto grup+. Priklausomai nuo
- to, kas iš tikruju reng+ biudžeta, galbut geriau butu, kad biudžeta peržiur+tu
- organizacijos finansu skyriaus atstovas. Projekto grup+ tur+tu žinoti kritinius darbu
- grafiko ir biudžeto taškus. Visi klausimai d+l biudžeto l+šu skirstymo i kategorijas
- (darbo užmokesciui, irangai, kt.) ir kaip l+šos yra paskirstytos laike tur+tu buti
- žinomi grup+s nariams.
- Kai projekto grup+ peržiuri biudžeta, nustatomos l+šos kiekvieno etapo
- pradžiai. Tai biudžeto kopija prieš pradedant projekto darbus, kas yra labai panašu i
- darbu grafiko pradinius taškus. L+šu etapo pradžioje žinojimas padeda projekto
- eigoje sekti, ar daromos išlaidos atitinka planuotasias. Jos taip pat naudojamos
- peržiurint tolesniu (likusiu etapu) projekto darbu kainas, remiantis jau padarytomis
- išlaidomis ir likusiu darbu planuota kaina. L+šos etapo pradžioje atspindi visas l+šas,
- kurios buvo numatytos projekto kainos vertinimo eigoje, išskyrus specialiojo fondo ir
- vadovo rezervinio fondo l+šas.
- Projekto vadovas turi informuoti projekto r+m+jus apie panaudotas l+šas ir
- likusias etapu pradžioje. Vieni projekto r+m+jai gali nor+ti žinoti finansine pad+ti
- tik viso projekto pradžioje, kiti gali nor+ti žinoti kiekviename projekto etape
- padarytas išlaidas. Projekto etapuose išlaidos daromos laikantis biudžete numatytu
- kontroliniu tašku (targets).
- 5.3.3. Biudžeto kontroliniai taškai (budget targets or milestones)
- Projektu biudžetai paprastai sudaromi taip, kad atitiktu organizacijos finansu
- skyriaus reikalavimus. Jei biudžeto l+šu kategorijos ar m+nesin+s ataskaitos teikia
- neblogas projekto l+šu leidimo detales, tai dar ne vienintel+s ar geriausios
- priemon+s biudžetui valdyti.
- Projektu vadovams gali tekti teikti ataskaitas apie išlaidas projektu etapu
- metu. Tod+l reik+tu nusistatyti išlaidu apskaitos kontrolinius taškus, atitinkancius
- projekto etapu pabaigas.
- 5.3.4. Irankis - projektu valdymo programin? iranga
- Kaip ir projekto darbu grafikui sudaryti ar projekto kainai ivertinti, taip ir
- projekto biudžetui sudaryti gali buti naudojama speciali projektu valdymo
- programin+ iranga, pvz., Microsoft Project.
- 44
- 6. Projekto grup?s planavimas
- Projekto kainos planavimo etape kalbant apie žmogiškuosius išteklius buvo
- akcentuojama darbuotoju specialyb+, kokius darbus jie tur+tu mok+ti dirbti. Ten dar
- nebuvo kalbama apie konkrecius žmones, apie ju darbo organizavima.
- Projekto grup+s planavimas apima jos nariu pareigu ir atsakomybiu, tinkamos
- atsiskaitymo už darbus grup+je schemos ir darbuotoju teisiu nustatyma, žmoniu
- itraukima i projekta nustatytam laikotarpiui. Projekto grup+s planavimo rezultatas –
- tai nustatyta grup+s organizacin+ struktura ir kur ieškosime projektui vykdyti
- reikiamu specialistu. V+liau, laikui b+gant, kartais tenka rupintis ir darbo našumo
- k+limo klausimais, spresti darbuotoju kaitos problemas.
- 6.1. Projekto grup?s organizacin?s strukturos planavimas
- Valdyti žmoniu grupe, kuriai pavesta sukurti unikalu produkta per nustatyta
- laika (prisiminkime projekto savokos apibr+žima), n+ra lengva užduotis. Kiekvienas
- grup+s narys turi aiškiai suvokti savo pareigas ir žinoti, kam ir kaip jis turi
- atsiskaityti už savo darba. Taip pat grup+s nariai ir projekto akcininkai turi žinoti,
- kokia bus grup+s organizacin+ struktura. Jei jus turite maža, pvz., 10 IT specialistu
- dydžio grupe, jos nariu atsiskaitymo už darba struktura, be abejo, smarkiai skiriasi
- nuo strukturos, kai grupe sudaro 200 žmoniu ir kurie dirba skirtingose
- organizacijose, isikurusiose keliuose miestuose.
- Kitas svarbus klausimas, turintis itakos projektui, yra reikiamu specialistu
- (kadru, personalo) suradimas. Cia tenka atsižvelgti i darbuotoju sajungu
- susitarimus, organizaciju vidaus taisykles, projekto grup+s prioritetus, grup+s nariu
- žinias.
- Projekto grup+s organizacin+s strukturos planavimo metu nagrin+jamos
- ivairios sasajos, kurios gali tur+ti itakos grup+s valdymui, nustatomos nariu pareigos
- ir atsakomyb+s, organizacin+ grup+s struktura, parengiamas darbuotoju
- komplektavimo valdymo planas.
- Projekto sasajos
- Ivairiu projekto sasaju žinojimas labai pravercia formuojant projekto darbo
- grupe ir ateityje valdant ja.
- Organizacin,s sasajos. Tai i projekta itrauktu organizacijos departamentu
- savitarpio santykiai, kuriuos butina valdyti. Yra ivairus budai projekto grup+s
- 45
- susirinkimams organizuoti, grižtamajam ryšiui su grup+s nariais palaikyti,
- informuoti apie projekto sriciu stovi, ypac jei jos valdomos skirtingai.
- Technin,s sasajos. Šios sasajos – tai nuorodos, kaip turi buti atlikti
- techniškieji darbai. Pvz., nauja PS kuriantys žmon+s turi suprasti ir realizuoti sasajas
- su egzistuojanciomis sistemomis arba darbine platforma, kurioje turi veikti sukurta
- PS.
- Sasajos tarp darbuotoju. Tai atsiskaitymo už darbus santykiai tarp projekto
- grup+s nariu (kas ir kam turi teikti ataskaitas). Idealus atvejis, kai darbe nekyla
- konfliktu ar nesutarimu. Realiai gyvenime projekto vadovas turi buti pasirenges
- šalinti nesutarimus tarp grup+s nariu. Žinios apie žmogaus ankstesnius konfliktus
- gali tur+ti itakos sudarant projekto darbo grupe.
- Projekto grup+s organizacin+s strukturos planavimo pagrindiniai ieities
- duomenys yra ištekliu planavimo dokumentai, kurie buvo parengti projekto kainos
- planavimo metu. Ištekliu poreikio matrica arba kiti ištekliu planavimo dokumentai
- gali buti naudojami nustatant projekto grup+s nariu pareigas ir atsakomybes.
- Pareigos ir atsakomyb?s
- Pareigu ir atsakomybiu dokumente surašomos kiekvienos grupel+s ar
- kiekvieno grup+s nario pareigos ir atsakomyb+. I tokio dokumento rengima kartais
- itraukiamas ir projekto pagrindinis r+m+jas (sponsorius). Šio darbo metu
- išsiaiškinami r+m+ju suteikiami igaliojimai projekto vadovui.
- Tokio dokumento pavidalas gali buti ivairus: lentel+, sarašas, kt.
- Laikui b+gant pareigos ir atsakomyb+ gali keistis. Nepamirškime laiku
- atnaujinti šio dokumento.
- Projekto grup?s organizacin?s strukturos schema
- Tokia schema ne tik suteikia vaizdumo, bet joje galima ižiur+ti ir tai, kas kam
- tur+tu teikti ataskaitas. Mažose projektu grup+se ataskaitos dažnai teikiamos tiesiai
- projekto vadovui. 6.1 pav. parodytas projekto organizacin+s schemos pavyzdys.
- Darbuotoju grup?s komplektavimo valdymo planas
- Šiame plane surašoma visa projektui reikalingu darbuotoju rinkimo
- informacija. Nurodoma, kada žmon+s bus priimti ir kada bus atleisti, taip pat ka
- veiks, ypac jei jie bus priimti ne visam projekto laikui. Projektu vadovas turi žinoti
- savo organizacijos taisykles, susijusias su darbuotoju pri+mimu ir atleidimu.
- Jei jusu projekte numatomos sud+tingos sasajos, nesvarbu, organizacin+s,
- technin+s ar tarp darbuotoju, reikia dokumentuoti, kaip numatote jas valdyti.
- 46
- Darbuotoju komplektavimo valdymo planas gali buti ivairaus sud+tingumo.
- Reik+tu pasidom+ti, ar jusu organizacijoje n+ra šios srities standartu ar šablonu.
- 6.2. Projekto grup?s sudarymas
- Projektui reikiamu darbuotoju atrankos budai, kuriuos naudoja projektu
- vadovai, yra labai ivairus. Geriausia, kai projektu vadovas apklausia
- pageidaujancius dirbti projekto grup+je ir turi igaliojimus priimti tinkancius. Taciau
- dažnai projektu vadovas turi tartis su savo organizacijos funkciniu padaliniu
- (technikos, ekonomikos, teis+s, kt.) vadovais, prašydamas skirti atitinkamos
- specialyb+s darbuotoja i projekto grupe.
- Pretendentu i projekto grupe apklausa
- Projekto vadovo galimyb+s ar itaka atrenkant reikiamus darbuotojus priklauso
- nuo organizacijoje esanciu taisykliu. Jei jusu organizacija yra matricinio arba
- projektinio tipo, projekto vadovas turi daugiau galiu pasirenkant darbuotojus. Jei
- numatomi pokalbiai su kiekvienu pretendentu i projekto grupe, tai reik+tu parengti
- jiems klausimus ir numatyti veiksnius, kuriais remiantis bus priimami sprendimai.
- Rekomenduojamos klausimu grup+s ir klausimai yra tokie:
- a) darbo igudžiu grup+:
- - ar asmuo yra apmokytas ir turi patirties reikiamiems darbams atlikti;
- - ar turimos patirties lygis yra pakankamas tiems darbams atlikti;
- b) darbo projektuose patirtis:
- - ar asmuo anksciau yra dirbes projektu grup+se;
- - kokio tipo projektuose teko dirbti;
- - kokias pareigas už+m+ ankstesniuose projektuose;
- Projekto vadovas
- Diegimo darbu
- ved'jas
- Testavimo darbu
- ved'jas
- Programavimo
- darbu ved'jas
- 1 programuotojas
- 2 programuotojas
- 3 programuotojas
- 1 tikrintojas
- 2 tikrintojas
- 1 vietos dieg'jas
- 2 vietos dieg'jas
- 3 vietos dieg'jas
- 6.1 pav. Projekto grup+s organizacin+s schemos pavyzdys
- 47
- c) bendravimo su žmon+mis igudžiai:
- - ar asmuo sugeba dirbti grup+je;
- - ar geri asmens bendravimo raštu ir žodžiu igudžiai;
- - kokios yra stipriosios ir silpnosios kandidato savyb+s.
- Tai tik pradinis klausimu sarašas. Priklausomai nuo projekto specifikos,
- galimi klausimai ir iš kitokiu sriciu.
- Tarimasis su organizacijos funkciniu padaliniu vadovais
- Tradicin+s strukturos organizacijose projektu vadovams tenka tartis su
- organizacijos funkciniu padaliniu vadovais ieškant projektui reikiamu darbuotoju.
- Priklausomai nuo to, kaip organizacijoje tvarkomi darbuotoju klausimai, projekto
- vadovas gali tur+ti arba netur+ti galimyb+s apklausti potencialiu kandidatu i
- projekto grupe. Bet netgi tuo atveju, kai kandidatai apklausiami, tenka tartis su
- funkciniu padaliniu vadovais, priimant galutini sprendima d+l ju skyrimo i projekto
- grupe.
- Funkciniu padaliniu vadovai nori žinoti, ar ju darbuotojas projekte reikalingas
- visam ar tik daliai etato. Jeigu projekto vykdymui priimamas žmogus, kuris turi
- isipareigojimu kituose darbuose, butina išsiaiškinti, kiek valandu per diena jis gal+s
- skirti jusu projektui.
- Matricinio tipo organizacijose, kur projekto grup+s nariai gali tur+ti keleta
- viršininku (pvz., funkcinio padalinio, kuriam jis priklauso, vadova ir projekto
- vadova), labai svarbu išsiaiškinti grup+s nariu atskaitomyb+s klausima. Grup+s
- narys už tam tikrus rezultatus turi buti atskaitingas tik vienam vadovui.
- Darbo našumo ivertinimas yra dar viena tema, kuria, priimant darbuotojus i
- projekto grupe, turi apsvarstyti projekto vadovas ir funkciniu padaliniu vadovai.
- Projekto vadovas tur+tu inicijuoti pasitarimus su kiekvieno susijusio funkcinio
- padalinio vadovu, kad aptartu darbuotoju skyrimo klausimus ir priimtu nutarimus.
- Funkciniuose padaliniuose dažnai buna didelis darbuotoju kiekis, ir ju vadovai
- nuolatos yra prašomi skirti žmones i projektu grupes. Projekto vadovas, eidamas i
- tokius pasitarimus, turi buti aiškiai apsibr+žes savo poreikius ir tur+ti derybu su
- funkciniu padaliniu vadovais plana. Keletas patarimu, kad šie procesai butu
- sklandesni:
- a) pasitarimus su kiekvieno funkcinio padalinio vadovu reik+tu rengti
- skirtingu laiku. Kalb+damasis su funkciniu padaliniu vadovais atskirai, projekto
- vadovas gali geriau susifokusuoti ties savo projekto atitinkamais poreikiais ir geriau
- išnaudoti padalinio vadovo laika. Svarstomi klausimai turi buti aiškiai suformuluoti
- ir jiem aptarti turi buti skirta pakankamai laiko;
- 48
- b) žinokite asmenis, kurie gal+tu pad+ti jums formuojant projekto grupe.
- Gerai atlikite savo namu darbus ir susipažinkite su žmon+mis, kurie pristato
- medžiaga kiekvieno funkcinio padalinio vadovui. Naudokite savo parengta
- darbuotoju komplektavimo valdymo plana, pareigu ir atsakomybiu lenteles, kt.,
- prašydami reikiamu specialistu;
- c) numatykite asmenis, kuriu prašysite pas kiekviena funkcinio padalinio
- vadova. Jei jums reikia specifiniu sugeb+jimu žmogaus, funkcinio padalinio vadovui
- ivardinkite konkretu asmeni ir priežastis, kod+l jo reikia. Bukite pasirenge trumpai
- pristatyti projekta, jo strategine svarba ir svarba žmoniu iš to funkcinio padalinio.
- Tur+kite atsargini plana, jei negaunate jums reikiamu žmoniu, bukite pasirenge
- deryboms;
- d) pirmiausia prašykite labiausiai reikalingu žmoniu.
- Laikydamiesi aukšciau išvardintu patarimu, galbut ne visada gausite norimus
- žmones i projekto grupe, taciau tai padeda igyti pasitik+jima funkciniu padaliniu
- vadovu tarpe, jei savo prašymus teiksime kvalifikuotu lygiu. Kokie susitikimo
- rezultatai bebutu, išlaikykime gerus santykius su funkciniu padaliniu vadovais. Ju
- gali prireikti ateities projektams.
- Kiti darbuotoju grup?s komplektavimo scenarijai
- Gali buti atveju, kai galimybiu der+tis d+l reikiamu darbuotoju n+ra. Pvz., yra
- tik vienas jums reikiamu sugeb+jimu žmogus. Arba projekto r+m+jai gali nor+ti
- paskirti i projekto grupe tam tikrus žmones. Toks projekto grup+s nariu paskyrimas
- gali buti ir geras, ir blogas reikalas.
- Dar vienas projekto grup+s formavimo budas – tai reikiamu specialistu
- samdymas iš išor+s, jei tokiu n+ra jusu organizacijoje.
- 6.3. Projekto grup?s darbo gerinimas (našumas, kt.)
- 6.4. Projekto grup?s valdymas (keitimai, kt.)
- 49
- 7. Kokyb?s planavimas
- Projekto kokyb+s valdymas apima kokyb+s rodikliu ir tikslu apibr+žimo,
- žmoniu atsakomyb+s nustatymo darbus. Tai tur+tu užtikrinti, kad sukurtas
- produktas atitiks numatytus reikalavimus. Bendrajame projekto plane kokyb+s
- valdymo klausimai dažnai pamirštami ar ignoruojami. Projekto grup+s geri norai
- sukurti kokybiška produkta dar nereiškia, kad taip ir bus. Kiekvienas iš musu
- kokybe suprantame ivairiai. Jeigu iš anksto nebusime apsibr+že kokyb+s
- reikalavimu, tai projekto eigoje sunku bus ivertinti sukurto produkto kokybe.
- Kokyb+s valdymas apima kartais sunkiai suprantamus dalykus. Jie
- nagrin+jami ivairiose programose, kaip, pvz., bendrasis kokyb+s valdymas (TQM –
- Total Quality Management), „Six Sigma“, ISO 9000 standarte.
- Svarbiausias kokyb+s planavimo komponentas yra organizacijoje priimtos
- kokyb+s taisykl+s (nuostatos, politika). Projekto vadovui reik+tu išsiaiškinti, ar toks
- dokumentas yra jo organizacijoje. Jeigu yra, tai reik+tu peržiur+ti jame nurodytus
- kokyb+s standartus ir išsiaiškinti, kaip tuos standartus reik+tu taikyti jusu projektui.
- Jei remiat+s organizacijoje priimtomis kokyb+s taisykl+mis, peržiur+kite jas drauge
- su grup+s nariais, projekto akcininkais ir isitikinkite, kad visi tas taisykles žino. Šias
- taisykles butinai nurodykite jusu projekto kokyb+s valdymo plane.
- Butu nepraktiška, jei, siekdami kokyb+s, tikrintume kiekviena projekto plane
- numatyta darba. Yra keletas instrumentu ir budu, kurie padeda projektu vadovams
- apsispresti, ka ir kaip reik+tu matuoti, kad sukurtas produktas butu kokybiškas.
- Priimti sprendimai kokyb+s matavimo klausimais turi buti užfiksuoti projekto
- kokyb+s valdymo plane.
- 7.1. Kokyb?s planavimo priemon?s ir budai
- Naturalu, kad projektu vadovai kelia sau klausima, kokius gi kokyb+s
- užtikrinimo darbus reik+tu itraukti i projekta. Tam visu pirma butina apibr+žti tas
- projekto veiklas, kuriose kokyb+s klausimai yra labiausiai aktualus ir kuriu itaka
- galutiniam projekto rezultatui yra didžiausia.
- Jusu organizacijoje esanciose kokyb+s taisykl+se gali buti nurodytos
- priemon+s ir budai, darbu kryptys ir pastangu dydžiai, naudotini kokybiškam
- produktui sukurti. Tai gali buti standartin+s priemon+s, sutinkamos daugelyje
- projektu.
- 50
- Pramoniniai standartai ar vyriausyb+s teis+s aktai yra kita sritis, kurios
- projektu vadovai jokiu budu netur+tu pamiršti. Nesilaikymas ju reikalavimu gali
- užtraukti baudas ar baudžiamuosius teismu nuosprendžius. Tokie reikalavimai gali
- buti susije, pvz., su darbo salygu arba produkto sauga.
- Jei n+ra nei jusu organizacijos kokyb+s taisykliu, nei kokybe reguliuojanciu
- standartu ar teis+s aktu, jus galite naudoti keleta budu, spresdami savo projekto
- kokyb+s klausimus. Apžvelkime keturis dažniausiai naudojamus: kainos-naudos
- analize, produkto išbandyma, strukturine (blokine) schema ir proceso diagrama bei
- kokyb+s kaina.
- Kokyb?s-naudos analiz?
- Šis budas yra naudingas planuojant kokyb+s valdyma. Reikia ivardinti tas
- kokyb+s užtikrinimo veiklas, kurios duoda didžiausia nauda mažiausiomis
- sanaudomis.
- Kokyb+s teikiama nauda – tai patenkinti klientu poreikiai, mažesn+s
- sanaudos perdarymams, mažesn+ bendroji projekto kaina. IT projektai dažnai turi
- testavimo planus. Kainos-naudos analiz+s budas gali buti naudojamas kiekvienam
- projekto taškui nustatyti, kuriame bus testuojama, taip pat paciam testavimo tipui
- ivardinti.
- Veikimo bandymas
- Veikimo bandymas yra toks tikrinimo budas, kuriame lyginamos panašios
- veiklos. Tai labai naudingas budas, kai yra daromi turimos sistemos pakeitimai ar
- naujinimai (upgrade). Jei keiciama darbo aplinka, norisi žinoti ar naujoji aplinka yra
- geresn+ už buvusia.
- IT projektuose veikimo bandymu gali buti palyginami kuriamos sistemos ir
- panašiu egzistuojanciu sistemu reakcijos i užklausas laikai arba atsakymu išdavimo
- greiciai. Veikimo bandymai yra tinkamas budas kokybei nustatyti tik tuomet, kai yra
- teisingi duomenys apie originalios sistemos galimybes ir yra pakankamai
- panašumu, kad dvieju sistemu lyginimas butu prasmingas.
- Strukturin? (blokin?) schema ir proceso diagrama
- Strukturine schema paprastai atvaizduojami saryšiai tarp ivairiu projekto
- elementu. Šitokia schema arba duomenu seku diagramos (DFD – Data Float
- Diagram) padeda numatyti galimu problemu atsiradimo vieta ir laika. Jus galite
- nustatyti kontrolinius taškus, kur reik+tu ivertinti tam tikru darbu rezultatu kokybe ir
- tik po ju patikrinimo daryti kitus darbus.
- 6.1 pav. parodyti strukturiniu schemu ir proceso diagramu pavidalu
- pavyzdžiai.
- 51
- 6.1 pav. Projekto strukturin+s schemos ir proceso diagramos pavidalu pavyzdžiai
- Kokyb?s kaina
- Kokyb+s užtikrinimas reikalauja papildomo darbo, o tai kainuoja. Kokyb+s
- kaina yra visu darbu, kuriais užtikrinamas projekto rezultatu atitikimas standartams,
- kaina. Yra trys kokyb+s kainos dalys: prevencin+, vertinimo ir gedimu.
- Prevencin+ kaina. Ji siejama su veiklomis, kurios padeda išvengti kokyb+s
- problemu. Šia kaina sudaro kokyb+s planavimo, darbuotoju mokymo ir kai kuriu
- produktu ar procesu tikrinimo išlaidos.
- Planuojant projekto kaina, prevencin+s išlaidos turi buti numatomos PS kodu
- tikrinimo darbams ivairiose projekto faz+se. Tai gali buti atskiru moduliu testavimas,
- integracinis testavimas, kai tikrinama keletas sujungtu moduliu, ir visos sistemos
- testavimas projekto pabaigoje. Visu testu tikslas yra kiek galima anksciau projekto
- eigoje nustatyti galimas problemas.
- Vertinimo kaina. Tai tikrinimo išlaidos, kad produktas su defektais nepatektu
- pas vartotojus. Jos susideda iš išlaidu produkto inspektavimo (apžiuros), bandymo ir
- formalaus kokyb+s audito darbams.
- Produkto pridavimo užsakovui metu bandymams išleistos l+šos yra produkto
- ivertinimo kainos dalis. Nedidel+ vartotoju grup+, priimdama projekto eigoje sukurta
- produkta, išbando ji.
- Neatitikimu šalinimo kaina. Jei sukurtas produktas pridavimo užsakovui
- bandymu metu neatitinka kažkuriu reikalavimu, projekto grup+ privalo juos
- pašalinti. Neatitikimu šalinimo kaina sudaro baudos už prastovas (v+lavima),
- papildoma parama vartotojams, klaidu produkte šalinimo išlaidos, kt.
- Prisiminkime, kad kokyb+ yra vienas iš projekta ribojanciu veiksniu, tod+l
- projekto vadovai tam turi skirti reikiama d+mesi. Iš tikruju tai yra balansavimas tarp
- projekto kainos, sugaišto laiko ir kokyb+s. Kokybei pasiekti reikia laiko. Tod+l
- projektu vadovai turi numatyti atitinkamus kokyb+s užtikrinimo žingsnius ir buti
- pasirenge paaiškinti neatitikimams šalinti reikiamu l+šu poreiki.
- Specifiniai kokyb+s užtikrinimo darbai turi buti ivardinti ir nurodyti projekto
- kokyb+s valdymo plane.
- Paskaitos metu nupiešti pavyzdžius
- 52
- 7.2. Kokyb?s valdymo planas
- Kokyb+s valdymo plane surašomi visi projekte kuriamo produkto kokybei
- užtikrinti reikalingi darbai, proceduros, kaip tie darbai turi buti atliekami, ir tiems
- darbams atlikti reikalingi ištekliai.
- Aprašant proceduras pateikiama smulkesn+ informacija apie laukiamus
- kokyb+s užtikrinimo darbu rezultatus ir žingsnius, kurie bus naudojami tikrinant, ar
- projekto eigoje laikomasi kokyb+s standartu. Kokyb+s standartai ir tikrinimo budai,
- kaip tu standartu laikomasi, plane turi buti apibr+žti aiškiai. Tikrinimo buduose savo
- ruožtu naudojamos metrikos, kontroliniai sarašai, kriterijai.
- Metrika yra išmatuojamas dydis, kuris projekto eigoje turi buti stebimas. Bet
- kuriai projekto sriciai galima apsibr+žti metrikas. Pvz., kuriant kažkokia programine
- iranga, jos kokyb+ gali buti vertinama matuojant jos dydi (kompaktiškuma), veikimo
- greiti, tiksluma, parduotu egzemplioriu kieki (paklausa), priežiuros patoguma, kt.
- Kontroliniai sarašai (checklists) yra priemon+, kurioje nurodomas darbui
- atlikti butinu žingsniu rinkinys. Kai tik žingsnis atliekamas, jis išbraukiamas iš
- sarašo. Tokia priemon+ padeda steb+ti, ar žingsnis buvo padarytas, kada jis buvo
- padarytas, kas ji atliko.
- Užsakovams testuojant produkta pri+mimo metu, kontroliniame kokyb+s
- saraše gali buti tokie punktai:
- - testavimo darbu, kuriuos atliks 10 vartotoju, tvarkaraštis;
- - 20 testavimo variantu;
- - testavimo variantu peržiura ir vartotoju pritarimas jiems;
- - testavimo variantu kopiju parengimas kiekvienam testavimo dalyviui;
- - mokymai 10-ciai vartotoju, kaip reik+tu testuoti, ir mokymo rezultatu
- registravimas;
- - vartotoju pastabu peržiura;
- - testuoto produkto neatitikimu reikalavimams registravimas.
- Testavimo darbams gali buti samdomos nepriklausomos tvirtinimo-tikrinimo
- organizacijos (IV&V - Independent Validation and Verification Companies). Taip
- elgiamasi dideliuose IT projektuose.
- Kriterijai. Kalbant apie projektu kokyb+s valdyma, kaip ir projekto darbu
- grafiko planavime, naudojama kontrolinio taško (milestone) savoka. Jei jusu projekto
- gyvavimo ciklo metodologijoje kontroliniai taškai buvo naudojami riboms tarp
- pagrindiniu projekto etapu (faziu) pažym+ti, tai tuose kontroliniuose taškuose gali
- buti atspind+ti ir kokyb+s kriterijai. Tokiu atveju jusu projekto kokyb+s valdymo
- 53
- plane turi buti nurodyti kriterijai, kuriais remiantis bus vertinama, ar kiekvienas
- projekto etapas buvo užbaigtas s+kmingai. PS kurimo projektuose dažnai atliekamos
- testu serijos, kad patvirtintume kiekvieno etapo rezultatu kokybe.
- Kokyb+s valdymo plane taip pat turi buti nurodyta, kaip projekto sponsoriai ir
- akcininkai tur+tu peržiur+ti kokyb+s užtikrinimo darbu rezultatus. Visa tai turi buti
- formaliai užfiksuota. Projekte sukurtas produktas laikomas užbaigtu, kai pri+mimo
- bandymu rezultatus patvirtina vartotojai ar užsakovo igalioti asmenys.
- PS kokybs rodikliai (iš kitu V.Undzno konspektu)
- PS kokybs klausimai, t.y. kokiu laipsniu PS atitinka reikalavimus, taip pat
- turtu buti atspindti reikalavimu dokumente. Ivertinti kokybe yra žymiai sunkiau,
- nei patikrinti PS funkcionaluma ar eksploatacines savybes. Dažnai formalus
- testavimas PS primimo metu gali buti neigyvendinamas (netinkamas). Todl vietoje
- jo gali buti naudojamos mažiau griežtos proceduros, kaip PS tikrinimas ar analiz
- jos kurimo eigoje. Nežiurint to, yra ar nra galimybiu adekvaciai išmatuoti ar
- ivertinti kokybs rodiklius, jie turi itakos i PS kurimo procesa. Išvardinkime
- pagrindinius PS kokybs rodiklius:
- - patikimumas (angl. reliability). Tai rodiklis, atspindintis PS gebjima veikti
- be sutrikimu apibržta laiko tarpa. Dažniausiai jis išreiškiamas sutrikimu
- kiekiu per laiko vieneta, bet kartais gali buti matuojamas ir PS trukumu
- kiekiu. Taciau trukumai gali ir neiššaukti veikimo sutrikimu, pvz., klaidos
- dokumentuose ar funkcionavimas nepakankamu lygiu, dl ko nestabdomas
- PS darbas. Taigi, patikimumas reikalauja tikslaus sutrikimu apibržimo. Jei
- užsakovui daugiau rupi, kad tik PS veiktu, tai jos kokybei atspindti geriau
- tiktu veiksnumo rodiklis;
- - veiksnumas (angl. availability). Tai rodiklis, kaip ilgai PS gali veikti be
- pertrukiu. Jis išreiškiamas procentais ir reiškia santyki tarp nesutrinkamo PS
- darbo laiko su visu jos veikimo laiku. Pvz., jei sistemos veiksnumas yra 95
- proc., tai reiškia, kad per 100 valandu ji gali neveikti 5 valandas. Kam
- išnaudojamas PS neveiksnumo laikas, mes turtume žinoti. Ar visa laika PS
- turi buti veiksni, ar leistini jos sustabdymai (profilaktikai, audito darbams,
- kt.);
- - priežiuros patogumas (angl. maintainability). Tai pastangu dydžio PS
- gedimams ar su ja susijusioms problemoms išspresti per apibržta laika
- 54
- rodiklis: kiek laiko vidutiniškai reikia gedimams pašalinti ar problemoms
- išspresti;
- - patogumas naudoti (angl. usability). Juo atspindimos naudotoju mokymo ar
- ju darbo su PS santykins pastangos. Tai ypac svarbus PS kokybs rodiklis,
- turintis ryši su sunkiai ivertinamu žmogiškuoju faktoriumi. Jis galtu buti
- išreiškiamas, pvz., klavišu paspaudimo kiekiu, reikalingu operatoriaus
- veiksmu kiekiu, PS reakcijos i užklausa laiku;
- - pltros galimyb (angl. expandability). Šis rodiklis atspindi galimybe pltoti
- ar gerinti PS. Galimyb ateityje adaptuoti patobulinimus dažniausiai buna
- numatyta pacioje PS konstrukcijoje. Paprastai tai buna susije su sistemos
- ištekliu, atminties pltra. PS pltros galimyb taip pat gali reikšti tai, kad PS
- yra sukurta laikantis vidiniu ar išoriniu sasaju standartu, kas leidžia pltoti ja
- nedarant dideliu architekturos ar diegimo pakeitimu.
- Patikimumo, veiksnumo ir priežiuros patogumo rodikliai turi buti nustatomi
- atsižvelgiant i personalo, kuris naudos ir prižiurs PS, kvalifikacija ir igudžius. Tai
- labai svarbus rodikliai, i kuriuos turi buti atsižvelgiama formuluojant PS
- reikalavimus. Esant reikalui galima naudoti dar ir kitus kokybs rodiklius, kurie yra
- sunkiau apibržiami, ivertinami, patikrinami. Štai du iš ju:
- - perklimo galimyb (angl. portability). Tai PS perklimo i kitokia aplinka
- santykiniu pastangu rodiklis;
- - tinkamumas panaudoti kitur (angl. reusability). Tai PS ar jos komponentu
- panaudojimo kitose sistemose santykiniu pastangu rodiklis. I ši rodikli turtu
- atsižvelgti tiekjai, norintys, kad ju PS butu konkurencinga rinkoje. Tuo
- tarpu užsakovas, siekdamas platesniu PS galimybiu, kažkiek rizikuoja, ir
- gali pastatyti i pavoju savo viltis ir visos isigijimo grups darba.
- 55
- 8. Rizikos planavimas
- Bet kokio projekto planavimas savo prigimtimi yra optimistin veikla, nes
- daroma prielaida, kad viskas vyks sklandžiai. Taciau projektu metu dažnai iškyla
- nenumatytos problemos. Todl butina valdyti rizika (ivertinti pavojus), kad
- išvengtume netiktumu arba bent jau sumažintume problemas. Rizikos valdymas,
- priešingai projekto planavimui, savo prigimtimi yra pesimistin veikla. Tai
- nesibaigiantis mokymasis iš patirties, tai vertinimas, kokie reikalai gali pakrypti
- negera linkme ir kaip to galima butu išvengti.
- Rizika turi buti valdoma visa laika, nuo projekto pradžios iki jo pabaigos. Viso
- to tikslas yra ivertinti rizika (pavojus) anksciau, kad ji nesukeltu problemu. Tai
- padeda išvengti kriziu, kurioms iveikti reiktu mažinti projekto apimti, daryti
- kitokius pakeitimus arba ilginti projekto darbu grafika.
- Kas yra rizika? Rizika tai ne problema. Problema - tai uždavinys, reikalaujantis
- tyrimo, sprendimo. Rizika - tai nepageidaujamas dalykas, kuris gali atsitikti, bet gali
- ir neatsitikti. Rizika gali buti ivertinta tokiais dydžiais, kaip projekto kai kuriu
- reikalavimu neigyvendinimas, projekto darbu grafiko terminu nuklimas, kainos
- padidjimas.
- IT projektuose rizikos reikšmingumas yra kur kas didesnis nei kitokio tipo
- projektuose. Pvz., statybu projektuose išlaidu padidjimo 50% rizika yra retas atvejis
- (jei nesukciaujama). IT projektuose rizikos poveikis išlaidoms gali siekti net kelis
- šimtus procentu.
- Rizikos planavimas – tai veiksmu numatymas, projekte iškilus nenumatytoms
- aplinkyb+ms. Jos planavimas susideda iš triju pagrindiniu komponentu: potencialiu
- rizikos veiksniu (faktoriu, priežasciu) ivardinimo, kiekvieno rizikos veiksnio
- potencialios itakos projektui analiz+s ir reakcijos budo i kiekviena rizikos veiksni
- numatymo.
- Filologin+ pastaba: lietuviu kalboje žodis „rizika“ turi tik vienaskaita (pvz.,
- kaip ir „fizika“). Rizikos veiksniu (faktoriu, priežasciu) gali buti daug. Tod+l, matyt,
- anglu kalboje naudojama ir daugiskaita „riscs“. Projektai turi tik viena rizika: ar
- numatytos kokyb+s produktas bus sukurtas už numatyto dydžio l+šas ir per
- numatyta laika. Kliuciu tokiam planui igyvendinti gali buti daug.
- 56
- 8.1. Rizikos veiksniu ivardinimas
- Visi projektai turi rizika (tikimybe neivykdyti projekto esant nustatytiems
- ribojimams – kokybei, laikui, kainai). Projekto grup+s nariai gali ivardinti projekto
- elementus, kurie kelia jiems abejones. Tai gali buti pernelyg glaustas darbu grafikas,
- grup+s nariu patirtis arba nepasitik+jimas savo, kaip sukurto produkto pardav+jo,
- sugeb+jimais. Deja, dar daug projektu vadovu neskiria pakankamai laiko projekto
- rizikos veiksniams aptarti su grup+s nariais ir su akcininkais. Rizikos veiksniu
- ivardinimas yra procesas, kurio metu nustatomi ir plane užfiksuojami rizikos
- veiksniai, d+l kuriu gali sutrikti projektas.
- Rizikos veiksniai gali buti globalieji, t. y. apimantys visa projekta, ir lokalieji,
- atsirandantys projekto eigoje. Globaliesiems rizikos veiksniams priskiriami galimi
- projekto finansavimo sutrikimai, bendrasis pagrindiniu grup+s nariu patirties lygis,
- vadovavimo patirtis ar strategin+ projekto reikšm+. Dažniausiai projektu vadovai,
- sponsoriai ir klientai kreipia d+mesi tik i globaliuosius rizikos veiksnius.
- Lokaliuosius rizikos veiksnius grup+s nariai nurodo, remdamiesi darbu
- grafiku ir užduotimis, kurias jie turi atlikti nustatytu laiku ir už numatyto dydžio
- l+šas. Gali buti rizikos veiksniai, susije tik su tam tikromis projekto faz+mis arba su
- tam tikrais projekto darbais. Lokaliuju rizikos veiksniu, galinciu atsirasti projekto
- eigoje, ivardinime turi dalyvauti pagrindiniai grup+s nariai ir atitinkamu sriciu
- ekspertai.
- Projekto grupei gali buti užduota daug klausimu, susijusiu su ivairiomis
- projekto faz+mis ar darbais (užduotimis). Rizikos veiksniams ivardinti grup+s
- nariams gali buti užduodami tokio pobudžio klausimai:
- - ar užduotis yra kritiniame projekto darbu kelyje?
- - ar užduotis yra sud+tinga?
- - ar užduotis susijusi su naujomis ar nežinomomis technologijomis?
- - ar užduotis susijusi su viena ar keletu kitu užduociu?
- - ar tur+jote problemu su panašiomis užduotimis ankstesniuose projektuose?
- - ar užduotis priklauso nuo išor+s veiksniu (leidimu reikalingumo, kažkokiu
- kursu išklausymo)?
- - ar yra nepatyrusiu darbuotoju, paskirtu užduociai vykdyti?
- - ar pakankamo dydžio ištekliai paskirti užduociai?
- - ar užduotis susijusi su sistemu integravimu?
- - ar jums žinoma aparatin+ ir programin+ iranga, kuria naudosite užduociai
- vykdyti?
- 57
- D+l tu užduociu, kurioms i aukšciau min+tus klausimus atsakoma taip,
- papildomai kelkite dar šiuos klausimus:
- - kokie gincai ar problemos gali kilti?
- - kokios problemos panašiose užduotyse yra kile anksciau?
- - kokios gali buti problemu priežastys?
- Ivardinus visus galimus jusu projekto rizikos veiksnius, pereinama prie
- veiksniu analiz+s, kad išsiaiškintume, kokia itaka projektui jie iš tikro turi.
- 8.2. Rizikos analiz?
- Rizikos analiz+s metu siekiama išsiaiškinti, kurie ivardinti rizikos veiksniai
- yra pavojingiausi jusu projektui.
- Yra sukaupta daug informacijos apie rizikos analize, ir tam gali buti
- naudojami ivairus metodai. Rizikos analiz+ atliekama kokybiniu ir kiekybiniu
- požiuriais. Kokybin? rizikos analiz+ nagrin+ja rizikos atsiradimo tikimybe ir jos
- galimo poveikio projektui dydi. Kiekybin? rizikos analiz+ naudoja sud+tingus
- matematinius metodus rizikos tikimybei apskaiciuoti, jos poveiki projekto tikslams ir
- padarinius visam projektui. Modernesni kiekybin+s analiz+s metodai apima
- jautrumo analize, sprendimu pri+mimo medžio analize, modeliavima Monte Karlo
- metodu, apklausas. Organizacijos, naudojancios šiuos metodus rizikos valdymui,
- dažniausiai turi savus ekspertus, kurie ir padeda projektu grup+ms. Apie kiekybine
- analize placiai rašoma PMBOK‘e. Cia mes jos nenagrin+sime.
- Kiek placiau panagrin+kime kokybine rizikos analize., kuriai atlikti nereikia
- specialiu priemoniu ar žiniu. Naudodama šablonus arba kriteriju rinkinius, projekto
- grup+ gali susikoncentruoti ties tais rizikos veiksniais, kurie reikalauja didžiausio
- d+mesio.
- Kokybin+s rizikos analizs metu ivardinti rizikos veiksniai charakterizuojami
- tikimybe ir galimo neigiamo poveikio dydžiu projektui. Tai sunku išreikšti
- kiekybiškai, todl tikimyb ir poveikis dažniausiai nurodomi taip: aukštas, vidutinis
- arba žemas. Laikantis tokio vertinimo, sudaroma visu ivardintu rizikos veiksniu
- apibudinimo lentel. Kaip parodyta 8.2 lentelje, rizikos veiksniu apibudinimas gali
- suteikti informacijos ju prioritetui nustatyti, t. y. kokiam rizikos veiksniui bus
- skiriamas didesnis dmesys, o kokiam mažesnis. Tai padeda sukurti projekto rizikos
- valdymo strategija. Apskritai, aukšto poveikio ir aukštos tikimybs rizikos
- veiksniams skiriamas didžiausias dmesys. Projektuose turi buti skiriama kažkiek
- 58
- ištekliu rizikai sušvelninti arba projekto reikalavimai (apimtis), darbu grafikas ir
- kaina turi buti atitinkamai derinami.
- 8.2 lentel. Rizikos veiksniu apibudinimo lentel
- Tikimyb
- Aukšta Vidutin Žema
- Aukštas Veiksnys Nr. 1
- Veiksnys Nr. 6
- Veiksnys Nr. 4 ---
- Vidutinis Veiksnys Nr. 3 Veiksnys Nr. 2
- Veiksnys Nr. 5
- Veiksnys Nr. 7
- Poveikis
- Žemas Veiksnys Nr.8 --- ---
- 8.3. Reakcija i rizika
- Rizikos analizs metu rizikos veiksniai surikiuojami prioritetu tvarka. Reakcijos
- i rizikos veiksnius planavimas yra toks procesas, kurio metu nustatoma, kaip reiktu
- reguoti i kiekviena rizikos veiksni. Skiriami tokie keturi reakcijos i rizikos veiksnius
- budai:
- - rizikos vengimas yra projekto plano keitimas, šalinant iš jo rizikingus darbus.
- - rizikos nukreipimas kitiems. Šiuo atveju atsakomybe už rizika stengiamasi
- perkelti treciosioms šalims;
- - rizikos mažinimas, t. y. rizikos veiksniu tikimybs ir poveikio dydžio
- mažinimas. Tai gali buti rizika kelianciu projekto reikalavimu švelninimas. Pvz.,
- rizika, kad sukurtas produktas nebus priimamas, jei jis neatitinka 2% reikalavimu,
- gali buti sumažinta, padidinus ši procenta iki 5%;
- - rizikos prisimimas. Paprastai prisiimama žemesnio prioriteto rizika arba taip
- elgiamasi, kai nra kitos išeities.
- Prevencin?s (apsisaugojimo) priemon?s
- Prevencins priemons – tai potencialiu rizikos veiksniu peržiura, siekiant
- išsiaiškinti galimus kelius problemoms išvengti arba ju atsiradimo tikimybei
- sumažinti. Prevenciniai veiksmai yra rizikos vengimo ir rizikos mažinimo budu
- kombinacija. Sanaudos šiems veiksmams atlikti priklauso nuo rizikos veiksniu
- galimo neigiamo poveikio projektui laipsnio. Projekto bendrajame plane reiktu
- numatyti tokius darbus ir lšas jiems atlikti. Todl projekto grups nariu
- klausinjama:
- 59
- - ka galima butu padaryti, kad išvengtume problemu?
- - ka galima butu padaryti, kad sumažintume problemos atsiradimo tikimybe?
- - ar apsimoka daryti tuos veiksmus problemoms išvengti?
- - ar yra numatyti ištekliai tokiems veiksmams atlikti?
- Veiksmai nenumatytais atvejais
- Projekto s+kmingo užbaigimo rizika (kad bus sukurtas numatytos kokyb+s
- produktas, laiku ir už sutarta kaina) apima ne tik projekto grup+s prisiimtaja, bet
- priklauso ir nuo nenumatytu veiksniu. Jei atsiradusi problema nepriklauso projekto
- grup+s kompetencijai (pvz., teis+s aktu pasikeitimai, streikai), veiksmu
- nenumatytais atvejais plane tur+tu buti nurodytas labiausiai tik+tinas problemos
- poveikis projektui ir ka reik+tu daryti tokiu atveju. Reik+tu buti pasiruošusiems
- atsakyti i tokius klausimus:
- - jeigu problema negali buti numatyta, koks galimas didžiausias jos poveikis
- projektui;
- - ka reik+tu daryti, norint sumažinti tokios problemos poveiki projektui?
- Projekto rizikos valdymo planas gali buti 8.3 lentel+s pavidalo.
- 8.3 lentel+. Projekto rizikos valdymo plano pavyzdys
- Rizikos
- veiksnys
- Tikimyb? Poveikio
- dydis
- Galimos
- pasekm?s
- Prevencin?s
- priemon?s
- Veiksnys Nr.1 žemas žemas vidutinis n+ra
- Veiksnys Nr. 2 aukštas aukštas vidutinis numatytos
- Veiksnys Nr. 3 vidutinis aukštas žemas numatytos
- Toks rizikos valdymo planas gali buti pateiktas projekto sponsoriams,
- akcininkams. Jis gali buti transformuotas ir i kitoki pavidala, pvz., rizikos steb+senos
- plana.
- 60
- 9. Komunikaciju planavimas
- Projektu vadovai didesne savo darbo laiko dali (50-80%) sugaišta
- komunikacijoms su savo organizacijos vadovybe, darbo grup+s nariais,
- subrangovais, tiek+jais, sponsoriais, akcininkais. Poreikis komunikuoti atsiranda jau
- pacioje projekto pradžioje, kai tik parengiamas projekto aprašas ir jus formaliai
- paskiriamas projekto vadovu. Projekto aprašas yra pirmas dokumentas, kuri jau
- reikia aptarti su akcininkais. Nežiurint to, kad projektu vadovai žino, kiek daug
- laiko tenka sugaišti ivairioms komunikacijoms, taciau retai kada projekto pradžioje
- planuojamas tam reikalingas laikas.
- Gera komunikacija toli gražu n+ra vien raštu (el. pašto žinuciu, popieriniu
- dokumentu) siuntin+jimas. Reikia suplanuoti, kas ir su kuo projekto eigoje tur+tu
- palaikyti ryši, dalintis projekto informacija. Komunikaciju planavimas yra procesas,
- kurio metu nustatoma:
- - asmenys ar ju grup+s, kurie turi buti informuojami apie projekta;
- - kokia informacija jie tur+tu gauti;
- - kaip ta informacija tur+tu buti perduodama.
- Apžvelkime bendruosius komunikaciju principus (strategija) projekto metu ir
- keleta specifiniu komunikavimo su projekto grup+s nariais ir akcininkais klausimu.
- 9.1. Komunikaciju strategija
- Kiekvienam žmogui tenka bendrauti su kitais darbo arba asmeniniais
- reikalais. Nežiurint to, kad bendrauti tenka nuolatos, komunikaciju planavimui ar
- organizavimui žmon+s skiria per mažai d+mesio.
- Nesvarbu, su kuo mums tektu bendrauti, yra keletas paprastu žingsniu, kurie
- bendravima daro efektyvesni. Iš anksto apgalvokite tokius dalykus, kaip:
- - koki klausima norite aptarti;
- - su kuo norite aptarti rupima klausima;
- - pašnekovo (informacijos gav+jo) palankumas ar šališkumas svarstytinais
- klausimais;
- - kaip reik+tu bendrauti;
- - žinut+s suformulavimas ir siuntimas.
- Apgalvoti diskusiju plana iš anksto yra ypac svarbu, kai reikia svarstyti
- jautrius arba prieštaringus klausimus. Daug lengviau buna pradžioje gerai
- 61
- apsvarstyti savo siulymus ir po to juos išd+styti pašnekovui, nei v+liau atsiprašin+ti
- ar atsisakyti savo neapgalvotu siulymu.
- Rengiamame komunikaciju plane reik+tu nurodyti:
- - kam reik+s informacijos apie jusu projekta;
- - ryšiu palaikymo su asmeniu ar grupe tikslus;
- - komunikaciju budas (susitikimai, dokumentu siuntimas, kt.);
- - už ryšiu palaikyma atsakingus asmenis;
- - kaip dažnai tur+tu buti kontaktuojama.
- Komunikaciju plano pavyzdys parodytas 9.1 lentel+je.
- 9.1 lentel+. Projekto komunikaciju plano pavyzdys
- Su kuo
- palaikomas ryšys
- Komunikaciju
- tikslai, klausimai
- Komunikaciju
- budas
- Už komunikacija
- atsakingas asmuo
- Komunikaciju
- dažnumas
- Projekto grup' Sriciu funkcin'
- priklausomyb',
- projekto tikslai,
- kontrolinius taškus
- itakojantys veiksniai,
- rizika
- Projekto darbu
- grafikas,
- grup's susirinkimai,
- kontrolinis sarašas
- Projekto vadovas Savait'
- Projekto eigos
- pristatymas
- Projekto ataskaita
- Rizika Kontrolinis sarašas
- Projekto Projekto sponsorius vadovas Savait'
- Finansai Projekto apžvalga,
- biudžeto suvestin'
- Funkcin's grup's
- ved'jas
- M'nuo
- Kontroliniai taškai,
- finansai
- Projekto vykdytojai Darbu ataskaita Projekto sponsorius M'nuo/ketvirtis
- (subrangovai)
- Darbu eiga Pokalbiai telefonu Projekto vadovas Savait'/kai reikia
- Kiti
- 9.2. Komunikacija su projekto grup?s nariais
- Projekto vadovo pagrindinis darbas yra palaikyti ryši su grup+s nariais. Jo
- pareiga yra užtikrinti, kad visi grup+s nariai žinotu projekto tikslus ir savo ind+li i
- galutini rezultata.
- Projekto vadovo kontaktai su grupe gali buti formalus ir neformalus. Formalus
- kontaktai apima projekto pradžios susirinkimu, darbo grup+s planiniu susirinkimu
- organizavima, rašytiniu ataskaitu rengima, grup+s formavima ir kitas veiklas, kurias
- tenka vykdyti su grupe. Neformalus kontaktai – tai telefoniniai pokalbiai ar el.
- laišku siuntimas ir gavimas iš grup+s nariu, pokalbiai susitikus koridoriuje ar
- ekspromtu (be pasirengimo) vykstantys pasitarimai.
- 62
- Projekto vadovui labai svarbu mok+ti pasirinkti bendravimo su kiekvienu
- grup+s nariu stiliu. Iš grup+s nariu gaunama informacija gali pad+ti geresniu ryšiu
- su jais užmezgimui. Jeigu jus rengiate darbo grup+s susirinkimo darbotvarke,
- paklauskite nariu, ar jie neturi pasiulymu darbotvarkei. Grup+s nariai gali tur+ti
- pasiulymu d+l susirinkimu vedimo tvarkos ir dažnumo arba susirinkimo protokolo
- formato, pagristu savo patirtimi ankstesniuose projektuose. Projekto vadovas gali
- nepriimti kai kuriu pasiulymu, taciau laiko skyrimas jiems išklausyti ir peržiur+ti
- padeda suformuoti darnesne grupe.
- Kiekvienas turime labiausiai priimtinus sau bendravimo budus. Vieni grup+s
- nariai gali labiau m+gti el. pašta, kiti – telefoninius pokalbius. Neformaliems
- kontaktams su grup+s nariais palaikyti projekto vadovas tur+tu naudoti kiekvienam
- iš ju labiausiai priimtina komunikacijos buda.
- 9.3. Komunikacija su akcininkais
- Kad gal+tume parengti komunikaciju su akcininkais plana, visu pirma reikia
- sužinoti kas jie yra. Šios mokymo medžiagos projekto inicijavimo skyriuje nurod+me
- keleta tipiniu projekto akcininku (r+m+ju): projekto sponsorius, akcininkai,
- organizacijos funkciniu padaliniu vadovai, užsakovas, galiniai vartotojai.
- Prisiminkime, kad akcininku gali buti bet kas, vienaip ar kitaip priklausantis nuo
- projekto rezultatu.
- Dideliuose projektuose, apimanciuose daug funkciniu padaliniu, galime
- pamatyti akcininku, kurie nedalyvauja projekte arba gerai nežino savo vaidmens
- jame. Taip dažniausiai buna su didel+mis programu sistemomis arba naujais
- produktais, kurie dislokuojami keliuose geografiškai nutolusiuose regionuose. Jeigu
- užsakovo atsakingasis atstovas gerai nesupranta, kokia itaka projektas tur+s ju
- organizacijai, butina su juo susisiekti ir paaiškinti visa tai. Gali buti ir taip, kad tas
- atstovas yra labai užimtas ir tod+l nekreipia d+mesio i jusu projekta. Tod+l žinodami,
- kad toks užsakovo atstovas gali skirti jums tik 5 minutes laiko, labai svarbu išnaudoti
- ši laika protingai.
- Tokiais atvejais gali buti naudinga parengti projekto pristatymo plana,
- kuriame butu aprašyti pagrindiniai klausimai, su kuriais norite supažindinti
- užsakovo atstova. Jame reik+tu:
- - nurodyti tuos projekto plano aspektus, kuriuos norite pristatyti;
- - išvardinti žinoma arba tik+tina projekto nauda akcininkui;
- - apibr+žti pagrindine informacija, kuria butina perduoti visiems akcininkams.
- 63
- 9.2 lentel+je pateiktas projekto pristatymo akcininkams planas. Joje
- panaudotas užsakovo kažkokios veiklos scenarijus, idiegus projekte kuriama nauja
- produkta. Šiame konkreciame pavyzdyje parodyti trys variantai, besiskiriantys
- projekto pristatymui sugaištu laiku. Tai naudinga šiais dviem požiuriais:
- - jus turite kruopšciai apgalvota projekto pristatymo varianta, kai pristatymo
- laikas yra labai ribotas;
- - jus esate pasirenge kitam susitikimui arba pratesti esama, jei akcininkas
- staiga paprašytu platesniu paaiškinimu.
- Komunikaciju plana jus tur+tum+te peržiur+ti su sponsoriumi. Jeigu jusu
- projekte reikia palaikyti ryšius su darbus vykdanciosios grup+s nariais, sponsorius
- gali pad+ti parengti komunikaciju plana, ivardindamas grupei reikiama informacija,
- kaip ir kada reik+tu su ja kontaktuoti. Šalia informacijos perdavimo budo
- komunikaciju plane gali buti nurodyta kaip jus rinksite ir saugosite informacija, kaip
- ja perduosite kitiems suinteresuotiems asmenims, kaip koreguosite komunikaciju
- plana.
- 9.2 lentel+. Projekto pristatymo akcininkams plano pavyzdys
- Bendroji projekto
- apžvalga
- (5 minut"s)
- Pagrindiniu projekto
- punktu pristatymas
- (30 minuciu)
- Detalus projekto
- pristatymas
- (1-2 valandos)
- Kod"l vykdomas
- projektas
- Bus plati produkto pasiula Padid's užsakovo
- pajamos
- Skatina rinkos tyrimai
- Ka tai duos
- akcininkui
- Visuose pardavimo
- taškuose reik's vartotoju
- mokymo
- Produkto funkciju
- pagerinimas.
- Mokymo nauda
- Produkto funkciju
- detal's.
- Produkto demonstracija
- Kaip bus pasiekti
- projekto tikslai
- Parinktuose taškuose
- produktas bus idiegtas iki
- kovo 7 d.
- Pardavimo tašku tikslai.
- Mokymu datos
- Pardavimo tašku veiklos
- patirtis
- Kada bus itrauktas
- akcininkas
- Tiekimo grup' prad's
- darbus lapkricio 9 d.
- Mokymu rengimas.
- Mokymai
- Sasaja su žmogiškuju
- veiksniu grupe,
- užsakovu aptarnavimu
- 64
- 10. Pirkimu planavimas
- Daugelyje projektu dalis darbu atliekama pasitelkus vykdytojus iš išor+s.
- Dideliuose IT projektuose organizacijas taip elgtis vercia tos aplinkyb+s, kad
- pasibaigus projektui nemažai žmoniu lieka be darbo ir juos reikia atleisti.
- Naudojant išorinius išteklius reikia buti susipažinusiems su pirkimu
- proceduromis. Pirkimu planavimas yra procesas, kurio metu ivardinamos jusu
- projektui reikalingos prek+s ir paslaugos, kurias reikia isigyti iš išoriniu
- organizaciju. Tokiais atvejais projekto vadovas tampa pirk+ju. Prekes ir paslaugas
- teikiancios organizacijos vadinamos ivairiai: pardav+jais, tiek+jais, konsultantais
- arba rangovais.
- Pirkimo procesas yra sud+tingas, tod+l i pagalba tenka kviestis teisininkus.
- Didel+se organizacijose yra netgi atskiri pirkimu departamentai.
- Pirkimu planavimas prasideda nuo sprendimo pirkti prekes ar paslaugas
- pri+mimo. Pri+mus toki sprendima, butina išsiaiškinti, kokio tipo sandoris jums butu
- geriausias. Toliau butina parengti tikslia darbo užduoti (SOW – Statement Of Work),
- ka atlikti prašysite išorines organizacijas. Ši užduotis dedama i kvietima teikti
- pasiulymus (RFP – Request For Proposal) ir išplatinama tiek+jams. Gautiems
- pasiulymams ivertinti ir išrinkti laim+jusi tiek+ja turi buti parengti kriterijai.
- Visu pirma apžvelkime aplinkybes, kurios gali versti jus pirkti prekes ar
- paslaugas iš išorin+s organizacijos.
- 10.1. Kurti patiems ar pirkti?
- Pirkimu planui parengti visu pirma reikia atlikti vadinamaja kurti ar pirkti
- analize. Tai kompromiso tarp darysime patys arba pirksime iš kitur pasiekimas.
- Sprendimui kurti patiems ar pirkti gatava produkta priimti itakos turi eil veiksniu.
- Panagrinkime juos.
- Iranga
- Jeigu jus kuriate nauja programine iranga ar PS ir jai idiegti reikia naujos
- aparatins irangos (AI, hardware), tokia AI jus turite pirkti iš kitos organizacijos. Yra
- ir kita galimyb – nuomoti tokia AI. Taciau tokiu atveju reikia atsižvelgti i keleta
- kitokiu aplinkybiu, kaip tiktina jusu sukurtos PS gyvavimo trukm, ar AI bus
- galima dalintis su kitais, kad pasidalintume nuomos išlaidas, kt.
- 65
- Darbuotoju samdymas
- Žmon+s iš išor+s gali buti samdomi visam projektui vykdyti arba tik atskiriems
- projekto darbams atlikti.
- Viso projekto vykdymui žmon+s iš išor+s dažniausiai samdomi tais atvejais,
- kai organizacija tam neturi patirties. Jeigu jusu programuotojai nemoka programuoti
- tokia kalba, kurios reikalauja kuriamas produktas, jus galite samdyti tokia patirti
- turincius žmones. Taciau reik+tu vengti samdyti visus programuotojus, kad
- ivykdytum+te projekta. Reikiamu sugeb+jimu programuotoju samdymas projekto
- darbams atlikti yra geresnis variantas. Jei naujoji sistema baigus projekta bus
- prižiurima savo darbuotoju j+gomis, plane butina nurodyti, kaip turimi darbuotojai
- bus mokomi arba kad priežiuros darbams bus priimami nauji darbuotojai.
- Samdyti darbuotojus iš šalies gali tekti kritin+s trukm+s projektuose, kai per
- numatyta laika sunku baigti projekta savo specialistu j+gomis.
- Kitos prek?s ar paslaugos
- Projektai gali tur+ti specifiniu tikslu, kuriuos igyvendinti geriau pasirenge yra
- kai kurie tiek+jai. Jeigu jus diegiate nauja komercine PS, projekto darbu grafike
- galite numatyti organizacijos darbuotoju mokymus savo j+gomis, taciau galite ir
- pirkti mokymo paslaugas. Jei jus neturite mokymo kursu reng+ju ir ved+ju, matyt,
- geriau butu samdyti tokiu paslaugu tiek+jus. Jums reikalingus kursus ir jiems vesti
- reikalingas priemones kai kurie tiek+jai jau gali buti seniai parenge.
- Projekte kuriamo produkto nepriklausomas tvirtinimas-tikrinimas (IV&V -
- Independent Validation and Verification) ir testavimas yra geri samdomu paslaugu
- pavyzdžiai. Kol jus isteigsite savo organizacijoje formalu testavimo departamenta,
- galinti dirbti laikantis nustatytu proceduru, žymiai geriau yra pasamdyti testavimo
- srityje jau seniai dirbancius specialistus.
- 10.2. Sandoriu tipai
- Sandoris yra teis+s dokumentas, kuriame nurodomi sutarti atlikti darbai, kaip
- už darba turi buti atlyginama ir ivairios baudos už susitarimu netes+jima. Teis+s
- mokyklose skaitomi ištisi sandoriu valdymo kursai. Cia mes išsiaiškinkime tik
- sandoriu tipus, nes šiu žiniu dažnai prireikia projektu vadovams. Dažniausiai
- sutinkami šiu triju kategoriju sandoriai: fiksuotos kainos, išlaidas padengiantieji bei
- laiko ir medžiagu apmok+jimo. Panagrin+kime juos smulkiau.
- Fiksuotos kainos sandoriai
- Fiksuotos kainos sandoriuose tiek+jas pasižada atlikti darbus už fiksuota
- kaina. Šio tipo sandorius geriausia naudoti tada, kai yra gerai apibr+žtas kuriamas
- 66
- produktas ir yra nemažai informacijos iš ankstesniu panašiu projektu. Produktams
- kurti ar paslaugoms tiekti, kurios n+ra gerai apibr+žtos ar anksciau tai dar nebuvo
- daryta, fiksuotos kainos sandoriai yra rizikingi abiem sandorio pus+ms: pirk+jui
- (užsakovui) ir tiek+jui.
- Išlaidas padengiantieji sandoriai
- Išlaidas padengianciuosiuose sandoriuose tiek+jui padengiamos visos
- išlaidos, kurias jis patiria pristatydamas produkta, iskaitant mokesti, kuris yra tiek+jo
- pelnas. Šio tipo sandoriai pirk+jams yra rizikingiausi, nes jie nežino galutin+s
- kainos. Nors pirk+ju tarpe išlaidas padengiantieji sandoriai n+ra pageidaujami, jie
- gali buti vienintel+ galimyb+ produktui isigyti, kai n+ra gero jo apibr+žimo, arba
- prašoma pateikti kažka, ko anksciau n+ra buve.
- Laiko ir medžiagu apmok?jimo sandoriai
- Šio tipo sandoriai yra vidurys tarp fiksuotos kainos ir išlaidas padengianciuju
- sandoriu. Pirk+jas ir tiek+jas susitaria d+l ikainiu, pvz., programuotojo darbo
- valandos kainos, taciau visa kaina yra nežinoma, kuri priklausys nuo produktui
- sukurti sugaišto laiko. Šio tipo sandoriai naudojami idarbinant papildomus žmones,
- kai specifiniams projekto darbams atlikti prireikia specialistu.
- Sudarant sandorius, reikiami atlikti darbai nurodomi užduotyje, kurie turi
- itakos pasirenkant sandorio tipa.
- 10.3. Darbo užduotis (SOW)
- Jei projekte numatoma kviestis i pagalba tiek+jus, labai svarbu tiksliai
- perteikti jiems, ko jus norite. Darbo užduotyje (SOW – Statement Of Work) detaliai
- aprašomos prek+s ar paslaugos, kurias jus norite pirkti. Daugeliu aspektu ji yra
- panaši i projekto apimties apraša. Darbo užduotyje yra projekto aprašas,
- pagrindiniai tikslai, s+km+s kriterijai, kai kurios prielaidos ir apribojimai. Joje taip
- pat nurodoma, kokias garantijas turi prisiimti tiek+jas ir kokios bus atsiskaitymo
- salygos (darbu pri+mimo-perdavimo aktas). Jusu projekto apimties aprašo dalis,
- susijusi su prašomais atlikti darbais, yra gera pradin+ medžiaga darbo užduociai
- parengti.
- Netgi jei darbo užduoti yra renges kitas organizacijos departamentas, projekto
- vadovas turi užtikrinti projekto reikalavimu tiksluma. Darbo užduotis turi buti aiški
- ir tiksli, nes tai gali tur+ti itakos tiek+jo siulomos prek+s ar paslaugos kainai. Bet
- kokie netikslumai gali buti nepatenkinamu sandorio rezultatu priežastimi.
- Daug kompaniju turi šablonus darbo užduotims rengti. Tai priemon+,
- padedanti perteikti tiek+jams išsamia informacija.
- Parengus darbo užduoti galima kreiptis i tiek+jus ir laukti ju pasiulymu.
- 67
- 10.4. Prašymas tiek?jams teikti pasiulymus
- Kai jus apsisprendžiate, kad kažkuriems projekto darbams atlikti i pagalba
- kviesit+s tiek+jus, ir parengiate darbo užduoti (SOW), ka jie tur+s atlikti, reikia tai
- paskelbti tiek+jams. Prašymo teikti pasiulymus (solicitation) esm+ yra gauti tiek+ju
- pasiulymus užduotyje nurodytiems darbams atlikti.
- Tipiškai pirkimo dokumentai rengiami tam, kad naudodami juos praneštume
- numatomiems tiek+jams apie darbus. Šie dokumentai vadinami ivairiai:
- - prašymas teikti pasiulymus (RFP – Request For Proposal);
- - prašymas siulyti kaina (RFQ – Request For Quotation);
- - kvietimas siulyti kaina (IFB – Invitation For Bid).
- Nesvarbu kaip pirkimo dokumentai bebutu vadinami, juose turi buti darbo
- užduotis (SOW), informacija, kaip pasiulymai tur+tu buti apipavidalinti ir pristatyti,
- bei data, iki kada pasiulymai turi buti pateikti. Potencialiu tiek+ju gali buti prašoma
- padaryti formalius pranešimus arba pateikti tik kaina. Priklausomai nuo to, kokioje
- ukio srityje jus dirbate, pirkimo dokumentu detalumas gali buti ivairus.
- Prieš siusdami pirkimo dokumentus potencialiems tiek+jams, pasitikrinkite, ar
- jusu organizacijoje n+ra patvirtinto tiek+ju sarašo. Daug kompaniju turi nustatytas
- proceduras patikrinti, ar tiek+jas atitinka tam tikrus reikalavimus ir ar gali buti
- kvieciamas jusu darbams. Jei jusu kompanijoje yra tokios taisykl+s, tai darbams
- galima kviesti tik tiek+jus iš patvirtinto sarašo. Jei tokio sarašo n+ra, projekto grup+
- arba pirkimu departamentas turi ieškoti potencialiu tiek+ju verslo asociacijose,
- internete arba kituose prieinamuose informacijos šaltiniuose.
- Kai pirkimo dokumentai išplatinami (gali buti ir anksciau), jus turite parengti
- kriterijus gaunamiems pasiulymams ivertinti.
- 10.5. Tiek?ju atrankos kriterijai
- Laikas, kuri projektu vadovai sugaišta nustatydami priimtiniausia tiek+ja,
- priklauso nuo to, ar jusu organizacijoje yra atskiras pirkimu departamentas. Jei toks
- departamentas yra, jo darbuotojai patars jums, kokius dokumentus perkant prekes ar
- paslaugas reikia parengti, pad+s atrinkti tiek+ja ir prižiur+ti sandorio su juo
- vykdyma.
- Jeigu jus esate atsakingas už tiek+jo parinkima, tuomet reikia parengti
- kriterijus, kuriais remiantis vertinsite tiek+ju pasiulymus. Tariantis su sponsoriumi
- ir akcininkais, iš anksto numatomi žmon+s, kurie bus itraukti i tiek+ju pasiulymu
- 68
- vertinimo komisija. Butent jie turi parengti vertinimo kriterijus ir susitarti d+l
- kriteriju svorio.
- Remiantis nustatytais kriterijais sudaroma tiek+ju pasiulymu eil+. Kriterijai
- gali buti objektyvus ir subjektyvus. Pvz., gali buti naudojami tokie kriterijai:
- - visa pasiulymo kaina;
- - kokiu lygiu tiek+jas supranta užsakovo problema;
- - tiek+jo darbuotoju kvalifikacija vadybiniu ir techniniu požiuriais;
- - tiek+jo patirtis dirbant su panašiais produktais;
- - tiek+jo ir jusu organizacijos kulturin+ (dalykin+) atitiktis;
- - tiek+jo finansin+ pad+tis.
- 69
- 11. Visapusis projekto planas
- Ankstesniuose skyriuose nagrin+jome ivairiu projekto klausimu planavima. Ju
- metu sukaupiama daug ivairios informacijos. Ka su ja daryti ir kaip ja sekti? Tod+l
- rengiamas visapusis (integruotasis) projekto planas, kuriame sujungiama visa
- projekto apimties, darbu grafiko, kainos, žmogiškuju ištekliu, kokyb+s, rizikos,
- komunikaciju ir pirkimu planavimo metu parengta informacija.
- Tipiškas visapusis projekto planas (toliau – projekto planas) turi tokias dalis:
- bendraja, planavimo, šablonu ir kontroliniu sarašu, šaltiniu nuorodu ir priedu. Šiame
- mokymo medžiagos skyriuje jos aptariamos detaliau.
- Projekto plano sudarymas n+ra vien ankstesniu planavimo dokumentu
- surinkimas ir sujungimas. Prasmingam projekto planui sudaryti projekto grup+s
- nariai, sponsorius, akcininkai turi sugaišti nemažai laiko ir id+ti nemažai pastangu.
- Visa tai pradedama nuo projekto plano detalaus turinio (TOC – Table Of Contents)
- sudarymo.
- Baigus rengti projekto plana, jis peržiurimas, formaliai patvirtinamas. Tuo
- projekto planavimo faz+ baigiama (apskritai, vienoks ar kitoks planavimas vyksta
- viso projekto b+gyje) ir pereinama prie projekto vykdymo faz+s.
- 11.1. Kas yra projekto planas?
- Projekto planas yra dokumentas, kuriame yra sujungti visi planavimo
- duomenys. Projekto vadovas naudos ji kaip vadova darbu eigai steb+ti, per+jus i
- projekto vykdymo faze. Apskritai, projekto planas projekto b+gyje laikas nuo laiko
- yra peržiurimas ir koreguojamas.
- Kai kam gali atrodyti, kad sujungti visus planavimo duomenis i viena
- dokumenta n+ra svarbu. Taciau, neturint jo, nuolatos tektu vartyti projekto apraša,
- projekto apimties apraša, darbu saraša ir kitus planavimo dokumentus. O tai n+ra
- patogu.
- Planavimo procese sukuriama daug svarbiu duomenu. Jei ju kruopšciai
- nesutvarkysime ir nepateiksime reikiamiems asmenims, bus mažai naudos iš ju.
- Kokybiškas projekto planas labai padeda valdyti projekta vykdymo ir kontrol+s
- faz+se.
- Projekto planas yra visu darbu eigos steb+jimo ir reikiamu korekciju darymo
- pagrindas. Tai gera priemon+ pagrindinei projekto informacijai perduoti
- akcininkams. Projekto planas yra tas šaltinis, kuris jo skaitytojams padeda
- 70
- išsiaiškinti, kokia yra projekto apimtis, kas yra pagrindiniai akcininkai, kokie tur+tu
- buti pagrindiniai rezultatai, ir daugeli kitu klausimu.
- Toliau išnagrin+kime projekto plano tipine sud+ti.
- 11.2. Projekto plano sud?tis
- Daug organizaciju naudoja standartini šablona projektu planams. Nors ju
- formatas ir sud+tis gali varijuoti, taciau projektu planuose dažniausiai yra tokios
- dalys:
- - bendroji, kur pateikiama informacija apie organizacija ir pati projekto plana;
- - planu, kurioje talpinami visu planavimo darbu rezultatai;
- - šablonai ir kontroliniai sarašai, kurie bus naudojami projekto valdyme;
- - šaltiniu nuorodos;
- - priedai.
- Bendroji dalis
- Visapusis projekto planas gali buti labai ilgas dokumentas. Kad butu lengviau
- ji naudoti ir nurodyti korekcijas, šioje dalyje gali buti tokie skyriai:
- - informacija apie dokumenta. Šiame skyriuje nurodoma dokumento
- priežiuros ir atnaujinimo informacija. Dokumento istorijoje nurodomi versiju
- numeriai ir peržiuru datos, kontaktin+ informacija, kur galima gauti dokumento
- kopijas;
- - turinys. Jame, kaip ir kiekvienos knygos turinyje, atspindima dokumento
- organizacin+ struktura – dalys, skyriai, poskyriai ir nuo kurio puslapio jie yra
- dokumente, kad skaitytojai greiciau susirastu reikiama dali.
- Planu dalis
- Tai pagrindin+ projekto plano dalis. Jos pagrindiniai skyriai:
- - santrauka (executive summary). Ji paprastai prasideda trumpu projekto
- aprašu (verslo poreikiai, kod+l buvo prad+tas projektas, projekto tikslai). Santraukos
- tikslas – greitai ir glaustai pristatyti projekto esme;
- - reikalavimai. Šiame skyriuje išd+stomi projekto funkciniai, techniniai ir
- verslo reikalavimai, kurie buvo iškelti projekto inicijavimo metu;
- - apimtis. Cia pateikiamos projekto ribos, atitinkancios klientu sutartus
- rezultatus;
- - akcininkai. Tai sarašas asmenu, atsakingu už projekto rezultatus. Jame
- nurodomas sponsorius, klientai, projekto vadovas, projekto grup+s nariai, kiti, kuriu
- paslaugu reikia projektui s+kmingai užbaigti;
- 71
- - numatomi ištekliai. Tai serveriai, programin+ iranga, kita, ka numatoma
- naudoti vykdant projekta. Šiame skyriuje gali buti vardinami ir tiek+jai;
- - prielaidos ir/ar apribojimai. Pvz., pardav+jas pristatys savo preke iki
- nustatyto laiko;
- - pagrindiniai arba darbu grafiko etapu rezultatai;
- - biudžetas. Šis skyrius gali buti labai trumpas, nurodant tik visa projekto
- kaina arba ja išskaidyta i išlaidu kategorijas. Visa kita – projekto plano prieduose;
- - rizika;
- - pareigos, steb+sena, aplinka. Aprašomi ivairus su projektu susije klausimai:
- kas priims sprendimus, kas apibr+š pl+tros proceduras, aplinka, kurioje dirbs
- sukurtas produktas, kt. Ju tarpe gali buti ir politiniai, geografiniai, t. t.;
- - komunikacijos;
- - diegimo planas;
- - priežiuros planas;
- - mokymu planas.
- Šablonai ir kontroliniai sarašai
- Jeigu jus naudojate kokius nors kontrolinius sarašus arba juos sukur+te
- planavimo eigoje, ju kopijas galite d+ti i ši projekto plano skyriu. Kontroliniu sarašu
- pavyzdžiai:
- - diegimo (instaliavimo) kontrolinis sarašas;
- - testavimo kontrolinis sarašas;
- - kiti kokyb+s kontroliniai sarašai.
- Šaltiniu nuorodos
- Šaltiniu saraše nurodomos naudotos metodologijos, standartai, sektini
- pavyzdžiai (best practices). Jame gali buti:
- - PMBOK vadovas [PMBOK];
- - jusu organizacijos kokyb+s standartai;
- - jusu organizacijos sistemu kurimo metodologija;
- - jusu organizacijos projektu valdymo metodologija;
- - ISO 9000 standartai;
- - kiti tinkami reglamentai ar standartai.
- Priedai
- Prieduose talpinamos dokumentu kopijos, kurie paprastai nededami i projekto
- plano teksta (dedama tik nuoroda). Tai:
- - projekto darbu grafiko kontroliniai taškai;
- - projekto biudžeto kontroliniai taškai.
- 72
- Projekto plano rašymas gali atrodyti sunkus pradedanciajam projektu
- vadovui. Taciau nereik+tu išsigasti, nes yra nemažai patarimu, kaip reik+tu rašyti
- projekto plana, nurodant jame ateityje reikalingus duomenis.
- 11.3. Plano sudarymas
- Projekto plano rašymo žingsniai:
- - plano rašymo organizavimas ir rašymas;
- - plano keitimo proceduru apibr+žimas;
- - plano peržiura;
- - projekto planavimo faz+s užbaigimas.
- Plano rašymo organizavimas ir rašymas
- Prieš pradedant rašyti projekto plana reik+tu visu pirma peržiur+ti turimus
- dokumentus ir numatyti ju pateikimo tvarka. Priešingu atveju gali atsitikti taip, kad
- rašydami plana jus tuos pacius duomenis itrauksite daug kartu arba praleisite
- svarbius dalykus.
- Taip pat butina apibr+žti dokumentu tvarkymo proceduras, jei jusu
- organizacijoje n+ra standartiniu. Kaip turi buti daromi dokumento pakeitimai, kokia
- nauju versiju numeravimo sistema, kaip turi buti nurodomos versiju datos ir
- numeriai – tai klausimai, kurie turi buti išspresti iki projekto plano išplatinimo.
- Netur+dami dokumentu tvarkymo taisykliu, jus negal+site tinkamai apskaityti
- daromu projekto plano pakeitimu.
- Šiandienin+s bendro naudojimo failu (file-sharing) technologijos igalina
- projektu vadovus platinti projekto duomenis elektroniniu budu. Taip išvengiama
- daug rankinio darbo, spausdinant dokumentus, platinant ju originala, o v+liau
- platinant pakeistus dokumento puslapius.
- Pradedant rašyti dokumenta reikia apsispresti, kaip jis bus platinamas:
- atspausdintas popieriuje ar elektroniškai. Prieiga prie projekto plano bendro
- naudojimo faile turi savu ypatumu. Tenka nustatyti dokumentu saugumo lygius ir
- sudaryti akcininkams prieigos prie serverio, kuriame saugomas projekto planas,
- galimybes (naudojant slaptažodžius, kt.). Dokumentai serveryje turi buti apsaugoti
- nuo nesankcionuoto pakeitimo.
- Išsprendus aukšciau min+tus organizacinio pobudžio klausimus, pradedama
- rašyti projekto plana. Kadangi plana skaitys daug žmoniu iš ivairiu jusu
- organizacijos padaliniu, ištaisykite gramatines klaidas, isitikinkite, ar visi plano
- skyriai užbaigti, ar visi duomenys teisingi. Tinkamai neperžiur+tas ir
- 73
- nesuredaguotas planas kelia itarima, kad projektas n+ra kruopšciai apgalvotas ir
- suplanuotas.
- Plano keitimas
- Projekto grup+s parengta, akcininku peržiur+ta ir sponsoriaus patvirtinta
- projekto plano pradini varianta projekto vykdymo faz+je tenka ne karta koreguoti.
- Projekto plano keitimas yra iteracinis procesas. Tai reiškia, kad projekto
- eigoje pakeitus pagrindinius plano komponentus, butina pakoreguoti ivairius plano
- skyrius. Pvz., gali buti keiciama projekto apimtis, gali buti itraukti nauji akcininkai,
- gali buti prapl+stas pagrindiniu rezultatu sarašas. Planas, kuris tvarkomas
- atsitiktinai, greitai pasidaro netikslus ir netenka projekto vykdymo kelrodžio vert+s.
- Šiems sunkumams iveikti butinas projekto plano keitimu daryma
- reglamentuojantis dokumentas. Tur+tu buti paskirtas asmuo, kuris butu igaliotas
- daryti projekto plano pakeitimus ir platinti tokia informacija.
- Bet kokie projekto plano pakeitimai turi buti daromi griežtai laikantis
- nustatytos tvarkos. Pvz., projekto apimties pakeitimai turi buti daromi tik gavus
- oficialu patvirtinima, išduota laikantis projekto apimties valdymo plane nustatytu
- taisykliu. Biudžeto ar darbu grafiko pakeitimams daryti taip pat butinas oficialiai
- patvirtintas leidimas.
- Plano peržiura
- I projekta itraukti dalyviai turi tur+ti galimybe dalyvauti plano rengime.
- Projekto planas rengiamas keliais žingsniais, palaipsniui pl+tojant ji. Nuolatin+ jo
- peržiura, dalyvaujant sponsoriui ir akcininkams, yra s+km+s prielaida.
- Sponsoriaus peržiura. Sponsorius itraukiamas i projekto plano peržiura, kai
- tik parengiami plano metmenys arba turinys. Taip suteikiama jam galimyb+ išd+styti
- savo pastabas d+l plano. Jei planas rengiamas pagal patvirtinta šablona, projekto
- vadovo pareiga isitikinti, ar sponsoriui yra žinomas to šablono turinys.
- Sponsorius turi peržiur+ti projekto plana periodiškai, kai tik ivairios plano
- sekcijos papildomos duomenimis. Jis turi pasirašyti projekto plana, taip suteikdamas
- jam oficialaus dokumento statusa. Kaip einama link galutiniu rezultatu, sponsorius
- turi matyti ivairiuose projekto etapuose.
- Akcininku peržiura. Visapusio projekto plano rengimas suteikia projekto
- vadovui gera galimybe suvienyti akcininku interesus ir isipareigojimus. Projekto
- plano metmenys ar turinys turi buti pateikiami jiems. Plano duomenys jiems turi buti
- žinomi, nes kiekvieno lukesciai gali skirtis. Atviras klausimu ar interesu aptarimas
- padeda parengti geresni projekto plana.
- 74
- Sud+tingu projektu išankstin+ plano peržiura turi buti iprastas dalykas.
- Paprastesniais atvejais gali pakakti susitikimu tik su atskirais akcininkais, jei jiems
- iškyla klausimai.
- Galutin+ projekto plano peržiura yra formali procedura, kuria užbaigiama
- projekto planavimo faz+.
- Projekto planavimo faz?s užbaigimas
- Kai projekto planas baigiamas kurti, jis išplatinamas akcininkams. Po to
- pereinama prie projekto vykdymo ir kontrol+s faziu.
- Projekto eigoje nuolat tenka steb+ti, ar projektas juda i prieki. Susirinkimas
- planavimo proceso pabaigoje yra gera galimyb+ gauti akcininku pritarima projekto
- tikslams. Jeigu pasikeicia verslo poreikiai, d+l kuriu pradžioje buvo imtasi projekto,
- dabar yra pats tas laikas, kai turi buti apsispresta d+l projekto tesimo.
- Ši peržiura padeda išsiaiškinti planavimo metu neišsprestus klausimus.
- Tikimasi, kad visi anksciau iškile klausimai yra išspresti planavimo faz+je. Bet
- nemanykime, kad tokiu klausimu neliko. Nesivaržydami klauskite akcininku, ar ju
- manymu planavimo faz+je neliko neišsprestu klausimu. Yra daug lengviau išspresti
- gincus, kol projektas dar neprad+tas.
- Kitas svarbus plano peržiuros uždavinys yra išsiaiškinti, ar akcininku
- lukesciai atitinka detalu projekto plana. Jei kai kurie plano elementai jiems pasirodo
- netik+ti, išsiaiškinkite, ko akcininkai iš tikro tik+josi. Projekto vadovo pareiga yra
- išsiaiškinti, ar visos i projekta itrauktos šalys supranta ir remia siekiamus galutinius
- rezultatus ir pritaria tu rezultatu siekimo budui.
- Peržiuros metu atlikus pataisymus, projekto plana formaliai patvirtina
- sponsorius, o kai kuriais atvejais - klientai. Patvirtintas dokumentas išplatinamas
- akcininkams.
- Baigiamajame projekto planavimo susirinkime taip pat gali buti aptariami
- rodikliai, kurie bus naudojami valdant ir kontroliuojant projekta jo vykdymo faz+je.
- Projekto vykdymo rodikliai yra matuojami dydžiai, kuriuos projekto vadovas naudos
- vertindamas projekto eiga, pvz., ar n+ra nukrypimu nuo darbu grafiko ar biudžeto
- kontroliniu tašku (baseline).
- Pereidami iš planavimo faz+s i vykdymo faze, visi projekto dalyviai turi aiškiai
- žinoti savo individualu vaidmeni ir stengtis s+kmingai ivykdyti projekta.
- 7.1 lentel+je pateikiamas projekto plano turinio pavyzdys.
- 75
- 7.1 lentel+. Projekto plano turinio pavyzdys
- TURINYS
- 1. Santrauka
- 2. Reikalavimai (funkciniai, techniniai, verslo)
- 3. Apimtis
- 4. Akcininkai
- 5. Numatomi ištekliai
- 6. Prielaidos ir apribojimai
- 7. Pagrindiniai rezultatai
- 8. Biudžetas
- 9. Rizika
- 10. Valdymo klausimai (pareigos, steb+sena, aplinka)
- 11. Komunikacijos
- 12. Diegimo planas
- 13. Priežiuros planas
- 14. Mokymu planas
- Šablonai ir kontroliniai sarašai
- Šaltiniu nuorodos
- Priedai
- 76
- 12. Projekto vykdymas
- Pagal PMBOK‘a projekto vykdymo faz+je projekto vadovas ir grup+ turi:
- - vykdyti darbus projekto tikslams pasiekti;
- - d+ti pastangas ir naudoti l+šas projekto tikslams pasiekti;
- - surinkti, apmokyti ir valdyti projekto grupe;
- - rinkti tiek+ju pasiulymus;
- - atrinkti laim+jusi tiek+ja iš keleto potencialiu;
- - perimti ir naudoti patalpas, medžiagas, irankius, iranga, kuriu reik+s
- vykdant projekta;
- - diegti numatytus metodus ir standartus;
- - kurti, tikrinti ir tvirtinti projekto rezultatus;
- - valdyti rizika, reaguoti i ja;
- - kontroliuoti tiek+jus;
- - patvirtintus pakeitimus perkelti (adaptuoti) i projekto apimties apraša, kitus
- planavimo dokumentus, aplinka;
- - sukurti ir valdyti projekto grup+s vidinius ir išorinius komunikaciju kanalus;
- - rinkti projekto duomenis ir rengti ataskaitas apie l+šu panaudojima, darbu
- grafiko laikymasi, kokyb+s užtikrinima, kad butu lengviau prognozuoti
- ateiti;
- - kaupti patirti ir diegti patvirtintus pažangius darbo metodus.
- Valdant projektus taip pat tenka daryti:
- - patvirtintas darbu korekcijas, kad projekto eiga atitiktu projekto plana;
- - patvirtintus prevencinius veiksmus, kad butu sumažinta potencialiu
- neigiamu veiksniu tikimyb+;
- - patvirtintus defektu, pasteb+tu tikrinant gautus rezultatus, šalinimo darbus.
- -------------------------------------------------
- Projekto vykdymo faz+ yra tas laiko tarpsnis, kuomet atliekami realus projekto
- darbai. Projekto vykdymo s+km+ priklauso nuo:
- - sudarytos projekto grup+s;
- - kaip laikomasi projekto plano;
- - kaip platinama projekto informacija;
- - kaip valdomi sandoriai su tiek+jais.
- Projekto vadovui tenka palaikyti ryši su daugeliu asmenu ir projekto grupe
- visa laika, kol vykdomas projektas. Kalbantis su sponsoriumi, grup+s nariais,
- 77
- tiek+jais, klientais, išorin+mis finansin+mis ir teisin+mis organizacijomis, tenka
- pasitelkti visus savo, kaip vadovo, sugeb+jimus.
- Patyre projektu vadovai sako, kad projekto vykdymo s+km+ didžiaja dalimi
- priklauso nuo sudarytos projekto grup+s. Mok+jimas sudaryti laikinas grupes,
- organizuoti reikiamus mokymus, diegti tinkama darbuotoju skatinimo ir pripažinimo
- sistema yra pagrindiniai darnios grup+s sudarymo veiksniai.
- Projekto s+kmingas vykdymas neimanomas ir be geru santykiu su
- akcininkais. Tenka palaikyti nuolatini ryši su sponsoriumi. Kad žinotume, ar
- projektas vykdomas pagal plana, butina rinkti tam tikrus duomenis, lyginti juos su
- tais, kurie buvo numatyti plano kontroliniuose taškuose, rengti ataskaitas apie
- projekto eiga.
- Sandoriu su tiek+jais valdymas irgi turi itakos s+kmingam projekto vykdymui.
- Projekto vadovas turi sekti tiek+ju darbus, spresti projekto grup+s ir tiek+ju gincus,
- reaguoti i tiekimu v+lavimus, tvarkyti atsiskaitymo su jais dokumentus.
- Panagrin+kime projekto s+kmingo vykdymo svarbesnius veiksnius detaliau.
- 12.1. Projekto grup?s sudarymas
- Projekto grup+s (jos buna laikinos) valdymas skiriasi nuo funkcin+s darbo
- grup+s (jos gali egzistuoti daug metu) valdymo. Kadangi projektu grup+s buna
- laikinos, surinkti tinkamus žmones buna sunku. Dažniausiai sutinkantys dirbti
- grup+je žmon+s yra kažkurios IT srities specialistai, bet neturi platesniu žiniu apie
- kompiuterizuojama verslo sriti. Projekto vadovo uždavinys yra sudaryta projekto
- grupe parengti taip, kad ji gal+tu dirbti efektingai ir ivykdytu projekta reikiamu
- kokyb+s lygiu, laiku ir neviršydama biudžeto. Tai n+ra lengva, ypac kai viena dalis
- žmoniu idarbinama puse etato, kita – visu etatu, kai vieni yra techninio, kiti ne
- techninio profilio specialistai, o kai kuriais atvejais jie buna išsid+ste geografiškai
- placioje teritorijoje.
- Projekto vadovo uždavinys yra, panaudojus tinkama skatinimo ir pripažinimo
- sistema, pravedus reikiamus mokymus, sudaryti darnia projekto grupe ir valdyti ja.
- Darnios projekto grup?s sudarymas ir valdymas
- Prieš pradedant nagrin+ti laikinu grupiu valdymo budus, naudinga prisiminti
- grup+s pl+tros etapus:
- - grup,s sudarymas. Šio etapo metu žmon+s susipažista su projekto tikslais,
- projekto vadovu ir vieni su kitais;
- - kova d,l pareigu. Tai nariu kovos už valdžia, itaka projekto grup+s
- organizacin+je strukturoje laikotarpis;
- 78
- - santykiu nusistov,jimas. Tai etapas, kai projektas ieina i normalias v+žes ir
- grup+s nariai pradeda naudingai bendradarbiauti;
- - našus darbas. Tai paskutinis pl+tros etapas, kai darbo grup+s nariai suvokia
- tarpusavio santykius, pasiekia darna ir aukšta darbo produktyvuma.
- Šiems etapams iveikti grupei reikia laiko ir gero vadovavimo. Viso to pradžia
- gal+tu buti projekto grup+s pirmasis susirinkimas(project kickoff).
- Projekto grup+s pirmasis susirinkimas.
- Jei žmogus pagalvoja apie savo igyta patirti, d+l kurios buvo priimtas i
- projekto grupe, tai visos jo mintys ko gero atsako i šiuos klausimus:
- - kod+l aš esu projekto grup+je?
- - kas aš ir ko iš manes tikimasi?
- - ka aš rengiuosi daryti?
- - kaip darysiu savo darba?
- Projektu vadovas tur+tu priminti grup+s nariams buti pasirengusiems atsakyti
- i min+tus klausimus. Geras pirmasis susirinkimas yra toks, kuriame atsakoma i šiuos
- klausimus ir sukuriamas pagrindas grup+s nariams.
- Pirmasis susirinkimas yra gera proga susipažinti grup+s nariams ir
- akcininkams, visiems jiems išgirstant ta pati ir tuo paciu metu. Projekto vadovas
- dažniausiai nepažista visu grup+s nariu ir neturi galimyb+s apklausti ju, kokias
- pareigas jie gal+tu užimti. Jis turi supažindinti grupe su projekto tikslais ir sukurti
- tokia atmosfera, kad visi grup+s nariai jaustusi jaukiai. Tai butu gera pirmo grup+s
- pl+tros etapo – grup,s sudarymo - pradžia.
- Projektu grupiu pirmieji susirinkimai gali buti organizuojami labai ivairiai.
- Štai keletas tokiu susirinkimu darbotvark+s punktu:
- - pasveikinimas;
- - supažindinimas (pristatant asmenis, nurodoma ju funkcin+s veiklos sritis,
- išsilavinimas, pareigos projekte);
- - kviestu praneš+ju (sponsoriaus, kurio nors iš akcininku, klientu) kalbos;
- - projekto apžvalga;
- - projekto vadovo lukesciai;
- - klausimai ir atsakymai;
- - pasisakymai.
- Grup+s darbo (performance) valdymas.
- Projekto vadovas turi teise ipareigoti grup+s narius daryti darbus ir reikalauti
- iš ju atsakomyb+s už rezultatus. Kad grup+s nariai pasitik+tu juo, vadovas turi buti
- 79
- kompetentingas, gerbiamas, sažiningas ir atviras. Projekto vadovas visada turi buti
- pasirenges geranoriškai pad+ti grup+s nariams, sprendžiant darbo problemas.
- Valdymui svarbus yra grup+s nariu grižtamasis ryšys. Vadovui nereik+tu
- nurodin+ti kiekvieno smulkaus darbelio ir reikalauti ataskait+liu už juos. Taciau
- žmon+s vienus darbus moka geriau, kitus – blogiau. Tod+l, aptariant jiems pavestus
- darbus, reik+tu koncentruotis ties tokiais klausimais: kokiu darbo rezultatu
- laukiama, kokie galimi darbo nesklandumai, koks atpildas už labai gerai atlikta
- darba, kokios nuobaudos už nusižengimus, kokios specifin+s vadovo sprendimo
- pasekm+s.
- Darbu grižtamasis ryšys turi buti savalaikis. Maža naudos, pvz., iš klaidos
- taisymo, jei ji buvo padaryta prieš keleta savaiciu ir sp+jo persiduoti i kitus projekto
- komponentus. Dar blogiau, jei žmogus ja pamiršta.
- Iškilusiems konfliktams spresti galimi ivairus budai: prisiderinimas,
- vengimas, gynimasis, kompromisas, bendradarbiavimas. Dvi konfliktin+s situacijos,
- kurios reikalauja išskirtinio d+mesio, yra grup+s nariu gincai (jiems išspresti turi
- isikišti trecias asmuo - projekto vadovas) ir irzliu grup+s nariu (nuodijanciu
- kolektyvo atmosfera) valdymas.
- Darniai projekto grupei sukurti, jos darbo našumui didinti padeda mokymai.
- Mokymai
- Priklausomai nuo projekto pobudžio, sudarytos projekto grup+s mokymai gali
- buti pravedami tik kai kuriems arba visiems grup+s nariams. Kai kuriose
- organizacijose kaip šalutinis tikslas gali buti projekto grup+s nariu igudžiu
- padidinimas arba informacijos apie naujus produktus ar procesus surinkimas.
- Jei jus kuriate produkta naudodami nauja ir besipl+tojancia technologija,
- projekte gali buti numatyti grup+s mokymai.
- Vienas iš labiausiai paplitusiu mokymu projektu grup+ms yra projektu
- valdymo kursai. Medžiaga jiems gali buti parenges ir projekto vadovas, o patys
- kursai gali buti vedami už organizacijos ribu. Mokymus gali rengti ir specializuotos
- projektu valdymo organizacijos, naudodamos standartines metodologijas, irankius ir
- šablonus.
- Grup+s profesinio lygio k+limas, darbu grižtamojo ryšio gerinimas yra labai
- svarbu, bet netur+tu buti pamiršti ir darbuotoju skatinimo ir pripažinimo klausimai.
- Skatinimas ir pripažinimas
- Kai kurie projektu vadovai (greiciau – projektu sponsoriai) gali sakyti, kad
- grup+s nariai tik dirba savo darba ir papildomai už tai jiems nemokama. Taciau
- daugelyje organizaciju puikus darbas pažymimas, mokamos premijos.
- 80
- Projekto grup+s darbas yra sunkus ir kartais pareikalauja išradingumo, kad
- butu pasiektas projekto tikslas. Jei jusu organizacija yra funkcin+s strukturos, tai
- projekto darbai gali ir nesusilaukti reikiamo funkciniu padaliniu vadovu d+mesio.
- Tod+l projekto vadovas tur+tu pasirupinti, kad projekto grupei butu taikomos
- skatinimo priemon+s.
- Skatinimo sistema yra susijusi su projekto biudžete numatytais pinigais,
- kuriuos projekto vadovas gali panaudoti pasižym+jusiems darbuotojams premijuoti
- arba projekto užbaigimo pokyliui organizuoti. Priklausomai nuo organizacijos
- taisykliu, skatinimas gali apsiriboti garb+s raštais ar dovanomis.
- Jeigu projekto biudžete arba organizacijos vadovyb+s specialiajame fonde yra
- numatytos l+šos darbuotoju skatinimui, jus turite buti apibr+že nuopelnus, už
- kuriuos žmon+s bus skatinami. Kai žmogus skatinamas, turi buti aiškiai ivardinti
- darbai, už kuriuos jis nusipeln+ pagarbos.
- Gali buti ir visos grup+s skatinimai. Tai iškilmingi pietus ar šventiniai
- renginiai.
- Ne visi projektu vadovai turi l+šu darbuotojams skatinti. Tokiais atvejais
- reik+tu bent pad+koti jiems už puiku darba.
- Kokia darbuotoju skatinimo ar pripažinimo forma bebutu, projekto vadovas
- turi vienodai taikyti ja visiems grup+s nariams. Nevienodas skatinimas dažnai
- vertinamas kaip favoritizmas.
- 12.2. Santykiai su projekto r?m?jais
- Be projekto grup+s sudarymo ir darbo su ja projekto vykdymo metu projekto
- vadovui dažnai tenka tur+ti reikalus su sponsoriumi, akcininkais, klientais.
- Panagrin+kime šiuos santykius šiek tiek placiau.
- Santykiai su klientais (akcininkais).
- Daugelyje organizaciju IT grup+s santykiai su kitais organizacijos
- darbuotojais ar klientais buna savotiškai priešiški. Tai n+ra gerai nei projekto grup+s
- nariams, nei paciam projektui. Tod+l IT projekto vadovui reik+tu išsiaiškinti tuos
- barjerus, kurie gali trukdyti efektyviems darbo santykiams su klientais palaikyti.
- Klientai gali nežinoti sud+tingos PS kurimo plonybiu, o projekto vadovas gali
- ne viska žinoti apie kompiuterizuojama verslo sriti.
- Klientu techninio išprusimo lygis gali buti labai ivairus. Santykiai su jai bus
- geresni, jei išsiaiškinsite, kokias technologijas jie naudoja savo darbe.
- Štai keletas pagrindiniu geru santykiu su klientais palaikymo principu:
- 81
- - dažnas bendravimas. Reik+tu klientams teikti ne vien ataskaitas, bet ir laikas
- nuo laiko paklausin+ti, ar visi projekto aspektai jiems yra aiškus;
- - projekto grup,s darbu pristatymas. Reik+tu stengtis (pvz., kvieciant i savo
- susirinkimus), kad klientai suprastu, jog ju aktyvus dom+jimasis projektu ir
- reiškiamos pastabos jums yra svarbu;
- - sutarimo siekimas. Jei su klientais buvo bendradarbiaujama projekto
- inicijavimo faz+je derinant reikalavimus, tai juos reik+tu itraukti ir i projekto
- problemu sprendima ir valdyma. Projekto grup+ daugiau buna susikoncentravusi
- ties techniškaisiais klausimais. Tai gali iškreipti projekto tiksla, tod+l klientu
- pastabos gali pad+ti išvengti nukrypimu;
- - savalaikis nutarimu ivykdymas. Jei iš kliento reikia papildomos informacijos
- ar nutarimo patvirtinimo, išaiškinkite jam problema ir nurodykite, kada nutarimas
- bus ivykdytas;
- - lukesciu valdymas. Projekto vykdymo b+gyje klientas gali pamiršti projekto
- reikalavimu, prielaidu, ribojimu ir kita planavimo faz+je parengta informacija.
- Nuolatinis projekto vykdymo eigoje gaunamu rezultatu ir suplanuotu dalyku
- palyginimas padeda viska prisiminti ir stiprina klientu lukescius d+l projekto
- rezultatu;
- - faktu valdymas. Gincai tarp projekto vykdytojo ir klientu gali kilti grynai d+l
- paskalu ar sp+lioniu. Jei išgirstate, kad kliento atstovas yra nepatenkintas projekto
- rezultatais, išsiaiškinkite faktus ir nepasitenkinimo priežastis. Jeigu rezultatai
- neatitinka projekto dokumentuose užfiksuotu reikalavimu, priimkite kliento
- pastabas ir stenkit+s išspresti problema. Jei kliento pastabos išeina už numatytu
- projekto apimties ir reikalavimu ribu, atmeskite kliento pastabas ir, jeigu reikia,
- supažindinkite ji su projekto apimties keitimo procedura.
- Santykiai su sponsoriumi iškilus abejon+ms.
- Visokie nesklandumai gadina projekto vadovo gyvenima. Jeigu nesate
- subures darnios projekto grup+s ir santykiai su klientais n+ra geri, gali ateiti laikas,
- kai neteksite ir sponsoriaus paramos. Susvyravusi parama gali pasireikšti ivairiais
- budais. Galbut bus nukeltas jusu projekto peržiuros susirinkimas arba sponsorius
- staiga nebetur+s laiko projekto klausimams aptarti. Sponsorius gali ir permesti savo
- su projektu susijusias pareigas projekto vadovui sakydamas, kad projekto problemu
- sprendimas yra jusu, o ne jo reikalas.
- Sponsorius gali prad+ti šalintis projekto d+l ivairiu priežasciu:
- - organizacijos vadovyb+s pasikeitimas gali iššaukti strategijos pokycius;
- - atsirade gandai gali buti impulsu šalintis projekto;
- 82
- - padid+jes darbo kruvis;
- - asmeninio gyvenimo problemos.
- Nežiurint priežasciu, d+l kuriu pasikeit+ sponsoriaus požiuris i projekta,
- projekto vadovas turi išsiaiškinti jas ir siekti sprendimo. Reik+tu išsiaiškinti abejones
- sponsoriui suk+lusias priežastis, rupestingai išd+styti jam savo nuomone, pasitelkti
- sajungininkus ar itakingus asmenis.
- Jei sprendimo nepavyksta pasiekti, projekto vadovas tur+tu nuspresti, ar
- ieškoti naujo sponsoriaus, ar rekomenduoti nutraukti projekta. Jei rekomenduojama
- nutraukti, tai ta reik+tu daryti iš karto, o ne „marinti“ projekta iš l+to.
- Ryšys su funkciniu padaliniu vadovais.
- Projekto vadovui gali atrodyti, kad jo santykiai su organizacijos funkciniu
- padaliniu vadovais apsiriboja tik projektui reikalingu ištekliu gavimu iš ju. Retai
- kada atsitinka taip, kad planavimo metu numatyti projektui reikalingi ištekliai staiga
- taptu neprieinami. Taciau jusu projekto darbams itakos gali tur+ti funkciniu
- padaliniu vadovu pažadu suteikti projektui išteklius (darbuotojus, iranga)
- netes+jimas arba ištekliu atsi+mimas nesp+jus projekte atlikti numatytu darbu.
- Tokiais atvejais butina šnek+tis su funkciniu padaliniu vadovais ir ieškoti
- visoms šalims priimtinu sprendimu. Jus turite žinoti, kod+l ištekliai nebeskiriami ar
- atitraukiami iš jusu projekto ir kaip funkciniu padaliniu vadovai siulo spresti d+l to
- projektui iškylancias problemas. Jei atitrauktu ištekliu pakeitimas kitais neturi
- itakos galutiniams projekto rezultatams, tai reik+tu sutikti su tuo, pvz., naujo
- žmogaus pri+mimu i projekto grupe.
- Gali pasitaikyti, kad siulymas keisti darbuotoja pateikiamas kritiniu jusu
- projekto vykdymo laikotarpiu. Jeigu organizacijos funkcinio padalinio vadovas
- atsiima savo žmogu iš jusu projekto grup+s, kuomet darbai yra ipus+je ir tuose
- darbuose jo vaidmuo yra svarbus, projektui tai gali tur+ti nemaža neigiama poveiki.
- Tod+l jus, kaip projekto vadovas, siekdamas išvengti problemu, tur+tum+te
- paaiškinti jam vedanciuju programuotoju keitimo pragaištinguma tokiose
- situacijose.
- Jei funkcinio padalinio vadovas nesileidžia i kalbas ir d+l naujo darbuotojo
- paieškos teks nukelti projekto ivykdymo termina, apie susidariusia situacija jus
- turite informuoti sponsoriu ir laukti jo sprendimo. Bukite pasirenge drauge su
- sponsoriumi pasverti galimas problemu pasekmes ir išd+stykite vykusiu pokalbiu su
- funkcinio padalinio vadovu rezultatus. Sponsorius gali teikti projektui aukštesni
- prioriteta, nei funkcinio padalinio tuo metu atliekamas darbas, ir pratesti funkcinio
- padalinio vadovo pažad+tu ištekliu naudojimo laika projekte.
- 83
- Projekto vykdymo faz+s metu atliekami pagrindiniai darbai. Tod+l šalia
- grup+s sudarymo, santykiu su akcininkais palaikymo projekto vadovui taip pat tenka
- sekti ir viso projekto eiga.
- 12.3. Darbu vykdymas pagal plana
- Projekto eigoje vadovas turi užtikrinti, kad viskas vyktu pagal darbu grafika,
- butu laikomasi biudžeto apribojimu ir kuriamo produkto kokyb+ atitiktu projekto
- apimties apraše numatytus reikalavimus. Ta tenka daryti kiekviena savaite. Geram
- darbu koordinavimui projekto vadovas turi rinkti duomenis apie atliktus darbus ir
- lyginti juos su projekto plane numatytu kontroliniu tašku duomenimis.
- Duomenu apie projekto eiga rinkimas
- Tinkamam projekto valdymui reikia daug informacijos. Priemon+s, kuriomis
- renkama ši informacija, yra atliktu darbu ataskaitos, iškilusiu problemu sarašai
- (issues log), finansin+s ataskaitos.
- Darbu ataskaitos. Dauguma ju yra susijusios su darbu grafiku. Turi buti
- nustatytas ataskaitos formatas (žiur. 12.1 lentele) ir kaip dažnai jos turi buti
- teikiamos (paprastai – kas savaite).
- 12.1 lentel+. Darbu ataskaitos šablono pavyzdys
- Užduotis Dirbta valandu
- Liko dirbti
- valandu
- Atliktu darbu
- procentas
- Pastabos
- Jei kai kurie grup+s nariai vangiai teikia tokias ataskaitas, reik+tu kviesti
- susirinkimus ir ju metu aptarti ataskaitu reikalinguma ir darbu eigos klausimus.
- Iškilusiu problemu sarašai. Kiekvieno projekto eigoje iškyla sprestinu
- klausimu. Jiems registruoti ir sekti gali buti naudojamos atitinkamos lentel+s,
- kuriose nurodoma iškilusi problema, jos itaka projektui, kas atsakingas už
- problemos sprendima, esama problemos sprendimo pad+tis (žiur. 12.2 lentele).
- 12.2 lentel+. Iškilusiu problemu sarašo šablonas
- Problema
- Itaka
- projektui
- Atsakingas
- asmuo
- Problemos
- pad'tis
- Atsiradimo
- laikas
- Išsprendimo
- laikas
- Problemu sarašai paprastai peržiurimi projekto grup+s susirinkimuose.
- 84
- Finansin+s ataskaitos. Išleistu pinigu kiekis yra svarbi informacija projekto
- vadovui. Dažnai ja tvarko organizacijos finansu padalinys, ir projektu vadovui tai
- nekelia dideliu rupesciu. Taciau nesant tokio padalinio, projekto vadovas pats turi
- rengti finansines ataskaitas.
- Daugelio projektu vadovai peržiuri ir tvirtina savaitines projekto grup+s nariu
- ataskaitas ir projektui panaudotos irangos ar medžiagu sarašus.
- Projekto eiga pagal kontrolinius taškus
- Darbu grafiko ir biudžeto plano kontroliniai taškai yra tas kelrodis, kurie
- padeda vykdyti projekta taip, kaip buvo suplanuota. Min+tu dvieju dokumentu ir
- projekto apimties aprašo duomenys nuolatos yra lyginami su tikraisiais projekto
- eigos duomenimis. Jei pastebimi kokie nors nukrypimai nuo kontroliniu tašku, jus
- turite imtis reikiamu priemoniu.
- Kokius dalykus projekto vadovas tur+tu steb+ti?
- Darbu grafiko laikymasis.
- Biudžeto laikymasis.
- Projekto apimties laikymasis.
- Tvirtinami rezultatai. Specialus d+mesys turi buti skiriamas rezultatams
- kontroliniuose taškuose, kuriuos turi peržiur+ti sponsorius ar akcininkai ir kurie turi
- buti tvirtinami. Jei yra kokiu nors nukrypimu, rezultatu tvirtinimas gali v+luoti, o tai
- gali iššaukti eile projekto keitimu.
- 12.4. Informacijos apie projekto eiga platinimas
- Projekto vadovui tenka peržiur+ti daug duomenu. Dauguma ju reikia
- apibendrinti ir pasidalinti su kitais. Informacijos platinimas – tai akcininkams
- reikalingos informacijos apie projekta teikimas. Tas platinimas vykdomas pagal
- anksciau parengta komunikaciju plana ir gali buti atliekamas ivairiais budais:
- informuojant projekto grup+s susirinkimuose, platinant ataskaitas apie projekto
- stovi, formalias projekto apžvalgas.
- Projekto grup?s susirinkimai
- Tai geriausias grup+s bendravimo budas. Jiems turi buti rengiamasi
- kruopšciai, tur+ti aiškia darbotvarke, svarstytinus klausimus.
- Susirinkimu vedimas. Blogai, jei grup+s nariai pasibaigus susirinkimui
- išsiskirsto nieko naujo nesužinoje. Produktyvus susirinkimas yra toks, kai projekto
- vadovas nubr+žia tolesnes darbu gaires ir išsprendžia gincus d+l kai kuriu projekto
- darbu. Pasirengimas jam reikalauja nemažai pastangu projekto planams ir eigos
- rezultatams peržiur+ti ir palyginti.
- 85
- Pasirengimo susirinkimui ir jo vedimo žingsniai:
- Susirinkimo laiko paskyrimas.
- Dalyvavimo susirinkime svarbos pabr,žimas.
- Susirinkimo darbotvark,s parengimas ir išplatinimas.
- Susirinkimo prad,jimas ir baigimas numatytu laiku.
- Laikymasis susirinkimo darbotvark,s.
- Prašymas pasisakyti visus susirinkimo dalyvius.
- Susirinkimo minuciu paskirstymas.
- Susirinkimo rezultatai. Projekto grup+s susirinkimuose gali buti aptariami ne
- tik užduociu vykdymo klausimai. Gerai organizuotas susirinkimas gali pagerinti
- grup+s nariu bendradarbiavima ir palengvinti ivairiu problemu sprendima.
- Susirinkimai yra gera proga steb+ti grup,s nariu bendradarbiavimo lygi.
- Tik+tina, kad grup+s nariai gali nežinoti visu užduociu niuansu, tod+l ju
- bendradarbiavimas yra butinas. Jei reikia, projekto vadovas gali paskirti laika
- pagrindiniu projekto rezultatu tarpusavio sasajoms aptarti.
- Jei pastebima, kad tarp projekto grupeliu yra prastas ryšys ir tai gali tur+ti
- itakos kritiniame kelyje esanciu užduociu atlikimui, butina imtis skubiu priemoniu,
- kad žmon+s gautu informacija apie tas užduotis, nuo kuriu rezultatu priklauso ju
- tolesni darbai.
- Projekto vadovo pareiga yra skatinti grup+s nariu glaudu bendradarbiavima.
- Užrašu ivairiais klausimais (issues log) peržiura tur+tu buti kiekvieno projekto
- grup+s susirinkimo dalis. Tam sugaištama nedaug laiko, nes už kiekvieno užrašuose
- pasižym+to klausimo (problemos) išsprendima iki nurodyto laiko buna nurodytas
- atsakingas asmuo (žiur. 12.2 lentele). Atsakingam asmeniui tereikia informuoti apie
- esama pad+ti.
- Problemu sprendimas. Projekto grupei nuolatos tenka svarstyti rupescius
- keliancia informacija. Projekto vadovo pareiga pad+ti grup+s nariams spresti
- iškilusias problemas. Žmon+s dažnai yra linke skub+ti su sprendimais, tod+l butina
- isitikinti, ar problema apibr+žta aiškiai ir ar yra sutarimas d+l jos sprendimo kelio.
- Skyrus nedaug laiko apmastymams, gali buti rastas dideliu grup+s pastangu
- nereikalaujantis problemos sprendimo budas.
- Dažniausia projekto grup+s diskusiju tema buna darbu atlikimo v+lavimas.
- Sprendžiant šias problemas reik+tu:
- - išsiaiškinti v+lavimo priežastis;
- - ivardinti už tai atsakinga grup+s nari;
- - sudaryti koregavimo veiksmu plana;
- 86
- - atlikti koregavimo veiksmus;
- - steb+ti rezultatus.
- Apie projekto eiga turi buti informuojami ne vien tik grup+s nariai, bet ir
- akcininkai. Ataskaitos apie projekto stovi yra kitas informacijos platinimo budas.
- Ataskaitos apie projekto stovi
- Projekto sponsoriui, akcininkams, klientams nereikia visu detaliu apie
- projekta, kurios reikalingos grup+s nariams. Taciau jie nori buti informuoti apie
- projekto eiga. D+l to daugelio projektu komunikaciju planuose yra numatytas
- reguliarus ataskaitu apie projekto stovi platinimas.
- Ataskaitos apie projekto stovi gali buti platinamos naudojant bendro
- naudojimo katalogus (failus), el. pašta. Specifiniai platinimo budai turi buti nurodyti
- komunikaciju plane. Ataskaitu formatas tur+tu buti pastovus. Paprastai jose buna:
- - projekto stovio santrauka, palyginto su darbu grafiko ir biudžeto pradiniais
- taškais;
- - pagrindiniu rezultatu arba plano kontroliniuose taškuose ivardintu rezultatu
- pasiekimas;
- - svarbiausiu klausimu stovis.
- Projekto apžvalgos
- Projekto apžvalgos yra daugiau formalus informacijos apie projekta platinimo
- sponsoriui, akcininkams ir klientams budas. Jei ataskaitos apie projekto stovi
- rengiamos beveik visuose projektuose, tai apžvalgos n+ra privalomos ir ju struktura
- priklauso nuo organizacijoje pasirinktos.
- Reguliarios projekto apžvalgos gali buti atliekamos kas m+nesi ar kas metu
- ketvirti. Ju rengimas gali trukti net keleta dienu, dalyvaujant visiems su projekto
- vykdymu susijusiems vadovams.
- Apžvalgai reikalinga informacija gali priklausyti nuo sponsoriaus ar jusu
- organizaciniu poreikiu. Sponsoriui skirta apžvalga parengti n+ra sunku, nes jus
- galite žinoti jam rupimus klausimus. Jei apžvalga rengiama platesnei auditorijai,
- reik+tu surinkti pageidavimus, apie ka klausytojai nor+tu išgirsti.
- Apžvalgos pristatymo darbotvark+je reik+tu numatyti laiko tarpa kiekvienam
- klausimui. Apžvelgtini klausimai:
- - pagrindiniai pasiekimai einamosios apžiuros periode;
- - biudžeto suvestin+;
- - pagrindiniai klausimai;
- - rizikos veiksniu, jos mažinimo ir reakcijos i ja planai;
- - planuojami pasiekimai kitos apžvalgos laikotarpiui.
- 87
- 12.3 lentel+je parodytas projekto apžvalgos lapo šablono pavyzdys.
- 12.3 lentel+. Projekto apžvalgos lapo šablonas
- Projekto apžvalga
- Apžvalga pareng':
- Pagrindiniai pasiekimai:
- 1. Pasiekimas ...
- 2. Pasiekimas ...
- ...
- Problemos
- Problemos pavadinimas Esamas stovis
- Biudžetas
- Planuotasis Einamasis
- Turimos l'šos
- Išlaidos
- Pagrindiniai rizikos veiksniai
- Rizikos veiksniai, ju galimas poveikis Rizikos mažinimo planas
- Galimos kliutys:
- 1. Kliutis ...
- 2. Kliutis ...
- ....
- Planuojami pasiekimai iki kitos apžvalgos:
- 1. Pasiekimas ...
- 2. Pasiekimas ...
- ...
- 12.5. Sandoriu su tiek?jais priežiura
- Daugelyje projektu reikalinga išoriniu tiek+ju pagalba. Jei jus esate sudare
- sandorius darbams atlikti, tai neišvengiamai tenka administruoti juos. Tai steb+jimas
- ir tikrinimas, ar tiek+jai laiku atlieka sutartus darbus.
- Tiek?ju atliekamu darbu ataskaitos
- Tiek+ju darbu ataskaitos yra tiek pat svarbios, kaip ir projekto grup+s nariu
- ataskaitos. Tiek+ju darbu rezultatai turi buti gaunami laikantis jusu projekto darbu
- grafiko, ir grup+s nariu atliekamos užduotys gali priklausyti nuo ju.
- 88
- Ataskaitu apie atliktus darbus teikimas turi buti numatytas sandorio darbu
- užduotyje (SOW). Ryšiai su tiek+jais yra daugiau formalaus pobudžio ir turi teisine
- potekste.
- Netgi jei tiek+ju ataskaitu detal+s yra nurodytos darbu užduotyje (SOW),
- projekto vadovas turi isitikinti, kad pateikiami reikiami duomenys ir reikiamo
- pavidalo. Savaitin+se ataskaitose turi buti aiški informacija apie tiek+jo pasiektus
- rezultatus, nurodant atliktu darbu procenta, rezultatu pristatymo datos patvirtinima,
- problemas ir rizika, d+l ko gali buti v+luojama pateikti rezultatus.
- Kai kurie projektu vadovai organizuoja m+nesinius ar kitokio dažnumo
- susitikimus su tiek+jais darbu eigai apžvelgti ir problemoms apsvarstyti.
- Nesutarimu su tiek?jais aiškinimasis
- Projekto grup+s nariai ir tiek+jas kai kuriuos užduoties tiek+jams punktus gali
- suprasti skirtingai. Gali buti nesutarimu d+l programavimo technologiju (pvz.,
- senuju ar objektinio programavimo) pasirinkimo. Neigiama poveiki gali tur+ti „ego
- veiksnys“ (aš esu labai protingas, darykite kaip pasakysiu). Galimi gincai ir d+l
- platformos.
- Tiekimu v?lavimai
- Kai gaunama informacija apie tiekimu v+lavimus, reik+tu v+liausia ataskaitos
- apie projekto stovi versija išplatinti suinteresuotiems asmenims. Toliau projekto
- vadovas tur+tu imtis tokiu veiksmu:
- - susitikti su tiek,ju ir gauti daugiau specifin+s informacijos apie tiekimo
- v+lavima. Gal imanoma sutrumpinti v+lavimo laika ar pateikti dali produkcijos,
- kokiu veiksmu imasi ir kokias problemas sprendžia tiek+jas tokioje situacijoje;
- - informuoti savo organizacijos pirkimu ir teis,s departamentus. Be ju sutikimo
- jus netur+tum+te keisti savo darbu grafiko, nutraukti sandori ar reikalauti baudu;
- - peržiur,ti v,lavimo itaka visam projekto planui. Bet koks tiekimo v+lavimas
- reikalauja peržiur+ti projekto apimti, darbu grafika, biudžeta, reikalavimus
- ištekliams. D+l tiekimo v+lavimo atsiranda nauji rizikos veiksniai ir butina peržiur+ti
- rizikos valdymo plana;
- - informuoti sponsoriu kaip galima greiciau ir nurodyti jam galima v+lavimu
- itaka projekto planui. Jei ta itaka yra svari, sponsorius gali šia problema kelti i
- aukštesni lygmeni, šnek+tis su tiek+jo vadovybe;
- - informuoti akcininkus kaip galima greiciau. Tiekimu v+lavimai gali tapti
- gandu apie projekto gyvybinguma priežastimi, tod+l geriau, kad akcininkai žinotu
- tuos v+lavimo faktus.
- 89
- Atsiskaitymai su tiek?jais
- Sandoriuose su tiek+jais nurodoma, kaip su jais bus atsiskaitoma.
- Atsiskaitymai gali buti reguliarus arba susieti su atliktu darbu pri+mimu. Netgi jei
- organizacijos finansu departamentas tvarko atsiskaitymus, projekto vadovas yra
- pirmasis saskaitu gav+jas.
- Jei jus esate atsakingas už mok+jimo saskaitu patvirtinima, pasitikrinkite, kad
- suprantate gauta saskaita ir esate dalyvaves rengiant to mok+jimo garantija.
- Jei tiek+jui turi buti mokama remiantis darbu grafike numatytais rezultatais,
- jus turite patvirtinti tu rezultatu gavima ir pri+mima. Tam turi buti peržiur+ta ir
- patikrinta tiek+jo pristatytos produkcijos kokyb+ ir tik tada tvirtinamas mok+jimas.
- Tiek+jo žmoniu išlaidoms apmok+ti turi buti pateikiami kvitai ir kokiems
- tikslams tos išlaidos buvo padarytos. Jei nesate tikras pateiktos saskaitos
- teisingumu, kreipkit+s i savo organizacijos finansininka, kad jis peržiur+tu ta tiek+jo
- saskaita.
- Jeigu jums n+ra aiški sandoryje nustatyta atsiskaitymu tvarka, kreipkit+s i
- savo organizacijos pirkimu padalini ir prašykite paaiškinti. Jie juk yra sandoriu
- ekspertai ir gali pad+ti jums. Jei jusu ir tiek+jo nuomon+s d+l atsiskaitymo sumos
- skiriasi, reik+tu kviestis pirkimu eksperta gincui išspresti.
- Reikalu su tiek?jais tvarkymas
- Dalykiški santykiai.
- Projekto eigoje grupei tenka tur+ti „aukšto lygio“ santykius su tiek+ju.
- „Aukštas lygis“ reiškia, kad yra numatyti formalus susirinkimai, kuriu metu jus ir
- tiek+jas turite galimybes kelti problemas ir siulyti sprendimus teis+s aktu ir sandorio
- ribose. Jei nepavyksta pasiekti susitarimo d+l sandoryje numatyto, bet darbu
- užduotyje (SOW) gerai neapibr+žto kažkokio darbo, projekto eigos svarstymo
- susirinkime turi buti aiškiai nurodomi trukumai ir ivardinamos problemiškos sritys,
- kuriose tiek+jas nenori toliau testi darbu, nes jie nebuvo numatyti darbu užduotyje.
- Apskritai, tiek+jai veržiasi pad+ti projekto vykdytojams tose srityse, kur jie yra
- kompetentingi. Bet jie tampa irzlus, kai ju prašoma padaryti tai, kas nebuvo aiškiai
- apibr+žta sandorio užduoties rengimo metu. Tai dažniausia projektu vadovu ir
- tiek+ju gincu priežastis.
- Isitikinkite, kad tiek+jas gerai supranta jusu poreikius.
- Su tiek+ju kruopšciai išnagrin+kite sandorio darbo užduoti (SOW), kad
- ateityje nekiltu neaiškumu, ka už sutarta suma reik+jo padaryti.
- Gerai pasirenkite pokalbiams su tiek+ju.
- Laikykit+s griežtumo ir tikslumo derybose.
- 90
- Kartais manoma, kad baigus svarstyti kažkoki klausima yra priimtas ir
- susitarimas. Ne veltui sakoma, kad kuo didesnis sandoris, tuo didesni tiek+jo
- pažadai. Pasistenkite raštu užfiksuoti tuos pažadus ateiciai, kai teks v+l grižti prie
- anksciau svarstyto klausimo. Tada pokalbi jus gal+site prad+ti sakydami, kad norite
- pasitikslinti tai, ka tiek+jas yra kažkada pažad+jes.
- Projekto vykdymo metu tokie numatomi (tylus) susitarimai dažnai sutinkami.
- Tarkime, pvz., jums ir tiek+jui svarstant koki nors projekto komponenta jis sako: „aš
- kai ka pasitikrinsiu ir v+liau grišim prie to komponento. Aš manau, kad musu
- kompanija gali ji pateikti jums veltui“. Ši klausima jus atidedate kažkuriam laikui.
- Vykdant projekta jums prireikia to dalyko. Jei pažadas nebuvo užfiksuotas raštu, jus
- galite tur+ti keblumu su tiek+ju d+l pažado ivykdymo.
- 91
- 13. Projekto kontrol?
- Projekto eigoje vadovas turi pastoviai steb+ti gaunamus rezultatus.
- Nukrypimai nuo projekto plano gali buti persp+jimas, kad reikia daryti pradinio
- (originalaus) plano korekcijas. Projekto eigoje gali atsirasti nauju reikalavimu ir/ar
- pageidavimu pl+sti projekto apimti. Tod+l butina numatyti ir apgalvotai vykdyti
- projekto plano keitimo proceduras.
- Integruotoji keitimu kontrol+s sistema ivertina bendraji keitimu poveiki visam
- projektui ir padeda padaryti juos visuose projekto plano elementuose. Pvz., jei
- daromi projekto apimties keitimai, tai gali tekti koreguoti ir darbu grafika, biudžeta.
- Projekto plano keitimai vercia akcininkus daryti kompromisa tarp pagrindiniu
- projekta ribojanciu veiksniu: apimties, išlaidu, ivykdymo laiko ir kokyb+s.
- 13.1. Integruotoji keitimu kontrol?
- Projekto planavimo faz+je numatytus dalykus v+liau kartais tenka keisti.
- Keitimu priežastis gali buti pasikeitusi verslo strategija, konkurencin+ gr+sm+, nauju
- technologiju atsiradimas, kas nebuvo žinoma planavimo metu.
- Projekto eigoje gali tekti keisti ivairius plano elementus. Kad išvengtume
- chaoso, pakeitus kažkuri plano elementa, nepamirškime atitinkamai pakoreguoti ir
- kitu plano elementu. Tam ir yra reikalinga integruotoji keitimu kontrol+s sistema.
- Keitimu kontrol+ gali buti atliekama ivairiai. Tam, pvz., gali buti sudarytas
- keitimu kontrol+s komitetas iš sponsoriaus, akcininku ir projekto vykdytoju, kurie
- peržiuri visus prašymus ir leidžia daryti keitimus, arba keitimus gali svarstyti
- projekto grup+. Didesniuose ir sud+tingesniuose projektuose keitimu kontrol+
- paprastai turi didesni formalumo laipsni. Nežiurint to, kas peržiuri ir tvirtina
- projekto plano keitimus, apie projekto plane numatytas ribas viršijancius keitimus
- turi buti informuojami akcininkai. Jie išd+sto savo nuomone i tokius keitimus.
- Panagrin+kime smulkiau, ka apima projekto apimties, darbu grafiko, kainos ir
- kitu projekto plano elementu keitimo kontrol+.
- Projekto apimties keitimo kontrol?
- Projekto apimties plano (žiur. 3 skyriu) viena iš daliu yra apimties valdymo
- planas. Projekto vykdymo eigoje, prireikus keisti projekto apimti, vadovaujamasi
- šiuo planu. Apimties keitimo kontrol+ yra bet kokiu projekto apimties keitimu
- valdymas ir dokumentavimas.
- 92
- Štai keletas priežasciu, vercianciu keisti projekto apimti:
- - pagrindiniu projekto rezultatu peržiuros metu nustatyta, kad gauta
- papildomu rezultatu, kurie nebuvo numatyti projekto plane;
- - projekto grup+s nariai parodo, kad reikia keisti projekto reikalavimus;
- - yra formalus prašymas papildyti projekto rezultatus naujais;
- - pasikeit+ kuriamo produkto projektas (struktura, br+žiniai).
- Idealiu atveju projekto apimtis netur+tu buti keiciama be formalaus
- patvirtinimo (leidimo). Taciau projekto vykdytojai, pasikalb+je su vartotojais arba
- savo nuožiura, kartais padaro tai ar taip, kas nenumatyta projekto apimties plane.
- Jei jus pastebite, kad tapote nukrypimo nuo planuotos projekto apimties auka, o
- pakeitimas jau yra padarytas, reik+tu siekti, kad butu išanalizuota pakeitimo itaka
- kitoms projekto dalims ir kad pakeitimas formaliai butu patvirtintas.
- Apžvelkime keleta projekto apimties keitimo žingsniu ir patarimu:
- - naudokime standartin+s formos prašyma projekto apimties keitimams daryti,
- aprašykime norima keitima, jo priežasti ir kas yra prašytojas;
- - išanalizuokime prašomo keitimo itaka projekto biudžetui, darbu grafikui,
- kuriamo produkto kokybei;
- - naudokime patvirtintas proceduras prašymams priimti ar atmesti;
- - apie prašyma keisti projekto apimti informuokime visus akcininkus;
- - patvirtintus keitimus itraukime i projekto plana.
- Projekto apimties keitimai gali iššaukti koregavimo veiksmus ir/ar pradiniu
- tašku (baseline) plane keitima.
- Koregavimo veiksmai. Jus, kaip projekto vadovas, d+l pasikeitusios projekto
- apimties galite nebenor+ti testi projekto. Jums gali tekti imtis veiksmu, kad projektas
- butu sugražintas i ankstesnes v+žes. Tam gali tekti sugaišti kažkiek laiko. Taip pat
- jus galite nor+ti išsiaiškinti, kod+l buvo nukrypta nuo projekto planuotos apimties ir
- ko reik+tu imtis, kad tai neatsitiktu ateityje, pvz., apšviesti projekto grup+s narius
- apimties keitimo klausimais.
- Pradiniu tašku derinimas. Bet koks planuotas ar neplanuotas projekto
- apimties keitimas reikalauja dalies pradinio projekto plano koregavimo. Kaip
- minimum tenka koreguoti projekto apimties apraša. Priklausomai nuo keitimu
- dydžio, taip pat gali tekti keisti darbu grafiko ir biudžeto pradinius taškus.
- Projekto apimties keitimas gali tur+ti žymia itaka suplanuotam darbu grafikui.
- 93
- Darbu grafiko kontrol?
- Projekto grup+s nariu darbo ataskaitu ir ju atitikimo projekto darbu grafikui
- peržiuros tikslas yra isitikinti, ar projektas vyksta normalia vaga, ar reikalingi kokie
- nors keitimai, galintys pagerinti kritinio kelio darbus. Darbu grafiko kontrol+ yra bet
- kokio darbu grafiko keitimo ir tokiu keitimu dokumentavimo procesas.
- Projektams valdyti skirta programin+ iranga yra puiki priemon+, igalinanti
- kontroliuoti, kaip laikomasi darbu grafiko. Ji gali pateikti individualiu užduociu
- planuota pradžios ir pabaigos laiku palyginimo su tikruoju laiku rezultata,
- prognozuoti bet kokiu pradinio darbu grafiko pakeitimu poveiki atskiroms
- užduotims, kritiniam darbu keliui ir projekto pabaigos terminui. Taip pat galima
- modeliuoti ivairius „o kas, jeigu“ scenarijus, steb+ti, kokia itaka atskiroms projekto
- faz+ms ar galutiniam terminui turi užduociu trukm+s pakeitimas arba naujos
- papildomos užduoties prid+jimas prie patvirtinto projekto plano.
- Projekto grup+s nariu darbo ataskaitos ir kitu ataskaitos visu pirma
- naudojamos kritinio kelio darbu eigai ivertinti. Prisiminkime, kad kritinis kelias –
- tai ilgiausias kelias projekto darbu diagramoje, ir bet kokios užduoties jame atlikimo
- v+lavimas gali pailginti viso projekto laika.
- Darbu grafiko kontrol+s rezultatai – tai grafiko atnaujinimai, kitu projekto
- elementu korekcijos, igyta patirtis.
- Darbu grafiko atnaujinimai – tai bet kokie projekto kalendorinio plano
- pakeitimai. Dažniausiai jie atliekami kas savaite, remiantis projekto grup+s nariu
- darbo ataskaitomis ir gautu rezultatu palyginamu su grafiko pradiniu tašku
- duomenimis.
- Kitu projekto elementu korekcijos. Prireikus keisti darbu grafika,
- neišvengiamai tenka koreguoti ir kitus projekto elementus – išteklius, biudžeta,
- komunikacijas, kokybe, rizika.
- Igyta patirtis. Projekto vykdytojai sužino, d+l kokiu priežasciu teko keisti
- darbu grafika ir ka reik+tu daryti, kad kituose projektuose tokiu keitimu butu
- išvengta.
- Projekto apimties ir darbu grafiko keitimai reikalauja papildomu išlaidu.
- Išlaidu kontrol?
- Tai procesas, kurio metu tikrinamos padarytos išlaidos, nustatomi nukrypimai
- nuo pradiniu biudžeto tašku, imamasi reikiamu korekciju (pvz., d+l l+šu stygiaus
- galbut bus kažko atsisakoma: funkcionalumo, kokyb+s, kt.).
- 94
- Išlaidu kontrol+s rezultatas – ivertintu kainu peržiura, kitu projekto elementu
- korekcijos, igyta patirtis.
- Ivertintu kainu peržiura. Laikui b+gant ištekliu kainos kinta. Planavimo faz+s
- metu jos gal+jo buti vienokios, o projekto vykdymo metu jos gali buti jau kitokios.
- Ivertinus planuotos kainos ir einamosios kainos skirtuma, reikia imtis korekciniu
- veiksmu.
- Kitu projekto elementu korekcijos ir igytos patirties požiuriu samprotavimai yra
- panašus, kaip ir darbu grafiko kontrol+s atveju.
- Kitu projekto plano elementu keitimo kontrol?
- Projekto apimtis, darbu grafikas, biudžetas yra pagrindiniai kontrol+s
- taikiniai. Taciau be ju projekto plane yra ir kitos dalys, kurias taip pat gali reik+ti
- keisti projekto eigoje. Žvilgtelkime dar i keturis elementus: ištekliu keitima,
- reikalavimu keitima, infrastrukturos keitima ir konfiguracijos keitima.
- Ištekliu keitimas. Kai tik projekto grup+ papildoma nauju nariu arba ja palieka
- narys, butina užfiksuoti darbuotojo pasikeitimo priežasti, naujo nario ir iš+jusio
- žmogaus pavarde, pasikeitimo poveiki projektui.
- Reikalavimu keitimas. Tai sud+tinga valdymo sritis. Jei reikalavimai yra
- papildomi naujais arba keiciami norint pagerinti ju aiškuma, butina atkreipti d+mesi
- i tai, ar tokie pakeitimai neturi itakos projekto apimciai. Bet koks naujas
- reikalavimas turi buti išanalizuotas keitimo kontrol+s proceso metu.
- Infrastrukturos keitimas. Infrastruktura – tai tokie elementai, kurie ilga išlieka
- pabaigus projekta. Pvz., projekto grup+s nariai gal+jo planuoti, kad duomenu baz+s
- valdymo sistema leis UNIX platformoje, taciau tinklo tvarkymo grup+ papraš+
- pastaraja pakeisti i WINDOWS. Infrastrukturos elementai, kurie gali buti keiciami:
- - skaiciavimo sistema;
- - programin+s irangos kurimo aplinka;
- - serverio operacin+ sistema;
- - tinklo infrastruktura;
- - tiekimo metodologijos.
- Konfiguracijos keitimas. Dažniausiai projekto grup+ sprendimus d+l
- programin+s ar aparatin+s irangos konfiguracijos daro tada, kai mato, jog ju
- sukurtas produktas geriau dirbtu kitaip sukonfiguruotoje aplinkoje. Dažnai
- sutinkamas konfiguracijos keitimo pavyzdys yra toks. Duomenu baz+s projektuotojai
- pasirenka vienokia indeksu sistema ir naudoja ja projektuojamoje baz+je. Bet
- programuotojai, rašantys programas darbui su tokia baze, gali manyti, kad kitokia
- indeksu sistema yra geresn+. Taip gimsta konfiguracijos keitimo prašymas.
- 95
- Konfiguracijos keitimai gali buti labai paprasti ir gana sud+tingi. Tai
- priklauso nuo konfiguracijos prigimties ir ko tikimasi iš programin+s ar aparatin+s
- irangos. Taciau dažniausiai konfiguracijai pakeisti nereikia daug laiko (pakanka
- poros valandu), tod+l tai n+ra didel+ kliutis projektams. Nereik+tu pamiršti, kad kai
- kurie konfiguracijos keitimai reikalauja iš naujo pakrauti (reboot) sistema ir tod+l
- konfiguracijos keitimo rezultatai tampa prieinami tik po kažkurio laiko.
- 13.2. Kokyb?s kontrol?
- Kokyb+s klausimas dažnai susilaukia mažesnio d+mesio nei projekto
- apimties, biudžeto ar darbu grafiko kontrol+s klausimai. Taciau kokyb+s kontrol+s
- stoka gali skaudžiai atsiliepti projektui. Kokyb+s kontrol+ yra procesas, kurio metu
- stebima, ar projekto rezultatai atitinka nustatytu standartu reikalavimus, ar nereikia
- daryti atitinkamu keitimu, kad butu pašalintos neigiama poveiki kokybei darancios
- priežastys. Kokyb+s valdymo planas (žiur. 7 skyriu) yra specifiniu kontrol+s veiklu
- pagrindas.
- Kokyb+ kontroliuojama visa projekto vykdymo laika. Projekto darbu grafiko
- kontroliniai taškai žymi, kada turi buti gauti pagrindiniai rezultatai arba turi buti
- užbaigta projekto faz+. Kokyb+s tikrinimo priemon+mis ir budais isitikinama, ar
- gauti rezultatai yra tinkamo lygio. Kokyb+s tikrinimo veiklos yra svarbi projekto
- faz+s užbaigimo tvirtinimo dalis.
- Tarp ivairiu projekto darbu rezultatu kokyb+s sekimo budu bene labiausiai
- išsiskiria tikrinimas (testavimas). Patikrinus kokybe galimi tokie tolesni žingsniai
- projekte: užduoties atlikimas iš naujo, keitimu darymas, rezultatu pri+mimas,
- nežiurint, kad yra defektu.
- Tikrinimas (testavimas)
- IT projektuose tikrinimas dažniausiai vadinamas testavimu.
- Testavimui atlikti paprastai reikia laiko. Testavimas yra ikyrus darbas.
- Kažkoks modulis leidžiamas dar ir dar karta, jo darbas tikrinamas ivairiais
- požiuriais.
- IT projektams bendros yra šios testavimu rušys:
- Modulio testavimas.
- Moduliu rinkinio (unit) testavimas. Tai, pvz., algoritmu rinkinys kažkokio tipo
- uždaviniams spresti: piešti grafikams, apdoroti vaizdams, spausdinti ataskaitoms, kt.
- Sistemos testavimas. Tai visos sistemos testavimas ir jis gali trukti ilgai.
- Tikrinamas funkcionalumas, veikimo greitis, tikslumas, saugumas, t. t.
- 96
- Tinkamumo vartotojams testavimas (UAT – User Acceptance Testing). Ta
- atlieka nedidelis vartotoju ratas kažkuri laika. Stebima, ar n+ra klaidu (bugs),
- greicio, loginiu ar apkrovos problemu. Sistema turi buti tokia, kokios tik+josi
- vartotojai.
- Tinkamumo imonei testavimas (FAT – Factory Acceptance Testing). Dideles
- sistemas testuoti yra geriausia tose vietose, kuriose jos buvo sukurtos. Pvz., oru
- prognoz+s radaru sistema, kuri buvo papildyta nauja aparatine ir programine iranga.
- Visa tai išbandoma pas kur+ja (pardav+ja) ir tik po to perkeliama i pirk+ju
- nurodomas vietas. Šitoki testavimo buda naudoja dideliu valstybiniu užsakymu
- vykdytojai.
- Tinkamumo konkreciai vietai testavimas(Site Acceptance Testing). Produktas
- testuojamas pristacius ji i pirk+jo nurodyta vieta. Pvz., anksciau tur+tas radaru
- sistemos pavyzdys. Nors ji buvo išbandyta kur+jo aplinkoje, taciau dar patikrinama,
- kaip sistema veikia pirk+jo aplinkoje.
- Testavimas visada yra svarbus IT projekto kokyb+s patvirtinimo žingsnis,
- taciau kai kuriais atvejais reikia dar daugiau tikrinimu.
- Geografiškai išsibarsciusi grup,. Projekto grup+ dažnai buna išsid+sciusi
- keliose vietose. Programin+ iranga gali susid+ti iš keleto moduliu, kuriuos kuria
- skirtingos programuotoju grup+s. Nors ryšys tarp grupiu ir yra geras, taciau
- betarpišku asmeniniu kontaktu nebuvimas gali padidinti skirtingo supratimo rizika,
- gali iššaukti skirtumus moduliuose, kas tur+tu itakos visam programu paketui.
- Tokiais atvejais reik+tu detalesnio kiekvieno modulio testavimo.
- Tiek,ju pristatomi produktai. Tiek+ju pristatomu produktu testavimas turi
- ypatinga reikšme. Ypatumas yra tame, kad testavimo budas ir laikas turi buti
- numatyti sandoryje. Tiek+jo pristatyto produkto ir visos likusios sistemos
- integruotasis testavimas duoda atsakyma, ar pristatytas produktas yra priimtinas.
- Tiek+jo produkto pri+mimas reiškia, kad jam už darba turi buti apmok+ta. Taigi šiais
- testais turi buti patikrintas visu sandorio darbams keltu reikalavimu igyvendinimas.
- Nors testavimas yra dažniausiai naudojamas IT projektu kokyb+s kontrol+s
- budas, taciau jis n+ra vienintelis.
- Kiti kokyb?s kontrol?s budai ir priemon?s
- Pareto diagrama. Ji naudojama laike atsirandanciu problemu svarbai ir
- dažniui pavaizduoti. Pareto (Vilfredo Pareto) diagramos pagrindas yra vadinamoji
- 80/20 taisykl+. Šis mokslininkas pasteb+jo, kad 80% turto Italijoje priklauso 20% jos
- gyventoju. Šis principas buvo perkeltas i daugeli disciplinu (pvz., manoma, kad 80%
- projekto darbu padaro 20% darbuotoju). Taikant ši principa kokyb+s kontrol+je,
- 97
- sakoma, kad didžiosios projekto defektu dalies priežastis yra nedidelis problemu
- rinkinys. Pareto diagrama padeda atskirti, kurios problemos yra svarbiausios ir turi
- didžiausia poveiki projektui. Problemos atvaizduojamos staciakampiais, išd+stytais
- maž+jimo tvarka. Kuo problema dažnesn+, tuo didesnis staciakampis, ir jai išspresti
- tur+tu buti skiriama daugiau d+mesio (žiur. 13.1 pav.).
- Pareto diagramos tikslas yra dvejopas:
- - pavaizduoti defektu reliatyvia svarba;
- - nurodyti problemas, kurioms išspresti turi buti dedama daugiausia pastangu
- ir kurios daro didžiausia poveiki projektui.
- 13.1 pav. dažniausiai iškylancios problemos yra A ir B. Išsprendus vien tik jas
- butu atsikratyta 60-70% visu problemu. Tod+l joms tur+tu buti skiriamas pagrindinis
- d+mesys.
- Kontrolin,s diagramos yra naudojamos kontroliuojamo parametro
- svyravimams laike pavaizduoti. Jos dažniausiai naudojamos apdirbamojoje
- pramon+je. Tokiose diagramose svarbios yra vidutin+, viršutin+ ir apatin+ leistinos
- reikšm+s (žiur. 13.2 pav.). Pvz., reikia ištekinti tam tikro diametro detales. Realiai jos
- bus kažkiek didesn+s ar mažesn+s. Jei kontrolierius nustato, kad ju diametras yra
- tarp viršutin+s ir apatin+s leistinu ribu, tokios detal+s yra tinkamos. Geriausia, kai ju
- diametras buna artimas vidutinei reikšmei.
- Statistin, atranka. Jeigu jus turite daugelio darbu rezultatus (pvz., daug
- ištekintu detaliu), visu ju tinkamumui ivertinti reik+tu atlikti daug matavimu. Tai
- užimtu daug laiko ir butu brangu. Pasitelkus statistin+s atrankos metoda, atsitiktinai
- paimami tik keliu darbu rezultatai, jie išmatuojami ir sprendžiama apie visu darbu
- rezultatu (visos detaliu partijos) kokybe.
- Problemos
- dažnumas
- 1000
- 750
- 500
- 250
- A B C D E problema
- Suvestinis
- procentas
- 100%
- 75%
- 50%
- 25%
- 13.1 pav. Pareto diagrama
- 98
- Projekto strukturin, (blokin,) schema ir proceso diagrama. Apie jas
- rašyta 7 skyriuje, nagrin+jant kokyb+s planavimo klausimus. Strukturine schema
- paprastai atvaizduojami saryšiai tarp ivairiu projekto elementu. Šitokia schema arba
- duomenu seku diagramu (DFD – Data Float Diagram) serijos padeda numatyti
- galimu problemu atsiradimo vieta ir laika. Tod+l tokios diagramos gali buti labai
- naudingos ir projekto rezultatu kontrol+s metu, nustatant problemos atsiradimo
- priežasti.
- Tendenciju analiz,. Tai matematiniai metodai, igalinantys prognozuoti
- defektu atsiradima, remiantis anksciau sukauptais rezultatais.
- Testavimas ar kitokie kontrol+s budai naudojami tam, kad nustatytume, ar
- nereikia imtis priemoniu prastos kokyb+s rezultatams pagerinti.
- Veiksmai kokyb?s neatitikimo atvejais
- Aptikus projekto rezultatu (tarpiniu ar galutiniu) kokyb+s neatitikimu,
- sprendžiama, kokiu veiksmu reik+tu imtis trukumams šalinti. Dažniausiai imamasi
- tokiu veiksmu: perdarymo, projekto vykdymo proceso pareguliavimo, susitaikymo su
- atsiradusia blogybe.
- Perdarymas. Tai bet kuri defektu šalinimo veikla. Pvz., patikrintame
- programin+s irangos modulyje aptikus neatitikimus, perrašoma jo programa.
- Perdarymams reikia laiko ir l+šu, tod+l gali tekti daryti projekto darbu grafiko
- ir biudžeto pakeitimus.
- Sprendimas d+l produkto perdarymo priklauso nuo aptikto defekto sunkumo
- ir jo itakos galimybei naudoti produkta. Apie defekta reik+tu informuoti sponsoriu,
- akcininkus, klientus ir itraukti juos i sprendimo pri+mima.
- Projekto vykdymo proceso pareguliavimas. Bet kurio proceso pareguliavimas
- gali atsiliepti visam projektui. Jeigu neaišku, ar proceso pareguliavimas palies tik
- nedidele darbuotoju grupele ir netur+s platesniu pasekmiu, geriausia išanalizuoti
- proceso pareguliavimo pasekmes ir gauti formalu leidima daryti tai.
- 5,06
- 5,00
- 4,94
- Viršutin' riba
- Vidutin' reikšm'
- Apatin' riba
- 13.2 pav. Kontrolin+ diagrama
- 99
- Susitaikymas su atsiradusia blogybe. Jei projekte sukurto produkto išleidimas
- numatytu laiku yra daug svarbesnis už neatitikimu ištaisyma, tuomet tenka sutikti
- su žemesne produkto kokybe. Neištaisytu trukumu (defektu) bendroji itaka turi buti
- išanalizuota, su tuo turi buti supažindinami projekto akcininkai ir gautas ju
- sutikimas išleisti ne visai kokybiška produkta. V+liau pasteb+ti produkto trukumai
- bus šalinami, leidžiant patobulinimus (upgrade).
- Dar vienas svarbus kokyb+s kontrol+s aspektas yra dokumentu kokyb+.
- Dokumentu kokyb?
- IT projektuose sukuriami techninio ir netechninio pobudžio dokumentai. Ju
- kokybe (turiniu, kalbos taisyklingumu, aiškumu, kt.) taip pat turi buti rupinamasi.
- Tai produkto dokumentai vartotojams, vartotoju mokymo medžiaga, pagalbos
- teikimo (help-desk) medžiaga, dokumentai priežiuros grup+ms.
- Dokumentai vartotojams. Tai instrukcijos, kt.
- Vartotoju mokymo medžiaga.
- Pagalbos teikimo (help-desk) medžiaga. Projekto vykdytojai dažnai
- pasirupina, kad butu sukurta grup+ žmoniu, kurie vartotojams teiktu konsultacijas,
- pagalba neaiškumu atvejais, dirbant su projekte išleistu produktu.
- Dokumentai priežiuros grup,ms. Prie projekto rezultatu kokyb+s prisideda
- tikslus ir patogus dokumentai sukurto produkto prižiur+tojams.
- Serveriu administratoriai turi žinoti, kokia itaka serveriams gali tur+ti naujai
- idiegtas produktas. Tas pat taikytina ir asmeniniu kompiuteriu (PC) prižiur+tojams,
- nes idiegta nauja sistema gali tur+ti poveiki ir klientu kompiuteriams. Tod+l tur+tu
- buti parengti atitinkami dokumentai priežiuros klausimais.
- Projekte sukurto produkto priežiuros dokumentu taip pat gali reik+ti
- duomenu baziu administratoriams, kompiuteriu tinklo ir kitiems specialistams.
- 13.3. IT projektu kokyb?s kontrol?
- IT projektuose kokyb+s kontrol+ pradedama žiurint:
- - ar laikomasi gerai žinomu ir placiai paplitusiu standartu;
- - ar projekto pradžioje sukurta tokia aplinka (teisin+, organizacin+,
- technologin+), kuri garantuotu s+kme.
- Pasirengimui spresti min+tus klausimus projekto grup+ sugaišta daug laiko.
- Tam reikia supirkti ivairius dalykus ir buti pasišventusiems projektui.
- Panagrin+kime kiekviena iš šiu klausimu atskirai.
- 100
- Standartai
- IT imon+s, kurios laikosi standartu, pasiekia geresniu rezultatu. Pvz., kuriant
- programine iranga laikomasi tokiu standartu:
- - naujos programos rašomos taip, kad joms leisti pakaktu XML naršyl+s;
- - naujose programose naudojamos Web funkcijos, kaip J2EE, o ne lokalios;
- - naujose programose perduodant duomenis klientui naudojamas SOAP
- (Simple Object Access Protocol) protokolas (prisiminkime, kad tai OSI modelio
- transporto lygmens standartu rinkinys).
- Min+ti standartai greiciausiai n+ra visa apimantys, ir IT imon+ gali jais
- nesivadovauti. Bet sutikime, kad jie yra pagrindiniai, daugumai suprantami, remiasi
- visuotinai pripažintais protokolais kaip rišamaja medžiaga. Diegiant šiuos
- standartus igyjamas tvirtas pagrindas naujai programinei irangai kontroliuoti
- placiame vartotoju rate.
- IT projektu vadovai tur+tu sukviesti visus akcininkus ir išsiaiškinti, ar visiems
- priimtini standartai, kuriuos numatoma diegti. Tai gal+tu buti šie standartai:
- - dokumentai, kaip turi buti irengiami serveriai;
- - darbo vietu irengimo standartai, apimantys operacine sistema, kontoros
- automatine iranga, naršykles, valdymo pulto (panel) nustatymus, kt.;
- - programin+s irangos kurimo standartai;
- - kompiuteriu tinklo irengimo standartai, iskaitant tinklo veikimo protokolus.
- Standartu organizacijos
- Standartu organizacijos rengia pacius ivairiausius standartus. Viena iš ju yra
- Tarptautin+ standartu organizacija (ISO – International Standards Organization).
- Kokyb+s kontrolei imon+s naudoja ISO 9000 standarta. Kadangi ISO 9000 yra
- didelis standartas, tikriausiai internete galima po truputi surinkti informacija apie ji
- bei kaip gimsta ISO standartai ir kokie standartai yra prieinami.
- DMTF (Distributed Management Task Force) standartu organizacija rengia
- sistemu valdymo budu ir sasaju standartus. Pvz., Microsoft savo leidžiamuose
- Windows naudoja WBEM (Web-Based Enterprise Management) standarta, kuri yra
- parengusi min+ta standartu organizacija.
- IEEE (Institute of Electronic and Electric Engineers) yra parengusi placiai
- žinomus tinklu protokolus (protokolas – tai standartu rinkinys). Pvz., IEEE 802.11
- yra bevielio vietinio tinklo (WLAN) standartas.
- ITIL (Information Technology Infrastructure Library) yra dar viena naudinga ir
- idomi standartu organizacija, kuri specializuojasi darbin+s aplinkos (serveriu, tinklo
- infrastrukturos, mainfreim‘u, kt.) valdymo gerinimu srityje. ITIL organizacijai
- 101
- priskiriamas posakis, kad visu pirma reikia suprasti verslo procesus ir tik po to
- taikyti technologijas.
- ANSI (American National Standards Institute) – tai standartu organizacija,
- kuri projektu valdymo kontekste idomi tuo, kad Guide to the PMBOK yra jos
- standartas.
- Standartu organizacijos yra id+je daug pastangu kurdamos standartus, kad
- skaiciavimu sistemos gal+tu sklandžiai saveikauti tarpusavyje. Projektu vadovai
- tur+tu žinoti standartus ir laikytis ju.
- Projektu valdymo kokyb?s gerinimas
- Yra daug budu projektu kokybei gerinti. Visu pirma reik+tu ivertinti savo
- organizacijos galimybes vykdyti projektus aukštu lygiu. Tam gal+tu pasitarnauti
- CMM (Capability Maturity Model) modelis [CMM].
- CMM modelyje skiriami penki organizaciju gebjimo lygiai, kur aukštesnieji
- yra paremti žemesniaisiais. Dauguma organizaciju pirmuosius savo projektus atlieka
- žemiausiu, 1-uoju gebjimu lygiu. Šie penki gebjimu (igudžiu) lygiai CMM
- modelyje charakterizuojami taip:
- 1 lygis – pradinis (initial). Šis gebjimu lygis rodo, kad kiekvienas projektas
- organizacijoje vykdomas kaip specialus vienkartinis procesas. Dažnai tai daroma
- chaotiškai, neorganizuotai, neturint jokiu formaliu planu ar taisykliu. Veiklos yra
- neapibržtos ir nekontroliuojamos.
- 2 lygis – kartojamasis (repeatable). Organizacijoje yra numatyta tam tikra
- projektu vykdymo tvarka, padedanti vertinti kaina, rengti darbu grafika, vertinti
- rezultatus. Taciau tvarka dar yra tobulintina, todl kiekviename naujame projekte
- daromi žingsniai projektu vykdymui gerinti.
- 3 lygis – apibržtasis (defined). Projektu vykdymo procesas yra apibržtas ir
- standartizuotas. Visi projektai organizacijoje atliekami nustatyta tvarka, naudojami
- standartiniai dokumentai, reikalavimai, tvirtinimai ir kiti veiksmai projekto
- rezultatams pasiekti. Taciau informacija apie nustatytos tvarkos ir atliekamu veiklu
- efektyvuma nra renkama.
- 4 lygis – kiekybiškasis (quantitative, managed). Projekto vykdymo metu
- organizacija renka ivairius rodiklius. Projektas yra valdomas stebint kiekybinius ir
- kokybinius rodiklius. Veiklos yra ne tik apibržtos, bet ir ju efektyvumas
- kontroliuojamas naudojant ivairius rodiklius.
- 5 lygis – opimizuojantysis (optimizing). Projektu vykdymo procesas yra
- nuolatos tobulinamas, išnaudojant matuojamus kiekybinius rodiklius kaip grižtamaji
- ryši.
- 102
- Bet kokiu IT technologiju diegimo skm priklauso nuo projekta vykdancios
- IT organizacijos gebjimo greitai ir protingai diegti projektu valdymo metodologijas
- ir nuosekliai laikytis ju. Tik suprasdami savo organizacijos galimybes imtis projektu
- gerinimo veiksmu, diegti placiai žinomus standartus, galime tiktis projektu
- ivykdymo reikiamu kokybs lygiu.
- 13.4. Rizikos valdymo kontrol?
- Projekto planavimo fazje buvo ivardinti rizikos veiksniai (nepageidaujami
- ivykiai, pvz., sumažjo finansavimas, sugedo iranga, iš darbo išjo žmogus, kt.) ir
- parengtas reagavimo i juos planas. Rizikos valdymas – tai procesas, kurio metu
- atliekami reakcijos i rizikos veiksnius veiksmai. Šis procesas nra vien plane
- ivardintu rizikos veiksniu stebsena. Jo metu taip pat vertinamas atliekamu
- reakcijos veiksmu efektyvumas.
- Rizikos valdymas apima ir nauju rizikos veiksniu ivardijima, kurie gali
- atsirasti bet kuriuo projekto vykdymo metu. Nepaisant rizikos veiksniu ivardijimo
- detalumo pradiniame plane, pasikeitusios projekto salygos, verslo pokyciai ir kiti
- projekto plano komponentu keitimai gali sukelti naujus rizikos veiksnius, i kuriuos
- taip pat turtu buti atsižvelgiama.
- Rizikos valdymas turi glaudu ryši su projekte iškylanciu problemu valdymu.
- Iškilusios problemos turi buti sprendžiamos, vertinama ju sprendimo eiga, keliamos
- naujos problemos.
- Rizikos valdymo nagrinjima pradkime nuo reakcijos i projekto plane
- numatytus rizikos veiksnius rezultatu.
- Reakcijos i rizikos veiksnius rezultatu valdymas
- Rizikos planavimo metu buvo ivardinti projekto rizikos veiksniai ir, remiantis
- ju pasirodymo tikimybe ir galimo poveikio projektui laipsniu, surikiuoti prioriteto
- tvarka. Reakcijos i kiekviena didesnio prioriteto rizikos veiksni plane buvo numatyti
- veiksmai, kurie pad+tu sumažinti rizikos veiksnio itaka projektui.
- Prevencin+s (apsisaugojimo) priemon+s. Rizikos veiksniams, kuriu galima
- butu išvengti ar sušvelninti ju itaka projektui, valdyti yra specifiniai budai, kaip,
- pvz., nauju užduociu itraukimas i darbu grafika.
- Tokiais atvejais tur+tu buti atliekami plane numatyti veiksmai ir vertinama,
- kaip tie veiksmai padeda pašalinti arba sumažinti rizikos veiksnio itaka projektui.
- Jei atliekami veiksmai nesumažina rizikos, reik+tu peržiur+ti reakcijos i rizikos
- veiksni buda ir arba prisiimti rizika, arba imtis naujo reakcijos budo.
- Peržiurint veiksmus (reakcijos buda), kurie neduoda laukiamu rezultatu,
- butina isitikinti ar rizikos veiksnys n+ra pakites d+l kokiu nors aplinkybiu. Jei
- 103
- pastebite, kad turite reikala su pakitusiu rizikos veiksniu, gali reik+ti visai kitokio
- reakcijos i ji budo.
- Veiksmai nenumatytais atvejais. Kai susiduriama su projekto plane
- nenumatytais atvejais, naudojamas kitoks reakcijos i rizikos veiksnius budas. Tokiais
- atvejais ir rizika yra valdoma kitaip. Rizikos planas nenumatytiems atvejams
- pradedamas naudoti tik tada, kai iš tikro atsitinka nepageidaujamas ivykis (pasikeit+
- istatymai, ivyko streikas, kt.). Tuomet susiduriama su rizikos suk+l+jais (risk trigger),
- kas signalizuoja apie art+janti pavoju projektui.
- Projekto eigoje reikia buti pasirengusiems bet kokiems pavojaus signalams
- apie rizikos veiksniu ar rizikos suk+l+ju pasikeitimus. Reakcijos i rizika,
- atsirandancia d+l nenumatytu priežasciu, veiksmu plano sudarymo pagrindin+
- s+km+ slypi žinojime (neignoravime), kad gali atsirasti ir nauji rizikos veiksniai.
- Nauju rizikos veiksniu ivardijimas
- Reakcijos i rizika planas pl+tojamas visa projekto laika. Kai kurie planavimo
- metu ivardinti rizikos veiksniai nepasireiškia (neivyksta), taciau gali atsirasti nauju,
- kuriu n+ra pradiniame projekto plane. Kai projektas baigiamas, ateiciai tur+tume
- gerai isid+m+ti kiekviena naujai atsiradusi neplanuota rizikos veiksni.
- Nauji rizikos veiksniai gali tur+ti itakos saraše išd+stytu rizikos veiksniu
- prioritetu tvarkai. Nauju rizikos veiksniu pasirodymo tikimyb+ ir itakos projektui
- lygis gali buti aukštesnis už anksciau ivardintus rizikos veiksnius. Projekto plano
- pakeitimai taip gali pareikalauti keisti rizikos veiksniu prioritetus. Pvz., projekto
- eigoje gali tekti keisti kritini darbu kelia, kas savo ruožtu gali pareikalauti
- neatid+liotino kai kuriu rizikos veiksniu prioriteto keitimo.
- Kai daromi veiksmu, plane numatytu atlikti reaguojant i rizika, pakeitimai
- arba ivardijami nauji rizikos veiksniai, gali iškilti butinumas keisti ir visa projekto
- plana. Reakcijos i rizika veiksmai gali apimti projekto apimties, darbu grafiko ir
- biudžeto keitima. Tokiu atveju reakcijos i rizika keitimo procedura turi buti panaši,
- kaip ir darant kitokius projekto pakeitimus.
- Problemu registravimo žurnalas yra kitas svarbus dokumentas, kuris projekto
- b+gyje turi buti tvarkomas ir atnaujinamas.
- Problemu sprendimo valdymas
- Problemu sprendimo eigos valdymas yra labai panašus i rizikos valdyma, nes
- taip pat turi buti imamasi atitinkamu veiksmu. Nerupestingas problemu sarašo
- tvarkymas (iškilusiu problemu itraukimas, atsakingo asmens nurodymas, atžymos
- apie išsprestas problemas, kt.) gali atvesti prie nauju problemu atsiradimo kiekviena
- savaite arba kad problemos iš viso nebus išsprestos.
- 104
- Aptariant problemas projekto grup+s susirinkimuose, reik+tu išsiaiškinti, kaip
- sekasi už problemu išsprendima atsakingiems asmenims. Kartais problemos lieka
- neišsprestos savaites ar net m+nesius. Tod+l saraše visada reik+tu registruoti
- problemos sprendimo plana ir numatoma išsprendimo data. Jei problema
- sprendžiama l+tai, galbut už ja atsakingam asmeniui reikia pagalbos arba jis
- nesupranta problemos. D+l to gali tekti netgi kreiptis i sponsoriu, kad pad+tu iveikti
- kliutis.
- Visas problemas reik+tu išspresti kaip galima greiciau, taciau kai kuriais
- atvejais problemos gali buti sprendžiamos ju prioriteto tvarka. Problemu prioritetui
- nustatyti gali buti naudojami tie patys budai, kurie buvo naudoti planuojant rizika.
- Jeigu keletui problemu spesti reikalingi tie patys žmon+s, peržiur+kime problemu
- poveikio projektui dydi, problemu prioritetus ir tik tada nutarkime, kurios imsim+s
- visu pirma.
- Projektas pavojuje
- Kartais projekto grup+s nariu reakcijos i rizika veiksmai ar problemu
- sprendimo veiksmai gali vesti link projekto sužlugdymo. Jeigu jie neduoda norimu
- rezultatu arba atsiranda nauji, sunkiai suvaldomi rizikos veiksniai, reikia kreiptis i
- sponsoriu ir tartis, ka gi reik+tu daryti.
- Kreipimasis i sponsoriu d+l pagalbos projekto problemoms spresti yra
- delikatus reikalas. Projektu vadovai nenori užsitarnauti panikuotojo reputacijos, vos
- tik iškyla problema ir nesiseka išspresti jos griežtais sprendimais. Kita vertus, jei
- padar+te viska, ka jus galite, ir matote, kad reikalai neger+ja, nedelskite ir kreipkit+s
- i sponsoriu. Laiku neinformavus apie projekto sunkia pad+ti, sponsorius taip pat gali
- nebetur+ti galimybiu pagelb+ti.
- Prieš einant pas sponsoriu butina pasirengti aiškiai išd+styti problema ar
- rizika, veiksmus, kuriu +m+t+s, ir jeigu toliau niekas nesikeis, kokia itaka tai tur+s
- projektui. Pokalbis su sponsoriumi turi buti trumpas, aukšto lygio. Jam n+ra butina
- žinoti visu smulkiu žingsniu.
- Reik+tu prašyti, kad sponsorius imtusi specifiniu veiksmu. Jeigu turite
- problemu su jusu organizacijos kažkuriuo kitu departamentu ir reikalingas
- atitinkamo lygio sprendimas, informuokite sponsoriu apie tai ir ko jums reikia, kad
- projektas grižtu i normalias v+žes.
- Kartais pakeisti situacijos buna neimanoma. Gal but d+l nauju teis+s aktu jusu
- projekto pagrindin+s prielaidos tapo negaliojancios arba nauja organizacijos
- vadovyb+ pasirinko strategija, kuri nebepateisina jusu projekto. Tokiais atvejais
- reik+tu rekomenduoti sponsoriui nutraukti projekta.
- 105
- 13.5. Projekto eigos kontrol?
- Projekto eigoje kontrol+ padeda atskleisti daug svarbios informacijos, kuri
- rupi ir akcininkams. Darbu ataskaitose atspindima esama projekto pad+tis ir
- prognoz+s d+l projekto apimties, darbu grafiko, biudžeto ir kokyb+s. Rizika ir
- projektui pavoju keliancios problemos turi buti žinomos ir akcininkams.
- Darbu eigos rezultatai turi buti platinami akcininkams laikantis planavimo
- faz+je parengto komunikaciju plano. Ataskaitose turi buti informacija apie nuveiktus
- darbus iki tam tikro laiko ir kas dar liko padaryti.
- Informacijai apie projekto eiga rinkti yra nemažai analitiniu priemoniu.
- Darbu ataskaitu rengimas (budai, priemon?s)
- Darbu ataskaitose tur+tu buti daugiau specifin+ informacija, o ne vien tik
- konstatavimas, ar n+ra nukrypimu nuo planuotos projekto apimties, darbu grafiko ar
- biudžeto. Nukrypimai gali tur+ti labai ivairu poveiki visam projektui. Tod+l dalis
- ataskaitos turi buti skiriama problemu analizei ir ju itakos projektui ivertinimui.
- Nukrypimu nuo projekto plano poveikio dydžiui ivertinti naudojami šie budai:
- nukrypimu analiz+, tendenciju analiz+, viso projekto kainos vertinimas, atliktu
- darbu kainos (earned value) vertinimas.
- Nukrypimu analiz+ – tai einamuju projekto rezultatu palyginimas su projekto
- plane numatytais rezultatais. Ji dažniausiai naudojama projekto darbu grafikui ir
- biudžetui.
- Projektu valdymo tikslams skirta programin+ iranga dažniausiai turi funkcija
- projekto eigos nukrypimams nuo planuoto darbu grafiko sekti. Ji igalina
- apskaiciuoti nauja galutini projekto ivykdymo termina, jei v+luojama atlikti
- kažkuriuos darbus.
- Projekto biudžeto ataskaitose palyginamos atitinkamo laikotarpio pradiniame
- taške numatytos l+šos ir iš tikro padarytos išlaidos.
- Kiekybiškai nukrypimo dydis ataskaitoje gali buti nurodomas procentais, pvz.,
- kad atlikta 50% numatytu darbu ir išleista 35% numatytu l+šu. Negerai, kai darbai
- padaromi laiku, bet išleidžiama daugiau l+šu nei buvo numatyta. Taciau yra visiškai
- blogai, kai darbai nepadaromi laiku ir išleidžiama daugiau l+šu nei numatyta.
- Tendenciju analiz+. Jau nuveikti darbai gali inešti aiškumo, ko galima tik+tis
- atliekant busimus darbus. Tendenciju analiz+ yra pagrista matematiniais
- skaiciavimais ir naudojama prognozuoti, ar darbu atlikimas ger+s ar blog+s.
- Viso projekto kainos vertinimas. Kadangi projekto eigoje rengiamos biudžeto
- ataskaitos, iš jusu gali buti prašoma pateikti prognozuojama viso projekto kaina.
- 106
- Atlikus dali projekto darbu ir igijus patirties, atsiranda galimyb+ tiksliau ivertinti
- viso projekto kaina, nei projekto pradžioje. Viso projekto kainos ivertis (EAC –
- estimate at completion) duotu projekto momentu gaunamas remiantis jau atliktu ir
- likusiu darbu informacija. Kad geriau suprastume toki prognozavima, pravartu žinoti
- dar keleta savoku:
- - iki duoto momento projekte padarytos išlaidos (AC – actual cost);
- - nuo duoto momento likusiu projekto darbu prognozuojama kaina (ETC –
- estimate to compleat);
- - projekto pradžioje gautas viso projekto kainos ivertis (BAC – Budget at
- completion);
- EAC = AC + ETC
- Skirtumas tarp EAC ir BAC yra duotu momentu prognozuojamo biudžeto
- dydžio nukrypimas nuo planuoto biudžeto.
- Atliktu darbu kainos vertinimas. Tai susije su ivairiu finansiniu rodikliu
- tvarkymu, pvz., kainu nukrypimai ir indeksai (realios ir planuotos kainu santykis),
- nukrypimu nuo darbu grafiko finansinis vertinimas, kt.
- Akcininku valdymas
- Projektu valdymo metu kartais tenka priimti sunkius sprendimus d+l tolesn+s
- projekto eigos. Projekto vadovas yra atsakingas ne tik už projekto eigos nukrypimu
- nuo plano pobudžio, bet ir už nukrypimu poveikio projektui ir rekomendaciju, ka
- reik+tu daryti, išplatinima akcininkams. Gali tekti daryti kompromisus, norint
- rezultatyviai užbaigti projekta. Kai kuriais atvejais nelieka prasm+s testi projekta, ir
- d+l jo nutraukimo gali reik+ti oficialaus akcininku sutikimo.
- Pranešimas apie projekto nukrypimus. Analizuojant projekto eiga butina
- informuoti akcininkus apie bet kokius nukrypimus, kurie gali tur+ti itakos projekto
- rezultatams. Projekto stoviui pristatyti jus galite rengti papildomas diagramas ar
- lenteles, kas pad+tu aiškiau pristatyti jusu analiz+s rezultatus. Kai kurios diagramos
- ir ataskaitos gali buti parengtos naudojant projektu valdymui skirta programine
- iranga, pvz., Microsoft Project.
- Kompromisu valdymas. Prisiminkime, kad visi projektai turi apimties, darbu
- grafiko, kainos ir kokyb+s apribojimus. Jei kuris nors iš ju yra keiciamas projekto
- eigoje, tai kaip minimum tenka keisti dar viena iš likusiu triju. Keitimus tenka daryti
- beveik visuose projektuose.
- Jei keiciamas bent vienas projekto apribojimas, projekto vadovas turi ieškoti
- kompromiso su akcininkais. Pažiur+kime, kaip vienos srities keitimai itakoja kitas
- sritis.
- 107
- Kompromisas d,l projekto apimties. Prašymai keisti projekto apimti yra vieni iš
- lengvesniu, nes šiu keitimu valdymo procesas yra susijes su keitimo poveikio
- projektui analize ir reikalauja akcininku patvirtinimo.
- Jei patvirtintam projektui keliami nauji papildomi reikalavimai, tur+tu buti
- nurodomos ir reikiamos papildomos l+šos ir laikas tiems reikalavimams igyvendinti.
- Tam gali reik+ti ir papildomu ištekliu ar didesn+s projekto grup+s. Akcininkai
- dažnai reiškia nora, kad tie papildomi reikalavimai butu igyvendinti per anksciau
- suplanuota projekto laika ir už buvusia projekto kaina. Tod+l jiems reik+tu
- paaiškinti, kad daugiau darbu padaryti per toki pat laika ir už tokia pat kaina galima
- tik darbu kokyb+s saskaita, trumpinant arba iš viso atsisakant darbu rezultatu
- testavimo.
- Iškilus butinybei keisti projekto apimti, reik+tu ieškoti akcininkams priimtinu
- alternatyviu sprendimu. Jei nauji reikalavimai negali buti igyvendinti nekeiciant
- darbu grafiko, tai gal juos galima butu igyvendinti ateityje, naujinant (upgrade)
- projekte sukurta produkta. Galbut yra ir kiti keliai papildomiems reikalavimams
- igyvendinti, tod+l visada reik+tu išklausin+ti akcininkus, kad išsiaiškintume, ko jie
- siekia prašydami keisti projekto apimti.
- Kompromisas d,l darbu grafiko. Darbu atlikimo v+lavimo priežastys gali buti
- ivairios nelaim+s, irangos gedimai, padarytos klaidos. Tod+l ypac svarbu gerai žinoti
- darbu grafiko svarba jusu projektui. Tarkime, jus esate nustatytos apimties ir
- biudžeto 10 m+nesiu trukm+s projekto vadovas ir prašote akcininku atid+ti projekto
- baigimo termina 3 savait+mis. Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti kaip pagristas
- prašymas, nes visi žino, kad projekto planavimo faz+je nustatoma tik apytikr+
- projekto trukm+. Daugeliu atveju logiškiau butu atid+ti baigimo termina, nei didinti
- projekto sužlugdymo rizika d+l skub+jimo. Taciau jeigu buvo numatytas privalomas
- projekto užbaigimo terminas, tokia rekomendacija gali sumažinti pasitik+jima jusu
- organizacija, gali užtraukti baudas arba teisines sankcijas. Tod+l visada, prieš
- rekomenduojant atid+ti projekto pabaigos termina, reikia but pasv+rus, kas yra
- geriau.
- Jeigu jus atsiliekate nuo darbu grafiko ir nematote perspektyvaus budo, kaip
- gal+tum+te išbristi iš šios b+dos turimais ištekliais, informuokite akcininkus apie
- susidariusia pad+ti. Laikant, kad projekto užbaigimas laiku turi aukšciausia
- prioriteta, jus turite ivertinti, kaip galima butu ta padaryti. Jei rupesti kelia
- nepakankami ištekliai, paaiškinkite tai akcininkams ir nurodykite reikiamas
- papildomas l+šas ištekliams padidinti. Jei ištekliu didinimas nepadeda laiku baigti
- 108
- projekto arba n+ra garantiju d+l l+šu padidinimo, reikia buti pasirengusiems aptarti,
- kokiu projekte kuriamo produkto funkciju galima butu atsisakyti.
- Kartais gali buti neimanoma laiku baigti projekta. Jeigu pradiniai
- reikalavimai nebuvo aiškus arba reikiami elementai buvo praleisti, išsiaiškinus tai
- gali pasirodyti, kad projektas yra daug sud+tingesnis nei buvo tik+tasi. Darbai gali
- buti pagreitinti sumažinus kuriamo produkto funkcionaluma, kai d+l to nereikia
- kartoti anksciau atliktu darbu. Jeigu ir tai nepadeda išvengti darbu grafiko
- pažeidimo, o projektas vis dar išlieka gyvybingas, jus turite buti tikri, kad atid+tame
- projekto užbaigimo termine yra ivertinti visi daryti projekto plano pakeitimai.
- Kompromisas d,l išlaidu. Išlaidu viršijimo priežastis gali buti netiksli samata,
- darbu grafiko v+lavimai, projekto apimties nukrypimai, biudžeto kritiniu straipsniu
- nepaisymas. Kadangi išlaidos daromos ivairiose srityse, butina steb+ti, kad butu
- mokama tik už atliktus darbus. Jeigu pagal biudžeto plana kažkuriame projekto
- etape išleidžiate daugiau l+šu nei buvo atlikta darbu, galite tur+ti rimtu problemu.
- Jeigu reikalaujama griežtai laikytis nustatyto biudžeto, o jus matote, kad
- išlaidu viršijimas yra neišvengiamas, atsiradusiam skirtumui panaikinti tenka
- siaurinti (mažinti) projekta. Geriausias budas padaryti tai yra susitikti su akcininkais
- ir sponsoriumi ir prašyti leidimo sumažinti projekto apimti tiek, kad nebutu viršytas
- biudžetas.
- Sponsorius ar akcininkai gali reikalauti išlaikyti senaja projekto apimti, o kad
- biudžetas nebutu viršytas išlaidas taupyti trumpinant ar atsisakant testavimo darbu,
- t. y. kuriamo produkto kokyb+s saskaita. Galimi produkto defektai ateityje bus
- šalinami atliekant naujinimus (upgrade).
- Kompromisu darymas (bendru sutarimu ieškojimas) ne visada padeda. Jei
- nerandama protingos alternatyvos, reik+tu rekomenduoti nutraukti projekta.
- Projekto nutraukimas. Kai kuriais atvejais projekto nutraukimas gali buti
- geriausias sprendimas, kai nukrypstama nuo plano. Esant nepakankamam
- finansavimui ar trukstant darbuotoju geriau nutraukti projekta, nei testi ji ir patirti
- fiasko. Jei projektas buvo patvirtintas neturint tinkamai parengto plano, gali
- susidaryti situacijos, kurioms išvengti n+ra tinkamu sprendimu. Taip gali atsitikti d+l
- dažno reikalavimu keitimo arba kai akcininku lukesciai nebuna suderinti su
- projekto planu. Tokiais atvejais reik+tu klausti sponsoriaus ir akcininku, ar yra
- prasm+ testi projekta. Galbut pasikeit+ verslo strategija, projekte reikia keisti daug
- ka ir tod+l der+tu ji nutraukti.
- Rekomendacija nutraukti projekta nereiškia, kad projekto vadovas yra
- netikes. Tai reiškia raginima sponsoriui ir akcininkams peržiur+ti pradinius projekto
- tikslus ir nuspresti, ar šis projektas vis dar turi prasme.
- 109
- 14. Projekto užbaigimas
- Projekto užbaigimas – tai formalus visu projekto arba projekto faz+s darbu
- nutraukimas, užbaigto produkto perdavimas kitiems arba nutraukto projekto
- baigimas. Pagrindiniai baigiamosios faz+s valdymo darbai yra šie: viso projekto
- užbaigimas ir sandoriu užbaigimai.
- Administracinis projekto užbaigimas
- Tai viso projekto arba projekto faz+s darbu užbaigimas.
- Ieities duomenys (inputs) Rezultatai (outputs)
- 1. Projekto valdymo planas.
- 2. Sandoriu dokumentai.
- 3. Imon+s aplinkos duomenys.
- 4. Imon+s organizaciniai dokumentai.
- 5. Informacija apie atliktus darbus.
- 6. Projekto rezultatai.
- 1. Atliktos administracin+s baigimo
- proceduros.
- 2. Atliktos sandoriu baigimo
- proceduros.
- 3. Galutinis projekto produktas.
- 4. Atnaujinti istaigos organizaciniai
- dokumentai.
- Sandoriu užbaigimas
- Tai kiekvieno sudaryto sandorio užbaigimas ir atsiskaitymas su vykdytoju.
- Ieities duomenys (inputs) Rezultatai (outputs)
- 1. Isigijimo (pirkimo) valdymo planas.
- 2. Sandorio valdymo planas.
- 3. Sandorio dokumentai.
- 4. Sandorio baigimo procedura.
- 1. Užbaigti sandoriai.
- 2. Atnaujinti istaigos organizaciniai
- dokumentai.
- Projekto baigimas taip lakoniškai yra aprašytas [PMBOK] šaltinyje.
- Apibudinkime projekto baigiamuosius darbus kiek smulkiau [HC04].
- 14.1. Projektu nutraukimo priežastys
- Projekto baigiamoji faz+ dažniausiai apima formalu projekto pri+mima. Taciau
- ne visi projektai buna s+kmingi. Ju baigimo (nutraukimo) priežastys gali buti
- ivairios:
- - rezultatu stoka. Projektas gali buti nutrauktas ar atid+tas neribotam laikui
- nelaukiant jo pabaigos. Projekta, kuris niekur neveda, jo vykdytojams gali buti
- sunku nutraukti, bet vadovyb+ turi imtis tokio žingsnio. Projektai, kurie atidedami
- 110
- d+l technologiju nebuvimo ar finansavimo trukumo, taip pat priklauso niekur
- nevedanciuju kategorijai;
- - nepatvirtintas projekto planas. Jei planas n+ra pagristas, naturalu, kad
- organizacijos vadovyb+ tokius projektus atmeta;
- - ištekliu stoka. Tai gali buti l+šu, aparaturos, žmoniu ar kitokiu dalyku
- trukumas. Tokia situacija gali susidaryti d+l netinkamu iverciu planavimo faz+je
- arba jusu projektui skirti ištekliai perkeliami kitam, aukštesni prioriteta turinciam
- projektui. Nežiurint ištekliu nepakankamumo priežasties, projekta tenka nutraukti.
- 14.2. Sandoriu užbaigimas
- Kai tiek+jas baigia kuri nors jusu projekto darbu etapa, reikia užbaigti sandori
- su juo. Sandorio užbaigimas – tai sandorio salygu ivykdymas ir gautu rezultatu
- pri+mimo apiforminimas. Netgi jei sandorius tvarko organizacijos pirkimu
- departamentas, projekto vadovas turi pateikti jam informacija apie tiek+jo darbo
- rezultatu pri+mima. Tam turi buti patikrinta gautu rezultatu kokyb+. Reikalavimas
- tiek+jams pašalinti pasteb+tus trukumus netur+tu ju stebinti.
- Pirkimu departamentas turi išduoti tiek+jui oficialu rašta apie jo atliktu darbu
- pri+mima. Užbaigus sandori jus, kaip projekto vadovas jau nebetenkate ištekliu
- praleistiems darbams atlikti ar nepasteb+tiems defektams ištaisyti. Tod+l tiek+jo
- pristatomu rezultatu kokybe reikia kruopšciai patikrinti ir tik po to oficialiai su juo
- atsiskaityti.
- Visu užbaigtu sandoriu dokumentu kopijas reik+tu d+ti i archyva ir saugoti
- ateiciai.
- Ne visuose projektuose sudaromi sandoriai, tod+l su ju užbaigimu susiduria
- ne visu projektu vadovai. Taciau kiekvienam projektu vadovui tenka susidurti su
- administracin+mis viso projekto užbaigimo proceduromis.
- 14.3. Administraciniai projekto baigiamieji darbai
- Kai tik projektas baigiamas, kiekvienas projekto vadovas kaip galima greiciau
- dairosi naujo projekto. Taciau užbaigtam projektui reikia atlikti dar keleta svarbiu
- darbu. Tai atlikto projekto dokumentu surinkimas ir apibendrinimas (sutvarkymas),
- parašu surinkimas, suinteresuotu šaliu informavimas apie projekto baigti.
- Kai kurie administraciniai darbai yra nuobodus, taciau ju rezultatai, igyta
- patirtis gali praversti ateityje vykdant naujus projektus.
- Panagrin+kime keleta administraciniu darbu: projektu archyvo tvarkymas,
- formalus projekto rezultatu pri+mimas, visapusiška projekto peržiura (išmoktos
- 111
- pamokos), projekto rezultatu perdavimas vartotojams, projekto grup+s nariu
- atleidimas.
- Projektu archyvo tvarkymas
- Projekto eigoje jo priežiurai sukaupiama daug dokumentu. Ju nauda yra ta,
- kad jie gali praversti ateityje vykdant naujus projektus. Ivykdyto projekto planavimo
- dokumentai ir ju šablonai gali suteikti informacijos ir buti reikalingi vertinant naujo
- panašaus projekto kaina, darbu grafika.
- Projektu archyvo kurimo keliai yra ivairus. Kai kuriose organizacijose gali buti
- atskiros patalpos, kuriose, kaip mažose bibliotekose, laikomi projektu dokumentai,
- arba gali buti centralizuoti projektu archyvai. Prieš atiduodant savo projekto
- dokumentus i biblioteka ar archyva, reikia pasidom+ti, kaip dokumentai tur+tu buti
- sutvarkyti.
- Naturalu, kad plinta elektroniniai archyvai. Organizacijose gali buti serveriai,
- kur saugomi projektu dokumentai.
- Formalus projekto rezultatu pri?mimas
- Jei projekte, einant nuo vienos faz+s prie kitos, drauge su akcininkais buvo
- kruopšciai atliekamos gautu rezultatu peržiuros, tai galutiniu projekto rezultatu
- formalus pri+mimas netur+tu kelti dideliu rupesciu.
- Galutiniu projekto rezultatu peržiuros tikslas yra gauti akcininku pritarima ir
- parašus bei oficialiai paskelbti projekto pabaiga.
- Priklausomai nuo jusu organizacijoje esanciu taisykliu gali buti projekto
- užbaigimo dokumento specialus šablonas parašams surinkti. Projekto vadovas turi
- išsiaiškinti, kieno parašu reik+s. Vienu projektu baigimo dokumentuose gali reik+ti
- sponsoriaus ir akcininku parašu, o kitu – kiekvienos projekte dalyvavusios grup+s
- parašo.
- Formalaus pri+mimo metu butina išsiaiškinti visus neatsakytus klausimus ir
- problemas. Iš tokios peržiuros visi dalyviai turi skirstytis isitikine, kad projekto
- rezultatai atitinka keltus reikalavimus.
- Nors projekto eigoje akcininkai ir buvo informuojami d+l projekto plano
- keitimo, kai kurie dalyviai gali neprisiminti visu keitimu. Tod+l formalaus pri+mimo
- metu butina išsiaiškinti, ar visi vienodai supranta, ko nor+ta pasiekti projektu. Tai
- ypac svarbu, jei buvo atsisakyta kai kuriu reikalavimu ar funkciju, numatytu
- pradiniame projekto plane.
- Kartais akcininkai, projektui einant i pabaiga, prašo ji papildyti ivairiais
- dalykais. Jei projekto pabaiga butu atid+liojama, kol nebus padaryta viskas, ko jie
- nor+tu, dauguma projektu niekada nesibaigtu. Tod+l yra labai svarbu, kad projekto
- 112
- eigoje visiems prašomiems keitimams butu gautas patvirtinimas. Geriausia gynyba
- prieš prašymus papildyti projekta paskutine minute yra akcentavimas to, ko
- akcininkai pageidavo ir ka patvirtino projekto plane.
- Akcininkai taip pat nori žinoti, kuri grup+ yra atsakinga už sukurtos sistemos
- paleidima i darba. Apie tai rašoma truputi v+liau (žiur. Projekto rezultatu
- perdavimas vartotojams).
- Vienas iš paskutiniu projekto vadovo ir grup+s nariu baigiamuju darbu yra
- visapusiška projekto peržiura ir gautu pamoku isid+m+jimas.
- Visapusiška projekto peržiura (gautos pamokos)
- Projekto pabaigoje visapusiška projekto peržiura atlikti reik+tu tam, kad
- ivertintume, kas projekte buvo gerai ir kas sek+si prasciau. Šio proceso metu
- ivertinama kiekviena projekto faz+. Šios rušies peržiuros suteikia galimybe gerinti
- busimu projektu valdyma (prisiminkime CMM modelio brandos lygius). Užbaigto
- projekto vertinimas tur+tu pad+ti atskleisti dalykus, kuriu mes išmokome, kokias
- pamokas gavome. Galbut tai pad+s geriau valdyti kitus projektus.
- Jeigu jus buvote keleta sriciu apimancio (cross-functional) projekto vadovas,
- peržiuroje susidursite su techniniais ir netechniniais projekto komponentais. Keleta
- ivairiu sriciu (disciplinu) apimanciu projektu vadovavimas yra sud+tingas. Nors jus
- galbut labiau domina, kaip projekte buvo kuriama ir testuojama sistema, taciau
- informacija apie rinkodara ir pardavimus taip pat yra svarbi.
- Popierinio ar elektroninio pavidalo projekto dokumentai yra visapusiškos
- peržiuros duomenys. Apibendrinus juos, projektas ivertinamas ir parengiama
- ataskaita.
- Visapusiškos peržiuros metu nagrin+jamos:
- - planavimo pamokos.
- - organizacin,s pamokos.
- - projekto vykdymo pamokos.
- - projekto vadovavimo (directing) pamokos.
- - projekto kontrol,s (controlling) pamokos.
- - biudžeto tvarkymo pamokos.
- - projekto ivertinimas (teigiamos ir neigiamos pus,s).
- Projekto rezultatu perdavimas vartotojams (turnover)
- Pasibaigus projektui, sukurta sistema dažniausiai eksploatuoja ir prižiuri kiti
- žmon+s. Tod+l projekto grup+ turi perduoti ja busimiems vartotojams. Tai n+ra
- paprastas uždavinys.
- 113
- Dauguma sistemu turi vadinamasias pagalbos (help desk) funkcijas. Tod+l
- projekto darbu grafike turi buti numatyti darbai mokymo medžiagai parengti ir
- pagalbos grup+s nariams apmokyti. Pagalbos grup+ turi buti jau pasirengusi teikti
- paslaugas, kai sukurta sistema idiegiama pas naudotojus.
- Sukurtos sistemos naudotojams taip pat turi buti parengti sistemos priežiuros
- dokumentai ir irankiai. Ju atnaujinimas yra priežiuros grup+s nariu atsakomyb+.
- Sistemos priežiura – tai jos darbingumo išlaikymas visa jos naudojimo
- laikotarpi. Poreikiai modifikuoti sistema yra registruojami ir sekami, nustatoma
- siulomu pakeitimu itaka, keiciamos programos ir kiti sistemos elementai (pvz.,
- dokumentai), atliekamas testavimas, išleidžiamos naujos sistemos versijos. Taip pat
- naudotojai yra mokomi ir jiems teikiama kasdienin+ pagalba. Manoma, kad sistemu
- priežiura yra platesn+ veiklos sritis nei projektavimas.
- Prižiur+tojai gali pasimokyti iš projekto grup+s. Ju kontaktai tur+tu užsimegzti
- kiek galima anksciau ir tai gali sumažinti priežiurai prireiksianciu pastangu lygi.
- Kai kuriais atvejais projekto vykdytojai netur+tu buti verciami vykdyti užduociu,
- kurios sukeltu papildomus rupescius sistemos prižiur+tojams. Sistemos priežiurai
- turi buti sukurti atitinkami produktai, programos ar dokumentai, ir visa tai taip pat
- turi buti pl+tojama ir prižiurima sistemos gyvavimo kelyje.
- Projekto grup?s nariu atleidimas
- Dar projekto planavimo faz+s metu turi buti parengtas projekto vykdytoju
- valdymo planas. Jame numatomos darbuotoju atleidimo proceduros pasibaigus
- projektui.
- Bent m+nesi iki projekto pabaigos reik+tu prad+ti pokalbius su jusu
- organizacijos funkciniu padaliniu vadovais ir informuoti juos apie iš tu padaliniu
- projektui vykdyti paimtu darbuotoju tolesni likima: ar jie bus traukiami i nauja
- projekta, ar bus gražinami i funkcini padalini.
- Projekto grup+s nariai gali buti sunerime d+l savo ateities, ypac jei jie
- atleidžiami skirtingu projekto vykdymo metu. Tokiais atvejais reik+tu paaiškinti, kad
- užbaigus projekto darbus, d+l kuriu jie buvo itraukti i projekto grupe, jie bus
- atleidžiami. Kadangi jus turite laikytis darbo sutarties terminu ir žmogiškuju ištekliu
- taisykliu, suteikite projekto grup+s nariams kiek galima daugiau informacijos apie
- galima atleidimo data.
- 114
- Santrumpos
- AI - aparatin+ iranga;
- ADM - darbu išd+stymo vaizdavimas rodykl+mis (Arrow Diagramming
- Method); kitas vaizdavimo budas – PDM;
- AC - iki duoto momento projekte padarytos išlaidos (Actual Cost);
- BAC - projekto pradžioje gautas viso projekto kainos ivertis (Budget At
- Completion);
- CMM - organizacijos geb+jimu modelis (Capability Maturity Model);
- COCOMO - konstruktyvusis kainos modelis (COnstructive COst MOdel).
- CPM - kritinio kelio metodas (Critical Path Method);
- DB - duomenu baz+;
- DFD - duomenu seku diagrama (Data Float Diagram);
- EAC - viso projekto kainos ivertis duotu projekto momentu (Estimate At
- Completion);
- ETC - nuo duoto momento likusiu projekto darbu prognozuojama kaina
- (Estimate To Compleat);
- IT - informacin+s technologijos;
- PDM - darbu išd+stymo vaizdavimas diagrama (Precedence Diagramming
- Method); kitas vaizdavimo budas – ADM;
- PI - programin+ iranga;
- PMBOK - projektu valdymo žinynas (Project Management Body Of Knowledge).
- PMO - programu valdymo padalinys (Program Management Office);
- PS - programu sistema;
- RFP - kvietimus teikti pasiulymus (Request for Proposal;.
- SDLC - sistemu kurimo ciklas (System Development Life Cycle);
- SOW - sandoriu darbo užduotis (Statement Of Work);
- TQM - bendrasis kokyb+s valdymas (Total Quality Management);
- WBS - projekto darbu sarašas (Work Breakdown Structure).
- 115
- Šaltiniai
- [HC04] W. Heldman, L. Cram. PROJECT+Study guide. Wiley Publishing, Inc.,
- Indianapolis, Indiana, 434 p., 2004.
- [PMBOK] A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Third edition.
- 2004.
- kt.
Advertisement
Add Comment
Please, Sign In to add comment
Advertisement