Calendarización de proyectos

Calendarización del proyecto

La calendarización del proyecto implica separar todo el trabajo de un proyecto en actividades complementarias y considerar el tiempo requerido para completar dichas actividades. Por lo general, algunas de éstas se llevan a cabo en paralelo. Se debe coordinar estas actividades paralelas y organizar el trabajo para que la mano de obra se utilice de forma óptima. Deben evitarse situaciones en que el proyecto entero se retrase debido a que no se ha terminado una actividad crítica.



Normalmente, las actividades del proyecto debe durar por lo menos una semana. Hacer subdivisiones más finas significa invertir una cantidad desproporcionada de tiempo en la estimación y revisión de tablas. También es útil asignar una cantidad de tiempo máxima de 8 a 10 semanas para realizar cualquier actividad. Si lleva más tiempo, se deben hacer subdivisiones.

Al estimar la calendarización, los gestores no deben suponer que cada etapa del proyecto estará libre de problemas. Las personas que trabajan en él pueden enfermarse o renunciar, el hardware puede fallar, y el software o hardware de soporte puede llegar tarde. Si el proyecto es nuevo y técnicamente complejo, ciertas partes podrían ser más complicadas y llevarían más tiempo del que se estimó originalmente.

Como en los calendarios, los gestores deben estimar los recursos necesarios para completar cada tarea. El recurso principal es el esfuerzo humano que se requiere. Otros recursos pueden ser el espacio en disco requerido en un servidor, el tiempo requerido de hardware especializado, un simulador o el presupuesto para viajes del personal del proyecto.

Una buena regla práctica es estimar como si nada fuera a salir mal, y entonces incrementar la estimación para abarcar los problemas previstos. Con este mismo fin, a la estimación se le debe agregar un factor de contingencia adicional. Este factor extra de contingencia depende del tipo de proyecto, de los parámetros de proceso(fecha de entrega, estándares, etcétera) y de la calidad y experiencia de los ingenieros de software que trabajen en el proyecto. Como regla, para los problemas previstos siempre debe agregarse un 30% a la estimación original y otro 20% para cubrir algunas cosas no previstas.

Por lo general, el calendario del proyecto se representa como un conjunto de gráficos que muestran la división del trabajo, las dependencias de las actividades y la asignación del personal.

Gráficos de barras y redes de actividades

Los gráficos de barras y las redes de actividades son notaciones gráficas que se utilizan para ilustrar la calendarización del proyecto. Los gráficos de barras muestran quién es el responsable de cada actividad y cuándo debe comenzar y finalizar ésta. Las redes de actividades muestran las dependencias entre las diferentes actividades que conforman un proyecto. Los gráficos de barras y las redes de actividades se generan automáticamente a partir de una base de datos de la información del proyecto utilizando una herramienta de gestión de proyectos.

Una red de actividades muestra la sucesión de actividades que deben generarse. Muestra que actividades se llevan a cabo en paralelo y cuáles deben ejecutarse en secuencia debido a la dependencia con una actividad previa. Las actividades se representan como rectángulos, los hitos y las entregas se muestran con esquinas redondeadas. El tiempo mínimo requerido para finalizar un proyecto se estima teniendo en cuenta la trayectoria más larga en la red de actividades (el camino crítico). El calendario completo de un proyecto depende de este camino. Cualquier aplazamiento al completar una actividad crítica provoca retraso en el proyecto, ya que las actividades siguientes no pueden comenzar hasta que se finalice la actividad retrasada. Sin embargo, los retrasos de las actividades que no están ligadas al camino crítico no provocan necesariamente un aplazamiento en todo el calendario. Mientras los retrasos no se propaguen a estas actividades como para que se exceda el tiempo total del camino crítico, el proyecto no se vería afectado.
Los gestores también utilizan las redes de actividades para asignar los trabajos en el proyecto. Dichas redes pueden dar una percepción de la dependencia de las actividades que de forma intuitiva no son obvias. Es posible modificar el diseño del sistema de tal forma que se acorte al camino crítico. El calendario del proyecto se puede acortar debido a que se reduce la cantidad de tiempo de espera para finalizar las actividades.

Inevitablemente, las agendas del proyecto iniciales serán incorrectas. A medida que el proyecto se desarrolla, las estimaciones deben ser comparadas con los tiempos reales. Esta comparación puede ser utilizada como base para una revisión de la agenda de las siguientes partes del proyecto.

El gráfico de Gantt, es un gráfico de barras que muestra el calendario de un proyecto y las fechas iniciales y finales de las actividades. Algunas actividades de este gráfico pueden estar representadas conjuntamente con  una barra sombreada, cuya longitud es calculada por una herramienta de calendarización. Esta barra sombreada muestra que existe alguna flexibilidad en las fechas de terminación de estas actividades. Si alguna de éstas no se completa a tiempo, el camino crítico no se verá afectado hasta el final del período marcado por la barra sombreada. Las actividades que caen sobre dicho camino no tienen margen de error y se distinguen por no tener asociada una barra sombreada.

Además de considerar la calendarización, los gestores de proyectos también deben tener en cuenta la asignación de recursos y, en particular, la asignación de personal a las actividades del proyecto. Esta asignación puede ser introducida también desde las herramientas de gestión de proyectos, y los gráficos de barras generados muestran el personal del proyecto. Las personas no tienen por que estar asignadas al proyecto en todo momento. Durante diferentes períodos pueden estar de vacaciones, trabajando en otros proyectos, en cursos de formación o realizando otras actividades.

Por lo general, las grandes organizaciones emplean varios especialistas para que trabajen en el proyecto cuando sea necesario. Esto puede provocar problemas en la calendarización, ya que si un proyecto se retrasa mientras un especialista trabaja en él, puede causar efectos contundentes en los otros proyectos. Estos proyectos serán retrasados ya que el especialista no estará disponible.