anbei die Planung und Erklärung für die Akkreditierung zum BPT12.2.
Diese Erklärung soll natürlich zum einen die akute Planung für die
Akkreditierung darstellen, zum zweiten den vielen neuen Verwaltern eine
etwas ausführlichere Einführung gestatten, soll aber auch als kleine
"Anleitung" für die Akkreditierung eines Parteitags allgemein dienen
können.
Wer weiß wie das Spiel läuft, kann gleich zum letzten Punkt springen, da
dort die konkrete Planung für Neumünster beschrieben wird.
1.) Software:
Es gibt mehrere technischen Unterstützungen für die Akkreditierung. Eine
wurde extra für den BPT geschrieben und mittlerweile auf 3 BPTs
eingesetzt (von vielen Gründungen, LPTs etc. mal abgesehen).
Diese Software ist eine sehr sehr einfach gehaltene Lösungen in
PHP/MySQL/Javascript.
Die Lösung stellt Suchmasken zur Verfügung wodurch Mitglieder gesucht
werden können und dann Operationen ausgeführt werden können (z.B.
"bezahlen"/"akkreditieren" etc. pp..). Weiterhin gibt es automatische
Auswertungen (wie viele Leute haben bezahlt etc.).
Wichtig ist vielleicht noch anzumerken, dass die Akkrediteure
"namentlich" (also via Pseudonym) geführt werden, und dass Änderungen
auf sie zurückgeführt werden kann. Man kann also schauen wer wen wann
welchen Status zu welchem Ziel geändert hat.
Die Software steht unter einer BSD-artigen Lizenz und kann frei
verwendet werden. Habe leider gerade nicht den Link da und würde mich
freuen, wenn jemand den nach posten könnte.
Mehr. http://www.machmaldieaugenauf.de/2012/01/06/akk-took/
2.) Hardware:
Ein Server, der obige Lösung anbietet, muss bereitgestellt werden.
Natürlich vollverschlüsselt etc.. Dieser bietet die beiden Server (http
(mit php) und MySQL) an und ist die hauptsächliche Stelle für die
Akkreditierung. Weiterhin ist es ebenfalls möglich einen DHCP-Server
darüber zu betreiben was die Einrichtung der Clients einfacher
gestaltet.
Dahinter befindet sich ein Switch der obigen Rechner in ein LAN hängt.
Dahinter befinden sich die Clientrechner. Diese sind einfach Laptops die
an dem oben genannten Switch hängen und den Dienst nutzen sollen. Da wir
zum BPT recht viele Clients brauchen, müssen die von den z.B.
Akkrediteuren akquiriert werden. Damit da keine Daten wegkommen,
betreiben wir auf den Clients eine Gnu/Linux-Live-Distribution (im
allgemeinen Ubuntu da da die Treibersituation am besten ist).
Weiterhin soll hier erwähnt werden, dass uns prinzipiell die Möglichkeit
zur Verfügung steht, BarCode-Scanner (auf den Mitgliedsausweisen sind
Barcodes die die Mitgliedsnummer codieren) einzusetzen. Dies wird von
der von uns eingesetzten Software unterstützt.
Nachdem die Akkreditierung abgeschlossen ist, werden die Clients
ausgeschaltet (LiveCD wird entfernt) und die Rechner sind wieder ganz
normal zu betreiben und keine Daten sind irgendwie transferiert worden.
Diese Konfiguration sollte unter KEINEN UMSTÄNDEN jemals IRGENDEINE
Verbindung ins externe Netzwerk bekommen.
Weiterhin muss ein FUNKTIONIERENDER Internetzugang in der Nähe der
Akkreditierung liegen, auf die die Clearingstelle zugreifen kann. Dieser
Zugang sollte aus Erfahrung nicht über das allgemeine Internet des
Parteitags laufen (oder noch schlimmer UMTS), da die Piraten diese
Netzwerke in liebenswürdiger Regelmäßigkeit überlasten.
3.) Organisation Akkreditierung allgemein
Wie oben schon beschrieben, wird die Hauptakkreditierung von mehreren
Akkrediteuren an Clientrechnern gestemmt. Daneben gibt es noch die
Aufgaben der Kasse und der Clearingstelle. Die Kassen kassieren eben bei
Leuten die ihren Beitrag noch zu zahlen haben und akkreditieren die
Leute direkt und tragen sie als bezahlt ein (was aber auch von den
Akkrediteuren geleistet werden kann, siehe unten). Die Clearingstelle
ist für Leute die irgendwelche Probleme mit der Hauptakkreditierung
haben (z.B. nicht im System sind). Diese werden dann von Personen
behandelt die direkt an der Mitgliederverwaltung hängen, also direkt von
der Bundesverwaltung behandelt werden. Die Clearingstelle ist dabei
technisch nicht mit der Hauptakkreditierung verbunden. Dies sind zwei
getrennte Systeme die auch nicht interagieren dürfen. Eine weitere
Aufgabe wird von den sogenannten Supportern geleistet. Diese haben die
Augabe die Haupakkreditierung mit Material zu versorgen. Für den BPT
bedeutet das, dass die Batches (Band+Umschlag mit Stimmkarte und
Stimmblock) vorbereitet werden müssen und den Akkrediteuren zur
Verfügung gestellt werden müssen. Eine letzte Aufgabe, üblicherweise von
den Technikern erfüllte Aufgabe, ist das Monitoring. Die Akkrediteure
bearbeiten in Hochzeiten z.T. 10 Leute pro Minute. Dabei werden
natürlich Fehler gemacht. Diese Fehler zu minimieren ist dabei natürlich
extrem wichtig, sodass den Akkrediteuren einfach mit einem weiteren Paar
Augen geholfen werden soll.
Am Sonntag muss dann nochmal eine Akkreditierung aufgefahren werden, da
manche erst am So anreisen, oder eben Kandidaten die irgendwas
verbummelt haben verarztet werden müssen.
Über den ganzen Parteitag hinweg müssen wir akkreditieren können. D.h.
neben einer Hauptakkreditierung muss eine Nachakkreditierung betrieben
werden. Dafür reicht ein Rechner (wofür auch der Server direkt genutzt
werden kann und auch sollte). Leider muss dieser Rechner immer besetzt
sein, was die Nachakkreditierung zur undankbarsten Aufgabe des
Parteitags macht. Wir versuchen deshalb (wie z.B. auch zum LPT BaWü
durchgeführt) die Nachakkreditierenden irgendwie gut zu positionieren,
sodass sie am Parteitag teilnehmen können. Für diesen Posten reicht
normalerweise eine Person.
Über den Daumen gilt dabei:
* Pro 200 erwartete Leute sollte MINDESTENS ein Akkrediteur bereitstehen
* Pro 3/4 Akkreditierenden sollte ein Supporter bereitstehen
* Pro 5 Akkreditierende sollten 2 Kassen zur Verfügung stehen (aber das
müssen wir in der nächsten runde testen)
4.) Zu Beachtenes
Es gibt bei der Planung der Akkreditierung einiges zu beachten, was hier
nur kurz umrissen werden soll.
Eine der wichtigsten Sachen bei der Planung der Akkreditierung ist das
Queueing. Fast wichtiger als eine ausreichende Anzahl von Akkrediteuren
ist die Leitung der Leute die auf die Akkreditierung zuströmen. Dabei
ist der optimale Fall, dass die Menschen frontal auf die Akkreditierung
gelenkt werden, da die zu Akkreditierenden dazu neigen den kürzesten Weg
zu einem Schalter zu wählen und so die weiter "hinten" liegenden
Schalter zu ignorieren, was zu einer nicht optimalen Auslastung führt.
Weiterhin soll hier erwähnt werden, dass der Einsatz von
BarCode-Scannern bis jetzt nicht zu einem nennenswerten Anstieg der
Geschwindigkeit geführt hat. Dies liegt an der Erfahrung, dass Nachnamen
innerhalb der Partei "fast" eindeutig sind, selbst bei "nur" teilweise
Eingabe, und die Eingabe von Nachnamen oder Mitgliedsnummern fast
genauso schnell ist (und der Griff zum Scanner nicht notwendig ist). Der
BarCode-Scanner ist möglich und sollte auch bereitgehalten werden, ist
aber nicht zwingend erforderlich.
Bei der Kassierung ist vor allem das Ausfüllen der Quittung der
zeitraubendste Vorgang. Dies sollte in die Planung der
Akkreditierung/Kasse eingeplant werden. Aus diesem Grunde wird in der
aktuellen Akkreditierung für den Bundesparteitag jeder Akkrediteur auch
"kassieren", was in dem Falle bedeutet, dass die Quitungen von den
Akkrediteuren ausgefüllt werden, das Geld entegen genommen wird, den
"echten" Kassieren durchgereicht wird, und das Wechselgeld + Quittung
dem zu Akkreditierenden ausgehändigt wird. Die genaue Anleitung wird es
dann zum BPT selbst geben.
Weitergin soll hier auch erwähnt werden, dass ein Akkrediteur im
Optimalfall ca. 300 Leute pro Stunde durch schieben kann. Dies macht ca
5 Leute pro Minute. Dies gilt aber nur, wenn der Schalter konstant
befüllt wird, und die Leute z.B. nicht erst nach dem Perso kramen
müssen. Diese Zahlen sind aber eher Richtwerte. Wenn man groß und dick
und gemein ist, können es auch mehr sein. Wenn das Queueing versaut ist,
sind's viel viel weniger.
Weiterhin ist es ein Problem, dass Parteitage die früh im Jahr sind, was
bis ca. Mai der Fall ist, realtiv häufig auf ihrem ersten Parteitag
bezahlen, was ggf. der BPT ist. Dadurch sind am Anfang des Jahres mehr
Kassen oder mehr kassierende Akkrediteure zu planen. Die Kasse war bis
jetzt immer das Nadelöhr, und wir hoffen, dies dieses Mal anstellen zu
können
Es soll auch erwähnt werden, dass die Akkreditierung KEINE Neumitglieder
aufnehmen kann, da dies nur die niedrigste zuständige Gliederung darf.
Ausnahmen bilden die Auslandspiraten, da hier der Bund direkt zuständig
ist. Dies sollte aber, wenn überhaupt statthaft, nicht über die
Akkreditierung zu stemmen sein.
Ein weiterer Punkt ist die Anwesenheit erfahrener Leute (z.B. eben des
Hauptverantwortlichen) die nicht in der Akkreditierung gebunden sind. Es
treten zum Teil abstruseste Fälle auf, die behandelt werden müssen. Die
zu akkreditierende Person, die von den Akkrediteuren nicht versorgt
werden kann, sollte dann möglichst schnell aus der Schlange gezogen
werden und von dem Hauptverantwortlichen und der Clearingstelle
behandelt werden, damit der Fluss nicht gestört wird.
Weiterhin haben wir die Erfahrung gemacht, dass Piraten gern in der Nähe
der Akkreditierung rumlungern. Vielleicht liegt es an den immer
freundlichen Akkrediteuren oder den blinkenden Lichtern.
Nichtsdestotrotz darf da niemand VOR den Schaltern rumlungern (da das
das Queueing stört), oder HINTER den Schaltern, da man da Sachen kaputt
machen kann, oder Daten einsehen könnte (also man braucht gute Augen,
aber sicher ist sicher). Das ist zwar keine schöne Aufgabe, aber die
Leute müssen da weg gescheucht werden.
ein weiterer Erfahrungswert, den ich hier darstellen möchte, ist die
Zeitliche Staffelung von Leuten die Bändchen haben wollen. Für einen BPT
der um 10 startet, kommen die meisten um ca. 9:15. Nach 10 Uhr kommen
nochmal ca. 100 Leute, nach 11 uhr kommt so gut wie niemand mehr. Am
Samstag sind es meist < 100 Leute die ganz neu aufschlagen. D.h. die
Hauptaufgabe ist zwischen 9:15 und 9:45 zu bewätligen. Wenn dort eine
Schlange vermieden wird, ist alles gut. So kann auch gesagt werden, dass
wenn keine Schlange entstanden ist, man die meisten Akkrediteure und
Supporter sowieso um 10 Uhr nicht mehr benötigt. Der ganz Zirkus ist
also in ca. einer Stunde durch.
Gäste werden durch die Hauptakkreditierung abgehandelt. Die bekommen ein
(meist) gelbes Bändchen und werden durch geschickt. Presseakkreditierung
läuft woanders und damit hat die Hauptakkreditierung (ausser ggf. ich)
nix zu tun.
Die Stimmkarten/Blöcke/ werden von der BGS besorgt... damit hatte ich
persönlich bis jetzt immer wenig zu tun. Bei den Bändchen sollten man
aber immer auf hinreichend viel Puffer achten, da man bei der Erstellung
mal ganze Blöcke "versaut". Also für 2k erwarteten Piraten sind > 3.5k
Bändchen anzusetzten
der ganze Spaß muss immer mit den Orga-Leute vor Ort besprochen werden,
da man ja früher in die Halle muss.
5.) "Rechtliches"
Der zu Akkreditierende muss vom Akkrediteur "erkannt" werden damit er
akkreditiert werden kann. Üblicherweise wird dies bei Leuten die man
nicht persönlich kennt über den Personalausweis geregelt. Wenn jemand
vor einem steht den man persönlich kennt und den Namen weiß, kann man
die Person auch so akkreditieren. Jedoch, niemand ist verpflichtet uns
seinen Personalausweis (oder Reisepass) zu zeigen. Es ist sein gutes
Recht die Vorgabe zu verweigern. Aber dann kann er eben nicht von dem
jeweiligen Akkrediteur eingetragen werden.
Der Mitgliedsausweis ist NICHT für eine Identifizierung geeignet.
Wenn jemand z.B. seinen Personalausweis nicht dabei hat und sich nicht
"normal" ausweisen kann, jedoch z.B. der LandesGenSek seine Identität
bestätigen kann, soll natürlich Kulanz gelten.
Eine etwas kompliziertere Sache ist es, wenn die Daten Fehler enthalten
(und das tun sie immer) und jemand behauptet, dass er schon bezahlt hat.
Dies tritt ab und zu auf und muss natürlich geklärt werden. Auch hier
haben wir im Allgemeinen Kulanz walten lassen, wenn der
Landesschatzmeister das bestätigen konnte.
Jedoch dürfen die letzten beiden Punkte nicht aus dem Ruder laufen und
nur in Notfällen greifen.
Stimmblöcke werden ersetzt. Alles andere nicht. Das Bändchen gehört zur
Karte und kann nur zusammen ersetzt werden. Wenn wir dies nicht so
halten, könnte man aus einem Batch zwei machen. Aus Erfahrung sind auf
einem ganzen BPT ca. 10-20 Bändchen + Karte zu ersetze während der
Nachakkreditierung. Noch einmal ca. 20-40 Bändchen am Sonntag.
6.) Zeitplanung
Üblicherweise fängt die Akkreditierung eine Stunde vor dem eigentlichen
Parteitag an. Aufgrund der wachsenden Zahl der Mitglieder muss dies ein
wenig nach vorn geschoben werden. Wir haben bis jetzt 9 Uhr
kommuniziert, werden aber vorraussichtlich um 8:30 anfangen. Und wer
meine Einstellung zu einstelligen Uhrzeiten kennt, weiß, dass wenn ich
das vorschlage, das wahrscheinlich immer noch zu spät ist.
Eine Zeitplanung, anhand des Beispiels des vorliegenden Parteitags,
sieht wie folgt aus:
Aufbau durch Techniker und Hauptverantwortlichen am Freitag bis ca. 20
Uhr. Danach sollten im Optimalfall alle Leute schon akkreditiert werden
die in der Hallo rumhängen. Dies umfasst vor allem die Orga, denen immer
ein besonders einfacher Zugang zur Akkreditierung (nicht anstellen) zu
geben ist.
Am Samstag wird dann um 7:30 gestartet mit Aufbau und Einweisung (was 7
uhr bedeutet für die Techniker und mich). Zuerst werden die Supporter
eingewiesen, die sich dann sofort an das Werk machen. Bis 8 Uhr sind die
Akkrediteure, die Clearingstelle und die Kassierer verkabelt und
technisch einsatzbereit. Danach werden die Leute eingewiesen, können
noch eine Zigarette rauchen und um 8:30 geht's dann los. Bis 10 Uhr
sollte das meiste durch sein und die ersten Akkrediteure können los. ab
10:30 (kommt auf die Leute an), sollte die Hauptakkreditierung dann
abgebaut werden und in die Nachakkreditierung gegangen werden.
Am Sonntag (wir gehen mal von 10 Uhr Start aus), sollte sich die
Hauptakkreditierung um 9:15 treffen (was 9 uhr bedeutet für die
Techniker und mich). So kann dann direkt aufgebaut werden (was ja
einfacher ist) und ab etwa 9:30 Uhr weiter gemacht werden. Wenn da nix
los ist, wovon auszugehen ist, wird die Hauptakkrediiterung dann um
10:15 wieder abgebaut und in die Nachakkreditierung gegangen.
7.) DATEN!!!!!
Das leidigste Thema einer jeden Akkreditierung sind die Daten! Leider
sind wir nicht so weit, dass wir die Daten direkt aus SAGE nehmen können
(wie es ab dem nächsten BPT sein wird), sondern müssen jetzt noch wie in
guten alten Zeiten die beiden Sachen matchen. Dies tun wir aber
nichstdestotrotz direkt in SAGE. D.h. dass das Flag "stimmberechtigt"
direkt in SAGE geplegt wird. Morgen ist (hoffentlich zum vorletzten Mal)
Merge-Tag und wie besprochen sollen dann die Bezahldaten rein kommen.
Diese werden dann einfach inkrementell weiter gepflegt und werden dann
von uns kurz vor dem BPT gezogen.
Ab nächsten Parteitag wird der Bezahlstatus aus der Buchung generiert
(also eigentlich nicht generiert, aber ich will mich hier nicht in
SQL-Statements ergehen) und die GenSeks haben damit nix mehr zu tun.
8.) konkrete Planung
Material:
* 2 Kassen + Kleingeld
* 15 Quittungsblöcke
* einen Server
* einen Sqitch mit >15 Ports
* ca. 20 Patchkabel mit >5m Länge
* mindestens 10 Clientrechner + die zugehörigen LiveDistributionen
Leute:
* mindestesn 10 Akkrediteure, eher 12
* 2 Kassierer
* Mindestens 4 Supporter
* mindestens 2 Techniker
* einen panisch umherrennenden Hauptverantwortlichen
macht:
18 Leute (eher 20). Das wirkt im ersten Moment natürlich viel ;), sind
aber deutlich weniger Leute, als wir bräuchten, wenn wir LV-weise
akkreditieren würden.
Konkrete Aufstellung:
Die konkrete Aufstellung der Tische und Stühle, Server und Supporter
hängt massiv von den Gegebenheiten ab und müssen jedes Mal erneut
geplant werden.
Hier:
https://wiki.piratenpartei.de/Bundesparteitag_2012.1/Akkreditierung#Liste_der_Akkrediteure
kann sich eingetragen werden zu helfen. Wir brauchen 12 Akkrediteure, 5
Supporter und 2 Kassierer für Samstag. Ca. die Hälfte für Sonntag.
# Also nochmal in Kurz für die alten Hasen:
Planung hier:
https://wiki.piratenpartei.de/Bundesparteitag_2012.1/Akkreditierung#Liste_der_Akkrediteure
Daten bitte zum Merge-Tag bereitstellen und weiter pflegen.
Ich hoffe, dass ich alles was man bei der Akkreditierung beachten muss,
aufgeschrieben habe. Ich habe das schnell runter geschrieben und hoffe,
dass ich nicht allzu viele Rechtschreibfehler drin habe :/.
Viele Grüße