мой опыт

я пробовал нечто похожее, ещё почитаю методику конечно ибо интересно. расскажу немного про свой опыт.

в институтские времена были завалы на деcктопе новый документ (x).txt
потом ATNotes (светлая память его автору)

вначале все было хорошо, точнее нет... была жопа :) задач было ОЧЕНЬ много, телефоны разрывались, задачи забывали записываться...

потом появился OneNote(спасибо Биллу Гейтсу, это действительно чудесная программа)

и в нём я жил записывая вообще всё и жил долго.
злую шутку сыграло то, что в onenote безразмерные листы. туда одинаково хорошо писались и таски, и проекты, и заметки, и ссылки любая прочая хрено-дребедень, которую не хотелось забыть. неподшитые заметки весит ~500 мегабайт (формально это почти чистый текст с разметкой, + не так много картинок, вдумайтесь, это за 2-4-года!!!)

благодаря onenote я научился записывать всё и не напрягаться по поводу того, что что-то повиснет  или свет выключиться (автосейв - это действительно чудо)

но в результате смешивания всех типов информации (это я сейчас уже понимаю как это называлось согласно gtd) задачи (которые действительно надо было делать) "проскальзывали" по срокам. пару раз крупно обжёгшись на этом, я перестал использовать OneNote для записывания дел и задач.

были попытки сесть на Outlook, но тип работы (куча мелких задач, ко времени никак не привязанных) и какое-то неприязненное ощущение от работы с ним - так и не дало этого сделать. были и объективные причины - например, отсутствие подкатегорий.

совсем недавно, в начале этого года битву выиграл LeaderTask (потриалив несколько раз,  я его даже купил, как и OneNote)

Вначале всё было хорошо, и даже прекрасно, все задачи записывались, идеи/мысли/таски/проекты (вложенные задачи)

осознание "задницы" наступило в тот самый момент, когда я начал ловить себя на мысли о том, что мне не ясно, за что "хвататься" в тот самый пресловутый следующий момент (gtd-шная подколка Аллена сработала во всей своей красе, я как раз дочитывал GTD)
моя систему управления делами, построенная на LeaderTask с занесением всего и вся, и даже с ранжировкой по типам дел - не справилась.

в ноябре, узрев что количество открытых задач перевалило за 800 я понял что надо что-то менять. (для справки в компании в которой я работаю всего 6 человек, так что, как вы понимаете, 800 задача это явный перебор)

изменение прошло в 2 этапа:

вылезла ранее бывавшая в мозгу идея про контексты (в т.ч. для повторяющихся задач) из Алленовской "GTD" + был один очень интересный платный вебинар на котором человек подал эту же идею немного под другим углом. я не5 стал делать вкладки в excel как он советовал, но крепко пересортировал типы категорий в LeaderTask.
слегка помогло. но, хватило меня не надолго.

второй этап мозг придумал сам (хотя не удивлюсь, если перечитав свой конспект по GTD я найду там чтото аналогичное, наверное в системе хранения информации)
в какой-то момент времени я осознал, что многое, точнее даже ОЧЕНЬ многое из того, что у записывал(-ю) в органайзер, отнюдь не является "следующим конкретным действием" и не привязано ко времени. посему, в ежедневнике ему не место.

Ранее используемый только для brainstorming'a FreeMind стал палочкой-выручалочкой.

Засидевшись как-то ночью, я "вынес" порядка 300 "не-задач" из органайзера в карту памяти. По сути, на 90% это были идеи, мысли, заметки о том что что-то надо сделать (но не срочно, а когда-нибудь, как будет время) а также куча другой информации, требуемой дополнительной проработки. после этого вся эта информация подверглась сортировке по придуманным тут же на ходу направлениям, и теперь живет в mindmap'e не засоряя мне органайзер. Я даже пишу идеи и мысли туда. В органайзер стали записываться только привязанные ко времени дела и задачи (наконец-то!) (мозг подсказывает - где-то я встречал идеологию делать ТОЛЬКО то что есть в ежедневнике и ничего больше)

преимущества: я виду все идее-мысле-наработки в одной ветке, рядом друг с другом в моей карте памяти. в органайзере собрать их рядом было реально проблематичной задачей, поскольку изначально ранжировка была сделана по совершенно другим критериям.

Дальше. Перед этим я придумал аналогичную же идею для хранения информации которой интересуюсь лично я.  В карте есть 1 уровень - направления моих интересов, внутрь которых попадает все - начиная от техник, статей и методик, и заканчивая конспектами книжек и статьями на "прочитать попозже, когда будет время" (это вообще супер-фича, я пытался раньше хранить в закладках, потом во вкладках, отказался после того как количестве 1300 вкладок FF жрал >2 gb и был вообще почти не работоспособен)

в результате - мой список задач почти белый и пушистый :) регулярные задачи тоже используются) заметки и прочая информация - перекочевала в карты памяти, и OneNOte.

LeaderTask расстроил закрытием проекта для WinMobile6x, но это уже отдельная проблема. :)

Ещё фильмы которые я собирался посмотреть, книжки которые хотел  почитать пошли в ту же карту – к статьям, ссылкам и прочему. Я если вдруг нападает дух саморазвития – иду и выбираю что именно хочу сделать их того что есть в md карте. Помогает бесподобно.

ps что-то я расписался нечаянно) но надеюсь этот опыт кому-то сможет помочь.